Nhân viên tổ chức sự kiện như thế nào?

Nhân viên tổ chức sự kiện (Event Staff) là những người chuyên quản lý hậu cần trong sự kiện, vận dụng sự sáng tạo, tính cẩn trọng và phối hợp nhịp nhàng với các bên để tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Công việc của họ chủ yếu xoay quanh việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối, giám sát chương trình, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Nhân viên tổ chức sự kiện mang đến những cơ hội gì? 

Cơ hội nâng cao Kiến thức

Những người làm event thường là những người rất đa năng, họ cần sở hữu kiến thức của nhiều ngành và lịch vực khác nhau. Trong đó, họ phải am hiểu về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, có kiến thức xã hội và am hiểu tâm lý khách hàng, có kiến thức về ngành Marketing. Vì vậy, những người làm event thường tốt nghiệp các chuyên ngành Truyền thông, tổ chức sự kiện, marketing, các ngành xã hội khác….

Cơ hội trau dồi Kỹ năng

Công việc event buộc những người đam mê và theo đuổi nó phải thật sự năng động. Người làm event phải sở hữu nhiều kỹ năng cần thiết như kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng tổ chức và điều phối, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng xử lý tình huống… Ngoài ra, họ cũng phải là những người nhiệt tình và giao tiếp tốt thì công việc mới thật sự đạt được hiệu quả.

Phát triển kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ

Do tính chất công việc thường tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, bạn có nhiều cơ hội phát triển kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng. Điều này không chỉ tạo dựng lòng tin và sự tin tưởng từ khách hàng mà còn giúp bạn phát triển kỹ năng phục vụ khách hàng, quản lý thời gian và xử lý các yêu cầu khác nhau từ khách hàng một cách hiệu quả.

Những khó khăn của nghề nhân viên tổ chức sự kiện

Bên cạnh cơ hội nghề nghiệp rộng mở, được học hỏi những kỹ năng mới, nhân viên tổ chức sự kiện cũng gặp phải những khó khăn mang tính đặc thù:

Thiếu những ý tưởng sáng tạo

Không chỉ ngành tổ chức sự kiện mà bất cứ một ngành nghề nào cũng cần đến sự sáng tạo và ý tưởng mới. Tuy nhiên, đối với nghề tổ chức sự kiện, sự đòi hỏi về cái mới, cái độc đáo là khắt khe và cần thiết hơn.

Để tìm ra được những ý tưởng mới khi làm sự kiện mà vẫn đảm bảo được việc truyền tải thông điệp nội dung mà khách hàng yêu cầu không phải là dễ dàng. Một trung tâm chuyên tổ chức sự kiện lớn hằng năm phải tổ chức vô vàn các chương trình sự kiện. Do đó sự cạn kiệt về ý tưởng là điều khó tránh. Tuy nhiên, nhờ khó khăn này mà chúng ta mới có thể đánh giá được công ty tổ chức sự kiện nào là chuyên nghiệp, thành công.

Các vấn đề về nhân sự 

Đi song song với vấn đề ý tưởng là vấn đề nhân sự. Vấn đề con người luôn được xem là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty tổ chức sự kiện. Chính vì vậy nếu vấn đề nhân sự gặp trục trặc thì khó mà có thể đi được đường dài với nghề tổ chức sự kiện.

Những đơn vị tổ chức sự kiện mới thành lập thường hay gặp phải những khó khăn về nhân sự. Có thể là sự không hiểu nhau, cái tôi của mỗi người quá cao và người cầm đầu không thực sự đủ bản lĩnh để giải quyết vấn đề… Chính những khó khăn này sẽ khiến cho công ty trở nên thiếu chuyên nghiệp, ảnh hưởng đến khách hàng, đối tác và những hậu quả xấu về sau.

Chưa chuẩn bị những kế hoạch dự phòng 

Tổ chức sự kiện mà không có dự phòng trước thì quả là gay. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đang tổ chức sự kiện ngoài trời mà thời tiết mưa. Nếu không chuẩn bị trước phương án dự phòng thì khó mà có thể xoay sở được trong những tình huống này. 

Đó là lý do vì sao cần có kế hoạch dự phòng để có thể giải quyết những khó khăn dễ xảy ra nhất khi làm sự kiện. Từ đó thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị sự kiện và ghi điểm cao trong lòng khách hàng.

Áp lực với đối tác, khách hàng khó tính

Với những đối tác lớn, hẳn là áp lực của người làm sự kiện sẽ rất nặng. Áp lực có thể liên quan đến khả năng chịu trách nhiệm, thời gian… Do đó để có thể làm hài lòng khách hàng khó tính thì đơn vị tổ chức sự kiện và ekip thực hiện phải thực sự có kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp khi làm việc. Nghề tổ chức sự kiện cũng được ví von như phận “làm dâu trăm họ”. Tuy nhiên đã làm trong ngành dịch vụ thì dù khó khăn cũng phải làm tốt, không nên lo lắng và quá áp lực. Nếu thực sự đam mê nghề thì chẳng có gì là không thể.