Cover Letter là gì? Cách viết một Cover Letter ấn tượng, chuyên nghiệp

1. Cover letter là gì?

Cover letter hay Thư xin việc trong tiếng Việt là một văn bản mô tả ngắn gọn kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên liên quan đến vị trí ứng tuyển. Một cover letter thường có độ dài khoảng ½ đến ⅔ một trang A4. Cover letter là một bản giới thiệu tóm tắt về mình của ứng viên đến nhà tuyển dụng. 

2. Cách viết cover letter ấn tượng, chuyên nghiệp

Để viết cover letter ấn tượng, chuyên nghiệp, bạn cần nắm vững cấu trúc của một cover letter. Về cơ bản, cấu trúc của một cover letter bao gồm 4 phần: 

• Thông tin liên lạc
• Phần mở đầu
• Phần nội dung
• Phần kết 

Cùng 1900 tìm hiểu cụ thể từng phần được viết như thế nào nhé!. 

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

3. Thông tin liên lạc trong cover letter

Trong phần này, bạn cần nêu thông tin liên lạc của bạn và người nhận cover letter hay là người mà bạn gửi cv xin việc đến. Thông thường, đó có thể là trưởng phòng nhân sự, trưởng phòng các phòng ban, hoặc nhân viên tuyển dụng trực tiếp liên lạc với bạn. 

Thông tin liên lạc bao gồm: 

• Họ tên 
• Địa chỉ email
• Số điện thoại
• Social media, website (nếu có)
• Địa chỉ nơi ở/công ty

Hãy trình bày phần này như trong một lá như, đi kèm với họ tên và chức vụ hay chuyên môn hiện tại của bạn. 

Đọc thêm: Key word trong CV là gì? Cách sử dụng từ khóa trong thư xin việc hiệu quả

Mẫu thông tin liên lạc bằng tiếng Anh: 

Lorna Alvarado

Sales Representative 

123 456-7890

[email protected]

www.reallygreatsite.com

123 Anywhere St., Any City

To: 

Jimmy Johnson 

Human Resources Manager 

1990 Vietnam 

Ho Chi Minh City, VN 

Phần mở đầu

Đây là phần giúp bạn tạo ấn tượng và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Trong phần này hãy nói cho nhà tuyển dụng biết vì sao họ nên chọn bạn. 

Trình bày ngắn gọn trong  2 – 4 dòng lý do trong đó bao gồm kinh nghiệm, năng lực của bạn. Hoặc bạn có thể tách làm 2 đoạn cho nhà tuyển dụng tiện theo dõi. 

Ví dụ phần mở đầu bằng tiếng Anh: 

Dear Mr. Jimmy,

Perseverance, excellent communication skills, and a goal-driven work ethic are all required for sales success.

As your next Sales Representative, I am ready to make a big impact as a competent sales professional with a proven track record of effectively creating new business and driving revenue growth.

Ví dụ phần mở đầu bằng Tiếng Việt: 

Kính gửi ông Jimmy, 

Sự kiên trì, kỹ năng giao tiếp xuất sắc, và tôn chỉ làm việc dựa trên mục tiêu là tất cả những gì làm nên bán hàng thành công. 

Trở thành nhân viên Đại diện bán hàng của quý công ty, tôi sẵn sàng tạo ra ảnh hưởng lớn trên tư cách là một chuyên viên bán hàng có năng lực với những thành tích đã được chứng minh về lập nghiệp và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu hiệu quả. 

Đọc thêm: 7 thông tin hữu ích khi tham gia phỏng vấn xin việc

Phần nội dung

Đây là phần chính của cover letter. Bạn cần nêu cụ thể hơn kinh nghiệm làm việc và kỹ năng phù hợp với vị trí ứng tuyển. Nếu có thể, cho họ thấy bạn am hiểu gì về công ty hay sản phẩm của họ cũng là một điểm cộng. 

Nếu nhà tuyển dụng đã bị thu hút bởi lời mở đầu, họ sẽ tiếp tục đọc đến phần này để biết nhiều hơn về bạn. 

Tuy nhiên, bạn không cần nêu đầy đủ, chi tiết quá trình làm việc trước đây cũng như toàn bộ kỹ năng như trong CV. Hãy nói ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, và liên quan đến vị trí ứng tuyển nhất có thể. 

Ví dụ phần nội dung cover letter bằng tiếng Anh: 

Among the highlights of my experience are the following:

• Maintain a career-long track record of achieving and exceeding sales goals while continuing to receive recognition, awards, and incentives for superior sales performance and customer service.
• To increase client retention and satisfaction, build trusted and long-lasting relationships with customers, dealers, and management teams.
• Uses outstanding communication, presentation, and time management skills to maximize sales and earn the highest levels of client loyalty and recommendations.

Phần kết thúc

Sau khi đã nêu chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng, hãy kết lại cover letter bằng lời cảm ơn và hẹn được gặp mặt/liên lạc để được thảo luận về vị trí ứng tuyển. 

Tương tự như những phần trên, nói ngắn gọn đồng thời thể hiện mong muốn chân thành của bạn.

Đừng quên nhắc lại nhà tuyển dụng cách họ có thể liên lạc với bạn. Một lời cảm ơn kèm chữ ký đương nhiên không thể thiếu. 

Không nên kết thư chỉ bằng một câu cảm ơn ngắn ngủi. Hãy chèn thêm dòng chữ “Trân trọng/Best regard” kèm theo chữ ký hoặc tên của bạn. 

Ví dụ phần kết thúc bằng tiếng Anh: 

I am confident that the skills I developed in my previous position have prepared me for this opportunity with your firm. I would love to meet you and share more about my previous experience. If you have any questions, please give me a call at 00041 222 222 or email me at [email protected]. 

Thanks for your consideration. 

Best regards, 

Lorna Alvarado.

Đọc thêm: 10 Kỹ năng "ghi điểm" khi phỏng vấn xin việc

4. Một số lưu ý khi viết cover letter 

Định dạng 

Định dạng cover letter nên đơn giản, dễ nhìn. Hãy sử dụng những font chữ thông dụng như Arial, Poppins, Times New Roman, và viết trên khổ giấy A4. Sử dụng một font chữ duy nhất xuyên suốt cover letter. 

Độ dài của cover letter  

Cover letter nên được viết ngắn gọn súc tích, nhưng cũng cần đầy đủ thông tin cần thiết. Độ dài ½ đến ⅔ trang giấy là an toàn đối với một cover letter. 

Lời mở đầu

Nếu cảm thấy khó viết lời mở đầu, hãy trả lời các câu hỏi sau:

• Tại sao công việc này hấp dẫn bạn?
• Tại sao bạn lại phù hợp với công việc này? 
• Bạn có thể làm được điều gì đặc biệt nếu trúng tuyển vào vị trí này? 

Dành 1 – 3 câu để trả lời 1 hoặc 2 câu hỏi nêu trên, bạn sẽ biết phải viết gì cho lời mở đầu. 

Đặt vào cover letter sự chân thành, mong muốn của bạn

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy một chiếc cover letter mẫu. Tuy nhiên, đừng quá máy móc rồi biến cover letter của bạn thành một văn bản khô khan. 

Hãy viết cẩn thận từng câu chữ trong đó thể hiện sự chân thành, cầu tiến, và bộc lộ sự quan tâm sâu sắc của bạn đến công việc. 

Kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn là cần thiết, nhưng thái độ cũng là yếu tố quyết định. Do đó, hãy chú ý đến văn phong và từ ngữ mà bạn sử dụng. 

5. 5 sai lầm cần tránh khi viết cover letter

Nếu ví CV (sơ yếu lý lịch) là động cơ giúp chiếc xe đưa bạn tới gần hơn với nhà tuyển dụng, thì Cover letter (hay còn gọi là Thư xin việc) có thể coi là chiếc lốp dự phòng không thể thiếu trong hành trang của bạn. Nắm rõ cách viết cover letter thế nào thôi là chưa đủ, bạn cần biết và tránh xa những sai lầm dưới đây để không tự làm mất đi cơ hội nghề nghiệp mơ ước của mình.

Thiếu sự nghiên cứu về công ty

Sai lầm đầu tiên trong cách viết cover letter mà đại đa số những người đi tìm việc mắc phải chính là xem nhẹ việc nghiên cứu và trang bị những hiểu biết về công ty.

Trước tiên, hãy tìm hiểu về người nhận của bức thư. Đó có thể là tên của người quản lý tuyển dụng, của trưởng bộ phận bạn đang ứng tuyển, hoặc tên đầy đủ của công ty. Mở đầu cover letter bằng những thông tin này sẽ giúp cho người đọc cảm thấy thư xin việc của bạn được viết riêng cho công ty và vị trí của họ, chứ không phải được tái sử dụng cho trăm ngàn nhà tuyển dụng ngoài kia.

Tiếp theo đó, nếu bạn thể hiện những hiểu biết nhất định về nền tảng công ty cũng như tình hình kinh doanh của họ trong cover letter, đó sẽ là một lợi thế không nhỏ để hồ sơ xin việc của bạn nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng.

Nếu bạn bỏ qua bước này, bạn đang gửi đi thông điệp tới người đọc rằng bạn không mấy quan tâm tới công ty của họ, bạn chỉ cần một công việc mà thôi. Trong thị trường việc làm đầy cạnh tranh, bất kì lí do gì cũng có thể khiến nhà tuyển dụng chọn ứng viên khác thay vì bạn. Vì vậy, đừng tạo thêm cho họ một lý do để loại bạn ra khỏi cuộc đua!

Đọc thêm: 9 điều tạo ấn tượng khi đi xin việc

Tường thuật lại toàn bộ các công việc trước đây

Một cách viết cover letter khá phổ biến đó là tóm tắt lại toàn bộ những công việc mà ứng viên đã từng làm trước đây. Tuy nhiên, điều này là một sai lầm rất lớn khiến nhiều nhà tuyển dụng bỏ qua việc đọc thư xin việc. Hãy nhớ rằng nhà tuyển dụng đã có CV của bạn, bạn không cần phải diễn giải rằng bạn đã làm gì trong quá khứ một lần nữa.

Thay vào đó, hãy gây ấn tượng với người đọc bằng cách thể hiện sự hiểu biết về vị trí mà họ đang tìm kiếm; sau đó nêu bật những kinh nghiệm làm việc và thành tích của bạn để đáp ứng những yêu cầu cho vị trí này.

Để làm được điều đó, hãy tự hỏi bản thân: Tôi có kinh nghiệm gì để phù hợp với vị trí tôi đang ứng tuyển? Tiếp theo đó, hãy chọn lọc những kỹ năng phù hợp từ lịch sử công việc của bạn và thể hiện nó trong cover letter, thay vì đưa ra tóm tắt đầy đủ về thời gian làm việc của bạn ở mỗi vị trí.

Tập trung quá nhiều vào bản thân

Rất nhiều ứng viên phạm sai lầm trong cách viết cover letter khi quá cố gắng tập trung vào việc giới thiệu bản thân. Tuy nhiên, điều quan trọng mà công ty muốn biết chính là bạn có thể đóng góp được gì cho họ.

Hãy coi thư xin việc của bạn như một lời “chào hàng” với nhà tuyển dụng. Thay vì dành toàn bộ bức thư để nói về bản thân và những mong muốn, hoài bão, cũng như nhu cầu của bạn, hãy nghĩ tới yêu cầu của nhà tuyển dụng với ứng viên tiềm năng.

Điều bạn cần làm là nghiên cứu kỹ mô tả công việc và đi tìm câu trả lời cho câu hỏi: Tại sao công ty lại tuyển dụng vị trí này. Một khi bạn đã hiểu rõ về vai trò mà công ty đang tìm kiếm, bạn sẽ dễ dàng liên hệ được nhu cầu của nhà tuyển dụng với những kỹ năng, kinh nghiệm, thành tích của bản thân, và giải thích được tại sao bạn có thể lấp đầy được khoảng trống đó.

Đó là phương pháp làm cho thành tích của bạn được biết đến theo cách phù hợp nhất với những gì công ty đang tìm kiếm, thay vì liệt kê ra những điều họ chưa chắc muốn biết.

Đọc thêm: Việc làm chuyên viên tuyển dụng mới nhất

Viết quá dài

Một suy nghĩ sai lầm không kém trong cách viết cover letter chính là càng dài càng tốt. Tuy nhiên, không gì tệ hơn một bức thư xin việc dài lê thê. Nếu các nhà tuyển dụng dành trung bình 6 giây để xem sơ yếu lý lịch, bạn nghĩ họ sẽ dành bao lâu để đọc thư xin việc của bạn?

Trên thực tế, gần 70% nhà tuyển dụng thích cover letter dài từ một trang trở xuống. Vì vậy, hãy giữ cho thư xin việc của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm, và nó chắc chắn không được vượt quá một trang.

Ngoài ra, bạn cũng cần quan tâm nó có dễ đọc hay không. Tương tự như sơ yếu lý lịch, hãy cố gắng tạo khoảng trắng trong thư xin việc của bạn bằng cách ngắt dòng để tránh đoạn văn bản dài và dày đặc chữ.

Thiết kế

Bạn cũng có thể thiết kế một chút họa tiết và màu sắc đơn giản để lá thư xin việc thêm phần đặc sắc, nhưng phải giữ được nét trang trọng và lịch sự.

Lỗi đánh máy

Điều này không quá liên quan đến cách viết cover letter, nhưng lại là một lỗi phổ biến. Sơ xuất lúc nào cũng có thể xảy ra và không ai mong muốn. Điều nguy hiểm hơn chính là những sai lầm tưởng như nhỏ bé này có thể khiến bạn đánh mất cơ hội việc làm ngay trước mắt.

Vì vậy, hãy đọc đi đọc lại cover letter sau khi bạn hoàn thành nó. Điều bạn cần quan tâm không chỉ là lỗi chính tả hay ngữ pháp, mà còn là ngày/ tháng/ năm gửi, tên của người nhận cũng như tên công ty. Sau đó, bạn cũng có thể gửi thư xin việc cho một người bạn hoặc người thân nào đó để giúp kiểm tra lại.

Hãy chắc chắn 100% rằng bạn đã trao đến tay nhà tuyển dụng một lá thư xin việc không tì vết!

Đọc thêm: TOP 5 câu hỏi và cách ứng phó trong phỏng vấn xin việc

Hy vọng bài viết này của 1900 - tin tức việc làm giúp bạn hiểu được cover letter là gì? và biết cách viết một cover letter chuyên nghiệp, ấn tượng với nhà tuyển dụng. Chúc bạn sớm tìm được công việc như ý mà đừng quên theo dõi 1900 để cập nhập nhiều thông tin hữu ích khác nhé! 

>> Khám phá thêm các chuyên mục hấp dẫn và hữu ích khác tại 1900.com.vn: 

Review các công ty hàng đầu

Cẩm nang nghề nghiệp chi tiết nhất

Tham khảo mức lương hơn 1000 công việc phổ biến

Tổng hợp TOP công ty hàng đầu đa lĩnh vực