Công việc của Thực Tập Sinh Chứng Từ là gì?

1. Thực tập sinh chứng từ là gì?

Thực tập sinh chứng từ là những sinh viên học chuyên ngành xuất nhập khẩu, họ sẽ bắt đầu tham gia vào quá trình đi thực tập trước khi tốt nghiệp. Đôi khi những người đi làm thực tập sinh xuất nhập khẩu không nhất thiết là sinh viên chuyên ngành xuất nhập khẩu. Những người là thực tập sinh thường không có nhiều hoặc không có kinh nghiệm. Bên cạnh đó, những vị trí như Thực tập sinh pháp lý, Thực tập sinh pháp chế cũng thường đảm nhận các công việc tương tự.

2. Lương và các công việc của Thực tập sinh chứng từ

Mức lương của Thực tập sinh chứng từ

Theo trình độ 

Thông thường mức lương thực tập sinh không cao, thực tập sinh ngành xuất nhập khẩu cũng không ngoại lệ. Từng doanh nghiệp sẽ có mức lương cho vị trí này khác nhau, thường dao động ở mức 1.000.000 – 4.000.000 đồng/tháng. Thậm chí có những công ty tuyển dụng không lương. Tức là bạn sẽ đến công ty học việc mà không có lương cứng, nếu có chỉ là một chút khoản trợ cấp ăn uống và đi lại. 

Theo lộ trình sự nghiệp 

Thực tập sinh chứng từ là những sinh viên học chuyên ngành xuất nhập khẩu, họ sẽ bắt đầu tham gia vào quá trình đi thực tập trước khi tốt nghiệp. Đôi khi những người đi làm thực tập sinh xuất nhập khẩu không nhất thiết là sinh viên chuyên ngành xuất nhập khẩu. Những người là thực tập sinh thường không có nhiều hoặc không có kinh nghiệm. Mức lương từ 1.000.000 - 4.000.000 đồng/tháng.

Nhân viên chứng từ là người hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu. Họ giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên, đồng thời, cập nhật quy trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế. Công việc này không quá áp lực và thích hợp với những bạn thích làm việc tại văn phòng. Mức lương từ 7.000.000 - 12.000.000 đồng/tháng.

Theo khu vực

Mức chênh lệch về thu nhập giữa Thực tập sinh chứng từ làm việc tại các thành phố lớn và các tỉnh thành khác có thể lên đến 20-30%, thậm chí cao hơn đối với các Thực tập sinh chứng từ có trình độ cao, kinh nghiệm dày dặn.

Mô tả công việc của Thực tập sinh chứng từ

Khai E-manifest

Gần khi tàu đến cảng, bạn cần khai báo manifest với hải quan, bao gồm thông tin về loại hàng, số lượng và nhiều chi tiết khác. Đảm bảo rằng thông tin này trùng khớp với các chứng từ liên quan. Kiểm tra và xác nhận tính chính xác của chứng từ

Thông báo hàng đến và giao hàng 

Khi hàng đến cảng hoặc sân bay, bạn cần phải phát hành thông báo hàng đến, lệnh giao hàng hoặc có thể ủy quyền thuận lợi cho khách hàng trong việc lấy hàng. Tiếp tục theo dõi tình hình đến khi quá trình thanh toán với đối tác ở nước ngoài được hoàn tất. Kiểm tra và xác nhận tính chính xác của chứng từ

Hỗ trợ làm chứng từ cho lô hàng

Thực tập sinh chứng từ sẽ theo yêu cầu của các bộ phận khác và khách hàng để soạn thảo bộ chứng từ cần thiết cho các thủ tục hành chính và thông quan hàng hoá. Các chứng từ họ phải chuẩn bị thường bao gồm hợp đồng, hoá đơn, PO, Packing list, D/O, C/O, vận đơn,…

Hỗ trợ các bên liên quan

Giao tiếp với khách hàng, bàn bạc về giao dịch xuất nhập khẩu, bốc xếp, phương tiện vận chuyển,… Gửi tài liệu hướng dẫn kịp thời và chính xác cho các bên giao nhận vận tải, các nhà cung cấp khác. Hỗ trợ các bộ phận khác có liên quan trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.

3. Thực tập sinh chứng từ học ngành gì?

Thực tập sinh chứng từ thường xuất phát từ các ngành liên quan đến xuất nhập khẩu, logistics, thương mại quốc tế hoặc các ngành tương tự. Cụ thể hơn, bạn có thể tham khảo một số ngành sau:

Xuất nhập khẩu: Đây là ngành học trực tiếp liên quan đến hoạt động xuất và nhập khẩu hàng hóa, bao gồm các kiến thức về quy trình, thủ tục, chứng từ, vận chuyển, bảo hiểm,...
Logistics và quản lý chuỗi cung ứng: Ngành này tập trung vào việc quản lý và tối ưu hóa quá trình vận chuyển, lưu trữ hàng hóa từ điểm đầu đến điểm cuối, bao gồm cả các hoạt động liên quan đến chứng từ.
Thương mại quốc tế: Ngành học này cung cấp kiến thức về hoạt động kinh doanh quốc tế, bao gồm cả các vấn đề về luật pháp, tài chính, thanh toán quốc tế và các thủ tục xuất nhập khẩu.
Kinh doanh quốc tế: Tương tự như thương mại quốc tế, ngành này cũng trang bị kiến thức về kinh doanh trên phạm vi quốc tế, bao gồm cả các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu.

Dưới đây là một số trường đại học uy tín chuyên đào tạo về các ngành iên quan đến xuất nhập khẩu, logistics, thương mại quốc tế mà bạn có thể tham khảo:

4. Thực tập sinh chứng từ thường tìm việc ở đâu?

Nhân viên chứng từ làm việc ở nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, chủ yếu là các doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, logistics và thương mại quốc tế. Dưới đây là một số môi trường làm việc phổ biến của nhân viên chứng từ:

Công ty Forwarder (Giao nhận vận tải): Đây là môi trường làm việc phổ biến nhất của nhân viên chứng từ. Các công ty forwarder chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế, bao gồm cả việc xử lý các thủ tục hải quan và chứng từ liên quan.

Các hãng tàu, hãng hàng không: Các hãng tàu, hãng hàng không cũng cần nhân viên chứng từ để xử lý các giấy tờ liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không.

Các công ty xuất nhập khẩu: Các công ty trực tiếp tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa cần nhân viên chứng từ để đảm bảo các thủ tục xuất nhập khẩu được thực hiện đúng quy định.

Các công ty logistics: Các công ty logistics cung cấp các dịch vụ kho bãi, vận chuyển, phân phối hàng hóa, và cũng cần nhân viên chứng từ để quản lý các giấy tờ liên quan đến quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa.

Các khu công nghiệp, khu chế xuất: Các doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu chế xuất thường có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, do đó cũng cần nhân viên chứng từ.

Các cơ quan nhà nước: Một số cơ quan nhà nước như hải quan, bộ phận quản lý xuất nhập khẩu cũng tuyển dụng nhân viên có kiến thức về chứng từ.

Tóm lại, nhân viên chứng từ có thể làm việc ở nhiều nơi, miễn là nơi đó có hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa quốc tế.

5. Lưu ý khi đi xin làm Thực tập sinh chứng từ

Thực tế cho thấy, vị trí này không quá khó khăn, không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm nhưng không thể thiếu kỹ năng cần thiết. Tinh thần làm việc tập trung cao độ, chủ động tìm hiểu mọi thông tin về sản phẩm, hàng hóa để tiến hành công việc phù hợp.

Về kiến thức

Học hỏi, nắm bắt kiến càng nhiều kiến thức về ngoại thương càng tốt nhưng cũng không quá quan trọng. Đây chỉ là một tiêu chí để bạn có dấu ấn với nhà tuyển dụng và khi vào làm việc, công ty sẽ đào tạo bạn lại từ đầu, chỉ cần chịu khó chăm chỉ trong thời gian đầu là bạn đã có khả năng thực hiện mọi công việc.

Về kỹ năng

Có người cho rằng một nhân viên chứng từ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần phải có trình độ tiếng Anh rất cao vì họ thường tiếp xúc với người nước ngoài để giao dịch hàng hóa, đàm phán và ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, thực tế là không cần phải thành thạo tiếng Anh, chỉ cần ở mức khá và giao tiếp cơ bản.

Một câu hỏi đặt ra cũng là một câu trả lời phù hợp nhất cho câu hỏi trên “thời đại công nghệ phát triển để làm gì?”. Giờ đây việc trao đổi buôn bán không cần phải gặp mặt trực tiếp mà hoàn toàn có thể xử lý qua email. Thuật ngữ chuyên ngành được gợi ý sẵn, dùng đi dùng lại nhiều lần cũng thành quen. Tuy nhiên, nếu bạn có ngôn ngữ quá trình làm việc của bạn sẽ được hỗ trợ tốt hơn, nhà lãnh đạo sẽ đề cao năng lực cho bạn cơ hội thăng tiến lên vị trí cao hơn.

Về tính cách

Đòi hỏi phải chăm chỉ, cẩn thận, kiên nhẫn và tỉ mỉ trong công việc, thế nên công việc thường ưu tiên phái nữ. Công việc liên quan đến những chứng từ quan trọng yêu cầu hạn chế tối đa sai sót, nhất là nhầm lẫn về giá hoặc kiểm tra chứng từ sai cũng có thể khiến Sales và công ty phải chịu thiệt hại.

Thái độ với công việc

Tất nhiên đây là một trong những điều kiện để bạn đáp ứng tốt mọi yêu cầu trong công việc. Có thái độ làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và quan trọng là có khả năng gắn bó lâu dài. Một điều đáng lưu ý trong thái độ làm việc là nhân viên chứng từ phải tuân thủ nguyên tắc nghề nghiệp, giữ bí mật kinh doanh bởi họ là người nắm rõ rất nhiều thông tin quan trọng trong công ty.

Xem thêm:

Việc làm Nhân viên pháp lý đang tuyển dụng 

Việc làm Sale Logistics đang tuyển dụng 

Việc làm Điều phối Logistics đang tuyển dụng