Công việc của Thực tập sinh sự kiện là gì?
Thực tập sinh tổ chức sự kiện là vị trí tập sự của công việc tổ chức sự kiện. Thực tập sinh là người tham gia làm việc thực tế tại các doanh nghiệp để học hỏi, tích lũy thêm kinh nghiệm về ngành nghề mà mình đã được đào tạo tại trường lớp. Thực tập sinh thường là vị trí dành cho những bạn sinh viên mới tốt nghiệp hoặc những bạn đang là sinh viên năm cuối. Công việc chính ở vị trí này là sẽ hỗ trợ công việc khác nhau cho công ty tùy vào từng vị trí và theo sự hướng dẫn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, những vị trí như Cộng tác viên Event, Thực tập sinh Truyền thông cũng thường đảm nhận các công việc tương tự.
Mô tả công việc của vị trí Thực tập sinh tổ chức sự kiện
Hỗ trợ lập kế hoạch tổ chức
Tiến hành kế hoạch, liên hệ với nhà cung cấp, đơn vị đối tác, sắp xếp, trang trí không gian tổ chức sự kiện. Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời; chuẩn bị thiết bị chiếu sáng, âm thanh phục vụ cho sự kiện.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện
Trong mỗi hội nghị, buổi tiệc, tiệc cưới, hội nghị, v.vv..không thể thiếu vai trò của nhân viên tổ chức sự kiện. Họ là những nghệ sĩ dùng sự sáng tạo, cần thận của mình để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Nhân viên tổ chức sự kiện sắp xếp, tổ chức chương trình theo kế hoạch để tạo ra sự kiện hoàn hảo nhất.
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc cấp trên và lên ý tưởng tổ chức event. Đánh giá, phân tích quy mô của sự kiện để đưa ra các quy trình chuẩn bị cho sự kiện.
Lập báo cáo kết quả công việc cho cấp trên
Lập kế hoạch chi tiết, lên kịch bản sự kiện, dự kiến đơn vị tổ chức, thời gian, địa điểm tổ chức, số người tham gia, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và xin duyệt ngân sách. Kiểm tra, theo dõi và giám sát các hoạt động từ khi sự kiện bắt đầu cho đến khi kết thúc.
Thực tập sinh sự kiện có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
39 - 52 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Thực tập sinh sự kiện
Tìm hiểu cách trở thành Thực tập sinh sự kiện, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Thực tập sinh sự kiện?
Yêu cầu tuyển dụng của Thực tập sinh tổ chức sự kiện
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Thực tập sinh tổ chức sự kiện cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan:
Yêu cầu bằng cấp và kiến thức chuyên môn
-
Kiến thức chuyên môn: Yêu cầu ứng viên đang theo học hoặc đã tốt nghiệp từ các chương trình đào tạo liên quan đến Nghiên cứu Thị trường, Quảng cáo, Tiếp thị, Quan hệ công chúng, Tổ chức sự kiện hoặc các lĩnh vực tương đương.
-
Kiến thức vững về các phương pháp nghiên cứu thị trường: Thu thập dữ liệu, phân tích số liệu thống kê, và biểu đồ. Hiểu biết sâu rộng về các khía cạnh của thị trường như xu hướng tiêu dùng, phân khúc thị trường, và cạnh tranh.
-
Có kiến thức về các loại hình sự kiện khác nhau: Biết về các loại hình sự kiện phổ biến như hội thảo, hội nghị, triển lãm, roadshow,... và đặc điểm của từng loại hình.
Yêu cầu về kỹ năng
-
Tinh thần bình tĩnh và khả năng chịu áp lực cao: Bên cạnh cái đầu lạnh, một trái tim nóng cũng vô cùng cần thiết. Nhạy cảm và tinh tế với những điều đang diễn ra để nhanh chóng xác định mọi thứ đang không đi theo đúng kế hoạch. Chính sự tinh tế ấy cũng sẽ hạn chế những quyết định nóng vội.
-
Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro: Một sự kiện diễn ra chắc chắn không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Đừng để nước đến chân mới bắt đầu nhảy. Thay vào đó, một Thực tập sinh tổ chức sự kiện sẽ phải “vạch lá tìm sâu” để nhìn thấy những rủi ro tiềm tàng. Từ đó giải quyết chúng nhanh chóng trước khi sự kiện diễn ra.
-
Kỹ năng nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu về hành vi, cảm xúc của con người khi tương tác với những hoạt động diễn ra trong sự kiện; nghiên cứu về cách nâng trải nghiệm của người dùng qua địa điểm, cách điều phối, thức ăn, nước uống;… Rất nhiều điều bạn phải nghiên cứu rõ để đảm bảo rằng từng khâu trước, trong và sau sự kiện đều khiến người tham gia hài lòng.
-
Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch: Đừng lầm tưởng công việc của người làm tổ chức sự kiện là việc tay chân. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, họ cần phải có kỹ năng lên kịch bản, đường dây sự kiện thật chắc tay. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rành mạch cùng một trí tưởng tượng và sáng tạo đặc biệt.
Yêu cầu khác
-
Khả năng giao tiếp tốt, có kỹ năng quan sát – bao quát công việc, giải quyết nhanh chóng các vấn đề
-
Năng nổ, sáng tạo, yêu thích các hoạt động cộng đồng
-
Trung thực, nhiệt tình và có trách nhiệm cao với công việc
-
Có phương tiện di chuyển và laptop cá nhân
-
Có kinh nghiệm tổ chức sự kiện là một lợi thế
Lộ trình thăng tiến của Thực tập sinh tổ chức sự kiện
Lộ trình thăng tiến của Thực tập sinh tổ chức sự kiện có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này.
1. Cộng tác viên Event
Mức lương: 1 - 3 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm
Cộng tác viên Event là một người làm về hệ thống đường dây điện dân dụng, trong các tòa nhà, các đường dây truyền tải điện, máy móc văn phòng và các thiết bị điện liên quan. Người Cộng tác viên Event có thể lắp đặt các bộ phận thiết bị điện, hệ thống điện mới hoặc bảo dưỡng điện và cơ sở hạ tầng điện hiện.
>> Đánh giá: Hiện nay, công việc cộng tác viên ngày càng trở nên phong phú và phổ biến trên thị trường tuyển dụng lao động. Đa số công việc sự kiện cần cộng tác viên Event đều là những việc mang tính linh động, sáng tạo và không đòi hỏi quá nhiều về sự tuân thủ quy trình. Đối với những sinh viên chưa ra trường hoặc người đang thất nghiệp, trở thành cộng tác viên Event là con đường ngắn và dễ dàng giúp họ chống lại mối lo về tài chính sinh hoạt.
>> Xem thêm: Việc làm Cộng tác viên Event tuyển dụng
2. Thực tập sinh tổ chức sự kiện
Mức lương: 2 - 4 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 2 năm
Thực tập sinh tổ chức sự kiện là vị trí tập sự của công việc tổ chức sự kiện. Thực tập sinh là người tham gia làm việc thực tế tại các doanh nghiệp để học hỏi, tích lũy thêm kinh nghiệm về ngành nghề mà mình đã được đào tạo tại trường lớp. Với trọng trách đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
>> Đánh giá: Công việc chính ở vị trí này là sẽ hỗ trợ công việc tổ chức sự kiện cho công ty. Tuy không phải là công việc chính thức nhưng là cơ hội để các bạn được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp nhằm tích lũy kinh nghiệm. Đây cũng là môi trường mang tính cạnh tranh cao đòi hỏi các ứng viên thực tập sinh phải có nền tảng kiến thức vững chắc.
>> Xem thêm: Việc làm Thực tập sinh tổ chức sự kiện tuyển dụng
3. Nhân viên tổ chức sự kiện
Mức lương: 8 - 10 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 2 - 4 năm
Nhân viên tổ chức sự kiện (Event Staff) là những người chuyên quản lý hậu cần trong sự kiện, vận dụng sự sáng tạo, tính cẩn trọng và phối hợp nhịp nhàng với các bên để tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Công việc của họ chủ yếu xoay quanh việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối, giám sát chương trình, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
>> Đánh giá: Trong thời buổi kinh tế phát triển, các doanh nghiệp tổ chức sự kiện, nhà hàng khách sạn đều muốn tìm kiếm nhân sự có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm để cạnh tranh trên thị trường. Chính vì vậy, nhu cầu đối với nhân viên tổ chức sự kiện, lên kế hoạch và quản lý sự kiện cũng ngày một tăng lên. Dù vậy, không thể phủ nhận rằng Nhân viên tổ chức sự kiện vẫn luôn là một công việc hấp dẫn, "kén người" và chỉ chấp nhận những người tài năng, xuất sắc.
>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên tổ chức sự kiện tuyển dụng
4. Chuyên viên tổ chức sự kiện
Mức lương: 10 - 15 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 4 - 8 năm
Chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Executive) là người phụ trách triển khai các hoạt động giao lưu, tiếp xúc giữa doanh nghiệp và khách hàng/ đối tác tiềm năng. Chuyên viên Event sẽ trực tiếp thiết lập kế hoạch và điều phối thực hiện, đảm bảo sự an toàn, thuận lợi trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, đồng thời mang đến kết quả tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà tổ chức kỳ vọng.
>> Đánh giá: Nghề chuyên viên tổ chức sự kiện không khó, nhưng cũng không mấy dễ dàng! Điều quan trọng là bạn cần trau dồi những kỹ năng cứng, kỹ năng mềm và những tố chất liên quan để có thể đảm nhiệm thật tốt công việc này. Nếu bạn thật sự yêu thích, đó sẽ là những thử thách xứng đáng để bạn có được vị trí ấy.
>> Xem thêm: Việc làm Chuyên viên tổ chức sự kiện tuyển dụng
5 bước giúp Thực tập sinh tổ chức sự kiện thăng tiến nhanh trong trong công việc
Đầu óc thẩm mỹ, sáng tạo
Sự sáng tạo sẽ giúp cho các thực tập sinh làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tạo được dấu ấn riêng cho chương trình. Điều này thể hiện qua những ý tưởng đột phá, các đề xuất mang tính thuyết phục cũng như những phương án giải quyết rủi ro hợp lý. Bên cạnh đó, có năng khiếu thẩm mỹ tốt sẽ giúp cho sự kiện hoàn hảo về mặt hình thức, để lại ấn tượng đặc biệt cho những người tham dự.
Xác định và giải quyết vấn đề thông minh
Nhìn xung quanh để tìm những thứ đang cản trở năng suất, ngăn cản của ban để khắc phục nhằm đạt được mục tiêu. Sau đó, lập một kế hoạch để cải thiện những lĩnh vực tổ chức sự kiện. Nếu bạn quyết định chủ động trong những lĩnh vực mà công ty của bạn có thể còn yếu. Bạn có thể có lợi thế hơn các ứng viên khác để được thăng chức.
Chú ý đến những người đã được thăng chức
Để xác định những cách bạn có thể được thăng chức, hãy xem xét kỹ hơn một số người trong công ty của bạn đã được thăng chức trong những năm gần đây. Hãy cố gắng quan sát những đặc điểm tính cách, thành tích và thói quen chung của những người đã được thăng chức thành công. Chúng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về những việc bạn cần làm để được thăng chức.
Cung cấp nhiều giá trị hơn
Nếu bạn muốn có được cơ hội thăng tiến, bạn cần phải suy nghĩ về những gì công ty muốn từ bạn. Mọi nhà tuyển dụng đều muốn nhân viên của mình đóng góp vào giá trị của công ty. Vì vậy nỗ lực có ý thức để gia tăng giá trị là một trong những cách tốt nhất để được thăng tiến trong công việc. Bạn có thể tăng giá trị của mình bằng cách
Kết giao với những người tài giỏi
Khi bạn không có kỹ năng vững vàng, bạn sẽ không nhận được sự công nhận và hỗ trợ thực sự từ những người giỏi nhất. Nhưng khi bạn đủ nổi bật hoặc đủ tốt, họ sẽ tự tìm đến bạn. Thay vì dành thời gian và sức lực cho những tương tác xã hội vô bổ, tốt hơn hết bạn nên học cách củng cố bản thân. Khi bạn hữu ích, "danh bạ" của bạn sẽ hữu ích. Khi bạn có giá trị, các kết nối của bạn sẽ có giá trị.
Đọc thêm:
Đánh giá, chia sẻ về Thực tập sinh sự kiện
Các Thực tập sinh sự kiện chuyên nghiệp nói gì về công việc của họ? Đọc qua các bài đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm làm việc của họ dành cho các công ty.
SAPO Technology
Phỏng vấn Thực tập sinh sự kiện
↳
Trong quá trình tổ chức sự kiện, tôi đã có trải nghiệm tích cực khi đảm nhận vai trò tổ chức một buổi hội thảo về nghệ thuật. Tôi đã chủ động xây dựng mối quan hệ với đối tác và người tham gia, tạo ra một không khí tích cực và sự tương tác. Tuy nhiên, thách thức lớn nhất là quản lý thời gian và giữ cho mọi chi tiết diễn ra suôn sẻ. Việc này đã yêu cầu sự linh hoạt và khả năng ứng phó nhanh chóng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
↳
Để hiệu quả quản lý thời gian và ưu tiên công việc trong môi trường sự kiện năng động, tôi sẽ bắt đầu bằng việc tạo một lịch trình chi tiết, xác định rõ ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng và thời gian còn lại. Tôi sẽ liên tục đảm bảo giao tiếp mạch lạc với đồng đội để cập nhật thông tin và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Khả năng linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với tình huống mới cũng là một yếu tố quan trọng, đồng thời tôi sẽ sử dụng các công cụ quản lý thời gian và ứng dụng hỗ trợ để tối ưu hóa hiệu suất công việc.
↳
Có, tôi có kỹ năng giao tiếp tốt. Một ví dụ điển hình là khi tôi tham gia tổ chức sự kiện trong vai trò Thực tập sinh sự kiện. Trong dự án này, tôi phải làm việc nhóm để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Tôi đã chủ động hợp tác với đồng đội, thảo luận ý kiến một cách mở cửa để tận dụng mọi nguồn lực và giải quyết hiệu quả mọi thách thức xuất hiện. Qua trải nghiệm này, tôi đã học được cách quản lý thời gian, đưa ra quyết định nhanh chóng và giữ cho thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả, tất cả đều đóng góp vào sự thành công của sự kiện.
↳
Khi gặp tình huống khẩn cấp hoặc vấn đề xuất hiện đột ngột trong quá trình tổ chức sự kiện, tôi sẽ duy trì sự bình tĩnh và tổ chức ngay lập tức một cuộc họp nhóm để đánh giá tình hình. Sau đó, tôi sẽ ưu tiên giải quyết vấn đề theo độ ưu tiên và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong nhóm. Đồng thời, tôi sẽ liên lạc với đối tác và nhà cung cấp để thông báo về tình hình và cùng nhau tìm kiếm giải pháp linh hoạt. Điều quan trọng là duy trì liên lạc chặt chẽ và linh hoạt trong quá trình thực hiện kế hoạch khẩn cấp để đảm bảo sự suôn sẻ của sự kiện.
Câu hỏi thường gặp về Thực tập sinh sự kiện
Nhân viên tổ chức sự kiện (Event Staff) là những người chuyên quản lý hậu cần trong sự kiện, vận dụng sự sáng tạo, tính cẩn trọng và phối hợp nhịp nhàng với các bên để tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Công việc của họ chủ yếu xoay quanh việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối, giám sát chương trình, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Tại Việt Nam mức lương ngành tổ chức sự kiện đối với những vị trí thực tập sinh sẽ dao động từ 3 - 4 triệu/tháng
Một số câu hỏi phỏng vấn công việc Nhân viên tổ chức sự kiện phổ biến:
- Yếu tố nào quyết định việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện?
- Rủi ro lớn nhất trong tổ chức sự kiện là gì?
- Bạn dùng công cụ và phần mềm nào để lập kế hoạch cho sự kiện?
- Nếu có sự thay đổi đột ngột khi sự kiện đang diễn ra, bạn giải quyết ra sao?
- Nếu được phân công tổ chức 2 sự kiện khác nhau cùng lúc, bạn sẽ làm thế nào?
- Trong trường hợp chỉ có một ngân sách nhất định, làm sao để bạn chi tiêu vừa đủ mà không phát sinh thêm?
Yêu cầu tư duy nghệ thuật sáng tạo
Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người lên danh sách các việc cần làm. Hơn thế, họ cần tận dụng khả năng sáng tạo của mình để “thổi hồn” vào những sự kiện, chương trình ấy. Ví dụ một chương trình nếu có ý tưởng chủ đề thú vị sẽ khiến người tham gia muốn tương tác nhiều hơn, từ đó tăng tính trải nghiệm của họ lên rất nhiều.
Đừng nghĩ rằng tổ chức sự kiện chỉ là làm theo những yêu cầu bị bó buộc quá mức từ phía khách hàng. Bạn hoàn toàn có “đất dụng võ” để sáng tạo, bởi quy mô, tính chất, mục tiêu,… của những sự kiện ấy sẽ khác nhau. Chính sự sáng tạo sẽ giúp sự kiện của bạn khác biệt, ấn tượng mạnh mẽ hơn so với những sự kiện khác.
Kỹ năng nghiên cứu thị trường
Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người điều phối giỏi, mà còn phải là người có kỹ năng nghiên cứu tốt.
Nghiên cứu về hành vi, cảm xúc của con người khi tương tác với những hoạt động diễn ra trong sự kiện; nghiên cứu về cách nâng trải nghiệm của người dùng qua địa điểm, cách điều phối, thức ăn, nước uống;… Rất nhiều điều bạn phải nghiên cứu rõ để đảm bảo rằng từng khâu trước, trong và sau sự kiện đều khiến người tham gia hài lòng.
Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch
Đừng lầm tưởng công việc của người làm tổ chức sự kiện là việc tay chân. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, họ cần phải có kỹ năng lên kịch bản, đường dây sự kiện thật chắc tay. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rành mạch cùng một trí tưởng tượng và sáng tạo đặc biệt.
Vị trí này có lộ trình thăng tiến rõ ràng, cụ thể từ những vị trí thấp, ít kinh nghiệm đến các vị trí cao hơn.
- Từ 0 - 2 năm đầu tiên: Thực tập sinh tổ chức sự kiện
- Từ 2 - 3 năm: Chuyên viên tổ chức sự kiện
- Từ 3 - 5 năm: Trưởng phòng tổ chức sự kiện
- Từ 5 - 7 năm: Trưởng phòng tổ chức sự kiện cấp cao
