Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên chứng từ

Ngành xuất nhập khẩu tại Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ, do đó các công việc liên quan tới ngành này ngày càng thu hút sự chú ý của nhiều bạn trẻ. Trong xuất nhập khẩu, vị trí nhân viên chứng từ là một công việc đặc thù và đòi hỏi những kỹ năng, phẩm chất riêng. Bên cạnh đó, để ứng tuyển thành công vị trí này, bạn cần chuẩn bị trước các câu trả lời phỏng vấn nhân viên chứng từ 

Bộ câu hỏi phỏng vấn Nhân viên chứng từ cơ bản nhất 

Giới thiệu đôi nét về bản thân

Câu hỏi phổ biến này luôn được sử dụng để bắt đầu mọi cuộc phỏng vấn. Nhà tuyển dụng thường bắt đầu cuộc phỏng vấn này nhằm tạo ra không khí nhẹ nhàng, thoải mái giúp ứng viên không bị căng thẳng, lo lắng. Từ đó dễ dàng thể hiện, bộc lộ những tố chất của bản thân khi ứng tuyển vào vị trí Nhân viên chứng từ.

Những điểm mạnh và điểm yếu của bạn trong công việc

Thông qua câu hỏi này, nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra được ứng viên có những ưu điểm, nhược điểm gì phù hợp với vị trí Nhân viên chứng từ hay không. Quan trọng hơn, nhà tuyển dụng muốn thấy được sự tự tin, trung thực và khéo léo của ứng viên. Đây là những tố chất thích hợp mà ứng viên nên có khi ứng tuyển vào vị trí Nhân viên chứng từ.

Lý do bạn chọn công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Khi phỏng vấn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, đây là một câu hỏi mà nhà tuyển dụng thường hỏi ứng viên. Để trả lời câu hỏi này, bạn cần trả lời khéo léo rằng mình đã tìm hiểu kỹ lưỡng về công việc này và đi khảo sát thực tế ở các công ty xuất nhập khẩu, công ty Logistics, hãng tàu hay dịch vụ vận tải… Đồng thời, bạn cảm thấy mình đặc biệt ưa thích công việc này và nó hoàn toàn phù hợp với mình. Bên cạnh đó, bạn cần giải thích vì sao bạn lại cảm thấy công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là lựa chọn tốt nhất, có như vậy bạn mới thuyết phục được nhà tuyển dụng hoàn toàn. Bạn nên phân tích nhiều mặt của công việc này, sự phù hợp về kinh nghiệm làm việc hay phù hợp với tính cách của bản thân.

Gợi ý trả lời:

“Sau khi khảo sát thực tế và tìm hiểu kỹ lưỡng về công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, tôi nhận thấy đây là công việc phù hợp với bản thân cả về tính cách và chuyên môn. Về chuyên môn, tôi tốt nghiệp Đại học Thương mại quốc tế chuyên ngành xuất nhập khẩu, giúp tôi có nền tảng về hệ thống giao thương quốc tế, như tôi đã trình bày cụ thể trong CV xin việc gửi tới quý công ty trước đó. Chuyên ngành xuất nhập khẩu giúp tôi hiểu rõ cơ quan trong quy trình xuất nhập khẩu khi làm việc với khách hàng, nhà cung cấp.

Về tính cách, tôi là người kiên nhẫn, tỉ mỉ giải thích với người khác, bởi vậy yêu cầu công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là khả năng thương thảo với khách hàng, đối tác và làm việc chặt chẽ với quy trình xuất nhập khẩu chính là một vị trí phù hợp”.

Bộ câu hỏi kiểm tra kiến thức, năng lực và kỹ năng của ứng viên

Bạn sẽ làm gì nếu công ty yêu cầu mã HS thấp không đúng với hàng hóa?

Với câu hỏi này, đôi khi nhà tuyển dụng sẽ hỏi thêm câu hỏi như: “Bạn làm thế nào để mua hàng với giá cả hợp lý và chọn được nhà cung cấp uy tín?” Với hai câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn biết được bạn sẽ giải quyết vấn đề thế nào dựa theo kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm về xuất nhập khẩu.

Gợi ý trả lời:

“Trước tiên, tôi sẽ kiểm tra doanh nghiệp áp mã HS có chính xác hay không và kiểm tra các thông tin như sau: Hãng sản xuất (lĩnh vực hoạt động, tên công ty, sản phẩm), mã hàng hóa, chức năng, thông số kỹ thuật, giá cả và mã HS của những hàng hóa trên thị trường tương đương. Khi doanh nghiệp sử dụng sai mã HS, tôi sẽ chứng minh việc khai báo hải quan của mình là hợp lý bằng cách áp dụng kiến thức chuyên môn của mình để chứng minh, qua đó thuyết phục doanh nghiệp sửa lại mã HS cho chính xác”.

Bạn có biết điều khoản thanh toán gồm những mục nào?

Mục đích nhà tuyển dụng hỏi bạn câu này khi phỏng vấn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là muốn đánh giá kiến thức chuyên môn của bạn.

Gợi ý trả lời:

“Trong điều khoản thanh toán cần các mục cơ bản như sau:

- Phương thức thanh toán: Có thể thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau như TT, LC, DP, DA, số tiền cần thanh toán trong từng lần và số lần thanh toán.

- Thông tin người thụ hưởng: Thông tin về ngân hàng mà người thụ hưởng sử dụng và thông tin về người thụ hưởng như: Họ tên, Swift Code/ IBAN, địa chỉ.”

Những kỹ năng mà bạn có với vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu?

Để trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thì bạn có có các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm cần thiết. Vì vậy, nếu bạn có những kỹ năng phù hợp với công việc này thì đừng ngần ngại mà trả lời nhé!

Gợi ý trả lời:

“Tốt nghiệp Đại học Thương mại quốc tế, tôi có kiến thức chuyên môn về ngành xuất nhập khẩu, kiến thức về Logistics và kiến thức về pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó, tôi có thành thạo tin học văn phòng và có khả năng soạn thảo chứng từ, cũng như có thể dùng thành thạo các phần mềm khai báo hải quan như VNACCS và ECUS.”

Để đảm bảo tính chính xác của chứng từ xuất nhập khẩu, bạn cần làm gì?

Ở câu hỏi này, bạn cần thể hiện cho nhà tuyển dụng biết được rằng mình có kỹ năng nghiệp vụ với công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu và chứng minh những kỹ năng của bản thân.

Gợi ý trả lời:

“Tôi sẽ tìm hiểu về những chứng từ cần có trong xuất nhập khẩu và những chứng từ liên quan, gồm nội dung quan trọng trên chứng từ và mục đích sử dụng của chúng. Khi chứng từ có file mềm, tôi sẽ kiểm tra chứng từ có hợp lệ hay không có các thông tin trên đó đã hợp lý hay chưa.

Khi kiểm tra thấy những chỗ trên chứng từ còn bất cập hay bất hợp lý thì tôi sẽ làm việc với khách hàng, nhà cung ứng để giải thích rõ ràng, hay bổ sung chỉnh sửa ngay lập tức nếu cần. Sau khi kiểm tra chứng từ gồm thông tin và số liệu, để đảm bảo tính thống nhất và chính xác, tôi sẽ đối chiếu số liệu giữa các chứng từ, ví dụ như mô tả, tên hàng, đơn giá, số lượng hàng hóa trên hợp đồng và trên hóa đơn, trong lượng hàng trên P/L và B/L…”

Bạn đã sử dụng chiến lược giảm thiểu rủi ro nào để ngăn chặn các cuộc tấn công mạng vào các tệp kỹ thuật số mà bạn quản lý?

Quản lý tài liệu điện tử yêu cầu các biện pháp bảo mật để bảo vệ khỏi bị hack và tấn công mạng, đồng thời câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về cách bạn tiếp cận việc giảm thiểu rủi ro. Hãy xem xét các phương pháp bạn đã sử dụng trước đây và mô tả các bước bạn thực hiện để giám sát và đảm bảo an ninh trực tuyến.

Ví dụ: 'Một trong những bước quan trọng nhất mà tôi thực hiện để bảo vệ khỏi các mối đe dọa trực tuyến là cài đặt và duy trì phần mềm bảo vệ tệp. Trong vai trò cuối cùng của mình, tôi đã sử dụng tường lửa và tính năng bảo vệ chống vi-rút để đảm bảo tính bảo mật của các tệp mà tôi quản lý. Ngoài việc cập nhật phần mềm, điều quan trọng là phải có sẵn quy trình để xác định và giải quyết mọi rủi ro khi chúng phát sinh. Để đạt được mục tiêu này, tôi cũng đã cộng tác với nhân viên CNTT để triển khai các chương trình và tiêu chuẩn chính sách hiệu quả nhằm hỗ trợ các nhân viên thường xuyên truy cập và sử dụng tài liệu của công ty .'

Làm thế nào để bạn ưu tiên công việc của mình khi phải đáp ứng nhiều thời hạn?

Người phỏng vấn thường hỏi câu hỏi này để đánh giá khả năng thực hiện của bạn khi đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Sử dụng các ví dụ về cách bạn quản lý quy trình làm việc của mình bằng cách sắp xếp và phân loại tài liệu cũng như cách bạn đảm bảo mình luôn đi đúng hướng để đáp ứng các thời hạn quan trọng.

Ví dụ: 'Ở vị trí trước đây, tôi thường xử lý nhiều dự án cùng lúc và thường có thời hạn giống nhau. Trong những trường hợp này, tôi theo dõi từng dự án theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc trong ứng dụng lập lịch trình của mình để biết nhiệm vụ nào cần bắt đầu ngay lập tức và nhiệm vụ nào tôi cần thực hiện.' có thể hoãn lại sau. Điều này giúp tôi sắp xếp quy trình làm việc và duy trì năng suất của mình, đồng thời cho phép tôi đảm bảo chuyển từng tệp một cách chính xác.'

Làm thế nào bạn có thể đảm bảo mình không mắc sai lầm trong công việc?

Bạn có thể đề xuất một số cách để loại bỏ sai sót–ví dụ: kiểm tra kỹ từng tài liệu trước khi dán nhãn và phân loại nó, có một hệ thống tuyệt vời trong công việc của bạn–biết chính xác, từng bước một, những việc cần làm với mỗi tài liệu mới mà bạn nên quan tâm , và tất nhiên là giảm thiểu sự xao lãng. Bạn muốn tập trung vào công việc của mình và không có kế hoạch nghe nhạc hoặc kiểm tra nguồn cấp dữ liệu Instagram của mình sau mỗi 30 phút khi làm việc. Miễn là bạn luôn tập trung và có hệ thống tốt trong công việc, bạn sẽ giảm thiểu được số lỗi. Tất nhiên, bạn vẫn có thể mắc sai lầm – dù sao thì bạn cũng là con người chứ không phải robot. Nếu điều đó xảy ra, bạn sẽ cố gắng rút ra bài học từ nó, xác định chính xác điều gì đã xảy ra, tại sao bạn lại mắc lỗi và tránh lặp lại lỗi đó trong tương lai.

Bạn sẽ làm việc với cả tài liệu trực tuyến và ngoại tuyến trong công việc này. Bạn dự định bảo vệ kho lưu trữ của mình như thế nào?

Sao lưu là điều quan trọng nhất. Giả sử bạn muốn lưu trữ tất cả tài liệu trực tuyến trên hai máy chủ riêng biệt (hoặc trên máy chủ của riêng bạn và trên đám mây an toàn), để đảm bảo rằng nếu một trong số chúng bị xâm phạm thì bạn có bản sao lưu. Bảo vệ bằng mật khẩu mạnh, tường lửa và phần mềm chống vi-rút là điều hiển nhiên.

Nói về kho lưu trữ vật lý của tài liệu (đây sẽ là kho lưu trữ quan trọng nhất của bạn ở nhiều nơi), bạn sẽ chỉ cố gắng bảo vệ nó. Nếu thiết bị báo cháy được lắp đặt và bạn cũng như những người khác vào kho đều tuân thủ các quy tắc và quy định an toàn thì sẽ không có chuyện gì xảy ra với tài liệu.

Bốn đồng nghiệp vào văn phòng của bạn cùng lúc, mỗi người trong số họ yêu cầu một tài liệu khác nhau một cách khẩn cấp. Bạn sẽ phản ứng thế nào?

Đảm bảo với người quản lý tuyển dụng rằng bạn sẽ giữ được cái đầu tỉnh táo. Đây không phải là một công việc căng thẳng và bạn sẽ không để đồng nghiệp làm mình căng thẳng. Bạn sẽ chỉ cần giải quyết từng yêu cầu của họ một cách đơn giản. Và mặc dù bạn sẽ cố gắng nhanh chóng, nhưng bạn sẽ không bỏ qua một số quy tắc hoặc quy định an toàn chỉ vì ai đó đang vội.

Tất nhiên, bạn có thể ưu tiên đồng nghiệp của mình xét về vị trí của họ trong công ty. Nếu CEO (hoặc thư ký của họ) là một trong những người xếp hàng, bạn sẽ phục vụ họ trước. Nhưng ngoài ra, bạn sẽ chỉ đơn giản là lo công việc của mình, tuân thủ tất cả các quy tắc và tiêu chuẩn, lấy hết tài liệu này đến tài liệu khác. Mọi người sẽ phải chờ một chút – ít nhất họ cũng học được chút kiên nhẫn.

Một nhân viên mang lại cho bạn một tài liệu nhưng nó bị hư hỏng nhẹ (rách góc, cà phê đổ lên đó, v.v.). Bạn sẽ làm gì?

Đảm bảo với người phỏng vấn rằng bạn sẽ không để họ đi vì họ có thẩm quyền trong công ty hoặc vì sự cố tương tự chưa bao giờ xảy ra với họ hoặc vì bạn là người hướng nội. Điều ít nhất bạn có thể làm là hướng dẫn họ cách xử lý tài liệu đúng cách và yêu cầu họ tôn trọng điều đó trong tương lai.

Nếu bạn có thể tạo một bản sao xác thực của tài liệu bị hỏng, bạn sẽ làm như vậy và lưu trữ cả bản gốc và bản sao. Và nếu sự việc lặp lại và nhân viên đó dường như luôn uống cà phê (hoặc thứ gì đó mạnh hơn) trong khi làm việc với tài liệu, bạn thậm chí có thể báo cáo việc đó với cấp trên của họ.

Bộ câu hỏi kiểm tra khả năng gắn bó của ứng viên 

Vì sao bạn quyết định nghỉ việc ở công ty cũ?

Câu hỏi này nhằm tìm hiểu nguyên nhân đằng sau việc rời bỏ công việc trước đây. Câu trả lời có thể tiết lộ về môi trường làm việc, cơ hội phát triển, hòa nhập với đồng nghiệp và quản lý, hoặc bất kỳ yếu tố nào khác ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên.

Gợi ý: Lý do tôi nghỉ việc ở công ty cũ rất đơn giản, đó là vì tôi muốn tìm kiếm những thử thách mới, nâng cao năng lực bản thân và có cơ hội phát triển toàn bộ những kiến thức, kỹ năng đã tích lũy được.

Mục tiêu trong 5 năm tới của bạn là gì?

Ứng viên nên đưa ra câu trả lời thông minh hướng đến mục tiêu đồng hành phát triển cùng công ty trong 5 năm tới. 

Gợi ý: Nếu có cơ hội làm việc tại công ty, 3 năm tiếp theo tôi sẽ nỗ lực không ngừng để hoàn thiện kỹ năng của Nhân viên chứng từ và hỗ trợ được các đội nhóm nhỏ. 2 năm kế tiếp, tôi sẽ học kỹ năng quản lý để hướng tới vị trí quản lý, trưởng phòng,… Hơn hết, hành trình 5 năm tới, công ty là điểm đến lý tưởng để tôi thực hiện những mục tiêu đã đặt ra.

Một vài Tips để “đậu” phỏng vấn Nhân viên chứng từ

Hãy dành vài giây để lên kế hoạch cho câu trả lời của bạn và lặp lại câu hỏi thật to cho người phỏng vấn (bạn câu giờ bằng cách lặp lại một phần câu hỏi khi bắt đầu câu trả lời).

Sử dụng cách tiếp cận có cấu trúc để trả lời từng câu hỏi. Điều này thường có nghĩa là sắp xếp các câu trả lời thành các điểm 1, 2 và 3 chẳng hạn. Hãy tổ chức càng tốt.

Nếu bạn không biết câu trả lời chính xác, hãy nêu những điều bạn biết có liên quan (và đừng ngại nói “Tôi không biết chính xác”, điều này sẽ tốt hơn nhiều so với việc đoán hoặc bịa đặt).

Chứng minh cách lập luận của bạn (cho thấy rằng bạn có quá trình suy nghĩ logic và có thể giải quyết vấn đề, ngay cả khi bạn không biết câu trả lời chính xác).

Luôn hướng đến lợi ích nhà tuyển dụng

Một ứng viên chỉ nghĩ đến lợi ích cá nhân khi trúng tuyển sẽ khiến nhà tuyển dụng bất an về cam kết gắn bó lâu dài. Thay vào đó, nếu bạn luôn hướng đến những quyền lợi mà doanh nghiệp có được từ mình thì ấn tượng sẽ được nâng cao, với thành tích tốt tự khắc lợi ích của bạn sẽ tốt.

Thái độ trong buổi phỏng vấn 

Thái độ cũng là một trong những yếu tố nhà tuyển dụng đánh giá bạn trong buổi phỏng vấn. Thái độ nghiêm túc với công việc, vui vẻ được thể hiện qua câu trả lời của bạn. Ngoài ra, hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp.

Đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng 

Sau buổi phỏng vấn, đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn. Hãy thể hiện sự chân thành nhất có thể. Chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ không qua một ứng viên tài năng, chân thành như bạn.