Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
- Chuẩn bị các thủ tục cần thiết để xuất, nhập khẩu hàng hoá: Bộ chứng từ khai hải quan hàng xuất, nhập khẩu.
- Theo dõi lịch hàng nhập, ngày tàu đi, tàu đến, xin trước lưu cont, lưu bãi.
- Thực hiện công việc theo sự phân công của trưởng phòng OP.
- Công việc chi tiết sẽ được trao đổi trong buổi phỏng vấn.
1. Với đại lý nước ngoài: trực tiếp tìm kiếm, chọn lọc và giao dịch với các đại lý (forwarding, logistics) nước ngoài về chi phí, quy trình, thủ tục, uy tín.
2. Phản hồi, tư vấn báo giá và quy trình cho cán bộ kinh doanh, phối hợp với cả cán bộ kinh doanh và đại lý đảm bảo có được dịch vụ và chi phí cạnh tranh nhất để khách hàng quyết định sử dụng dịch vụ
3. Triển khai các thủ tục, chứng từ, tiến độ của các đơn hàng xuất nhập khẩu và phối hợp với các bộ phận khác (hải quan, vận tải, hiện trường...) triển khai đơn hàng theo nội dung dịch vụ, thời gian và chi phí khách hàng yêu cầu. Giao dịch theo dõi đơn hàng với đối tác, nhà vận chuyển và khách hàng, hoàn thiện bộ chứng từ bao gồm booking, vận đơn, thông báo hàng đến, cập nhật tiến độ cho đến lúc đơn hàng hoàn thiện và khách hàng hài lòng.
4. Kết hợp cùng với kế toán, cán bộ kinh doanh thực hiện các hoạt động kế toán và thanh toán: soạn thảo hợp đồng đại lý, tổng hợp các chi phí của đại lý nước ngoài, các chi phí phát sinh tại Việt Nam của đơn hàng, xác nhận các chi phí thanh toán, thời hạn của khách hàng và đại lý.
5. Chăm sóc và phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác đặc biệt là các đại lý nước ngoài, các mạng lưới, hiệp hội forwarding, logistics nước ngoài
6. Chuẩn bị bộ chứng từ hàng xuất/nhập/ khai thuế hải quan cho đường hàng không hoặc đường biển
- Thường xuyên liên lạc với phía nước ngoài và chăm sóc kỹ các khách hàng đang sử dụng dịch vụ của công ty
- Thường xuyên liên lạc với các hãng tàu hoặc hãng hàng không cho phần đặt chổ, xin báo giá, lịch tàu
- Thường xuyên cập nhật thông tin cho khách hàng về chuyến hàng đang thực hiện
- Báo cáo cho Trưởng bộ phận các khiếu nại, than phiền của khách hàng (nếu có)
- Chuẩn bị các chứng từ xuất/ nhập hàng cho khách hàng
- Giải quyết việc gửi hàng và theo dõi hàng đến/đi tại Việt Nam
- Tiến hành các chứng từ thủ tục hải quan
- Chịu trách nhiệm làm các báo cáo liên quan đến lĩnh vực phụ trách và những việc liên quan qui trình xuất/nhập/ khai thuế hải quan.
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp đại học trở lên ( các chuyên ngành giao nhận vận tải, ngoại thương, kinh tế, vận tải biển...)
- Có ít nhất 4 năm kinh nghiệm, ưu tiên những ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc tại các Công ty Forwarder
- Hiểu biết về Incoterms, tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu...
- Phải biết tiếng Anh hoặc tiếng Trung. Biết tiếng Trung là một lợi thế
- Sử dụng tốt vi tính văn phòng
- Giao tiếp tốt, thái độ hòa nhã
- Trung thực, nhiệt tình, cẩn thận, năng động và có trách nhiệm trong công việc.
- Cẩn thận, khéo léo trong giao tiếp với khách hàng
- Có tinh thần làm việc theo nhóm, cẩn thận, nhanh nhẹn, năng động và chịu được áp lực công việc .
- Sẵn sàng làm việc ngoài giờ.
***Yêu cầu khác:
• Nắm vững quy trình xuất-nhập khẩu và có kinh nghiệm làm chứng từ cũng như soạn thảo các loại văn bản, hợp đồng giao dịch; hiểu biết về hàng hóa và thị trường...
• Yêu cầu bắt buộc: Ngoại ngữ Tiếng Anh/Hoa (Nghe-Nói- Đọc-Viết thành thạo)
• Sử dụng tốt Outlook Express , thành thạo các kỹ năng word, excel, power point
• Cần trang bị một số kỹ năng như kỹ năng đàm phán/thuyết phục, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tổ chức và kiểm soát công việc hiệu quả, kỹ năng giải quyết vấn đề...
• Phải có một số tố chất như cẩn thận, nhanh nhẹn, linh hoạt, tinh thần trách nhiệm cao và có khả năng chịu áp lực cao trong công việc, Có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh và hiệu quả.
***Quyền lợi :
- Mức lương: thỏa thuận.
- Bảo hiểm, phúc lợi xã hội theo quy định của Nhà nước.
- Chế độ đãi ngộ theo quy chế công ty.
Quyền lợi được hưởng
Lương cơ bản cạnh tranh và thưởng cao theo doanh số.
Chăm sóc sức khoẻ
Được hưởng các chế độ BHXH, BHYT.
Nghỉ phép có lương
Được tạo điều kiện để phát triển và thăng tiến.
Công việc của Nhân viên chứng từ là gì?
Nhân viên chứng từ, Documentation staff – Docs, là người hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu. Họ giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên, đồng thời cập nhật quy trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế.
Mô tả công việc Nhân viên chứng từ
Một Documentation staff sẽ làm những công việc chính sau:
- Chuẩn bị, tiến hành kiểm toán tài liệu về xuất nhập khẩu đối với các lô hàng và khu tàu của doanh nghiệp.
- Xử lý chứng từ hóa đơn thương mại, đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu theo quy định.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ xuất nhập khẩu trong hệ thống. Phân loại chúng để quản lý hiệu quả, dễ tìm kiếm khi cần.
- Tạo chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định, xuất trình theo yêu cầu tại các cơ quan chức năng.
- Giao tiếp với khách hàng, bàn bạc về giao dịch xuất nhập khẩu, bốc xếp, phương tiện vận chuyển,…
- Gửi tài liệu hướng dẫn kịp thời và chính xác cho các bên giao nhận vận tải, các nhà cung cấp khác.
- Hỗ trợ các bộ phận khác có liên quan trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.
- Theo dõi tài chính có liên quan như những khoản phải thu, phải trả, đảm bảo thanh toán các giao dịch đúng quy định và thời gian.
Nhân viên chứng từ có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
91 - 130 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Nhân viên chứng từ
Tìm hiểu cách trở thành Nhân viên chứng từ, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên chứng từ?
Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên chứng từ
Kiến thức
Mọi ngành nghề đều yêu cầu kiến thức chuyên môn và vị trí này cũng vậy. Những kiến thức bạn cần trang bị đó là kiến thức về ngoại thương, kiến thức về logistic, kiến thức về kinh tế và pháp luật hiện hành. Dĩ nhiên, các nhà tuyển dụng cũng sẽ không yêu cầu bạn sẽ phải có kiến thức uyên bác về lĩnh vực này. Khi vào làm việc bạn sẽ được đào tạo thêm, nhưng chí ít hãy tìm hiểu để biết được những điều căn bản nhất nhé.
Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc
Không chỉ xử lý mà nhân viên chứng từ còn phải lưu trữ loại tài liệu này. Do đó, nếu không có kỹ năng tổ chức thì họ sẽ không thể lưu trữ tài liệu khoa học để tìm lại một cách dễ dàng khi cần thiết.
Kỹ năng tin học
Việc sử dụng thành thạo các phần mềm tin học sẽ giúp nhân viên chứng từ tiết kiệm thời gian chuẩn bị và xử lý chứng từ, hồ sơ. Đồng thời còn giúp họ trao đổi thông tin với các bên liên quan dễ dàng hơn và lưu trữ chứng từ, hồ sơ khoa học, chuyên nghiệp hơn. Hơn nữa, các nhà tuyển dụng luôn đánh giá rất cao những ứng viên có thể sử dụng thành thạo các phần mềm vào công việc.
Cẩn thận, tỉ mỉ
Nhân viên chứng từ cần phải đảm bảo tính chính xác của từng con số, từng chi tiết dù là nhỏ nhất trong tài liệu mà họ cần xử lý. Họ cũng cần phải có khả năng phát hiện lỗi sai trong quá trình hoàn thiện chứng từ.
Kỹ năng làm việc nhóm
Mặc dù nhiều công việc của Nhân viên chứng từ cần phải làm việc độc lập nhưng họ cũng cần phải phối hợp với các đồng nghiệp khác trong quá trình thu thập, xử lý và lưu trữ tài liệu.
Thái độ với công việc
Đây là công việc liên quan đến giấy tờ và các sai sót nhỏ cũng sẽ phải trả giá bằng tiền. Cho nên, bạn cần phải có sự cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc. Ngoài ra, các công việc liên quan đến giấy tờ và chứng từ nói chung đều sẽ nhanh khiến bạn cảm thấy nhàm chán do liên tục lặp lại các quy trình.
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán
Là một Nhân viên chứng từ, bạn cần biết cách giao tiếp và đàm phán với đối tác và các bên liên quan để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và tạo dựng niềm tin với họ. Bạn nên tìm hiểu và rèn luyện kỹ năng giao tiếp, đàm phán để giúp công việc luôn được thuận lợi.
Kỹ năng xử lý tình huống
Do đặc thù công việc mà nhân viên chứng từ sẽ phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau và quá trình vận chuyển cũng thường xuyên phát sinh các vấn đề ngoài ý muốn. Vì vậy, để làm công việc này bạn cần rèn luyện cho mình kỹ năng xử lý tình huống để có thể giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
Lộ trình thăng tiến của Nhân viên chứng từ
Mức lương bình quân của Nhân viên chứng từ có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.
- Nhân viên ngân hàng đầu tư: 15 - 18 triệu đồng/tháng
- Nhân viên tài chính: 9 - 12 triệu đồng/tháng
Thực tập sinh chứng từ
Trong quá trình thực tập, bạn sẽ được học và thực hành các quy trình và quy định liên quan đến việc xử lý và kiểm tra chứng từ. Đây là một cơ hội để bạn học hỏi và áp dụng kiến thức về xử lý và kiểm tra chứng từ trong môi trường thực tế
Nhân viên chứng từ
Sau khi thực tập 1 thời gian và bạn có kinh nghiệm làm việc, bạn sẽ được lên làm nhân viên chính thức. Đây là cấp bậc thấp nhất, chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến chứng từ, như nhập liệu, kiểm tra, lưu trữ, bảo quản chứng từ, giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên. Cập nhật quy trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế.
Trưởng nhóm chứng từ
Sau khi có một thời gian làm việc và tích lũy kinh nghiệm, Thực tập sinh chứng từ có thể thăng tiến lên vị trí Trưởng nhóm chứng từ chính. Ở vị trí này, họ có trách nhiệm quản lý và giám sát công việc của các Nhân viên chứng từ khác, đảm bảo rằng các quy trình và thủ tục được thực hiện đúng quy định.
Chuyên viên Logistic
Với kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về lĩnh vực Logistics, Thực tập sinh chứng từ có thể tiến xa hơn và trở thành một Chuyên viên Logistics. Vị trí này đòi hỏi khả năng quản lý và điều hành các hoạt động vận chuyển, lưu trữ và quản lý hàng hóa trong chuỗi cung ứng.
Quản lý Logistic
Với sự phát triển và tiến bộ trong sự nghiệp, Thực tập sinh chứng từ có thể tiến lên vị trí quản lý trong lĩnh vực Logistics. Vị trí này đòi hỏi khả năng lãnh đạo, quản lý nhân sự và định hướng chiến lược cho các hoạt động Logistics của doanh nghiệp.
Giám đốc Logistics
Đây là vị trí cao nhất trong lĩnh vực Logistics mà một Thực tập sinh chứng từ có thể đạt được. Với trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động Logistics của doanh nghiệp, Giám đốc Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược và đảm bảo hiệu quả và hiệu suất của chuỗi cung ứng.