Tổ chức sự kiện (Event Operation) là gì? Quy trình khái quát tổ chức sự kiện

1. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức Event là gì? Đó là khái niệm dùng để chỉ quy trình thực hiện những công việc để một sự kiện nào đó có thể diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp và hoàn hảo như mong muốn. Quá trình này sẽ bắt đầu từ lúc lên ý tưởng cho sự kiện và cho đến lúc nó kết thúc. Hiện nay, tổ chức sự kiện thường hướng tới việc truyền tải các thông điệp đến khách hàng hay công chúng, như việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm, các lễ hội…

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. Tổ chức sự kiện phát triển ở những lĩnh vực nào hiện nay?

Các lĩnh vực từ thể thao – giải trí, kinh doanh – thương mại cho đến hoạt động xã hội đều cần đến tổ chức sự kiện để thực hiện những buổi hội thảo, triển lãm, lễ hội, họp báo… Tổ chức sự kiện đã được xem là một ngành nghề riêng biệt ở nhiều quốc gia phát triển, được giảng dạy với những kiến thức và hệ thống lý luận chuyên nghiệp. Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:

• Hội chợ thương mại, hoạt động triển lãm
• Các lễ hội, đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn
• Những sự kiện mang tính giải trí hay sự kiện gây quỹ từ thiện
• Các buổi hội thảo chuyên đề, họp mặt, giao lưu, hội nghị
• Sự kiện thể thao, sự kiện văn hóa, sự kiện của Đảng và Nhà nước
• Sự kiện ra mắt – giới thiệu – quảng bá thương hiệu, sản phẩm, marketing
• Những sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, kinh doanh, xúc tiến thương mại, chương trình khuyến mãi…

Có thể thấy để giúp cho những chương trình này thành công và đạt được những mục đích theo như mong muốn thì việc có được sự hỗ trợ từ những đơn vị, đội ngũ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Họ là những người biết cần phải làm gì, bắt đầu như thế nào, quá trình ra sao và kết thúc thế nào.

Đọc thêm: White-collar worker là gì? Một số đặc điểm chung của white-collar workers

3. Những vai trò và mục đích chính của tổ chức sự kiện bạn nên biết

Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu về vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp. Những tác động đối với chiến lược marketing.

Vai trò của tổ chức sự kiện

• Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
• Là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
• Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
• Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường

Mục đích của tổ chức sự kiện

• Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu
• Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ
• Làm thay đổi những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó
• Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…

4. Quy trình khái quát tổ chức sự kiện

Để có được một sự kiện hoàn hảo dù sự kiện lớn hay nhỏ vấn đề được mọi người quan tâm nhiều nhất đó là quy trình. Thiết lập, chuẩn hoá, tối ưu các bước thực hiện để làm tốt mọi khâu chính là điều kiện cần để một sự kiện thành công tốt đẹp. Khi xây một căn nhà để chắc chắn nhờ nền móng, đối với một sự kiện để đảm bảo thành công nhờ quy trình tổ chức.

Đọc thêm: Việc làm dành cho nhân viên tổ chức sự kiện mới nhất

4 Giai đoạn cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện

Giai đoạn trước bắt đầu tổ chức sự kiện

Trước khi bắt đầu sự kiện chuyên viên tổ chức sự kiện cần thu thập thông tin khách hàng lấy ý kiến tư vấn cách hạng mục cho sự kiện. Cụ thể như:

• Nguyện vọng, mục tiêu của đơn vị muốn tổ chức sự kiện
• Các yếu tố cần thiết có thể tác động đến thành công của sự kiện
• Lên kế hoạch cụ thể về ý tưởng
• Vận chuyển thi công lắp đặt các hạng mục, trang thiết bị phục vụ cho sự kiện
• Thực hiện các chiến dịch quảng bá truyền thông cho sự kiện
• Lên kế hoạch các phương án dự phòng cho sự cố

Giai đoạn chạy sự kiện

Giai đoạn này bao gồm các công việc như:

• Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang trí cần thiết
• Kiểm tra các hạng mục lần cuối, chạy trước chương trình
• Đón tiếp khách khai mạc sự kiện
• Quản lý theo dõi tiến độ cũng như điều hành sự kiện diễn ra đúng kịch bản đề ra

Giai đoạn sau tổ chức sự kiện

• Xúc tiến truyền thông quảng bá thương hiệu trong sự kiện
• Tạo mối quan hệ  tốt với nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ trong sự kiện
• Chăm sóc khách hàng để mang lại dịch vụ tốt nhất. Họ sẽ nhớ bạn tìm đến bạn nếu cần.

Giải quyết các vấn đề sau sự kiện

• Các vấn đề về kinh phí tổ chức
• Khắc phục sự cố, thiếu sót để rút kinh nghiệm

Đọc thêm: Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì ? Công việc và kỹ năng của chuyên viên tổ chức sự kiện

5. Các tiêu chí để chọn 1 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?

Có rất nhiều tiêu chí để đánh giá lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và bao gồm các tiêu chí cơ bản :

• Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
• Kịch bản cho sự kiện
• Kế hoạch chi phí dành cho khách hàng
• Plan time để thực hiện các hạng mục
• Giám sát thi công
• Kế hoạch quản lý rủi ro
• Đánh giá tổng kết báo cáo

1900 - tin tức việc làm vừa tổng hợp các thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện, vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện và một số tiêu chí để chọn lựa đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp. Hi vọng qua bài viết này bạn hiểu được tầm quan trọng của tổ chức sự kiện và thực hành hiệu quả.