Các bộ phận cơ bản trong doanh nghiệp? Phân biệt Back office và Operations dễ hiểu

1. Định nghĩa Back office với doanh nghiệp

Back office là gì?

Trong các doanh nghiệp hiện nay tùy vào từng công việc, vị trí mà doanh nghiệp sẽ phân chia các phòng ban nhất định để đảm nhận nhiệm vụ cụ thể. Hiện tại các phòng ban và các phòng chức năng được phân chia công việc cụ thể thành hai loại là Back office và Front office.

Vậy Back office là gì? Thường được viết tắt là BO, đây là tên gọi được dùng để chỉ các phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện các công việc nội bộ, các công việc liên quan đến các bộ phận trong doanh nghiệp.

Thường thì backoffice chỉ làm việc với các phòng ban, nội bộ trong doanh nghiệp mà không liên hệ hay làm việc với các đối tác và khách hàng bên ngoài. Các bộ phận thuộc backoffice sẽ bao gồm phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán, phòng IT, phòng kỹ thuật.

Công việc chính của các phòng ban này là các công việc nội bộ và thực hiện theo sự chỉ đạo của cấp trên. Mặc dù backoffice không phải là những bộ phận đem lại doanh số nhưng lại góp phần quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

Vai trò của back office trong doanh nghiệp

Backoffice đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, cụ thể:

• Được cho là xương sống của doanh nghiệp bởi những phòng ban thuộc backoffice thường sẽ xử lý, sắp xếp các công việc quan trọng của doanh nghiệp tại nhiều khía cạnh khác nhau như tuyển dụng, quản lý nhân sự, trả lương, v.v.
• Tăng năng suất làm việc cho toàn doanh nghiệp: Các bộ phận backoffice chịu trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết để duy trì hiệu quả làm việc được tốt hơn. Nhờ đó mà các nhân viên chủ động hơn trong công việc và cải thiện hiệu quả công việc của mình. 
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình bảo mật thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp, của khách hàng: Backoffice còn chịu trách nhiệm trong việc sắp xếp, bảo mật các thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Kế toán nội bộ là gì? Tổng quan công việc vị trí kế toán nội bộ

Các công việc Back office phổ biến

Công việc back office là gì ở mỗi công ty sẽ trông khác nhau và điều này đặc biệt đúng khi xem xét ngành mà công ty đang hoạt động. Dưới đây là các công việc back office phổ biến:

• Nhân viên kế toán: Vị trí này thực hiện nhiều nhiệm vụ bao gồm nhập dữ liệu, tạo bảng cân đối kế toán và đảm bảo hồ sơ tài chính được cập nhật.
• Nhân viên nhân sự: Vị trí này chịu trách nhiệm sắp xếp các cuộc hẹn, duy trì hồ sơ và chào đón nhân viên mới của công ty. Ngoài ra, họ xử lý bảng lương và báo cáo điểm danh cùng với các nhiệm vụ khác.
• Nhân viên công nghệ thông tin: Vị trí này quản lý phần mềm, cơ sở dữ liệu và mạng khác nhau.
• Chuyên viên phân tích dữ liệu: Vị trí này diễn giải dữ liệu, phân tích dữ liệu và thực hiện các hệ thống thu thập dữ liệu. Họ cũng thực hiện các báo cáo và hỗ trợ kho dữ liệu.
• Nhân viên tuân thủ: Vị trí này đảm bảo rằng tất cả các cá nhân và bản thân công ty đang tuân thủ mọi nghĩa vụ hợp đồng, luật pháp hoặc các quy định khác.
• Chuyên viên phân tích rủi ro: Vị trí này chịu trách nhiệm giám sát các khoản đầu tư và xác định rủi ro tiềm ẩn liên quan đến danh mục đầu tư của công ty.
• Quản lý điều hành: Vị trí này phát triển và thực hiện một số chính sách và thủ tục hoạt động của công ty.

2. Định nghĩa Operations với doanh nghiệp

Operation nghĩa là gì?

Đây là một thuật ngữ dùng để chỉ đến bộ phận Operation trong các doanh nghiệp hiện nay. Hiểu đơn giản thì nó có nghĩa là hoạt động, còn hiểu đúng thì nó chính là bộ phận kế hoạch và kinh doanh trong công ty. Bộ phận Operation rất quan trọng và bất kỳ công ty nào cũng phải có.

Bộ phận Operation với chức năng chính là vạch chiến lược, lên kế hoạch và có những hướng đi cụ thể cho doanh nghiệp của mình để phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh được hiệu quả nhất. Nó giống “cơ quan đầu não” trong cả một hệ thống doanh nghiệp to lớn hiện nay.

Ngoài Operation thì thuật ngữ này khi chia ở dạng các loại từ khác sẽ có ý nghĩa như thế nào? Operator là gì? Hay Operational là gì? 

Nếu thuật ngữ Operation để chỉ về bộ phận kế hoạch và kinh doanh trong doanh nghiệp thì thuật ngữ Operator lại chỉ đến người đại diện tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến khách sạn, công ty từ các khách hàng, đối tác. Nhiệm vụ chính của các Operator là nhận cuộc gọi và nối máy đến đúng người, đúng mục đích.

Còn Operational là thuật ngữ để chỉ đến hành động, việc làm hoặc có thể hiểu là thuộc quá trình hoạt động. Đây là dạng tính từ của Operation. Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng mà nó sẽ có nghĩa khác nhau.

Đọc thêm: Truyền thông nội bộ là gì? 4 vai trò của truyền thông nội bộ

Vai trò Operations với doanh nghiệp

Xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh:

• Bộ phận Operations có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp cũng như các chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho doanh nghiệp. Họ phải đảm bảo các kế hoạch này phù hợp với mục tiêu, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn khác nhau.
• Bên cạnh việc xây dựng các kế hoạch, Operations còn có nhiệm vụ triển khai các kế hoạch, chiến lược đã được thông qua cấp trên. Bộ phận này cần giám sát, chỉ đạo quá trình thực hiện cũng như việc đánh giá hiệu quả nhằm có giải pháp kịp thời để khắc phục nếu kế hoạch không đạt mục tiêu đã đề ra.

Triển khai kế hoạch phát triển thị trường, tiếp thị sản phẩm:

• Bộ phận Operations cần đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị sản phẩm, phát triển thị trường để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, họ cần đưa ra đề xuất về việc mở rộng thị trường hoặc phát triển sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Bên cạnh đó, việc tương tác với khách hàng để thu thập phản hồi về sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, từ đó cải tiến lại hoạt động sản xuất và dịch vụ cũng là hoạt động cần thiết trong việc thực hiện nhiệm vụ này.

Thực hiện các chính sách đào tạo đội ngũ nhân sự:

• Nguồn nhân lực được xem là tài sản quý giá trong tổ chức, một doanh nghiệp muốn phát triển và tăng trưởng bền vững, việc thực hiện các chính sách đào tạo đội ngũ nhân sự là không thể thiếu.
• Để thực hiện nhiệm vụ này, Operations cần đề xuất và tham gia xây dựng kế hoạch đào tạo, xác định những kỹ năng và kiến thức mà nhân viên hiện tại cần phải cải thiện hoặc phát triển để có thể đáp ứng được nhu cầu công việc

Thực tế, Operations cần thực hiện nhiệm vụ hơn nữa, tùy vào tình hình hoạt động và chỉ thị từ cấp trên. Do đó, vị trí này cũng đòi hỏi sự linh hoạt và thích ứng nhanh với các tình huống khẩn cấp, đảm bảo mọi hoạt động và quá trình vận hành được diễn ra suôn sẻ.

Các công việc Operations phổ biến

• Operation Executive là một vị trí trong bộ phận Operation của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Vị trí này có nhiệm vụ chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy trình, chính sách của doanh nghiệp.
• Product Operation Executive là vị trí phụ trách thực hiện các hoạt động liên quan đến sản phẩm, từ khởi tạo, triển khai đến quản lý trong suốt vòng đời sản phẩm.
• E-commerce Operations Executive là vị trí phụ trách quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của công ty.
• Operation Manager là vị trí quản lý Bộ phận Operation có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức.

Đọc thêm: Việc làm Operation assistant/ trợ lý vận hành mới nhất

Trên đây 1900 - tin tức việc làm đã tổng hợp những kiến thức cần biết về Các bộ phận cơ bản trong doanh nghiệp? Phân biệt Back office và Operations. Hi vọng với những kiến thức hữu ích trên sẽ giúp các bạn trẻ có những định hướng nghề nghiệp phù hợp. Cám ơn bạn đọc đã theo dõi và đừng quên cập nhập các thông tin về nghề nghiệp khác trên 1900 nhé!