Công việc của Thực Tập Sinh Chứng Từ là gì?
Thực tập sinh chứng từ là những sinh viên học chuyên ngành xuất nhập khẩu, họ sẽ bắt đầu tham gia vào quá trình đi thực tập trước khi tốt nghiệp. Đôi khi những người đi làm thực tập sinh xuất nhập khẩu không nhất thiết là sinh viên chuyên ngành xuất nhập khẩu. Những người là thực tập sinh thường không có nhiều hoặc không có kinh nghiệm. Bên cạnh đó, những vị trí như Thực tập sinh pháp lý, Thực tập sinh pháp chế cũng thường đảm nhận các công việc tương tự.
Mô tả công việc của vị trí Thực tập sinh chứng từ
Khai E-manifest
Gần khi tàu đến cảng, bạn cần khai báo manifest với hải quan, bao gồm thông tin về loại hàng, số lượng và nhiều chi tiết khác. Đảm bảo rằng thông tin này trùng khớp với các chứng từ liên quan. Kiểm tra và xác nhận tính chính xác của chứng từ
Thông báo hàng đến và giao hàng
Khi hàng đến cảng hoặc sân bay, bạn cần phải phát hành thông báo hàng đến, lệnh giao hàng hoặc có thể ủy quyền thuận lợi cho khách hàng trong việc lấy hàng. Tiếp tục theo dõi tình hình đến khi quá trình thanh toán với đối tác ở nước ngoài được hoàn tất. Kiểm tra và xác nhận tính chính xác của chứng từ
Hỗ trợ làm chứng từ cho lô hàng
Thực tập sinh chứng từ sẽ theo yêu cầu của các bộ phận khác và khách hàng để soạn thảo bộ chứng từ cần thiết cho các thủ tục hành chính và thông quan hàng hoá. Các chứng từ họ phải chuẩn bị thường bao gồm hợp đồng, hoá đơn, PO, Packing list, D/O, C/O, vận đơn,…
Hỗ trợ các bên liên quan
Giao tiếp với khách hàng, bàn bạc về giao dịch xuất nhập khẩu, bốc xếp, phương tiện vận chuyển,… Gửi tài liệu hướng dẫn kịp thời và chính xác cho các bên giao nhận vận tải, các nhà cung cấp khác. Hỗ trợ các bộ phận khác có liên quan trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.
Thực Tập Sinh Chứng Từ có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
26 - 39 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Thực Tập Sinh Chứng Từ
Tìm hiểu cách trở thành Thực Tập Sinh Chứng Từ, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Thực Tập Sinh Chứng Từ?
Yêu cầu tuyển dụng của Thực tập sinh chứng từ
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Thực tập sinh chứng từ cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan:
Yêu cầu bằng cấp và kiến thức chuyên môn
-
Bằng cấp và chuyên ngành: Để trở thành một Thực tập sinh chứng từ, bạn cần tốt nghiệp cao đẳng, đại học các chuyên ngành Logistics, xuất nhập khẩu, thương mại quốc tế. Có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực Logistics. Am hiểu tường tận quy tắc chứng từ xuất nhập khẩu. Hoặc quy định về lưu thông, xuất khẩu hàng hóa.
-
Kiến thức về quy trình vận chuyển và quản lý hàng hóa: Thực tập sinh chứng từ cần hiểu rõ về các quy trình vận chuyển và quản lý hàng hóa từ đầu đến cuối. Bạn cần biết các thành phần cơ bản trong chuỗi cung ứng và hiểu cách quản lý chúng một cách hiệu quả.
Yêu cầu về kỹ năng
-
Kỹ năng sử dụng máy tính và phần mềm văn phòng: Việc thành thạo việc sử dụng máy tính và các phần mềm văn phòng như Microsoft Office là điều cần thiết cho Thực tập sinh chứng từ. Bạn cần có khả năng làm việc với các tài liệu Word, bảng tính Excel, và gửi và nhận email thông qua Outlook hoặc các công cụ tương tự.
-
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong quá trình làm việc, có thể xuất hiện các vấn đề hoặc thách thức đối với việc xử lý tài liệu và thông tin. Một Thực tập sinh chứng từ xuất sắc cần có khả năng phát hiện và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
-
Kỹ năng ngoại ngữ: Việc thành thạo ít nhất một ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, thường được yêu cầu cho vị trí Thực tập sinh chứng từ. Khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn tương tác với các đối tác quốc tế, xử lý tài liệu và thông tin bằng tiếng Anh, cũng như hiểu và sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu.
Yêu cầu khác
-
Sinh viên có thể đi làm full time, tốt nghiệp đại học các chuyên ngành: Xuất nhập khẩu; Thương mại quốc tế; Tiếng Anh thương mại; Kinh tế Quốc tế và các chuyên ngành tương đương;
-
Sử dụng tiếng Anh trong công việc;
-
Sử dụng thành thạo các chương trình vi tính văn phòng: Word, Excel, Email, Internet, phần mềm Ecus;
-
Ưu tiên những ứng viên đã từng làm về giao nhận xuất nhập khẩu và khai báo Hải quan.
Lộ trình thăng tiến của Thực tập sinh chứng từ
Lộ trình thăng tiến của Thực tập sinh chứng từ có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này.
1. Thực tập sinh chứng từ
Mức lương: 3 - 5 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: Dưới 1 năm
Thực tập sinh chứng từ là những sinh viên học chuyên ngành xuất nhập khẩu, họ sẽ bắt đầu tham gia vào quá trình đi thực tập trước khi tốt nghiệp. Đôi khi những người đi làm thực tập sinh xuất nhập khẩu không nhất thiết là sinh viên chuyên ngành xuất nhập khẩu. Những người là thực tập sinh thường không có nhiều hoặc không có kinh nghiệm.
>> Đánh giá: Quả thật, Thực tập sinh chứng từ là một công việc khá hấp dẫn. Nhưng áp lực công việc lại cao vô cùng do thường xuyên phải đối mặt với các tình huống phát sinh bất ngờ, cần xử lý gấp. Bạn cần phải có khả năng sắp xếp công việc và cân đối thời gian vô cùng tốt.
>> Xem thêm: Việc làm Thực tập sinh chứng từ cho người mới
2. Nhân viên chứng từ
Mức lương: 7 - 12 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Nhân viên chứng từ có nhiệm vụ giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên, đồng thời, cập nhật quy trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế. Công việc này không quá áp lực và thích hợp với những bạn thích làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên, tính chất công việc lặp đi lặp lại và phải nhập số liệu khá nhiều nên đòi hỏi người làm việc này phải có tính cẩn thận cao.
>> Đánh giá: Đây là vị trí có mức lương khá cao, cơ hội thăng tiến công việc tốt và được nhiều công ty tuyển dụng. Là một nhân viên chứng từ, bạn cần biết cách giao tiếp và đàm phán với đối tác và các bên liên quan để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và tạo dựng niềm tin với họ. Bạn nên tìm hiểu và rèn luyện kỹ năng giao tiếp, đàm phán để giúp công việc luôn được thuận lợi.
>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên chứng từ đang tuyển dụng
5 bước giúp Thực tập sinh chứng từ thăng tiến nhanh trong trong công việc
Tự tin trao đổi mục tiêu nghề nghiệp với quản lý
Dù bạn ở vị trí nào thì xuất nhập khẩu luôn là ngành coi trọng sự chính xác và rõ ràng. Hơn ai hết, bạn chính là người tự quyết định thành công cho sự nghiệp và không có gì lạ khi bạn trình bày trực tiếp về những gì bạn muốn. Muốn thăng tiến, bạn không thể cứ ngồi đó và chờ một ngày sếp thông báo rằng bạn được thăng chức lên Trưởng nhóm hoặc giám đốc. Điều quan trọng là bạn phải thẳng thắn về những gì bạn muốn đạt được và thậm chí là xin lời khuyên từ họ xem bạn có thế mạnh ở đâu, còn thiếu những gì nếu muốn thăng chức, tăng lương.
Luôn sẵn sàng cho những thử thách
Trong khi bạn đang nói chuyện với sếp của mình về những gì bạn muốn làm, hãy chứng minh năng lực để được cho phép tham gia vào các công việc, dự án quan trọng. Chẳng hạn, nếu bạn muốn làm kế toán tổng hợp từ vị trí kế toán nội bộ, hãy sẵn sàng cho các công việc như kế toán thuế, kế toán thanh toán, kế toán giá thành và kế toán công nợ. Không phải nghiễm nhiên mà bạn sẽ thăng tiến sau khi có vài 3 năm kinh nghiệm, điều quan trọng là nên chủ động tạo cơ hội cho riêng mình.
Xây dựng các mối quan hệ
Lĩnh vực nào cũng vậy, mạng kết nối chính là một công cụ giúp bạn phát triển sự nghiệp và xuất nhập khẩu cũng không ngoại lệ. Bạn nên bắt đầu tìm hiểu và áp dụng các cách kết nối với những người phù hợp như đồng nghiệp, quản lý, cố vấn... Ở một thời điểm nào đó, họ có thể giúp bạn thăng tiến sự nghiệp theo hướng bạn muốn. Dĩ nhiên, trước đó thì ít nhất bạn có thể học được rất nhiều điều bằng cách quan sát người khác và đặt câu hỏi.
Học để nâng cao chuyên môn
Xuất nhập khẩu đều đòi hỏi nhân sự phải có bằng cấp và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Một số sẽ đến từ kinh nghiệm làm việc, trong khi đó rất nhiều kiến thức chỉ có được thông qua các chương trình đào tạo chính quy.
Giữ thái độ và tinh thần trách nhiệm
Không chỉ riêng ngành Xuất nhập khẩu mà bất kỳ công việc nào cũng yêu cầu phẩm chất đạo đức tốt đẹp ở nhân viên. Trách nhiệm và nghĩa vụ của Thực tập sinh chứng từ là cam kết giữ bí mật tuyệt đối, không chia sẻ hoặc tiết lộ thông tin cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào để gây ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.
Đọc thêm:
Đánh giá, chia sẻ về Thực Tập Sinh Chứng Từ
Các Thực Tập Sinh Chứng Từ chuyên nghiệp nói gì về công việc của họ? Đọc qua các bài đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm làm việc của họ dành cho các công ty.
Đang cập nhật...Phỏng vấn Thực Tập Sinh Chứng Từ
↳
Để ghi điểm trong cuộc phỏng vấn vị trí Thực Tập Sinh Chứng Từ, cần thể hiện sự hiểu biết vững về quy trình chứng từ cơ bản trong môi trường doanh nghiệp. Câu trả lời nên bao gồm khả năng xác định và mô tả các loại chứng từ cơ bản, ví dụ như hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, và cách chúng được tạo ra, xử lý, và lưu trữ. Cần nhấn mạnh hiểu biết về quy trình kiểm tra tính hợp lệ, rõ ràng và chuẩn xác của các chứng từ, cũng như vai trò quan trọng của chúng trong việc duy trì sự minh bạch và tuân thủ quy định của doanh nghiệp.
↳
"Tôi không có kinh nghiệm cụ thể trong việc xử lý và quản lý chứng từ theo các chuẩn quốc tế như ISO, GMP. Tuy nhiên, tôi đã có kinh nghiệm trong việc học hỏi và áp dụng các quy trình chuẩn mực trong công việc hàng ngày. Tôi tin rằng khả năng học nhanh, kỹ năng tổ chức tốt và sự cầu tiến sẽ giúp tôi nhanh chóng tiếp thu và thích nghi với việc quản lý chứng từ theo các chuẩn quốc tế khi được cung cấp cơ hội thực tập."
↳
Để đánh giá và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến chứng từ một cách hiệu quả, tôi thường áp dụng một quy trình cụ thể. Đầu tiên, tôi tiếp cận vấn đề bằng cách phân tích và xác định nguyên nhân cụ thể của vấn đề. Sau đó, tôi tìm kiếm các giải pháp tiềm năng và xác định các biện pháp cần thực hiện để khắc phục vấn đề. Tôi luôn thực hiện việc tổ chức và quản lý chứng từ một cách cẩn thận, sử dụng hệ thống phần mềm và quy trình rõ ràng. Đồng thời, tôi tin rằng việc duy trì liên lạc chặt chẽ với đồng nghiệp và sẵn sàng hợp tác để tìm ra giải pháp là yếu tố quan trọng trong quá trình giải quyết vấn đề. Trải qua quá trình thực tập và sự chuẩn bị cẩn thận, tôi tin rằng khả năng của tôi có thể đáp ứng yêu cầu của vị trí Thực Tập Sinh Chứng Từ một cách hiệu quả và nhanh chóng.
↳
Để thành công trong quá trình ứng tuyển, hãy xác định các thế mạnh chính của mình và nhấn mạnh vào những điểm này bằng cách cung cấp các dẫn chứng cụ thể về cách bạn đã sử dụng chúng để đạt được thành tựu trong công việc.
Câu hỏi thường gặp về Thực Tập Sinh Chứng Từ
Công việc của thực tập sinh chứng từ bao gồm kiểm tra số lượng và tính hợp lệ của các loại chứng từ được yêu cầu cung cấp theo từng loại sản phẩm tài chính, thống kê và lập báo cáo về các loại chứng từ không hợp lệ, cải thiện quy trình nghiệp vụ dựa trên dữ liệu thống kê, và thực hiện các công việc khác được phân công từ cấp quản lý trực tiếp.
Một số câu hỏi phỏng vấn Thực tập sinh chứng từ phổ biến là:
- Theo bạn, nhân viên xuất nhập khẩu làm những công việc gì?
- Vì sao bạn chọn công việc thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu
- Bạn có những kỹ năng nào phù hợp với vị trí TTS xuất nhập khẩu?
- Tại sao bạn ứng tuyển vào vị trí này tại doanh nghiệp của chúng tôi? Và tại sao chúng tôi nên chọn bạn?
- Bạn đã biết đến công ty chúng tôi qua kênh thông tin nào?
- Mục tiêu của bạn trong kỳ thực tập ngành xuất nhập khẩu lần này tại doanh nghiệp chúng tôi là gì?
Lộ trình thăng tiến của Thực tập sinh chứng từ bao gồm các vị trí sau:
- Thực tập sinh chứng từ
- Nhân viên chứng từ
- Trưởng nhóm chứng từ
- Chuyên viên Logistics
- Quản lý Logistics
- Giám đốc Logistics
Yêu cầu về trình độ chuyên môn vị trí Thực tập sinh chứng từ là:
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành xuất nhập khẩu, logistics và tài chính
- Thành thạo Microsoft Office
- Chứng tỏ khả năng thiết lập các mối quan hệ làm việc hiệu quả và hợp tác được xây dựng trên sự tin tưởng
- Chứng chỉ Tiếng Anh
Đánh giá (review) của công việc Thực tập sinh chứng từ được cho là có nhiều cơ hội nhưng cũng không ích thách thức đòi hỏi người lao động phải có sự cố gắng và nỗ lực trong công việc.
