Thực Tập Sinh Chứng Từ như thế nào?

Thực tập sinh chứng từ là một vị trí thực tập trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics. Công việc của thực tập sinh chứng từ bao gồm kiểm tra số lượng và tính hợp lệ của các loại chứng từ được yêu cầu cung cấp theo từng loại sản phẩm tài chính, thống kê và lập báo cáo về các loại chứng từ không hợp lệ, cải thiện quy trình nghiệp vụ dựa trên dữ liệu thống kê, và thực hiện các công việc khác được phân công từ cấp quản lý trực tiếp. 

Thực tập sinh chứng từ có những ưu điểm gì? 

Có được kinh nghiệm làm việc thực tế

Thực tập là một sự giới thiệu tuyệt vời về công việc. Bạn sẽ có thể đảm nhận các trách nhiệm công việc thực tế trong một môi trường làm việc thực tế. Thực tập cũng sẽ cho phép bạn điều chỉnh các mô hình và chuẩn mực công việc. Cách tiếp cận thực hành này sẽ mang lại trải nghiệm học tập có giá trị cao, giúp ích cho bạn trong sự nghiệp sau này.

Được trải nghiệm lĩnh vực mình đã chọn

Nếu bạn chưa từng làm việc trong một ngành nào đó trước đây hoặc đang tự hỏi nghề nghiệp trong một lĩnh vực cụ thể sẽ như thế nào thì kỳ thực tập có thể giúp bạn trải nghiệm điều đó. Trải nghiệm thực tế trong quá trình thực tập có thể giúp bạn quyết định xem con đường sự nghiệp mà bạn mong muốn có phù hợp với mình hay không.

Xây dựng sự tự tin 

Chuyển từ học tập sang làm việc có thể là một trải nghiệm khó chịu, đầy rẫy những điều chưa biết và điều gì sẽ xảy ra. Thực tập là một cách có mức độ rủi ro thấp và ở mức độ đầu vào hợp lý để giảm bớt và làm sáng tỏ những mối lo ngại này, xây dựng sự tự tin của bạn thông qua phần giới thiệu có cấu trúc và có kiểm soát về thế giới công việc và hành vi nghề nghiệp.

Phát triển kỹ năng mềm

Do đối tượng làm việc của nghề Thực tập sinh chứng từ là con người nên bạn sẽ luôn được học và thực hành rất nhiều kỹ năng mềm như sự điềm tĩnh, tính cẩn thận và chính chắn, kỹ năng lắng nghe, đánh giá và ra quyết định cũng như sự tinh tế và khéo léo trong giao tiếp… Không chỉ vậy, việc sử dụng thường xuyên sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội rèn giũa và sử dụng những kỹ năng này như một thói quen mà chẳng cần ghi danh vào một lớp đào tạo kỹ năng nào khác.

“Làm đẹp” sơ yếu lý lịch của bạn

Thực tập sẽ tạo thêm sức nặng cho bản lý lịch của bạn. Cũng như kinh nghiệm làm việc, thực tập giúp CV/sơ yếu lý lịch của bạn có thêm một khía cạnh bổ sung cho kinh nghiệm học tập hiện có. Bạn có thể rút ra kinh nghiệm thực tập khi được phỏng vấn cho các vị trí toàn thời gian, khiến bản thân trở nên hấp dẫn hơn nhiều trong quá trình này.

Tích lũy được lượng lớn tài liệu tham khảo

Hãy hoàn thành tốt công việc thực tập của mình và bạn sẽ thu thập được một số tài liệu tham khảo hữu ích để giúp bạn trong quá trình tìm kiếm việc làm toàn thời gian trong tương lai. Tài liệu tham khảo chính là từ người quản lý của bạn, nhưng bạn cũng có thể thu thập tài liệu tham khảo từ người quản lý và người giám sát phụ. Luôn xin phép mọi người trước khi thêm họ vào sơ yếu lý lịch của bạn.

Giúp bạn chuyển sang vai trò Nhân viên toàn thời gian

Vì nhiều lý do đã được nêu rõ, công việc thực tập sẽ giúp bạn chuyển sang làm việc toàn thời gian. Bạn sẽ thu thập được những kinh nghiệm học tập quý giá, tiếp xúc với thế giới công việc và lĩnh vực mong muốn của bạn, đồng thời phát triển mạng lưới trong một tổ chức hoặc ngành nhất định. Điều này có nghĩa là khi bạn sẵn sàng làm việc toàn thời gian, bạn sẽ có cơ hội thành công tốt hơn nhiều.

Những khó khăn của Thực tập sinh chứng từ thường gặp?

Bên cạnh những cơ hội được mở mang kiến thức, phát triển các kỹ năng,... vị trí Thực tập sinh chứng từ cũng có nhiều khó khăn, thách thức mà chỉ người trong nghề mới hiểu:

Áp lực công việc và thời gian

Công việc của Thực tập sinh chứng từ thường xuyên phát sinh các vấn đề cần giải quyết, đòi hỏi họ phải làm việc cẩn thận và nhanh chóng. Điều này có thể gây ra áp lực công việc cho Thực tập sinh chứng từ. Họ thường phải hoàn thành công việc trong thời gian ngắn và đáp ứng các yêu cầu về thời hạn. Điều này có thể tạo ra áp lực và đòi hỏi sự tập trung cao đối với họ.

Sai sót

Sai sót trong công việc của Thực tập sinh chứng từ có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như hàng hóa bị giữ lại, bị trả lại,... Do đó, Thực tập sinh chứng từ cần phải hết sức cẩn thận trong công việc của mình.

Mức thu nhập thấp

Mặc dù có một số trường hợp ngoại lệ, hầu hết các công việc thực tập đều được trả lương thấp (thậm chí có thể là thực tập không lương ở một số quốc gia). Mặc dù bạn nên kỳ vọng rằng mình sẽ không kiếm được nhiều tiền khi thực tập nhưng mọi người đều xứng đáng được nhận mức lương công bằng. Hãy cân nhắc khi đăng ký thực tập và mức lương chuẩn trong lĩnh vực bạn đã chọn.

Sự cạnh tranh lớn

Sự cạnh tranh để có được vị trí thực tập tốt nhất có thể rất khốc liệt. Các công ty chỉ có thể cung cấp một vài địa điểm cùng một lúc và có thể nhận được hàng nghìn đơn đăng ký. Do đó, việc nộp đơn và phỏng vấn cho những cơ hội này có thể gây căng thẳng và dẫn đến thất bại, do đó khiến bạn mất tinh thần. 

Thay đổi quy định

Quy định về xuất nhập khẩu thường xuyên thay đổi theo thời gian, do đó Thực tập sinh chứng từ cần phải cập nhật thông tin thường xuyên để đảm bảo công việc được thực hiện đúng quy định, điều này có thể đòi hỏi sự nắm bắt và hiểu biết về các quy định mới một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Ngoại ngữ 

Ngoài ra thì yếu tố ngoại ngữ cũng là thứ khiến Recruiter phải bận tâm. Bởi vì họ có thể nhận được những CV viết bằng tiếng Anh. Do đó họ phải nâng cao khả năng ngoại ngữ để đáp ứng tốt công tác tuyển dụng. Sau khi nhận thấy những khó khăn của nghề này là gì, bạn sẽ thấy rằng để có thể theo nghề này cần có bản lĩnh và sự linh hoạt. Đồng thời còn phải có kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc.

Review vị trí Thực tập sinh chứng từ 

“Thực tập sinh chứng từ cần phải hiểu và áp dụng các quy định, quy trình và yêu cầu về chứng từ xuất nhập khẩu. Điều này đòi hỏi kiến thức và kỹ năng chuyên môn về lĩnh vực này. Ở vị trí này, tôi thường phải xử lý nhiều công việc cùng một lúc và tuân thủ các thời hạn. Điều này đòi hỏi khả năng quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc đúng hạn.”

“Khi bạn còn là sinh viên, thật khó để nhận được phản hồi về bài làm của mình. Thực tập cho phép tôi nhận được phản hồi chất lượng về công việc của mình từ những người biết họ đang làm gì, đóng vai trò là người viết bài luận và cố vấn có giá trị để giúp bạn cải thiện kiến ​​thức và kỹ năng viết học thuật để bạn có thể xuất sắc trong lĩnh vực của mình sau khi tốt nghiệp. Họ cũng cung cấp cho tôi cái nhìn sâu sắc về cách nâng cao kỹ năng và kiến ​​thức để tôi có thể làm việc trong lĩnh vực này sau khi tốt nghiệp. Hơn nữa, tôi gặp rất nhiều những người mới. Tôi có thể xây dựng được những mối quan hệ lâu dài sau khi tôi tốt nghiệp, xây dựng mạng lưới nghề nghiệp của mình và làm quen với những người có thể giúp tôi có được công việc mơ ước sau khi tốt nghiệp.” 

“Tuy nhiên, Thực tập sinh chứng từ thường phải làm việc với nhiều bên liên quan như khách hàng, đối tác và các bộ phận khác trong công ty. Việc giao tiếp hiệu quả và làm việc nhóm là yếu tố quan trọng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Lĩnh vực xuất nhập khẩu và chứng từ thường có sự thay đổi liên tục về quy định và quy trình. Thực tập sinh chứng từ cần phải cập nhật và thích nghi với những thay đổi này để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.”