Câu hỏi phỏng vấn Quản lý tòa nhà

Để ứng tuyển vào vị trí Quản lý tòa nhà, bạn cần chuẩn bị những gì cho buổi phỏng vấn? Hãy tham khảo bộ câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất cho Credit Approval Specialist trong bài viết dưới đây.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí Quản lý tòa nhà 

Theo bạn, Quản lý tòa nhà là gì?

Khi đưa ra câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn kiểm tra kiến thức nền tảng nhất của bạn về công việc này, xem bạn đã thực sự hiểu rõ mình sẽ phải làm gì nếu có được vị trí Quản lý tòa nhà hay chưa. 

Với câu hỏi trên, đừng trả lời dài dòng lan man, mà hãy đi thẳng vào vấn đề họ thắc mắc. Bạn có thể trả lời như sau: 

“Quản lý tòa nhà (Property Manager) là một cá nhân được thuê để giám sát các hoạt động hàng ngày của một đơn vị bất động sản. Chủ sở hữu tài sản và nhà đầu tư bất động sản thường thuê người quản lý tòa nhà khi họ không muốn hoặc không thể tự quản lý tài sản của mình. Tổ hợp căn hộ, trung tâm bán lẻ và văn phòng kinh doanh là những loại tài sản thương mại phổ biến được điều hành bởi các nhà quản lý tòa nhà.”

Vì sao bạn muốn trở thành Quản lý tòa nhà?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo câu trả lời sau: “Tôi muốn trở thành Quản lý tòa nhà vì tôi tin rằng quản lý hiệu quả của tòa nhà không chỉ đem lại lợi ích cho chủ sở hữu, mà còn ảnh hưởng đến cả cộng đồng xung quanh. Tôi cảm thấy mình có khả năng quản lý và giải quyết vấn đề hiệu quả. Tôi cũng có kỹ năng giao tiếp tốt, điều này rất quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ tích cực với cư dân và đối tác.”

Quản lý tòa nhà làm công việc gì?

Để trở thành một Quản lý tòa nhà giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách thực hiện giám sát các hoạt động của doanh nghiệp, đơn vị hoạt động bất động sản, một Quản lý tòa nhà sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.

• Quản lý tất cả các khía cạnh của tài sản được giao
• Thiết kế kế hoạch kinh doanh cho các tài sản được giao phù hợp với từng khách hàng
• Thực hiện kiểm tra, sắp xếp và bảo trì để đáp ứng những tiêu chuẩn
• Duy trì mối quan hệ tích cực, hiệu quả với người thuê bất động sản
• Đàm phán hợp đồng thuê/hợp đồng với các nhà thầu một cách kịp thời và đáng tin cậy
• Quảng cáo và tiếp thị các không gian trống để thu hút khách thuê
• Thu thập các khoản phí phải thu và xử lý chi phí hoạt động
• Phát triển và quản lý ngân sách hàng năm bằng cách dự báo các yêu cầu và phân tích phương sai, dữ liệu, xu hướng
• Hoàn thành mục tiêu tài chính và báo cáo định kỳ về hiệu quả tài chính”

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một Quản lý tòa nhà.

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn Quản lý tòa nhà về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành Kinh tế - Bất động sản như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Bạn có kinh nghiệm trong quản lý bất động sản loại nào?

Bạn hãy trả lời bằng một ví dụ cụ thể về việc quản lý tòa nhà trong quá khứ; mô tả tiêu chí và quy trình mà bạn đã tuân thủ trong quá trình quản lý. Nếu có, nói lên các khó khăn và cách bạn đã xử lý chúng.

Gợi ý trả lời: 

“Tôi đã có kinh nghiệm trong quản lý nhiều loại bất động sản khác nhau, bao gồm căn hộ, văn phòng và tòa nhà thương mại. Trong việc quản lý căn hộ, tôi tập trung vào việc duy trì môi trường sống thoải mái và an toàn cho cư dân, đồng thời quản lý việc thu tiền thuê và giải quyết các yêu cầu của cư dân một cách nhanh chóng. Đối với các văn phòng, tôi tập trung vào việc tối ưu hóa không gian làm việc và hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc duy trì môi trường làm việc hiệu quả. Còn đối với các tòa nhà thương mại, tôi thường đảm bảo rằng các cửa hàng và doanh nghiệp trong tòa nhà có môi trường kinh doanh thuận lợi và an toàn.”

Bạn đã từng xử lý các tình huống khẩn cấp hoặc vấn đề liên quan đến bất động sản không?

Gợi ý trả lời:

“Chắc chắn, tôi đã có kinh nghiệm xử lý các tình huống khẩn cấp liên quan đến bất động sản. Ví dụ, tôi đã đối mặt với sự cố về điện khi một phần của tòa nhà mất điện do một lỗi hệ thống. Tôi đã liên hệ với nhà cung cấp điện và hướng dẫn các cư dân cách ứng phó trong tình huống đó. Ngoài ra, tôi cũng đã xử lý các vấn đề về an ninh như sự cố mất chìa khóa hoặc việc giám sát các hệ thống an ninh của tòa nhà.”

Làm thế nào để bạn quản lý quy trình thuê và chuyển nhượng bất động sản?

Đây là câu hỏi thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn trước tình huống thường gặp. Trong trường hợp này, quan trọng nhất là cung cấp một ví dụ cụ thể về tình huống và cách bạn đã tiếp cận nó. Đồng thời, mô tả các lý do logic và dữ liệu hỗ trợ mà bạn sử dụng để đưa ra quyết định.

Gợi ý trả lời:

"Tôi luôn đảm bảo tuân thủ quy trình thuê và chuyển nhượng một cách cẩn thận. Khi thuê, tôi đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ và tài liệu liên quan đến thuê đầy đủ và chính xác. Tôi tiến hành kiểm tra lịch trình thuê và giải đáp mọi thắc mắc của ứng viên. Đối với quy trình chuyển nhượng, tôi đảm bảo rằng mọi thủ tục pháp lý được tuân thủ đầy đủ, từ việc thu thập tài liệu liên quan đến giao dịch đến việc kiểm tra lại thông tin liên quan đến tài sản."

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí Quản lý tòa nhà 

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một Quản lý tòa nhà như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này? 

Có thể nói, Quản lý tòa nhà có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

• Năng động, sáng tạo.
• Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.
• Sức khỏe ổn định.
• Người thích giao tiếp, làm việc với con người.
• Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.
• Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường công sở để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

• Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 
• Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn Quản lý tòa nhà sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.

Được mệnh ra là một nghề “siêu hot” và cớ mức lương “khủng”, nhưng thực sự, nghề Quản lý tòa nhà như thế nào, có "hào nhoáng" như vẻ bề ngoài hay không?