6 bước chi tiết xây dựng kế hoạch cho cuộc họp

1. Xác định mục tiêu cuộc họp

Khi có một cuộc họp được tiến hành cần phải xác định ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp. Do vậy trước hết hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp.

Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp, người chủ trì chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng kế hoạch cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể. Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì.

Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu. Để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó như tổ chức sự kiện nào đó cho công ty. Thảo luận không phải là mục tiêu hội họp. Ví dụ để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sản phẩm X là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là để thảo luận việc tiếp thị sản phẩm. Lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì đưa ra hành động cụ thể.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. Thời gian diễn ra cuộc họp

Thời gian tổ chức cuộc họp phải thật hợp lý sao cho khách mời tham dự cuộc họp cảm thấy thoải mái.

Ví dụ những cuộc họp thường xuyên trong công ty thì thường tổ chức vào cuối giờ làm việc. Các cuộc họp có quy mô lớn nhiều người tham gia nên cần những dịch vụ tổ chức sự kiện thường diễn ra vào chủ nhật.

Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và chương trình nghị sự. Một cuộc họp trong công ty thường kéo dài từ 30p đến 2 giờ. Nếu cuộc họp kéo dài từ 2 tiếng trở lên nên có 10 -15p nghỉ giải lao. 

3. Thành phần tham dự cuộc họp

Thành phần cuộc họp

• Chủ tọa cuộc họp
• Thành phần tham dự chính thức
• Thư ký cuộc họp
• Các thành phần phục vụ cuộc họp và khách mời ( nếu có )

Xác định thành phần tham dự

Nên chọn đúng người tham gia cuộc họp. Thường dễ xác định ai nên tham dự vào một cuộc họp.

Nên đưa vào thành phần tham dự những người sau đây:

• Những người ra quyết định cho những vấn đề liên quan, những người có thể cung cấp những thông tin đầu vào cần thiết cho cuộc họp.
• Những người có quan tâm và sẵn sàng can dự đến vấn đề nêu ra trong cuộc họp, những người mà sẽ thực thi những quyết định được đưa ra trong cuộc họp.
• Việc xác định thành phần tham dự trở nên tế nhị khi mời người thuộc đơn vị khác hoặc tổ chức bên ngoài đến tham dự.
• Mời những người ngoài chỉ khi những kiến thức chuyên môn của họ giúp ích cho cuộc họp.
• Tuy nhiên do có sự hiện diện của họ, có những vấn đề nội bộ không tiện nêu lên thảo luận trong cuộc họp.
• Khi phải mời những lãnh đạo cấp trên tham gia cuộc họp, nên tránh để cho họ can thiệp quá nhiều vào cuộc họp.

Đọc thêm: Cách viết Meeting Minutes và lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

4. Địa điểm tổ chức cuộc họp

Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho tất cả đều cảm thấy thoải mái,, cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc họp.

Chọn phòng phải đủ lớn cho số người dự họp. Nếu phòng quá lớn hoặc quá trang trọng hoặc quá nhỏ, cũng ảnh hưởng đến sự tập trung của những thành viên tham dự.

Chú ý: Không nên thay đổi thời gian và địa điểm cuộc họp vào giờ phút chót vì làm như vậy có nguy cơ làm hỏng cuộc họp.

5. Nội dung cuộc họp sẽ thảo luận 

Xem xét tất cả các vấn đề liên quan đến buổi họp như điều kiện khách quan, tình hình thực tế của tổ chức, các văn bản liên quan tới buổi họp.

Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết vấn đề, phân tích rõ ưu điểm của từng phương án.

Lấy ý kiến, trao đổi trực tiếp với cá nhân có trách nhiệm hoặc liên quan đến cuộc họp.

Đọc thêm: 12 cách để dễ dàng cải thiện hợp tác nhóm nơi làm việc

6. Những điều cần lưu ý để tổ chức cuộc họp thành công

Có nhiều điều cần lưu ý trong cách tổ chức cuộc họp Trong cách tổ chức cuộc họp, bạn nên lưu ý những vấn đề sau:

• Luôn chuẩn bị trước: Hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị trước cho buổi họp. Bạn cần kiểm tra lại nội dung, tài liệu và các thiết bị cần thiết để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng trước khi buổi họp bắt đầu.
• Kiểm soát thời gian: Đảm bảo rằng bạn dành đủ thời gian cho mỗi chủ đề trong buổi họp. Bạn nên đặt thời gian hợp lý cho mỗi phần, không để một chủ đề chiếm quá nhiều thời gian và ảnh hưởng đến các phần khác. Ngoài ra, bạn cũng cần quản lý thời gian một cách chặt chẽ, tránh để cuộc họp “trôi dạt” và kết thúc quá sớm hoặc quá muộn.
• Giới hạn số lượng người tham gia: Hãy xác định số lượng người tham gia sao cho phù hợp với mục tiêu và phạm vi của buổi họp. Bạn nên tránh việc cho quá nhiều người tham gia; vì điều này có thể gây mất tập trung và làm chậm tiến trình cuộc họp.
• Lắng nghe và thảo luận: Khi tổ chức cuộc họp, người chủ trì nên khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến của tất cả các thành viên trong buổi họp. Hãy lắng nghe kỹ càng và đảm bảo rằng mọi người có cơ hội để thảo luận, đưa ra ý kiến và đặt câu hỏi.
• Điều chỉnh lịch trình: Trong quá trình buổi họp, đôi khi có thể xảy ra việc một chủ đề được thảo luận trong thời gian dài hơn dự kiến hoặc một chủ đề ít quan trọng có thể được giải quyết nhanh chóng. Người chủ trì cần linh hoạt trong việc điều chỉnh lịch trình để đảm bảo mọi chủ đề quan trọng được xử lý một cách tốt nhất trong thời gian giới hạn.
• Giữ sự tập trung: Hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia buổi họp đều tập trung và không bị xao nhãng. Tránh các yếu tố phân tâm như điện thoại di động, máy tính, hoặc cuộc trò chuyện không liên quan. Bạn nên tạo ra một môi trường yên tĩnh để mọi người có thể tập trung vào nội dung của buổi họp.

Trên đây 1900 - tin tức việc làm đã tổng hợp những kiến thức cần biết về xây dựng kế hoạch cuộc họp. Hi vọng với những kiến thức hữu ích trên sẽ giúp các bạn trẻ có những cuộc họp chất lượng. Cám ơn bạn đọc đã theo dõi và đừng quên cập nhập các thông tin về nghề nghiệp khác trên 1900 nhé!