Công việc của Nhân viên công chứng là gì?

1. Nhân viên công chứng là gì?

Nhân viên công chứng là người thực hiện quá trình xác nhận và chứng thực các văn bản, thông tin, sự kiện, hay giao dịch pháp lý theo quy định của pháp luật. Qua quá trình này, một bên thứ ba không liên quan đến giao dịch sẽ kiểm tra và xác nhận tính chính xác, hợp pháp của thông tin được cung cấp. Công chứng thường được thực hiện bởi một công chứng viên hoặc một cơ quan chứng thực có thẩm quyền.

2. Lương và mô tả các công việc của Nhân viên công chứng

Mức lương của Nhân viên công chứng

Mức lương trung bình của Nhân viên công chứng tại Việt Nam khoảng từ 10 triệu - 20 triệu VND/tháng. Mức lương của từng cấp bậc thăng tiến vị trí Nhân viên công chứng (hoặc tương đương) tại Việt Nam có thể thay đổi theo từng công ty, ngành nghề, và vùng miền.

Công việc của Nhân viên công chứng 

Xác nhận và chứng thực tài liệu quan trọng

Công việc của công chứng viên không chỉ đơn thuần là xác nhận tính chính xác của các tài liệu quan trọng như hợp đồng, văn bản pháp lý, giấy tờ đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận và các văn bản khác mà còn là bảo vệ tính pháp lý của chúng. Khi nhận được một tài liệu, công chứng viên phải kiểm tra từng chi tiết cẩn thận để đảm bảo rằng nó đáp ứng các yêu cầu pháp lý và không có thông tin thiếu sót hay sai sót. Sau đó, họ sẽ chứng thực tài liệu bằng cách ghi chú công chứng, xác nhận rằng tài liệu này đã được kiểm tra và đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết để có giá trị pháp lý.

Xác nhận danh tính và chữ ký

Công chứng viên có nhiệm vụ kiểm tra và xác nhận danh tính của các bên liên quan đến giao dịch. Điều này đặc biệt quan trọng để ngăn chặn các trường hợp lừa đảo hoặc sử dụng thông tin cá nhân sai lệch trong các văn bản pháp lý. Họ cũng có trách nhiệm ký duyệt chữ ký trên các tài liệu, khẳng định rằng chữ ký này là hợp pháp và không bị giả mạo. Quy trình này bảo vệ tính pháp lý của các bên tham gia giao dịch và tạo nên sự tin cậy trong quá trình thương mại và pháp lý.

Chứng minh hôn nhân và quyền lợi gia đình

Ngoài việc xác nhận các văn bản pháp lý, công chứng viên cũng thực hiện các dịch vụ chứng minh hôn nhân và xác nhận quyền lợi gia đình. Điều này bao gồm việc xác nhận sự hợp pháp của một cuộc hôn nhân, giúp bảo vệ quyền lợi pháp lý của các bên và xác định rõ ràng các quyền lợi trong mối quan hệ gia đình.

Tuân thủ quy tắc và quy định pháp luật

Công chứng viên phải tuân thủ chặt chẽ các quy tắc và quy định pháp luật khi thực hiện công việc của mình. Điều này bao gồm việc áp dụng các quy định về chứng thực tài liệu, xác nhận danh tính và bảo vệ thông tin cá nhân. Việc tuân thủ này không chỉ đảm bảo tính pháp lý của họ mà còn đem lại sự tin cậy và an tâm cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công chứng viên.

Lưu trữ và cung cấp tư vấn pháp lý

Công chứng viên thường lưu giữ bản chứng thực và các thông tin liên quan trong một kho lưu trữ an toàn. Việc này đảm bảo tính bảo mật và sẵn sàng cung cấp lại tài liệu khi cần thiết. Họ cũng có thể cung cấp tư vấn pháp lý cơ bản liên quan đến quy trình chứng thực và các vấn đề pháp lý căn bản, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về quyền và nghĩa vụ pháp lý của mình.

3. Công chứng viên là công chức hay viên chức?

Vấn đề xác định liệu công chứng viên có được coi là công chức hay viên chức đã từ lâu là một câu hỏi phức tạp trong lĩnh vực công chứng tại Việt Nam. Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, công chứng viên cần phải đáp ứng một số tiêu chuẩn nghiêm ngặt như có bằng cử nhân luật, thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên, và hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng. Tuy nhiên, theo Luật Viên chức năm 2010, viên chức được hiểu là công dân Việt Nam được tuyển dụng và làm việc theo chế độ hợp đồng tại đơn vị sự nghiệp công lập.

Theo Điều 2 Luật Viên chức năm 2010, viên chức được định nghĩa là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc và hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.

Công chứng viên là người đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng và được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.

Căn cứ khoản 2 Điều 19 Luật Công chứng năm 2014, Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng, và Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, được Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức.

Như vậy, nếu bạn là công chứng viên của Phòng công chứng nhà nước và đã tham gia thi tuyển viên chức theo quy định pháp luật, bạn sẽ được xem là viên chức. Ngược lại, nếu bạn làm việc tại Phòng công chứng nhà nước mà không qua thi tuyển viên chức, thì bạn không phải là viên chức.

Ngoài ra, theo quy định pháp luật, Trưởng phòng công chứng được xem là công chức nhà nước (khoản 2 Điều 2 Luật Cán bộ, công chức năm 2008).

4. Công chứng viên cần học những gì?

Để trở thành một Công chứng viên, bạn cần trang bị một lượng kiến thức pháp luật và kỹ năng khá rộng. Dưới đây là những điều cơ bản mà một Công chứng viên cần học, được tổng hợp từ Luật Công chứng 2014:

Kiến thức pháp luật

Kiến thức nền tảng về pháp luật: Đây là nền tảng cốt lõi, bao gồm Hiến pháp, Luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Doanh nghiệp, Luật Thương mại, Luật Hành chính, Luật Tố tụng Dân sự, Luật Tố tụng Hành chính, Luật Hình sự và các văn bản pháp luật liên quan khác. Công chứng viên cần nắm vững các quy định pháp luật để áp dụng chính xác vào từng trường hợp cụ thể.

Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành: Đây là kiến thức chuyên sâu về hoạt động công chứng, bao gồm các quy định về thẩm quyền công chứng, trình tự thủ tục công chứng, trách nhiệm của Công chứng viên, các loại hợp đồng giao dịch được công chứng, v.v.

Kiến thức chuyên sâu về các lĩnh vực liên quan đến công chứng: Ví dụ như pháp luật về bất động sản, thừa kế, hôn nhân gia đình, doanh nghiệp, thương mại, đầu tư, v.v. Điều này giúp Công chứng viên hiểu rõ bản chất pháp lý của các giao dịch và tư vấn cho khách hàng một cách tốt nhất.

Kỹ năng

Kỹ năng soạn thảo văn bản: Công chứng viên cần có kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý chính xác, rõ ràng, chặt chẽ và tuân thủ đúng hình thức.

Kỹ năng giao tiếp và tư vấn: Công chứng viên cần có khả năng giao tiếp tốt, lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng, tư vấn pháp lý một cách rõ ràng, dễ hiểu và khách quan.

Kỹ năng kiểm tra và đánh giá giấy tờ: Công chứng viên cần có khả năng kiểm tra tính hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu do khách hàng cung cấp, phát hiện các dấu hiệu giả mạo hoặc bất hợp pháp.

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Công chứng viên cần có khả năng phân tích tình huống, đánh giá rủi ro và đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình công chứng.

Kỹ năng tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng để soạn thảo, lưu trữ và quản lý văn bản.

Đạo đức nghề nghiệp

Tính trung thực, khách quan và công bằng: Công chứng viên phải hành nghề một cách trung thực, khách quan và công bằng, không thiên vị bất kỳ bên nào.

Tính bảo mật: Công chứng viên phải bảo mật thông tin của khách hàng theo quy định của pháp luật.

Tinh thần trách nhiệm cao: Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của các văn bản công chứng.

5. Cơ hội và khó khăn thường gặp của công chứng viên

Nghề Công chứng viên mang lại nhiều cơ hội phát triển nhưng cũng đi kèm với không ít khó khăn, thách thức. Dưới đây là một số cơ hội và khó khăn thường gặp của Công chứng viên ở Việt Nam:

Cơ hội

Nghề Công chứng viên hiện đang chứng kiến nhiều cơ hội phát triển mạnh mẽ, xuất phát từ những thay đổi tích cực của nền kinh tế - xã hội. Nhu cầu công chứng ngày càng gia tăng là một trong những yếu tố then chốt. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, các giao dịch dân sự, kinh tế và thương mại ngày càng trở nên phức tạp và đa dạng hơn. Điều này kéo theo nhu cầu tất yếu về việc công chứng các hợp đồng và giao dịch để đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và an toàn cho các bên tham gia. Chính sự gia tăng nhu cầu này đã tạo ra nhiều cơ hội việc làm và thăng tiến cho những người hành nghề Công chứng. 

Bên cạnh đó, vị trí xã hội của Công chứng viên cũng ngày càng được coi trọng. Với vai trò là người hành nghề luật, Công chứng viên đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần phòng ngừa tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các cá nhân và tổ chức. Chính vì vậy, Công chứng viên được xã hội tin tưởng và đánh giá cao. Về mặt thu nhập, với nhu cầu công chứng ngày càng cao, thu nhập của Công chứng viên thường ổn định và có xu hướng tăng theo thời gian, đặc biệt là đối với những người có kinh nghiệm, uy tín và xây dựng được mạng lưới khách hàng tốt.

Hơn nữa, nghề Công chứng còn mang đến cơ hội học hỏi và phát triển chuyên môn không ngừng. Do pháp luật luôn thay đổi và cập nhật, công việc công chứng đòi hỏi Công chứng viên phải liên tục trau dồi kiến thức pháp luật, nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống. Cuối cùng, môi trường làm việc của Công chứng viên cũng ngày càng được chuyên nghiệp hóa. Các Văn phòng công chứng hiện nay thường được đầu tư cơ sở vật chất hiện đại, trang bị công nghệ hỗ trợ tiên tiến, tạo điều kiện thuận lợi cho Công chứng viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Khó khăn

Áp lực công việc cao và trách nhiệm lớn là một trong những yếu tố hàng đầu. Công chứng viên phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, hợp pháp của từng văn bản công chứng, từ nội dung đến hình thức, đặc biệt là trong các giao dịch phức tạp, có giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều bên. Áp lực này đòi hỏi Công chứng viên phải có sự tập trung cao độ, cẩn trọng và tỉ mỉ trong từng khâu của quy trình công chứng.

Rủi ro nghề nghiệp cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Công chứng viên có thể gặp phải rủi ro do lỗi nghiệp vụ, dù là vô ý hay do bị lợi dụng bởi các hành vi gian lận, giả mạo giấy tờ, hoặc thậm chí bị áp lực từ các bên liên quan nhằm thực hiện các giao dịch bất hợp pháp. Nếu xảy ra sai sót, hậu quả có thể rất nghiêm trọng, từ việc phải bồi thường thiệt hại cho các bên liên quan, bị xử lý kỷ luật bởi cơ quan quản lý nhà nước, đến việc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu vi phạm pháp luật nghiêm trọng. Điều này cho thấy tính chất rủi ro cao của nghề và đòi hỏi Công chứng viên phải luôn tuân thủ pháp luật và nâng cao nghiệp vụ.

Yêu cầu cao về kiến thức và kỹ năng cũng là một thách thức không nhỏ. Công việc công chứng đòi hỏi Công chứng viên phải có kiến thức pháp luật vững chắc, am hiểu sâu rộng về nhiều lĩnh vực pháp lý liên quan, kỹ năng chuyên môn tốt, kỹ năng giao tiếp, tư vấn và xử lý tình huống linh hoạt, cũng như đạo đức nghề nghiệp trong sáng. Họ phải liên tục cập nhật các quy định pháp luật mới, tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn. 

Xem thêm: 

Việc làm Nhân viên chứng từ mới nhất 

Việc làm Chuyên viên sở hữu trí tuệ mới nhất 

Việc làm Nhân viên pháp lý đang tuyển dụng