KPI ngành F&B: Bí quyết vận hành nhà hàng chuẩn chỉnh

1. KPI nhà hàng là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá khả năng thực hiện công việc và cũng là một công cụ đo lường hiệu quả công việc của các nhân viên trong doanh nghiệp. Chỉ số này được thể hiện thông qua tỷ lệ, số liệu, chỉ tiêu định lượng,… với mục đích nhằm phản ánh hiệu quả thực thi công việc của từng bộ phận, cá nhân trong một tập thể.

Tuy nhiên, KPI cho nhà hàng không chỉ đơn giản như vậy. KPI của nhà hàng được xây dựng bằng nhiều hình thức khác nhau và đánh giá chi tiết về nhiều khía cạnh đặc thù, không chỉ dành cho riêng cá nhân hay bộ phận mà còn là của toàn nhà hàng. 

2. Có cần thiết xây dựng KPI nhà hàng hay không?

Ngày càng có nhiều nhà hàng đã áp dụng những bộ KPI chi tiết, cụ thể cho từng tháng, quý, nửa năm và cả năm; chứng tỏ độ quan trọng của các chỉ số KPI trong nhà hàng đang được đề cao. 

KPI giúp đánh giá tình hình tổng quan của nhà hàng

Hiện nay, có những nhà hàng vẫn hoạt động theo cách thức “tự do”, tức là không có KPI chi tiết hoặc có nhưng không rõ ràng. Vì thế rất khó cho họ khi muốn đánh giá tình hình tổng quan vào các dịp cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm; xem nhà hàng đã làm được ở những mặt nào và chưa được ở những mặt nào. Nếu không có KPI, nhà hàng chỉ có thể theo dõi được một số chỉ số cơ bản như có lãi không, lãi bao nhiêu,… mà không thể phân tích hay đào sâu dữ liệu hơn.

KPI giúp tạo động lực cố gắng cho toàn bộ nhà hàng

Khi đạt được KPI, nhân viên nhà hàng sẽ được thưởng, vậy nên KPI được coi như một “đòn bẩy” giúp họ có thêm động lực làm việc, càng vượt KPI càng được thưởng nhiều. Hơn nữa, muốn đạt được KPI thì nhân viên sẽ phải thật nỗ lực, muốn vượt KPI thì nhân viên không chỉ nỗ lực mà còn phải sáng tạo nữa. Vì thế, KPI còn được coi là thước đo để nhân viên khám phá hết tiềm năng làm việc của mình.

KPI giúp nhà hàng phân loại nhân viên

Việc đặt ra KPI giúp chủ nhà hàng có cơ sở để đánh giá một nhân viên tốt, không tốt hay xuất sắc hay không dựa trên quá trình làm việc của họ. Tuy rằng không phải KPI là tất cả nhưng nó cũng phản ánh một phần lớn khả năng đóng góp của nhân viên cho nhà hàng, sẽ là tiêu chí để xem xét khen thưởng hoặc phê bình nhân viên.

3. Các chỉ số KPI trong ngành nhà hàng

Để đánh giá hiệu quả và kết quả công việc ngành F&B, bạn có thể tham khảo các tiêu chí KPI sau:

Về doanh thu

• Doanh thu trên từng giờ lấp đầy chỗ ngồi: thể hiện doanh thu mà mỗi nhà hàng kiếm được trên mỗi giờ chỗ ngồi được lấp đầy. Chỉ số này càng cao cho thấy thu nhập nhà hàng nhận được từ số lượng chỗ ngồi nhất định càng lớn. Từ đó, bạn sẽ xác định được thời gian kinh doanh hiệu quả nhất qua việc sắp chỗ ngồi.
• Doanh thu trên từng mét vuông kinh doanh: KPI này được tính bằng cách chia tổng doanh thu cho tổng diện tích khu vực ăn uống của nhà hàng. Qua đó, bạn sẽ nắm được chất lượng thực phẩm khả năng phục vụ của nhà hàng có tốt hay không.
• Doanh thu trung bình trên bàn: chỉ số này dùng để đo lường doanh thu trung bình của một bàn trong một tháng. Chỉ số càng cao cho thấy mức độ yêu thích của vị trí đặt bàn đó.

Về công suất sử dụng

• Tỷ lệ huỷ đặt chỗ: nếu tỷ lệ này cao cho thấy khách hàng đang có nhiều lựa chọn dịch vụ khác hoặc truyền thông của nhà hàng đang có vấn đề.
• Tỷ lệ đặt bàn online: việc thường xuyên nhận được lịch đặt chỗ qua điện thoại hay online cho thấy thương hiệu của nhà hàng đã lan rộng sang các khu vực khác.
• Khách mỗi bàn: KPI này thể hiện số lượng khách hàng đã thanh toán một hoá đơn xác định hoặc số lượng khách hàng ngồi trên mỗi bàn. Bạn có thể sử dụng chỉ số này để theo dõi số lượng hoặc quy mô khách hàng đã phục vụ.
• Tỷ lệ sử dụng dịch vụ ăn uống: đo lường số lần khách hàng đến nhà hàng và đặt các món ăn có trong thực đơn của nhà hàng.
• Số lượng khách hàng: chỉ số này cho thấy tổng số lượng khách hàng mà nhà hàng đã phục vụ. Bạn có thể dùng KPI này để tìm kiếm giải pháp nhằm gia tăng lượng khách hàng.
• Thất thoát: vấn đề thất thoát là nỗi lo của các nhà hàng. Lý do có thể đến từ việc định lượng nguyên liệu chưa hợp lý hoặc khách hàng không thanh toán những món đã chế biến. Vì vậy, bạn phải theo dõi sát chỉ số này để hạn chế thiệt hại cho nhà hàng.
• Chi phí nguyên liệu cho từng món ăn: nếu chỉ số này tăng lên chắc chắn giá cả thị trường đang có biến động hoặc khâu làm việc với nhà cung cấp chưa hiệu quả. Bằng cách theo dõi KPI này, bạn sẽ tìm ra giải pháp chi phí tối ưu nhất.

4. Cách thức quản lý nhân viên để đảm bảo đạt được KPI

Để quản lý nhân viên đảm bảo đạt được KPI bạn có thể áp dụng một số phương pháp dưới đây:

Kiểm tra số lượng bàn được sử dụng

Bạn có thể kiểm tra số lượng bàn của từng nhân viên phục vụ trong một khoảng thời gian cụ thể để xác định được hiệu suất làm việc của nhân viên đó.

Theo dõi mặt hàng đang bán

Tính toán các hóa đơn phát sinh tại các bàn mà nhân viên phục vụ chính là cách để bạn hiểu được tổng doanh thu bán hàng của từng nhân viên trong nhà hàng.

Theo dõi các chiết khấu

Việc theo dõi các chiết khấu sẽ giúp bạn phân tích được nhân viên có sử dụng đúng các chiết khấu, các chương trình khuyến mãi không hợp lý và gây bất lợi cho nhà hàng.

Theo dõi trách nhiệm nhân viên 

Thực hiện cách quản lý này sẽ giúp bạn xác định được mức độ chăm chỉ thực hiện công việc hàng ngày của các nhân viên có trong nhà hàng. Từ đó, bạn có thể dễ dàng đưa ra các chính sách khen thưởng hay kỷ luật nhân viên của mình.

5. Những điều cần lưu ý để đánh giá KPI chính xác nhất

Nắm chắc những tiêu chí đánh giá KPI

Nhà quản lý cần lựa chọn được bộ tiêu chí đánh giá nhân viên một cách rõ ràng, cụ thể để làm cột mốc đánh giá chính xác. Việc đánh giá đúng năng lực của nhân viên cũng là con đường ngắn nhất để quản trị, đặt nhân viên vào đúng chỗ, giúp phát huy hết khả năng làm việc hiệu quả. Những tiêu chí đánh giá phải đảm bảo tính đo lường cụ thể, gắn liền với các nhiệm vụ công việc mà nhân viên đảm nhận, không được mơ hồ, chung chung, thiếu căn cứ.

Trong quá trình làm việc, cần linh hoạt và có sự điều chỉnh phù hợp, đánh giá đúng nhất về năng lực nhân viên, không phải lúc cũng cũng cứng nhắc để áp dụng các tiêu chí đó.

Sát sao với công việc của nhân viên

Người quản lý cần đánh giá tổng quát, sát sao công việc của nhân viên dưới hai hình thức: để nhân viên tự đánh giá hoặc quản lý đánh giá dựa vào những điều quan sát được.

Để nhân viên tự đánh giá thì không hề khó bởi trong nội bộ nhà hàng, các nhân viên có thể nhìn nhận năng lực, khả năng làm việc của đồng nghiệp như thế nào. Tuy nhiên, những đánh giá này sẽ là những ý kiến chủ quan, vì thế cần có sự đánh giá của người quản lý.

Người đứng đầu phải nắm được công việc, điểm mạnh, điểm yếu, cái làm được, cái còn hạn chế của nhân viên. Và khi phát hiện sai sót, cần nhanh chóng có sự điều chỉnh hợp lý để tránh những sai sót tương tự.

Đối thoại thẳng thắn khi đánh giá nhân viên

Nhiều nhà quản lý phân biệt rạch ròi thứ bậc trong mối quan hệ với nhân viên và cho rằng họ có cương vị cao hơn nên không cần phải đối thoại với nhân viên. Đây là một quan điểm hoàn toàn sai lầm. Khi mà việc đối thoại trực tiếp, thẳng thắn lại là một phương thức vô cùng hiệu quả để lắng nghe góp ý từ phía nhân viên và đưa ra điều chỉnh phù hợp. 

Hãy cho phép nhân viên nhà hàng tham gia vào công tác quản lý, việc đó không làm giảm đi giá trị lãnh đạo mà còn khiến cho nhân viên nâng cao tinh thần làm việc hơn.

Đánh giá nhân viên dựa trên cái nhìn đa chiều

Để đánh giá năng lực của nhân viên, cần tuân thủ nguyên tắc đánh giá dựa trên cái nhìn đa chiều, không dựa vào cái nhìn cá nhân. Khi đó, quản lý sẽ nhìn nhận vấn đề và đánh giá nhân viên dựa trên nhiều khía cạnh khác nhau để rút ra những yếu tố khách quan mà đánh giá nhân viên của mình.

Đánh giá và xây dựng KPI là điều vô cùng quan trọng khi kinh doanh F&B. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có thể lựa chọn cho mình phương pháp hiệu quả và phù hợp nhất để đưa ra đánh giá một cách chính xác, minh bạch nhất.

6. Các công cụ hỗ trợ đo lường KPI nhà hàng

Smartsheet

Smartsheet là một ứng dụng quản lý KPI đáng tin cậy và mạnh mẽ, được thiết kế để giúp doanh nghiệp theo dõi, đo lường và quản lý hiệu suất theo các chỉ số KPI quan trọng. Với Smartsheet, bạn có thể tạo và tùy chỉnh các bảng điều khiển KPI theo yêu cầu của tổ chức, đồng thời cung cấp các công cụ và tính năng để quản lý và theo dõi tiến trình.

Một trong những tính năng nổi bật của Smartsheet là giao diện dễ sử dụng và linh hoạt. Các bảng điều khiển cho phép bạn xem tổng quan về các chỉ số KPI, theo dõi tiến trình, và đánh giá kết quả hiệu suất.

Ngoài ra, Smartsheet cũng cung cấp các tính năng quản lý dự án, lịch trình và tài liệu, cho phép bạn kết hợp quản lý KPI với các hoạt động khác trong tổ chức. Bạn có thể chia sẻ và làm việc cùng nhóm, theo dõi tiến độ, giao nhiệm vụ và đặt mục tiêu cho từng thành viên.

Đặc điểm nổi bật:

• Tích hợp công cụ quản lý dự án và quản lý công việc, người dùng có thể gán KPI cho từng công việc, xác định trạng thái, tiến độ và phân công người thực hiện.
• Bảng điều khiển trực quan và báo cáo đa dạng, cho phép bạn tạo và tùy chỉnh bảng điều khiển KPI theo ý muốn
• Tích hợp dữ liệu từ nguồn khác nhau như bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu và các ứng dụng quản lý khác. Điều này giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu KPI một cách toàn diện 
• Tính năng chia sẻ và cộng tác trực tuyến với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Bạn có thể mời họ xem và chỉnh sửa dữ liệu KPI, đồng thời theo dõi các thay đổi và nhận thông báo tự động
• Quản lý dự án và quản lý tài liệu, các tác vụ, lịch trình, tài liệu liên quan và theo dõi KPI trong một nền tảng duy nhất.

Scoro

Scoro là một ứng dụng quản lý KPI toàn diện, được thiết kế để giúp doanh nghiệp xác định, theo dõi và đo lường hiệu suất theo các chỉ số KPI quan trọng. Với Scoro, bạn có thể tạo và quản lý mục tiêu, chỉ tiêu KPI, cũng như theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.

Ứng dụng này cung cấp các báo cáo và biểu đồ phân tích thông qua giao diện trực quan, giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất kinh doanh và đưa ra quyết định thông minh.

Đặc điểm nổi bật:

• Tích hợp một loạt tính năng quản lý KPI, từ thiết lập mục tiêu đến theo dõi và đánh giá hiệu suất.
• Cung cấp giao diện trực quan và tùy chỉnh, cho phép tạo và quản lý các chỉ tiêu KPI theo từng mục tiêu và bộ phận trong tổ chức.
• Hỗ trợ tính toán tự động và báo cáo đầy đủ về tiến độ và kết quả KPI.
• Tích hợp các công cụ quản lý dự án, tài chính và CRM để tạo ra cái nhìn toàn diện về hiệu suất doanh nghiệp.
• Hỗ trợ tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để cung cấp thông tin chính xác và liên tục cho quản lý KPI

KPI Domo là một ứng dụng quản lý KPI đáng tin cậy và dễ sử dụng. Với giao diện trực quan và tích hợp dữ liệu đa nguồn, KPI Domo cho phép bạn tạo và quản lý các chỉ tiêu KPI cụ thể cho từng vị trí và bộ phận trong doanh nghiệp. Bạn có thể theo dõi tiến độ, so sánh kết quả và đưa ra phân tích thông qua các báo cáo và biểu đồ trực quan. KPI Domo cung cấp một cách tiếp cận toàn diện để đo lường và quản lý hiệu suất doanh nghiệp.

Đặc điểm nổi bật:

• Cung cấp hệ thống phân tích và báo cáo mạnh mẽ giúp phân tích hiệu quả và đánh giá kết quả KPI.
• Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả hệ thống CRM, ERP và các công cụ quản lý khác.
• Hỗ trợ đặt và quản lý các chỉ tiêu KPI theo từng mục tiêu, vị trí và bộ phận trong doanh nghiệp.
• Cung cấp giao diện trực quan và tùy chỉnh, cho phép người dùng thiết kế bảng điều khiển và báo cáo theo nhu cầu riêng.
• Hỗ trợ đánh giá hiệu suất cá nhân và theo dõi tiến độ từng dự án.

FastWork 

FastWork là một ứng dụng quản lý KPI linh hoạt và dễ dùng, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý KPI của các doanh nghiệp nhỏ và trung bình. Với FastWork, bạn có thể thiết lập và theo dõi các chỉ tiêu KPI cụ thể cho từng vị trí và nhóm công việc.

Ứng dụng này cung cấp các bảng điều khiển và báo cáo tổng quan, giúp bạn nắm bắt thông tin trực quan về hiệu suất và tiến độ công việc. FastWork cung cấp một cách tiện lợi và hiệu quả để quản lý KPI và theo dõi sự phát triển của doanh nghiệp.

Đặc điểm nổi bật:

• Tập trung vào đơn giản hóa quá trình quản lý KPI cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Cung cấp các công cụ cơ bản để thiết lập mục tiêu KPI, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.
• Hỗ trợ giao tiếp và chia sẻ thông tin KPI giữa các thành viên trong tổ chức.
• Cung cấp báo cáo cơ bản và biểu đồ trực quan để theo dõi hiệu suất KPI.
• Đơn giản và dễ sử dụng, không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về quản lý KPI.

SimpleKPI 

SimpleKPI là một ứng dụng quản lý KPI đơn giản và dễ sử dụng, được thiết kế để giúp doanh nghiệp theo dõi và đo lường hiệu suất theo các chỉ số KPI quan trọng. Với SimpleKPI, bạn có thể tạo và quản lý các chỉ tiêu KPI cụ thể cho từng vị trí và bộ phận trong tổ chức.

Ứng dụng này cung cấp các báo cáo và biểu đồ trực quan để giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất kinh doanh và đưa ra quyết định thông minh.

Đặc điểm nổi bật:

• Cho phép tạo và tùy chỉnh các chỉ tiêu KPI dễ dàng theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Cung cấp giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý KPI.
• Hỗ trợ theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả theo các mục tiêu KPI đã thiết lập.
• Cung cấp báo cáo và biểu đồ trực quan để hiển thị thông tin KPI một cách dễ hiểu.
• Hỗ trợ chia sẻ thông tin và báo cáo KPI giữa các thành viên trong tổ chức.

Đọc thêm: