Mô tả công việc
o Schedule meetings and manage an extremely active calendar of appointments for direct supervisor;
o Arrange complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas; and compile documents for travel-related meetings;
o Support in organizing in-house and external events;
o Manage information and communication flow in a timely and accurate manner.
• Assist with new business intake;
o Prepare draft English / Vietnamese engagement letters / contracts, new matter letter, quotations, service liquidation, translation of specification / technical document, and other documents for new client / matter intake, etc.
o Handle a full set of internal process to register new client / matter into system.
• Handle confidential information pertaining to clients and internal management with direction;
• Assist in claiming business expenses for direct supervisor through appropriate channels;
o Lodge claims and allocate reimbursement of disbursements on a daily basis;
o Record and submit payment documents to accounting team.
• Assist direct supervisor with internal systems and processes, including Time Record, Billing & Collection inquiries;
o Enter / close IntApp Time on a daily basis and close monthly time entries before deadlines;
o Coordinate with billing team regarding client bills, from draft bills to final bills;
o Coordinate with collection team where required regarding clients' requests.
• Act as the contact point for direct supervisor for both internal as well as external stakeholders;
• Assist in promoting our service to clients and potential clients, e.g. coordinate with marketing staff and assist in organization conferences and seminars, arranging client visits and send out promotional materials;
• Assist with preparing and translating other internal reports;
• Organize and maintain the office filing/logistic system;
o Organize and store paperwork, documents and computer-based information;
o Receive, distribute and arrange in-out letters, faxes, mails, packages, documents for direct supervisor;
o Photocopy, scan and print documents.
• Any other duties as may reasonably be assigned on a daily basis.
Yêu cầu công việc
• At least five years of working experience in an administrative position; preferably in multinational companies;
• Very good command of English; Speaking another language, such as Japanese, Korean, or Chinese, would be an added value.
• Ability to multitask and organize daily workload by priorities;
• Ability to meet deadlines in a fast-paced and quickly changing environment;
• Excellent time management skills;
• Well-developed organisational skills;
• Attention to detail;
• Good interpersonal and communication skills;
• Display of professional discretion and maturity;
• Good resilience under pressure.
Quyền lợi được hưởng
Competitive salary package
Chăm sóc sức khoẻ
Annual health check, Healthcare insurance, Gym benefit, Sick leaves
Cơ hội du lịch
Company trip
Được thành lập vào năm 1993, Baker McKenzie Việt Nam là một trong những công ty luật quốc tế lớn nhất và giàu kinh nghiệm nhất tại Việt Nam — và luôn được đánh giá là một trong những công ty tốt nhất. Với gần ba thập kỷ kinh nghiệm thực tế tại thị trường địa phương, chúng tôi là công ty phù hợp cho cả doanh nghiệp địa phương và quốc tế từ nhiều ngành đang tìm kiếm lời khuyên trong nước và xuyên biên giới về toàn bộ các vấn đề pháp lý.
Các luật sư của chúng tôi hiểu rõ về khung pháp lý và quy định phức tạp ở Việt Nam, đã giúp tạo điều kiện cải cách pháp luật và định hình chính sách có ý nghĩa trong nước bằng cách tham gia vào quá trình soạn thảo luật liên quan đến đầu tư, doanh nghiệp, M&A, chứng khoán, sở hữu trí tuệ, việc làm , kỹ thuật số, năng lượng, tài chính và cạnh tranh, trong số những thứ khác. Chúng tôi sử dụng kiến thức địa phương chuyên sâu của mình — cùng với các nguồn lực sâu rộng ở 45 quốc gia và vùng lãnh thổ khác — để tạo ra các giải pháp hiệu quả, sáng tạo phù hợp với chiến lược kinh doanh của khách hàng.
Baker McKenzie tự hào có một đội ngũ luật sư hùng hậu với nhiều kinh nghiệm để hỗ trợ khách hàng của chúng tôi về các kế hoạch tương lai cũng như các hoạt động và lợi ích đang diễn ra của họ tại Việt Nam. Trong những năm qua, chúng tôi đã phát triển thành tích tư vấn cho một số giao dịch quan trọng nhất tại Việt Nam. Các lĩnh vực chuyên môn cụ thể của chúng tôi bao gồm, trong số những lĩnh vực khác, các giao dịch M&A công cộng và tư nhân phức tạp, IPO, trái phiếu, các dự án cơ sở hạ tầng lớn, dự án năng lượng tái tạo, tài chính dự án và quy định tài chính, tái cơ cấu và mất khả năng thanh toán, chống tham nhũng và tuân thủ, chuyển đổi kỹ thuật số, từ phát triển nền kinh tế kỹ thuật số đến các sáng kiến thành phố thông minh, các vấn đề về chuỗi cung ứng từ thiết kế đến sản xuất đến phân phối và bảo vệ tài sản trí tuệ, công nghệ, truyền thông và viễn thông. Chúng tôi bổ sung các lĩnh vực thực hành này với các nhóm chuyên gia trong lĩnh vực việc làm, thuế, hải quan, bất động sản và giải quyết tranh chấp. Chúng tôi có chuyên môn cụ thể trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, thực phẩm và đồ uống, bảo hiểm, khách sạn, khu nghỉ dưỡng và du lịch.
Review Baker McKenzie Việt Nam
Baker McKenzie là một công ty luật chuyên nghiệp nhưng mang đến cho bạn một môi trường làm việc thân thiện với những đồng nghiệp thân thiện
Môi trường làm việc tốt, đồng nghiệp dễ thương
Môi trường làm việc tuyệt vời