Câu hỏi phỏng vấn Thực Tập Sinh Chứng Từ

Ngành xuất nhập khẩu tại Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ, do đó các công việc liên quan tới ngành này ngày càng thu hút sự chú ý của nhiều bạn trẻ. Trong xuất nhập khẩu, vị trí Thực tập sinh chứng từ là một công việc đặc thù và đòi hỏi những kỹ năng, phẩm chất riêng. Bên cạnh đó, để ứng tuyển thành công vị trí này, bạn cần chuẩn bị trước các câu trả lời phỏng vấn Thực tập sinh chứng từ 

Bộ câu hỏi phỏng vấn Thực tập sinh chứng từ cơ bản nhất 

Giới thiệu đôi nét về bản thân

Câu hỏi phổ biến này luôn được sử dụng để bắt đầu mọi cuộc phỏng vấn. Nhà tuyển dụng thường bắt đầu cuộc phỏng vấn này nhằm tạo ra không khí nhẹ nhàng, thoải mái giúp ứng viên không bị căng thẳng, lo lắng. Từ đó dễ dàng thể hiện, bộc lộ những tố chất của bản thân khi ứng tuyển vào vị trí Thực tập sinh chứng từ.

Những điểm mạnh và điểm yếu của bạn trong công việc

Thông qua câu hỏi này, nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra được ứng viên có những ưu điểm, nhược điểm gì phù hợp với vị trí Thực tập sinh chứng từ hay không. Quan trọng hơn, nhà tuyển dụng muốn thấy được sự tự tin, trung thực và khéo léo của ứng viên. Đây là những tố chất thích hợp mà ứng viên nên có khi ứng tuyển vào vị trí Thực tập sinh chứng từ.

Lý do bạn chọn công việc thực tập sinh chứng từ là gì?

Khi phỏng vấn Thực tập sinh chứng từ, đây là một câu hỏi mà nhà tuyển dụng thường hỏi ứng viên. Để trả lời câu hỏi này, bạn cần trả lời khéo léo rằng mình đã tìm hiểu kỹ lưỡng về công việc này và đi khảo sát thực tế ở các công ty xuất nhập khẩu, công ty Logistics, hãng tàu hay dịch vụ vận tải… Đồng thời, bạn cảm thấy mình đặc biệt ưa thích công việc này và nó hoàn toàn phù hợp với mình. Bên cạnh đó, bạn cần giải thích vì sao bạn lại cảm thấy công việc Thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu là lựa chọn tốt nhất, có như vậy bạn mới thuyết phục được nhà tuyển dụng hoàn toàn. Bạn nên phân tích nhiều mặt của công việc này, sự phù hợp về kinh nghiệm làm việc hay phù hợp với tính cách của bản thân.

Gợi ý trả lời:

“Sau khi khảo sát thực tế và tìm hiểu kỹ lưỡng về công việc của Thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu, tôi nhận thấy đây là công việc phù hợp với bản thân cả về tính cách và chuyên môn. Về chuyên môn, tôi tốt nghiệp Đại học Thương mại quốc tế chuyên ngành xuất nhập khẩu, giúp tôi có nền tảng về hệ thống giao thương quốc tế, như tôi đã trình bày cụ thể trong CV xin việc gửi tới quý công ty trước đó. Chuyên ngành xuất nhập khẩu giúp tôi hiểu rõ cơ quan trong quy trình xuất nhập khẩu khi làm việc với khách hàng, nhà cung cấp.

Về tính cách, tôi là người kiên nhẫn, tỉ mỉ giải thích với người khác, bởi vậy yêu cầu công việc của Thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu là khả năng thương thảo với khách hàng, đối tác và làm việc chặt chẽ với quy trình xuất nhập khẩu chính là một vị trí phù hợp”.

Bộ câu hỏi kiểm tra kiến thức, năng lực và kỹ năng của ứng viên

Bạn sẽ làm gì nếu công ty yêu cầu mã HS thấp không đúng với hàng hóa?

Với câu hỏi này, đôi khi nhà tuyển dụng sẽ hỏi thêm câu hỏi như: “Bạn làm thế nào để mua hàng với giá cả hợp lý và chọn được nhà cung cấp uy tín?” Với hai câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn biết được bạn sẽ giải quyết vấn đề thế nào dựa theo kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm về xuất nhập khẩu.

Gợi ý trả lời:

“Trước tiên, tôi sẽ kiểm tra doanh nghiệp áp mã HS có chính xác hay không và kiểm tra các thông tin như sau: Hãng sản xuất (lĩnh vực hoạt động, tên công ty, sản phẩm), mã hàng hóa, chức năng, thông số kỹ thuật, giá cả và mã HS của những hàng hóa trên thị trường tương đương. Khi doanh nghiệp sử dụng sai mã HS, tôi sẽ chứng minh việc khai báo hải quan của mình là hợp lý bằng cách áp dụng kiến thức chuyên môn của mình để chứng minh, qua đó thuyết phục doanh nghiệp sửa lại mã HS cho chính xác”.

Bạn có biết điều khoản thanh toán gồm những mục nào?

Mục đích nhà tuyển dụng hỏi bạn câu này khi phỏng vấn Thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu là muốn đánh giá kiến thức chuyên môn của bạn.

Gợi ý trả lời:

“Trong điều khoản thanh toán cần các mục cơ bản như sau:

• Phương thức thanh toán: Có thể thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau như TT, LC, DP, DA, số tiền cần thanh toán trong từng lần và số lần thanh toán.
• Thông tin người thụ hưởng: Thông tin về ngân hàng mà người thụ hưởng sử dụng và thông tin về người thụ hưởng như: Họ tên, Swift Code/ IBAN, địa chỉ.”

Những kỹ năng mà bạn có với vị trí thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu?

Để trở thành Thực tập sinh chứng từ thì bạn có có các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm cần thiết. Vì vậy, nếu bạn có những kỹ năng phù hợp với công việc này thì đừng ngần ngại mà trả lời nhé!

Gợi ý trả lời:

“Tốt nghiệp Đại học Thương mại quốc tế, tôi có kiến thức chuyên môn về ngành xuất nhập khẩu, kiến thức về Logistics và kiến thức về pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó, tôi có thành thạo tin học văn phòng và có khả năng soạn thảo chứng từ, cũng như có thể dùng thành thạo các phần mềm khai báo hải quan như VNACCS và ECUS.”

Để đảm bảo tính chính xác của chứng từ xuất nhập khẩu, bạn cần làm gì?

Ở câu hỏi này, bạn cần thể hiện cho nhà tuyển dụng biết được rằng mình có kỹ năng nghiệp vụ với công việc Thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu và chứng minh những kỹ năng của bản thân.

Gợi ý trả lời:

“Tôi sẽ tìm hiểu về những chứng từ cần có trong xuất nhập khẩu và những chứng từ liên quan, gồm nội dung quan trọng trên chứng từ và mục đích sử dụng của chúng. Khi chứng từ có file mềm, tôi sẽ kiểm tra chứng từ có hợp lệ hay không có các thông tin trên đó đã hợp lý hay chưa.

Khi kiểm tra thấy những chỗ trên chứng từ còn bất cập hay bất hợp lý thì tôi sẽ làm việc với khách hàng, nhà cung ứng để giải thích rõ ràng, hay bổ sung chỉnh sửa ngay lập tức nếu cần. Sau khi kiểm tra chứng từ gồm thông tin và số liệu, để đảm bảo tính thống nhất và chính xác, tôi sẽ đối chiếu số liệu giữa các chứng từ, ví dụ như mô tả, tên hàng, đơn giá, số lượng hàng hóa trên hợp đồng và trên hóa đơn, trong lượng hàng trên P/L và B/L…”

Bạn đã sử dụng chiến lược giảm thiểu rủi ro nào để ngăn chặn các cuộc tấn công mạng vào các tệp kỹ thuật số mà bạn quản lý?

Quản lý tài liệu điện tử yêu cầu các biện pháp bảo mật để bảo vệ khỏi bị hack và tấn công mạng, đồng thời câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về cách bạn tiếp cận việc giảm thiểu rủi ro. Hãy xem xét các phương pháp bạn đã sử dụng trước đây và mô tả các bước bạn thực hiện để giám sát và đảm bảo an ninh trực tuyến.

Ví dụ: 'Một trong những bước quan trọng nhất mà tôi thực hiện để bảo vệ khỏi các mối đe dọa trực tuyến là cài đặt và duy trì phần mềm bảo vệ tệp. Trong vai trò cuối cùng của mình, tôi đã sử dụng tường lửa và tính năng bảo vệ chống vi-rút để đảm bảo tính bảo mật của các tệp mà tôi quản lý. Ngoài việc cập nhật phần mềm, điều quan trọng là phải có sẵn quy trình để xác định và giải quyết mọi rủi ro khi chúng phát sinh. Để đạt được mục tiêu này, tôi cũng đã cộng tác với nhân viên CNTT để triển khai các chương trình và tiêu chuẩn chính sách hiệu quả nhằm hỗ trợ các nhân viên thường xuyên truy cập và sử dụng tài liệu của công ty .'

Làm thế nào để bạn ưu tiên công việc của mình khi phải đáp ứng nhiều thời hạn?

Người phỏng vấn thường hỏi câu hỏi này để đánh giá khả năng thực hiện của bạn khi đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Sử dụng các ví dụ về cách bạn quản lý quy trình làm việc của mình bằng cách sắp xếp và phân loại tài liệu cũng như cách bạn đảm bảo mình luôn đi đúng hướng để đáp ứng các thời hạn quan trọng.

Ví dụ: 'Ở vị trí trước đây, tôi thường xử lý nhiều dự án cùng lúc và thường có thời hạn giống nhau. Trong những trường hợp này, tôi theo dõi từng dự án theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc trong ứng dụng lập lịch trình của mình để biết nhiệm vụ nào cần bắt đầu ngay lập tức và nhiệm vụ nào tôi cần thực hiện.' có thể hoãn lại sau. Điều này giúp tôi sắp xếp quy trình làm việc và duy trì năng suất của mình, đồng thời cho phép tôi đảm bảo chuyển từng tệp một cách chính xác.'

Làm thế nào bạn có thể đảm bảo mình không mắc sai lầm trong công việc?

Bạn có thể đề xuất một số cách để loại bỏ sai sót–ví dụ: kiểm tra kỹ từng tài liệu trước khi dán nhãn và phân loại nó, có một hệ thống tuyệt vời trong công việc của bạn–biết chính xác, từng bước một, những việc cần làm với mỗi tài liệu mới mà bạn nên quan tâm , và tất nhiên là giảm thiểu sự xao lãng. Bạn muốn tập trung vào công việc của mình và không có kế hoạch nghe nhạc hoặc kiểm tra nguồn cấp dữ liệu Instagram của mình sau mỗi 30 phút khi làm việc. Miễn là bạn luôn tập trung và có hệ thống tốt trong công việc, bạn sẽ giảm thiểu được số lỗi. Tất nhiên, bạn vẫn có thể mắc sai lầm – dù sao thì bạn cũng là con người chứ không phải robot. Nếu điều đó xảy ra, bạn sẽ cố gắng rút ra bài học từ nó, xác định chính xác điều gì đã xảy ra, tại sao bạn lại mắc lỗi và tránh lặp lại lỗi đó trong tương lai.

Bạn sẽ làm việc với cả tài liệu trực tuyến và ngoại tuyến trong công việc này. Bạn dự định bảo vệ kho lưu trữ của mình như thế nào?

Sao lưu là điều quan trọng nhất. Giả sử bạn muốn lưu trữ tất cả tài liệu trực tuyến trên hai máy chủ riêng biệt (hoặc trên máy chủ của riêng bạn và trên đám mây an toàn), để đảm bảo rằng nếu một trong số chúng bị xâm phạm thì bạn có bản sao lưu. Bảo vệ bằng mật khẩu mạnh, tường lửa và phần mềm chống vi-rút là điều hiển nhiên.

Nói về kho lưu trữ vật lý của tài liệu (đây sẽ là kho lưu trữ quan trọng nhất của bạn ở nhiều nơi), bạn sẽ chỉ cố gắng bảo vệ nó. Nếu thiết bị báo cháy được lắp đặt và bạn cũng như những người khác vào kho đều tuân thủ các quy tắc và quy định an toàn thì sẽ không có chuyện gì xảy ra với tài liệu.

Mục tiêu trong 5 năm tới của bạn là gì?

Ứng viên nên đưa ra câu trả lời thông minh hướng đến mục tiêu đồng hành phát triển cùng công ty trong 5 năm tới. 

Gợi ý: Nếu có cơ hội làm việc tại công ty, 3 năm tiếp theo tôi sẽ nỗ lực không ngừng để hoàn thiện kỹ năng của Thực tập sinh chứng từ và hỗ trợ được các đội nhóm nhỏ. 2 năm kế tiếp, tôi sẽ học kỹ năng quản lý để hướng tới vị trí quản lý, trưởng phòng,… Hơn hết, hành trình 5 năm tới, công ty là điểm đến lý tưởng để tôi thực hiện những mục tiêu đã đặt ra.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí Thực tập sinh chứng từ

Thể hiện sự nghiêm túc, tích cực trong lúc phỏng vấn

Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng, cơ hội thực tập và công ty, mà còn cho thấy khả năng làm việc chuyên nghiệp của bạn đối với công việc thực tập. Bằng cách thể hiện sự tận tâm và sẵn sàng học hỏi, bạn có thể tạo ấn tượng tích cực với người phỏng vấn và gia tăng khả năng được chọn để thực tập. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn thể hiện sự nghiêm túc và tích cực trong suốt quá trình phỏng vấn, từ cách giao tiếp đến sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho các câu hỏi và câu trả lời.

Điều chỉnh mục tiêu nghề nghiệp phù hợp với vị trí ứng tuyển, tránh viết chung chung

Đây là cần thiết để bạn thể hiện sự phù hợp và đáp ứng yêu cầu công việc. Bằng cách tập trung vào mục tiêu cụ thể, bạn sẽ chứng minh được sự quan tâm và thiện chí của bạn với nhà tuyển dụng. Điều này cũng giúp bạn nổi bật và nâng cao cơ hội được chọn cho vị trí thực tập, đồng thời cho thấy sự tương thích với mục tiêu chiến lược của công ty.

Đến đúng giờ

Đến đúng giờ ở buổi phỏng vấn sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với nhà tuyển dụng và công việc. Điều này cho thấy bạn là một ứng viên có ý thức và quan tâm đến quy trình phỏng vấn. Việc đến đúng giờ còn cho phép bạn có thời gian để tự tin và sẵn sàng trả lời các câu hỏi một cách tốt nhất. Ngoài ra, việc tuân thủ thời gian cũng thể hiện khả năng quản lý và tổ chức của bạn, đặc biệt là trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Tìm hiểu trước về văn hóa công ty

Tham khảo trước văn hóa công ty là một bước quan trọng để bạn chuẩn bị tốt cho phỏng vấn. Từ việc hiểu rõ giá trị và phong cách làm việc của công ty, bạn có thể tùy chỉnh cách giao tiếp và hành vi sao cho phù hợp. Bằng việc thể hiện sự tương thích với văn hóa công ty, bạn có thể chứng tỏ khả năng thích ứng và sẵn lòng hòa nhập vào môi trường làm việc, đồng thời tạo độ tin cậy cho người phỏng vấn.

Luyện tập trước khi phỏng vấn

Việc luyện tập trước khi phỏng vấn sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc trả lời câu hỏi và thể hiện bản thân một cách tốt nhất. Bạn có thể tập trung vào việc ôn lại những câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến, thực hiện các bài tập phỏng vấn mô phỏng, hoặc tham gia vào vai trò của người phỏng vấn và trả lời các câu hỏi trong tư duy của người phỏng vấn. Việc luyện tập trước còn giúp bạn rèn kỹ năng giao tiếp, thể hiện sự tự tin và ứng phó tốt với áp lực trong quá trình phỏng vấn.

Đặt câu hỏi

Đây là cách làm hiệu quả để thể hiện sự quan tâm và mong muốn tìm hiểu thêm về công ty và vị trí thực tập. Bằng cách đặt câu hỏi thông minh và chất lượng, bạn không chỉ nhận lại được thông tin chi tiết và rõ ràng về công ty, môi trường làm việc và nhiệm vụ thực tập, mà còn cho nhà tuyển dụng thấy khả năng tư duy phân tích và sự sẵn lòng học hỏi của mình. Điều này cũng giúp bạn xác định xem công ty có phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của bạn hay không.

Chú ý ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể có thể giúp bạn gửi đi những thông điệp mà từ ngữ không thể truyền đạt được. Ngôn ngữ cơ thể, như cử chỉ tự nhiên, ánh mắt tự tin và đứng thẳng,... sẽ giúp bạn tạo dựng một ấn tượng tích cực và sự chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, chú ý đến ngôn ngữ cơ thể cũng giúp bạn có khả năng lắng nghe và tương tác tốt với người phỏng vấn, thể hiện sự quan tâm và sẵn sàng hợp tác.

Một số câu không nên đề cập trong quá trình phỏng vấn 

Mọi thông tin đã có trong CV của tôi

Tránh sử dụng câu này để tránh tạo cảm giác không hợp tác hoặc kiêu ngạo. Thay vào đó, hãy sẵn lòng cung cấp thêm thông tin hoặc giải thích chi tiết về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn khi được yêu cầu.

Tôi được trả mức lương bao nhiêu cho công việc này?

Đặt câu hỏi về mức lương ngay trong giai đoạn phỏng vấn ban đầu có thể tạo cảm giác bạn chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân hơn là sự phù hợp với vị trí và công ty. Nên chờ đến giai đoạn đàm phán lương để bàn luận vấn đề này.

Tôi không biết

Đáp lại bằng câu trả lời "Tôi không biết" có thể cho thấy sự thiếu kiến thức hoặc sự chuẩn bị kém. Thay vào đó, hãy thể hiện sự sẵn lòng tìm hiểu thêm, đề xuất cách tìm hiểu hoặc nêu ý kiến cá nhân khi bạn không chắc chắn về câu hỏi đó.

Quản lý cũ và công ty cũ của tôi không tốt

Tránh chê trách công ty hoặc quản lý trước của bạn trong quá trình phỏng vấn. Thay vào đó, tập trung vào những bài học mà bạn đã học được từ trải nghiệm đó và cách bạn đã phát triển và thích ứng.

Tôi không hề có điểm yếu nào cả

Điểm yếu là một phần tự nhiên của con người. Trong quá trình phỏng vấn, hãy nhận ra và thể hiện sự nhận thức về điểm yếu của bạn và cách bạn đã làm việc để cải thiện chúng.

Tôi không có gì để hỏi

Đặt câu hỏi trong quá trình phỏng vấn là cách thể hiện bạn đã quan tâm và tìm hiểu về vị trí công việc. Nếu bạn không có câu hỏi cụ thể, hãy chuẩn bị trước một số câu hỏi chung về công ty, vị trí thực tập.