Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên chứng từ?

Nhân viên chứng từ, Documentation staff – Docs, là người hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu. Họ giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên, đồng thời, cập nhật quy trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế.

Lộ trình thăng tiến của Nhân viên chứng từ 

Thực tập sinh chứng từ 

Trong quá trình thực tập, bạn sẽ được học và thực hành các quy trình và quy định liên quan đến việc xử lý và kiểm tra chứng từ. Đây là một cơ hội để bạn học hỏi và áp dụng kiến thức về xử lý và kiểm tra chứng từ trong môi trường thực tế

Nhân viên chứng từ

Sau khi thực tập 1 thời gian và bạn có kinh nghiệm làm việc, bạn sẽ được lên làm nhân viên chính thức. Đây là cấp bậc thấp nhất, chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến chứng từ, như nhập liệu, kiểm tra, lưu trữ, bảo quản chứng từ, giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên. Cập nhật quy trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế.

Trưởng nhóm chứng từ

Sau khi có một thời gian làm việc và tích lũy kinh nghiệm, Thực tập sinh chứng từ có thể thăng tiến lên vị trí Trưởng nhóm chứng từ chính. Ở vị trí này, họ có trách nhiệm quản lý và giám sát công việc của các Nhân viên chứng từ khác, đảm bảo rằng các quy trình và thủ tục được thực hiện đúng quy định.

Chuyên viên Logistic 

Với kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về lĩnh vực Logistics, Thực tập sinh chứng từ có thể tiến xa hơn và trở thành một Chuyên viên Logistics. Vị trí này đòi hỏi khả năng quản lý và điều hành các hoạt động vận chuyển, lưu trữ và quản lý hàng hóa trong chuỗi cung ứng.

Quản lý Logistic 

Với sự phát triển và tiến bộ trong sự nghiệp, Thực tập sinh chứng từ có thể tiến lên vị trí quản lý trong lĩnh vực Logistics. Vị trí này đòi hỏi khả năng lãnh đạo, quản lý nhân sự và định hướng chiến lược cho các hoạt động Logistics của doanh nghiệp.

Giám đốc Logistics

Đây là vị trí cao nhất trong lĩnh vực Logistics mà một Thực tập sinh chứng từ có thể đạt được. Với trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động Logistics của doanh nghiệp, Giám đốc Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược và đảm bảo hiệu quả và hiệu suất của chuỗi cung ứng.

Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên chứng từ 

Kiến thức

Mọi ngành nghề đều yêu cầu kiến thức chuyên môn và vị trí này cũng vậy. Những kiến thức bạn cần trang bị đó là kiến thức về ngoại thương, kiến thức về logistic, kiến thức về kinh tế và pháp luật hiện hành. Dĩ nhiên, các nhà tuyển dụng cũng sẽ không yêu cầu bạn sẽ phải có kiến thức uyên bác về lĩnh vực này. Khi vào làm việc bạn sẽ được đào tạo thêm, nhưng chí ít hãy tìm hiểu để biết được những điều căn bản nhất nhé.

Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc

Không chỉ xử lý mà nhân viên chứng từ còn phải lưu trữ loại tài liệu này. Do đó, nếu không có kỹ năng tổ chức thì họ sẽ không thể lưu trữ tài liệu khoa học để tìm lại một cách dễ dàng khi cần thiết.

Kỹ năng tin học

Việc sử dụng thành thạo các phần mềm tin học sẽ giúp nhân viên chứng từ tiết kiệm thời gian chuẩn bị và xử lý chứng từ, hồ sơ. Đồng thời còn giúp họ trao đổi thông tin với các bên liên quan dễ dàng hơn và lưu trữ chứng từ, hồ sơ khoa học, chuyên nghiệp hơn. Hơn nữa, các nhà tuyển dụng luôn đánh giá rất cao những ứng viên có thể sử dụng thành thạo các phần mềm vào công việc.

Cẩn thận, tỉ mỉ

Nhân viên chứng từ cần phải đảm bảo tính chính xác của từng con số, từng chi tiết dù là nhỏ nhất trong tài liệu mà họ cần xử lý. Họ cũng cần phải có khả năng phát hiện lỗi sai trong quá trình hoàn thiện chứng từ.

Kỹ năng làm việc nhóm

Mặc dù nhiều công việc của nhân viên chứng từ cần phải làm việc độc lập nhưng họ cũng cần phải phối hợp với các đồng nghiệp khác trong quá trình thu thập, xử lý và lưu trữ tài liệu.

Thái độ với công việc

Đây là công việc liên quan đến giấy tờ và các sai sót nhỏ cũng sẽ phải trả giá bằng tiền. Cho nên, bạn cần phải có sự cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc. Ngoài ra, các công việc liên quan đến giấy tờ và chứng từ nói chung đều sẽ nhanh khiến bạn cảm thấy nhàm chán do liên tục lặp lại các quy trình.

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Là một nhân viên chứng từ, bạn cần biết cách giao tiếp và đàm phán với đối tác và các bên liên quan để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và tạo dựng niềm tin với họ. Bạn nên tìm hiểu và rèn luyện kỹ năng giao tiếp, đàm phán để giúp công việc luôn được thuận lợi.

Kỹ năng xử lý tình huống

Do đặc thù công việc mà nhân viên chứng từ sẽ phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau và quá trình vận chuyển cũng thường xuyên phát sinh các vấn đề ngoài ý muốn. Vì vậy, để làm công việc này bạn cần rèn luyện cho mình kỹ năng xử lý tình huống để có thể giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.

Học gì để làm Nhân viên chứng từ 

Để làm nhân viên chứng từ, bạn buộc phải có ít nhất bằng Cử nhân về các ngành liên quan như lĩnh vực Logistic, Xuất nhập khẩu hoặc Thương mại quốc tế với đa dạng khối xét tuyển: A00( Toán, Lý, Hóa), A01(Toán, Lý, Anh), D01( Toán, Văn, Tiếng Anh), C00( Văn, Sử, Địa), D90(Toán, Tiếng Anh, Khoa học tự nhiên).

Các trường đào tạo về Nhân viên chứng từ nổi tiếng ở Việt Nam

Các trường đào tạo ngành Logistics ở Hà Nội

• Trường ĐH Ngoại thương Hà Nội: (Đào tạo tốt nhất về xuất nhập)
• Trường đại học Hàng hải Việt Nam
• Đại học Thương mại – TMU
• Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (NEU)
• Trường Đại học Giao thông Vận tải – Hà Nội
• Trường Đại học Kinh tế (UEB) – Đại học Quốc Gia Hà Nội
• Học viện Tài Chính – AOF (chuyên sâu nhất về hải quan và thuế)
• Học viện chính sách và Phát triển (APD)
• Trường đại học Bách Khoa Hà Nội

Các trường đào tạo ngành Logistics ở TPHCM

• Trường đại học kinh tế TPHCM (UEH)
• Trường ĐH Giao thông vận tải TP.HCM
• Trường ĐH Ngoại Thương cơ sở 2 (FTU 2)
• Trường ĐH Quốc tế – Đại học quốc gia TP.HCM
• Trường Đại học Quốc tế RMIT Việt Nam
• Trường Cao đẳng Kinh tế đối ngoại TP.HCM
• Trường Đại học kinh tế – Đại học Đà Nẵng
• Trường đại học Duy Tân

Nhân viên chứng từ đóng vai trò quan trọng trong quá trình xử lý và kiểm soát các tài liệu chứng từ tài chính của một tổ chức. Với kiến thức về quy trình và hệ thống kế toán, họ đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp lý trong việc lưu trữ, phân loại và bảo vệ các chứng từ tài chính. Với sự tỉ mỉ và tinh thần trách nhiệm, nhân viên chứng từ đóng góp vào sự hiệu quả và đáng tin cậy của hệ thống quản lý tài chính của tổ chức.