Phòng ban công ty là một đơn vị tổ chức chuyên môn bên trong cơ cấu của một doanh nghiệp. Mỗi phòng ban được thành lập để quản lý và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, đóng góp vào hoạt động chung và mục tiêu tổng thể của công ty.
Hiểu một cách đơn giản, công ty được chia thành nhiều bộ phận nhỏ hơn, mỗi bộ phận có trách nhiệm và chuyên môn riêng để đảm bảo mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh được quản lý hiệu quả.
Ví dụ về một số phòng ban phổ biến trong công ty:
Tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và cơ cấu tổ chức cụ thể, mỗi công ty sẽ có các phòng ban khác nhau với chức năng và nhiệm vụ riêng biệt.
Việc xây dựng các phòng ban khác nhau được xem là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nó mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho hoạt động của tổ chức như sau:
Như đã đề cập ở trên, một doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều phòng ban với mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể. Vậy chức năng của các phòng và ban khác nhau thế nào?
Ban giám đốc là tập hợp các quản lý cấp cao nhất của một doanh nghiệp, có chức năng và quyền hạn lãnh đạo các phòng ban khác trong tổ chức. Các thành viên trong ban giám đốc thường chỉ bao gồm Tổng Giám Đốc và Phó giám đốc.
Ban giám đốc sẽ thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng, bao gồm:
>> Xem thêm: Việc làm Tổng Giám đốc với mức lương hấp dẫn
>> Xem thêm: Việc làm Phó giám đốc mới nhất
Ban quản lý là phòng ban có chức năng ban hành những quyết định mang tính chiến lược trong dài hạn và ngắn hạn, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Ban quản lý thường bao gồm các quản lý cấp cao và cấp trung như: Giám đốc điều hành (CEO), Giám đốc chi nhánh, ... và nhiều vị trí quản lý khác.
Thành viên của ban quản lý phải là người có kiến thức sâu rộng, nhạy bén với môi trường kinh doanh. Đồng thời cũng cần có khả năng ứng phó trước các thách thức và cơ hội một cách hiệu quả.
Ban sản xuất là một phòng ban quan trọng đóng vai trò quản lý và điều hành hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Phòng ban này bao gồm nhiều bộ phận nhỏ khác như: bộ phận gia công, bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, nhóm quản lý chất lượng,…
Chức năng chính của ban sản xuất bao gồm:
Ngoài ra, phòng ban này cũng thực hiện nhiều đầu mục công việc khác như: quản lý tồn kho, quản lý xuất nhập hàng, đào tạo nhân viên,…
Xem thêm:
Việc làm Giám đốc vận hành đang tuyển dụng
Việc làm Giám đốc kinh doanh đang tuyển dụng
Việc làm Giám đốc pháp lý đang tuyển dụng
Con người luôn là một nhân tố quan trọng trong bất cứ một doanh nghiệp nào. Chính vì vậy, có một bộ phận chuyên về vấn đề liên quan đến nhân sự trong một công ty là điều rất cần thiết. Bộ phận hành chính nhân sự có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân viên, xây dựng văn hoá công ty, cũng như đảm bảo một môi trường làm việc tuyệt vời cho nhân viên trong công ty.
Chức năng chính của phòng ban này bao gồm:
Tại một số công ty có quy mô nhỏ, phòng nhân sự còn đảm nhận cả việc xây dựng quy chế và văn hóa doanh nghiệp.
Khám phá thêm:
Việc làm Chuyên viên tuyển dụng đang tuyển dụng
Việc làm Chuyên viên đối tác nhân sự đang tuyển dụng
Việc làm Nhân viên hành chính nhân sự đang tuyển dụng
Tài chính – kế toán là phòng ban có trách nhiệm quản lý và thực hiện các công việc liên quan đến hạch toán kế toán và quản lý nguồn vốn hiệu quả. Từ đó đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt nhất.
Phòng ban kế toán cũng bao gồm nhiều nhân sự với các mảng chuyên môn khác nhau như: thuế, công nợ, tiền lương, bán hàng, tổng hợp,… Yêu cầu công việc đối với vị trí này cũng khá cao. Theo đó, ứng viên phải là người có sự cẩn trọng, tỉ mỉ, nhạy bén với các con số đồng thời rõ ràng và minh bạch trong mọi số liệu kê khai.
>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên kế toán tuyển dụng
Cùng với sự phát triển của công nghệ 4.0, vai trò của Marketing cũng ngày càng được chú trọng. Do vậy, phòng Marketing cũng trở thành một phần không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, dù là quy mô lớn hay nhỏ.
Ngoài ra, nhân viên Marketing còn phải thường xuyên cập nhật, nắm bắt các xu hướng tiếp thị mới để nâng cao hiệu quả cho các chiến dịch. Đáng chú ý phải kể đến các hình thức tiếp thị trực tuyến như: Nhân viên Digital Marketing, Nhân viên Quản lý Influencer/KOL, trí tuệ nhân tạo (AI),…
Xem thêm:
Việc làm Nhân viên Marketing đang tuyển dụng
Việc làm Nhân viên content marketing đang tuyển dụng
Việc làm Sales Marketing đang tuyển dụng
Phòng công nghệ thông tin (CNTT) là bộ phận đóng vai trò thực thi các hoạt động liên quan đến hệ thống máy tính, cơ sở dữ liệu và phần mềm, ứng dụng. Các công việc cụ thể của phòng ban này bao gồm: Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm hệ thống mạng, máy chủ, thiết bị lưu trữ và phần mềm hệ thống. Bảo mật các thông tin quan trọng của doanh nghiệp trước các cuộc tấn công mạng hay rò rỉ dữ liệu.
>> Xem thêm: Việc làm IT Director toàn quốc
>> Xem thêm: Việc làm Chuyên viên Công nghệ thông tin hiện tại
>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên IT mới nhất
Phòng kinh doanh là bộ phận thuộc khối Front Office, đóng vai trò tạo ra doanh số bán hàng và lợi nhuận trực tiếp cho doanh nghiệp. Phòng kinh doanh được xem là “mũi tiên phong”, đóng góp trực tiếp vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp trên thị trường. Nhân viên trong bộ phận kinh doanh, tiêu biểu như nhân viên Sales, có trách nhiệm tiếp cận với khách hàng, tìm hiểu nhu cầu của họ, và cung cấp giải pháp hữu ích là sản phẩm hay dịch vụ của công ty. Để có thể thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, nhân viên kinh doanh phải thực sự hiểu được tâm lý mua hàng của khách hàng, đồng thời có khả năng giao tiếp, thuyết phục.
>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên Sales Logistics
>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên kinh doanh tuyển dụng
Việc xác định rõ ràng tính cần thiết của từng phòng ban là bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Mỗi phòng ban không chỉ đảm nhận một chức năng riêng biệt mà còn đóng vai trò là mắt xích không thể thiếu để vận hành bộ máy doanh nghiệp trơn tru và hiệu quả. Tuy nhiên, việc thành lập các phòng ban cần được căn cứ vào loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
Hầu hết các doanh nghiệp thường thiết lập trước các phòng ban chức năng cơ bản như: ban giám đốc, phòng nhân sự, phòng tài chính – kế toán, phòng kinh doanh,… Tùy thuộc vào đặc thù hoạt động của doanh nghiệp mà xem xét thiết lập các phòng ban khác. Chẳng hạn, một doanh nghiệp trong lĩnh vực may mặc sẽ cần thiết lập ban sản xuất để điều hành, giám sát hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần phòng kỹ thuật để đảm bảo thiết bị, máy móc vận hành tốt, không làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất.
Dưới đây là bảng trình bày cụ thể, chi tiết tính cần thiết của từng phòng ban trong doanh nghiệp:
| STT | Tên phòng ban | Chức năng chính | Tính cần thiết | Áp dụng phù hợp cho |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ban giám đốc / Ban điều hành | Ra quyết định chiến lược, định hướng và giám sát toàn bộ hoạt động doanh nghiệp | Bắt buộc – Là bộ não vận hành, điều phối mọi hoạt động trong công ty | Mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp |
| 2 | Phòng nhân sự (HR) | Tuyển dụng, đào tạo, xây dựng chính sách nhân sự, văn hóa doanh nghiệp | Cần thiết – Đảm bảo đội ngũ nhân sự ổn định, đúng người đúng việc | Mọi doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn |
| 3 | Phòng tài chính – kế toán | Quản lý tài chính, báo cáo thuế, lập kế hoạch chi tiêu, kiểm soát dòng tiền | Bắt buộc – Đảm bảo tuân thủ pháp luật tài chính và quản lý chi phí hiệu quả | Mọi doanh nghiệp |
| 4 | Phòng kinh doanh / bán hàng | Tìm kiếm khách hàng, bán sản phẩm/dịch vụ, phát triển thị trường | Rất quan trọng – Là bộ phận tạo doanh thu trực tiếp cho doanh nghiệp | Doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, sản xuất |
| 5 | Phòng marketing | Xây dựng thương hiệu, quảng bá sản phẩm, nghiên cứu thị trường | Cần thiết – Giúp nâng cao hình ảnh công ty, tiếp cận khách hàng tiềm năng | Doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường, tăng nhận diện |
| 6 | Phòng sản xuất | Tổ chức sản xuất, giám sát quy trình, kiểm soát chất lượng đầu ra | Bắt buộc – Với các doanh nghiệp sản xuất để đảm bảo hiệu suất và chất lượng sản phẩm | Công ty may mặc, cơ khí, chế biến,... |
| 7 | Phòng kỹ thuật / bảo trì | Vận hành máy móc, bảo dưỡng thiết bị, xử lý sự cố kỹ thuật | Quan trọng – Giúp duy trì hoạt động ổn định, không gián đoạn sản xuất | Doanh nghiệp sử dụng máy móc công nghiệp |
| 8 | Phòng chăm sóc khách hàng | Giải đáp, hỗ trợ, xử lý khiếu nại từ khách hàng | Cần thiết – Góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng, giữ chân khách hàng trung thành | Thương mại điện tử, dịch vụ, ngân hàng, viễn thông,... |
| 9 | Phòng pháp chế / pháp lý | Tư vấn pháp luật, xử lý tranh chấp, rà soát hợp đồng | Quan trọng – Giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro pháp lý | Doanh nghiệp lớn, có nhiều hợp đồng hoặc thủ tục pháp lý |
| 10 | Phòng R&D (nghiên cứu & phát triển) | Phát triển sản phẩm mới, cải tiến công nghệ | Tùy chọn cần thiết – Tạo ra lợi thế cạnh tranh, đổi mới sản phẩm | Doanh nghiệp công nghệ, mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị |
Sau khi đã xác định được danh sách các phòng ban cần thiết lập, việc tiếp theo cần làm là xây dựng sơ đồ tổ chức. Bước này giúp phân công nhiệm vụ, chức năng rõ ràng, tránh gây chồng chéo giữa các phòng ban.
Bước tiếp theo cần thực hiện là tính toán số lượng nhân sự làm việc cho mỗi phòng ban. Đây được xem là bước quan trọng để đảm bảo các phòng ban hoạt động hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và cắt giảm chi phí.
Trên đây là những nội dung tổng quan về các phòng ban trong công ty mà 1900.com.vn đã tổng hợp. Việc xây dựng từng phòng ban và gắn kết hợp tác giữa các đội nhóm là vô cùng quan trọng. Với chức năng, vai trò riêng, họ sẽ cùng nhau tạo thành một tập thể vững mạnh, quyết tâm theo đuổi và hoàn thành mục tiêu đề ra.
Đăng nhập để có thể bình luận
Trong bối cảnh nhu cầu kết nối Internet ngày càng tăng cao, dịch vụ cáp quang chất lượng trở thành yếu tố quyết định trải nghiệm trực tuyến mượt mà, ổn định và tốc độ cao. Đồng hành cùng 1900.com.vn, bài viết sau tổng hợp Top 10 nhà mạng cung cấp dịch vụ cáp quang tốt nhất hiện nay.
Bạn muốn nói tiếng Anh tự tin, lưu loát mà không còn lo lắng ngại ngùng? Tham gia ngay khóa học luyện phản xạ giao tiếp qua Zoom – nơi bạn được thực hành trực tiếp với giáo viên và bạn bè mọi lúc mọi nơi. Cùng 1900.com.vn khám phá Top 9 khóa học tiếng Anh luyện phản xạ giao tiếp qua Zoom.
Trong kỷ nguyên tự động hóa và trí tuệ nhân tạo bùng nổ, robot tự động trở thành nhân tố then chốt thúc đẩy năng suất, sáng tạo và hiệu quả vận hành trên toàn cầu. Đồng hành cùng 1900.com.vn, bài viết sau tổng hợp Top 15 công ty chế tạo robot tự động hàng đầu thế giới.