Công việc của Nhân viên chứng từ là gì?
Nhân viên chứng từ là vị trí công việc rất phổ biến trong lĩnh vực logistics. Công việc chính của họ là xử lý các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ trong hoạt động xuất nhập khẩu. Họ giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên, đồng thời, cập nhật quy trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế đòi hỏi người làm việc này phải có tính cẩn thận cao. Bên cạnh đó, những vị trí như Nhân viên pháp lý, Nhân viên công chứng cũng thường đảm nhận các công việc tương tự.
Mô tả công việc của vị trí Nhân viên chứng từ
Quản lý quá trình làm hàng
Khi chịu trách nhiệm xử lý một lô hàng, nhân viên chứng từ logistics cần liên hệ chặt chẽ với đại lý nước ngoài để nắm vững lịch trình và tiến trình làm hàng. Họ cần nắm rõ lịch trình hàng hoá, ngày đi, ngày về, có phát sinh chi phí hay không, kiểm tra bill trước khi đại lý phát hành chính thức,… Đồng thời phải xử lý ngay lập tức các vấn đề phát sinh để không ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng.
Chuẩn bị và xử lý các tài liệu cần thiết cho quy trình xuất nhập khẩu
Chuẩn bị, tiến hành kiểm toán tài liệu về xuất nhập khẩu đối với các lô hàng và khu tàu của doanh nghiệp. Xử lý chứng từ hóa đơn thương mại, đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu theo quy định. Tạo chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định, xuất trình theo yêu cầu tại các cơ quan chức năng.
Quản lý tài liệu
Lưu trữ, bảo quản chứng từ xuất nhập khẩu trong hệ thống. Phân loại chúng để quản lý hiệu quả, dễ tìm kiếm khi cần. Theo dõi tài chính có liên quan như những khoản phải thu, phải trả, đảm bảo thanh toán các giao dịch đúng quy định và thời gian.
Theo dõi và kiểm soát lịch chuyển và giao nhận hàng
Giải quyết các vấn đề phát sinh khi giao nhận hàng, thông quan cũng như các vấn đề thuê xe, kho bãi,….Làm việc với đại lý nước ngoài các vấn đề liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá, thông tin vận tải, giá cả và các vấn đề khác. Phối hợp với bộ phận kế toán và các phòng ban liên quan để đảm bảo tiến độ giao nhận hàng hoá.
Nhân viên chứng từ có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
91 - 130 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Nhân viên chứng từ
Tìm hiểu cách trở thành Nhân viên chứng từ, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên chứng từ?
Yêu cầu tuyển dụng của Nhân viên chứng từ
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Nhân viên chứng từ cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan:
Yêu cầu bằng cấp và kiến thức chuyên môn
-
Bằng cấp và chuyên ngành: Thông thường, các doanh nghiệp và công ty sẽ không có yêu cầu bằng cấp cụ thể cho vị trí Nhân viên chứng từ, nhưng ứng viên có bằng cấp liên quan đến quản lý kinh doanh, hành chính hoặc logistics có thể được ưu tiên. Ở một số doanh nghiệp lớn hơn, trình độ đại học hoặc tương đương thường được yêu cầu.
-
Kiến thức về quy trình vận chuyển và quản lý hàng hóa: Nhân viên chứng từ cần hiểu rõ về các quy trình vận chuyển và quản lý hàng hóa từ đầu đến cuối. Bạn cần biết các thành phần cơ bản trong chuỗi cung ứng và hiểu cách quản lý chúng một cách hiệu quả.
-
Kiến thức về quản lý chứng từ và thông tin: Đây là yếu tố quan trọng trong công việc của nhân viên chứng từ. Người làm việc trong lĩnh vực này cần phải có khả năng tổ chức và theo dõi các chứng từ, đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.
Yêu cầu về kỹ năng
-
Kỹ năng quản lý thời gian: Với tính chất phức tạp của quy trình xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ cần phải có khả năng quản lý thời gian tốt. Việc đảm bảo các thủ tục được hoàn thành đúng thời hạn và hàng hóa được giao đúng hẹn đòi hỏi sự tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả. Kỹ năng này giúp họ đảm bảo quy trình hoạt động suôn sẻ và đúng tiến độ.
-
Kỹ năng tư duy phân tích: Khả năng tư duy phân tích là một yếu tố quan trọng giúp nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu hiểu rõ về quy trình, nhận biết các khía cạnh cần chú ý và đảm bảo tính chính xác trong công việc. Tư duy phân tích giúp họ xác định các rủi ro tiềm ẩn và đề xuất giải pháp phù hợp để đối phó với các vấn đề phát sinh.
-
Kỹ năng linh hoạt và thích ứng: Ngành xuất nhập khẩu có tính biến đổi cao, và công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có thể đối mặt với những tình huống không ngờ đến. Khả năng thích ứng nhanh chóng và linh hoạt trong việc thay đổi kế hoạch, xử lý vấn đề và tìm giải pháp là yếu tố quan trọng để duy trì quy trình hoạt động suôn sẻ.
Yêu cầu khác
-
Kinh nghiệm: Vị trí này phù hợp với những bạn mới tốt nghiệp hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, sẽ ưu tiên những ứng viên đã từng làm về giao nhận xuất nhập khẩu và khai báo Hải quan.
Lộ trình thăng tiến của Nhân viên chứng từ
Lộ trình thăng tiến của Nhân viên chứng từ có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này.
1. Thực tập sinh chứng từ
Mức lương: 3 - 5 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: Dưới 1 năm
Thực tập sinh chứng từ là những sinh viên học chuyên ngành xuất nhập khẩu, họ sẽ bắt đầu tham gia vào quá trình đi thực tập trước khi tốt nghiệp. Đôi khi những người đi làm thực tập sinh xuất nhập khẩu không nhất thiết là sinh viên chuyên ngành xuất nhập khẩu. Những người là thực tập sinh thường không có nhiều hoặc không có kinh nghiệm.
>> Đánh giá: Quả thật, Thực tập sinh chứng từ là một công việc khá hấp dẫn. Nhưng áp lực công việc lại cao vô cùng do thường xuyên phải đối mặt với các tình huống phát sinh bất ngờ, cần xử lý gấp. Bạn cần phải có khả năng sắp xếp công việc và cân đối thời gian vô cùng tốt.
>> Xem thêm: Việc làm Thực tập sinh chứng từ cho người mới
2. Nhân viên chứng từ
Mức lương: 7 - 12 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Nhân viên chứng từ có nhiệm vụ giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên, đồng thời, cập nhật quy trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế. Công việc này không quá áp lực và thích hợp với những bạn thích làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên, tính chất công việc lặp đi lặp lại và phải nhập số liệu khá nhiều nên đòi hỏi người làm việc này phải có tính cẩn thận cao.
>> Đánh giá: Đây là vị trí có mức lương khá cao, cơ hội thăng tiến công việc tốt và được nhiều công ty tuyển dụng. Là một nhân viên chứng từ, bạn cần biết cách giao tiếp và đàm phán với đối tác và các bên liên quan để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và tạo dựng niềm tin với họ. Bạn nên tìm hiểu và rèn luyện kỹ năng giao tiếp, đàm phán để giúp công việc luôn được thuận lợi.
>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên chứng từ đang tuyển dụng
5 bước giúp Nhân viên chứng từ thăng tiến nhanh trong trong công việc
Nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng
Học hỏi thêm về các kỹ năng và kiến thức liên quan đến Logistics như quản lý chuỗi cung ứng, quản lý kho, quản lý vận chuyển và các công nghệ mới như IoT, blockchain trong Logistics. Ngoài ra nếu có chứng chỉ chuyên môn Logistics, Quản lý vận tải, hoặc các chứng chỉ nghề nghiệp có liên quan sẽ là một lợi thế cho bạn. Nếu muốn làm việc trong môi trường quốc tế, chứng chỉ ngoại ngữ thông dụng như tiếng Anh hoặc tiếng Trung sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn.
Xây dựng các mối quan hệ trong ngành
Việc xây dựng một mạng lưới mối quan hệ (networking) rộng rãi trong ngành Logistics là vô cùng quan trọng. Bạn có thể tham gia vào các hội thảo, sự kiện ngành hàng và các cộng đồng chuyên ngành để kết nối với các chuyên gia, nhà tuyển dụng và các đối tác tiềm năng. Việc này không chỉ giúp bạn tiếp cận các cơ hội việc làm có mức lương cao hơn mà còn giúp bạn cập nhật các xu hướng mới và kỹ năng cần thiết.
Tăng kinh nghiệm làm việc
Kinh nghiệm là một yếu tố quan trọng để tăng lương. Bạn có thể chủ động tham gia vào các dự án lớn hơn, đảm nhận các trách nhiệm cao hơn trong công việc để phát triển kỹ năng và khả năng quản lý. Các dự án lớn này cũng sẽ làm đẹp hồ sơ của bạn nếu bạn có ý định phát triển sự nghiệp tại một công ty khác.
Đầu tư vào bản thân
Hãy đầu tư học hỏi thêm tiếng Anh hoặc các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo để trở thành một ứng viên sáng giá trong ngành Logistics. Điều này giúp bạn xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt công ty hoặc các nhà tuyển dụng.
Tích lũy kinh nghiệm
Tham gia vào các dự án logistics lớn, phức tạp và đa quốc gia sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm quản lý và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả. Hơn nữa, hãy lựa chọn hướng phát triển của bạn càng sớm càng tốt. Tập trung vào một lĩnh vực đặc biệt hoặc logistics trong các ngành công nghiệp đặc biệt như nông nghiệp, y tế, công nghệ sẽ giúp bạn được đánh giá cao hơn trên thị trường lao động.
Đọc thêm:
Đánh giá, chia sẻ về Nhân viên chứng từ
Các Nhân viên chứng từ chuyên nghiệp nói gì về công việc của họ? Đọc qua các bài đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm làm việc của họ dành cho các công ty.
DB SCHENKER
SACOMBANK
Phu Thai Group
Phỏng vấn Nhân viên chứng từ
↳
Khi trả lời câu hỏi về kinh nghiệm làm việc với các loại chứng từ và tài liệu quan trọng trong công việc trước đây, bạn nên tập trung vào một ví dụ cụ thể để minh họa khả năng của mình. Hãy mô tả chi tiết về dự án hoặc tình huống trong công việc trước đây mà bạn đã phải quản lý, sắp xếp, và làm việc với các tài liệu và chứng từ quan trọng. Nói về cách bạn đã thể hiện sự tổ chức, cẩn thận, và đảm bảo tính chính xác trong việc xử lý chúng. Kết quả cuối cùng cần phải là một câu chuyện có logic, thể hiện bạn có khả năng quản lý tài liệu và chứng từ một cách hiệu quả trong vai trò Nhân viên chứng từ.
↳
Khi đối mặt với câu hỏi này trong phỏng vấn vị trí Nhân viên chứng từ, bạn nên đề cập đến quy trình quản lý và duyệt chứng từ bằng cách thiết lập một hệ thống kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ. Điều này bao gồm việc xác định và tuân thủ các quy định, phân loại và sắp xếp tài liệu, sử dụng phần mềm hoặc công cụ đặc biệt để kiểm tra lỗi và không tuân thủ, thực hiện kiểm tra kép, và duyệt xem định kỳ để đảm bảo rằng tất cả thông tin đã được nhập chính xác và tuân thủ quy trình nội bộ. Ngoài ra, quy trình này cần có khả năng xử lý ngoại lệ và cập nhật liên tục để đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong quản lý chứng từ.
↳
Trong cuộc phỏng vấn vị trí Nhân viên chứng từ, khi được hỏi về kinh nghiệm xử lý tình huống khẩn cấp hoặc sự cố liên quan đến chứng từ, tôi đã nói về trường hợp cụ thể mà tôi đã gặp trong công việc trước đây. Tôi mô tả cách tôi đã ứng phó với tình huống đó, bao gồm việc ưu tiên công việc, liên hệ ngay lập tức với các bên liên quan để kiểm tra và sửa chữa thông tin sai sót, và đảm bảo chứng từ được hoàn thiện đúng hạn. Tôi cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tổ chức, sự kiên nhẫn và khả năng làm việc dưới áp lực trong việc giải quyết vấn đề liên quan đến chứng từ.
↳
Mục tiêu của tôi là thuyết phục họ về việc tôi là người xin việc cần tìm một công việc phù hợp. Tôi sẽ tránh biểu lộ những cảm xúc tiêu cực hoặc sự không rõ ràng về khả năng của mình đối với công việc này.
Câu hỏi thường gặp về Nhân viên chứng từ
Nhân viên chứng từ là người chịu trách nhiệm xử lý các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác. Họ là một mắt xích quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu và logistics, đảm bảo cho quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.
Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên chứng từ:
- Khi trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, hàng ngày bạn sẽ làm những gì?
- Bạn đã bao giờ cần phải giải quyết vấn đề trong việc đặt hàng và vận chuyển hàng hóa hay chưa?
- Nếu xuất hàng gửi đi nhưng có một phần sản phẩm bị hỏng, lỗi, bạn sẽ làm gì?
- Phân tích thông tin hay dữ liệu có phải điểm mạnh của bạn?
- Quyết định sáng suốt nhất trong quá trình làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu của bạn là gì? Vì sao bạn quyết định như vậy?
- Trong quá trình lập chứng từ, bạn cảm thấy đâu là thách thức lớn nhất?
- Bạn đã hợp tác với bộ phận khác như thế nào để hoàn thành công việc liên quan tới chứng từ một cách nhanh nhất?
- Hãy giới thiệu một chút về bản thân bạn, và vì sao bạn biết tới công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu ở công ty chúng tôi?
- Bạn làm thế nào để sắp xếp chứng từ xuất nhập khẩu đúng nội dung và thông tin?
- Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là một công việc vất vả và phải làm việc thêm giờ, liệu bạn có sẵn sàng?
Lộ trình thăng tiến của Nhân viên chứng từ bao gồm các vị trí sau:
- Thực tập sinh chứng từ
- Nhân viên chứng từ
- Trưởng nhóm chứng từ
- Chuyên viên Logistics
- Quản lý Logistics
- Giám đốc Logistics
Để chất lượng công việc luôn đạt tối ưu, Nhân viên chứng từ cần trau dồi thêm một số kĩ năng bổ sung cần thiết như:
- Sử dụng máy tính và tiếng Anh tốt để phục vụ công việc
- Nắm rõ quy định, thủ tục xuất nhập khẩu
- Giao tiếp, đàm phán khéo léo với khách hàng và đối tác
- Tạo lập chứng từ xuất nhập khẩu đúng quy định
- Phân tích, thống kê, xử lý dữ liệu
- Thăm dò thị trường, pháp lý, vận tải,…
Đánh giá (review) của công việc Nhân viên chứng từ được cho là có nhiều cơ hội nhưng cũng không ích thách thức đòi hỏi người lao động phải có sự cố gắng và nỗ lực trong công việc.
