Lựa chọn kiểu và cấu trúc phỏng vấn là gì? Chi tiết quy trình 6 bước phỏng vấn

1. Lên kế hoạch chi tiết cho buổi phỏng vấn 

Bắt đầu cho quy trình tuyển dụng là việc các ứng viên lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn. Ở bước này, nhà tuyển dụng sẽ chuẩn bị các câu hỏi, yêu cầu và bảng đánh giá nhân sự. Do đó, bạn nên chuẩn bị một cách chi tiết với từng giai đoạn cụ thể và thực hiện theo từng bước. Một số nội dung quan trong cần chuẩn bị chính là thông tin về công ty, phần tự giới thiệu bản thân, một số câu hỏi thường gặp,…

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn xin việc 

Trong quy trình phỏng vấn là bắt tay vào công tác chuẩn bị. Bộ phận tuyển dụng của công ty sẽ chuẩn bị các tài liệu cần thiết, email thông báo cho ứng viên và cả phòng phỏng vấn. Để đảm bảo cho buổi tuyển dụng diễn ra thuận lợi, nhà tuyển dụng cần thông báo cụ thể về thời gian cho ứng viên và người phụ trách phỏng vấn.

3. Quyết định người phỏng vấn trực tiếp 

Bộ phận tuyển dụng của công ty chủ yếu chịu trách nhiệm tìm kiếm ứng viên và tổ chức phỏng vấn. Công việc đánh giá ứng viên thường sẽ do trưởng phòng hoặc các quản lý thực hiện. Quá trình phỏng vấn nhân sự cần có sự tham gia đánh giá của nhiều bộ phận, bao gồm:

- Bộ phận nhân sự: Đánh giá tính cách và khả năng phù hợp với công ty.

- Bộ phận chuyên môn và ban lãnh đạo: Đánh giá về kiến thức, chuyên môn và triển vọng phát triển.

4. Lựa chọn kiểu và cấu trúc phỏng vấn

Ở bước này, nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn các phương án phỏng vấn phù hợp với từng ứng viên. Hiện nay, các công ty thường sử dụng 3 hình thức phỏng vấn là trực tiếp, online và qua điện thoại. Bên cạnh đó, mỗi trường hợp khác nhau sẽ sử dụng các kiểu phỏng vấn riêng, gồm:

Phỏng vấn theo cấu trúc có sẵn: Phỏng vấn trực tiếp hoặc trực tuyến nhằm đánh giá năng lực và khả năng phù hợp của ứng viên với công ty.

Phỏng vấn bán cấu trúc: Phỏng vấn qua điện thoại để hỏi các thông tin tổng quát và đánh giá ứng viên qua một số câu hỏi tình huống.

Phỏng vấn phi cấu trúc: Phỏng vấn trực tiếp theo hình thức 1:1, chủ yếu đặt các câu hỏi hành vi.

Đọc thêm: Câu hỏi phỏng vấn là gì? Chi tiết 17 ứng viên nên chuẩn bị khi xin việc

5. Thực hiện phỏng vấn tuyển dụng 

Sau khi đã hoàn thành các bước chuẩn bị, quá trình phỏng vấn sẽ chính thức bắt đầu. Đây là giai đoạn quan trọng để công ty có thể tìm kiếm được những nhân tài phù hợp. Ở bước này, nhà tuyển dụng và ứng viên sẽ trải qua 4 giai đoạn như sau:

• Người phỏng vấn giới thiệu về công ty và chức vụ: Mở đầu, nhà tuyển dụng sẽ có đôi nét giới thiệu về công ty và bản thân họ. Điều này sẽ giúp giảm bầu không khí căng thẳng của buổi trò chuyện và cung cấp một số thông tin quan trọng. Ứng viên cần chú ý theo dõi để có thêm những kiến thức về công ty nhằm trả lời cho một số câu hỏi trong buổi phỏng vấn.
• Người phỏng vấn đặt câu hỏi cho ứng viên: Trong quy trình phỏng vấn, đây sẽ là giai đoạn quan trọng nhất để đánh giá một ứng viên. Sau khi giới thiệu, người phỏng vấn sẽ đưa ra một số câu hỏi để đánh giá ở các mức độ khác nhau như kiến thức chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, tư duy, sự phù hợp với công ty,… Ứng viên nên trả lời các câu hỏi một cách ngắn gọn nhưng đảm bảo đầy đủ nội dung cần thiết. Bởi lẽ nhà tuyển dụng sẽ không muốn nghe nhưng câu trả lời dài và không đúng trọng tâm.
• Người phỏng vấn giải đáp thắc mắc của ứng viên: Bước này cần được thực hiện ngay sau phần hỏi đáp giữa nhà tuyển dụng với ứng viên. Người phỏng vấn cần dành thời gian để giải đáp các thắc mắc của đối phương. Cách đặt câu hỏi của ứng viên cũng là một tiêu chí đánh giá trong buổi phỏng vấn. Chính vì thế, các bạn nên đưa ra những thắc mắc một cách khéo léo. Đây là cơ hội để bạn gây ấn tượng với đối phương bằng sự nhiệt huyết của bản thân.
• Kết thúc phỏng vấn và nói về quy trình tiếp theo: Sau cuộc phỏng vấn kết thúc, công ty sẽ tổng kết những thông tin đã thu thập được. Sau đó, một số đánh giá sơ bộ sẽ được trao đổi trực tiếp với ứng viên. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng sẽ thông báo cho ứng viên về thời gian có kết quả và các quy trình tuyển dụng tiếp theo. Mặc dù buổi phỏng vấn đã kết thúc, ứng viên vẫn nên chú ý để không bỏ lỡ thông tin.

6. Tổng kết và đánh giá về ứng viên 

Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng sẽ đi vào bước tiếp theo của quy trình. Ở bước này, các ứng viên sẽ được đánh giá theo các tiêu chí của công ty. Thông thường, các công ty sẽ sử dụng 3 hệ thống đánh giá chính là:

• Đánh giá tổng thể: Dựa vào các ấn tượng cơ bản, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên có đủ tiêu chuẩn hay bị loại trực tiếp.
• Thang đánh giá cơ bản: Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá các năng lực, kỹ năng của ứng viên theo thang điểm cho trước.
• Thang đánh giá chi tiết: Mức độ này sẽ là cao nhất. Đây là thang đánh giá sắc thái gồm các đặc điểm chuyên sâu về hành vi, thái độ

Đọc thêm: Kinh nghiệm phỏng vấn Viettel và các bước chuẩn bị cần thiết

7. Gửi thông báo, thư mời nhận việc 

Đây là bước cuối cùng của quy trình phỏng vấn ứng viên. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá và chọn lọc được những nhân sự phù hợp nhất cho công ty. Sau đó, bộ phận tuyển dụng sẽ gửi đi thông báo chính thức cho tất cả ứng viên. Đối với những ứng viên trúng tuyển, công ty có thể thực hiện cuộc gọi trước khi gửi thông tin qua email chính thức.

Trên đây 1900 - tin tức việc làm đã tổng hợp những kiến thức cần biết về lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn. Hi vọng với những kiến thức hữu ích trên sẽ giúp các bạn trẻ có những định hướng nghề nghiệp phù hợp. Cám ơn bạn đọc đã theo dõi và đừng quên cập nhập các thông tin về nghề nghiệp khác trên 1900 nhé!