Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên tổ chức sự kiện?

Nhân viên tổ chức sự kiện (Event Staff) là những người chuyên quản lý hậu cần trong sự kiện, vận dụng sự sáng tạo, tính cẩn trọng và phối hợp nhịp nhàng với các bên để tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Công việc của họ chủ yếu xoay quanh việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối, giám sát chương trình, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Lộ trình thăng tiến của Nhân viên tổ chức sự kiện 

Từ 0 - 2 năm đầu tiên: Nhân viên tổ chức sự kiện 

Trong giai đoạn này, bạn sẽ bắt đầu với vị trí nhân viên tổ chức sự kiện. Nhiệm vụ chính của nhân viên tổ chức sự kiện là thực hiện các công việc xoay quanh sự kiện như chuẩn bị cho sự kiện, bàn ghế cho khách mời hay các công việc liên quan. Bạn sẽ học cách làm việc trong môi trường tổ chức sự kiện và xây dựng kỹ năng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của một nhân viên tổ chức sự kiện., 

Từ 2 - 3 năm: Chuyên viên tổ chức sự kiện 

Với kinh nghiệm và hiểu biết tích lũy sau 2 - 3 năm làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện. Chuyên viên là mức độ cao hơn của nhân viên tổ chức, sẽ thực hiện nhiệm vụ giám sát quy trình hoạt động của sự kiện, quản lý một nhóm nhân viên tổ chức sự kiện.

Từ 3 - 5 năm: Trưởng phòng tổ chức sự kiện 

Tiếp đó, bạn có thể tiến lên vị trí Trưởng phòng tổ chức sự kiện, sau khi tích được 3 - 5 năm kinh nghiệm. Trách nhiệm của bạn sẽ tăng cường quản lý và xây dựng những kịch bản cho các sự kiện quan trọng. Vị trí trưởng phòng tổ chức sự kiện là một vị trí cao trong công việc tổ chức sự kiện.

Từ 5 - 7 năm: Trưởng phòng tổ chức sự kiện cấp cao 

Với kinh nghiệm và thành tựu trong quá trình làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí Trưởng phòng tổ chức sự kiện cấp cao. Vai trò của trưởng phòng tổ chức sự kiện cấp cao là quản lý, vận hành và giám sát từ đầu đến kết thúc sự kiện. Từ việc lên kế hoạch, theo dõi tiến độ đến giám sát trưởng phòng đều là người đóng vai trò quan trọng.

Yêu cầu tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện 

Yêu cầu tư duy nghệ thuật sáng tạo 

Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người lên danh sách các việc cần làm. Hơn thế, họ cần tận dụng khả năng sáng tạo của mình để “thổi hồn” vào những sự kiện, chương trình ấy. Ví dụ một chương trình nếu có ý tưởng chủ đề thú vị sẽ khiến người tham gia muốn tương tác nhiều hơn, từ đó tăng tính trải nghiệm của họ lên rất nhiều. 

Đừng nghĩ rằng tổ chức sự kiện chỉ là làm theo những yêu cầu bị bó buộc quá mức từ phía khách hàng. Bạn hoàn toàn có “đất dụng võ” để sáng tạo, bởi quy mô, tính chất, mục tiêu,… của những sự kiện ấy sẽ khác nhau. Chính sự sáng tạo sẽ giúp sự kiện của bạn khác biệt, ấn tượng mạnh mẽ hơn so với những sự kiện khác. 

Kỹ năng nghiên cứu thị trường 

Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người điều phối giỏi, mà còn phải là người có kỹ năng nghiên cứu tốt. 

Nghiên cứu về hành vi, cảm xúc của con người khi tương tác với những hoạt động diễn ra trong sự kiện; nghiên cứu về cách nâng trải nghiệm của người dùng qua địa điểm, cách điều phối, thức ăn, nước uống;… Rất nhiều điều bạn phải nghiên cứu rõ để đảm bảo rằng từng khâu trước, trong và sau sự kiện đều khiến người tham gia hài lòng.

Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch 

Đừng lầm tưởng công việc của người làm tổ chức sự kiện là việc tay chân. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, họ cần phải có kỹ năng lên kịch bản, đường dây sự kiện thật chắc tay. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rành mạch cùng một trí tưởng tượng và sáng tạo đặc biệt.

Xây dựng mối quan hệ và làm việc với nhà cung cấp 

Khi tổ chức sự kiện bất kỳ, ban tổ chức sự kiện cần giao tiếp, trao đổi thông tin và thương lượng với rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp sẽ có những chính sách khác nhau, nên trước khi đưa ra quyết định nào với họ, chuyên viên tổ chức sự kiện cần có những yêu cầu thật sự rõ ràng và minh bạch. 

Việc xây dựng mối quan hệ và làm việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này yêu cầu nhân viên làm tổ chức sự kiện phải có sự linh hoạt – vừa phải cứng rắn để đảm bảo đúng tiến độ công việc, vừa phải mềm mỏng để các bên không cảm thấy bị bất công.

Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách

Nếu tự cảm thấy bản thân là người giỏi thương lượng mặc cả, xin chúc mừng, bạn đang sở hữu một kỹ năng quan trọng của một chuyên viên tổ chức sự kiện đấy. 

Ở khâu này, bạn sẽ phải thương lượng hợp đồng, các điều khoản quyền lợi tài trợ, địa điểm,… Sau khi đàm phán về mức ngân sách thành công, bạn cần lập bảng dự trù kinh phí để đảm bảo mọi khâu trong sự kiện không nảy sinh quá nhiều chi phí phát sinh.

Khả năng giám sát và quản lý con người 

Không chỉ làm việc với các bản proposal, hợp đồng, nhà cung cấp,… mà chuyên viên tổ chức sự kiện cần có khả năng giám sát và quản lý con người. Ở mỗi mảng thực thi khác nhau sẽ có những đội ngũ nhỏ phụ trách khác nhau.  Ví dụ như lễ tân sẽ lo về phần tiếp đón khách mời, hay như hậu cần sẽ giữ những món vật dụng cần thiết,… Chính vì thế mà người tổ chức sự kiện giỏi sẽ phải có cái nhìn bao quát để quản lý những đội ngũ nhỏ, từ đó đảm bảo mọi khía cạnh trong sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

Tinh thần bình tĩnh  và khả năng chịu áp lực cao 

Người chuyên viên tổ chức sự kiện cần có một cái đầu lạnh để xoay chuyển tình thế để mọi việc diễn ra sát với kế hoạch nhất. Khi một vấn đề phát sinh, bạn sẽ cần phải đặt ra những câu hỏi nhanh chóng để xác định đâu mới thật sự là vấn đề, đồng thời đề xuất những giải pháp kịp thời để tránh gây ảnh hưởng đến sự kiện. 

Bên cạnh cái đầu lạnh, một trái tim nóng cũng vô cùng cần thiết. Nhạy cảm và tinh tế với những điều đang diễn ra để nhanh chóng xác định mọi thứ đang không đi theo đúng kế hoạch. Chính sự tinh tế ấy cũng sẽ hạn chế những quyết định nóng vội.

Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro

Một sự kiện diễn ra chắc chắn không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Đừng để nước đến chân mới bắt đầu nhảy. Thay vào đó, một chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ phải “vạch lá tìm sâu” để nhìn thấy những rủi ro tiềm tàng. Từ đó giải quyết chúng nhanh chóng trước khi sự kiện diễn ra. 

Càng nhiều rủi ro được phát hiện thì càng ít vấn đề phát sinh diễn ra trong buổi sự kiện. Những kế hoạch dự trù rủi ro sẽ không rập khuôn mà tùy vào từng ngữ cảnh, tính chất, vấn đề khác nhau.

Học gì để ra làm Nhân viên tổ chức sự kiện 

PR & Tổ chức sự kiện đang là một trong những nghề phát triển với tốc độ chóng mặt. Tuy là một ngành nghề khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng nó đang trở thành một ngành vô cùng hấp dẫn, thu hút nhiều bạn trẻ có đam mê theo học và mong muốn làm việc trong ngành tổ chức sự kiện. 

Quan hệ công chúng – PR (Public Relation) là công việc liên quan tới truyền thông, đối ngoại của doanh nghiệp hoặc cá nhân hay các cơ quan tổ chức. Người làm nghề quan hệ công chúng sẽ có trách nhiệm, xây dựng mối quan hệ tương tác của doanh nghiệp với các cá nhân hay tổ chức xung quanh, nhằm xây dựng và duy trì mối liên kết giữa các bên.

Phạm vi hoạt động của các PR khá rộng từ tổ chức sự kiện, duy trì quan hệ với giới truyền thông và cơ quan chức trách, cho đến giải quyết các khủng hoảng, bất ổn cho doanh nghiệp,… Ngoài ra PR còn phải xây dựng hình ảnh cho doanh nghiệp thông qua các công việc như từ thiện, tài trợ, chuẩn bị thông tin, đối nội,… Tổ chức sự kiện là hoạt động thực hiện các công việc như lên kế hoạch triển khai, kịch bản, thiết kế, chi phí,… kiểm soát sự kiện từ lúc bắt đầu đến kết thúc, xử lý các tình huống phát sinh đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất. Một sự kiện diễn ra thành công khi hoàn thành đúng mục đích của người tổ chức và góp phần nâng cao vị thế, hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức.

Các trường đào tạo ngành PR & Tổ chức sự kiện tốt nhất Việt Nam hiện nay?

Một số ngôi trường Đại học hàng đầu về đào tạo ngành PR & Tổ chức sự kiện trên cả nước là:

• Chương trình đào tạo PR & Tổ chức sự kiện tại FPT Polytechnic
• Đại học văn hoá Hà Nội.
• Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội.
• Đại học Tôn Đức Thắng.
• Trường Đại học Ngoại ngữ và Tin học TP HCM.
• Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP HCM.

Mỗi trường đại học, cao đẳng sẽ có những chương trình đào tạo khác nhau, chia thành chuyên ngành PR & Tổ chức sự kiện riêng hoặc đào tạo chung. Tùy vào định hướng nghề nghiệp, việc làm sau này mà bạn sẽ lựa chọn cho mình chuyên ngành phù hợp nhất. Tất nhiên, nếu muốn tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện thì bạn nên ưu tiên chọn chuyên ngành Tổ chức sự kiện.