Meeting minutes là một văn bản quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. Biên bản này ghi lại những nội dung chính được thảo luận và những ý kiến được phát biểu trong cuộc họp.
Meeting minutes tóm tắt những gì diễn ra trong cuộc họp, giúp những người vắng mặt cũng có thể nắm bắt được thông tin. Nhờ đó, biên bản cuộc họp giúp công việc được giải quyết, xử lý kịp thời và liên tục.
Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024
Bất kỳ việc gì khi có kế hoạch trước đều được thực hiện một cách suôn sẻ hơn. Để viết một biên bản cuộc hiệu quả, trước khi cuộc họp diễn ra bạn có thể liên hệ với Giám đốc hoặc Thư ký để nắm được những nội dung chính của cuộc họp.
Ghi chép lại các hoạt động, quyết định quan trọng trong cuộc họp.
Sau khi ghi chép, có đầy đủ thông tin thì bạn tiến hành viết biên bản cuộc họp, bao gồm:
Đọc thêm: Khái niệm, phân loại, phiên bản mới nhất của Blockchain là gì?
Đối với các công ty, doanh nghiệp, meeting minutes dường như là văn bản không thể nào thiếu. Biên bản họp được xem là quan trọng vì nó mang đến nhiều lợi ích khác nhau.
Meeting minutes là một biên bản tường thuật những gì diễn ra trong cuộc họp. Văn bản ghi lại những nội dung đã thảo luận, hướng giải quyết, các định hướng công việc tiếp theo và các ý kiến phát biểu trong cuộc họp. Điều này giúp lưu trữ thông tin để đối chiếu sau này và là cơ sở cho những buổi họp tiếp theo.
Hơn nữa, meeting minutes giúp những người hay đãng trí hạn chế những thiếu sót trong công việc. Những người vắng mặt có thể sử dụng văn bản này để nắm bắt những nội dung công việc và kế hoạch tiếp theo của công ty. Bạn có thể kết hợp sử dụng Notion để ghi chú và lưu trữ thông tin.
Meeting minutes cũng có thể được sử dụng như checklist công việc. Biên bản giúp ghi chép tiến độ các công việc, tình hình các dự án, những việc cần giải quyết hay những ý kiến đóng góp, xây dựng của cá nhân, tập thể trong cuộc họp.
Từ đó những người đứng đầu có thể dựa vào để điều hành công việc hiệu quả, xuyên suốt và không bỏ qua vấn đề nào thay vì tự ghi nhớ trong đầu.
Như đã đề cập, meeting minutes giúp ghi nhớ nội dung cuộc họp. Điều này vô cùng quan trọng vì biên bản đã lưu trữ thông tin một cách đầy đủ, chính xác và là căn cứ minh chứng cho những sự việc đã diễn ra trong buổi họp.
Do đó, meeting minutes hạn chế tranh chấp hay xung đột về thông tin khi sau này thảo luận, bàn bạc những vấn đề này. Nội dung trong biên bản là vô cũng quan trọng nên công việc ghi chép cần sự cẩn thận, tỉ mỉ và quan sát toàn diện.
Một trong những tài liệu tham khảo quan trọng giúp mọi nhân viên có thể tiếp cận được những chiến lược, kế hoạch của tổ chức là meeting minutes trong các buổi họp.
Một biên bản tốt sẽ có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Dưới đây là những yếu tố cần có trong hầu hết các biên bản cuộc họp.
Đọc thêm: Giáo dục đặc biệt là gì? Ngành giáo dục đặc biệt có dễ xin việc không?
Nếu có thể bạn hãy trao đổi trước với những người liên quan đến cuộc họp (Chủ trì cuộc họp, thư ký,…) để nắm được cuộc họp sẽ nói về những vấn đề gì. Từ đó, chuẩn bị thật tốt cho biên bản của mình và có những kế hoạch cho các vấn đề bất ngờ.
Biên bản cuộc họp là bản ghi chép đầy đủ nhất những vấn đề, quyết định quan trọng trong một cuộc họp. Do đó, bạn cần chú ý chau chuốt các nội dung trong một biên bản. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là tổng hợp một cách miên man, không rõ ràng. Bạn nên ghi chép cụ thể nhưng tách bạch giữa các vấn đề để khi xem lại có thể nắm được một cách nhanh chóng, chính xác.
Việc ghi chép đầy đủ là vô cùng quan trọng, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn ghi chép một cách không có mục đích. Bạn cần lắng nghe và nắm được các nội dung cần ghi lại thay vì nghe và chép.
Biên bản cuộc họp có chung những thông tin cần ghi chép như: các hoạt động đã thực hiện và dự kiến sẽ thực hiện, kết quả bầu chọn, các kiến nghị được chấp thuận cũng như bị bãi bỏ, thời gian diễn ra cuộc họp tiếp theo,…
Tuy nhiên, mỗi công ty hoặc cơ quan sẽ có một format riêng của họ. Do đó, bạn cần tìm hiểu kỹ về format của công ty hoặc cơ quan đó và tuân thủ theo format đó.
Mục đích của meeting minutes là tổng kết nội dung chính của cuộc họp và phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của các phòng ban, công ty. Vì vậy, bạn cần hoàn thành biên bản càng sớm càng tốt để mọi người có thể nắm được những việc cần làm.
Đọc thêm: Học hàm học vị là gì? Những điều kiện phải đáp ứng để được cấp học hàm
1900 - tin tức việc làm vừa tổng hợp các thông tin hữu ích về meeting minutes, các bước cơ bản để viết một meeting minutes và một số lưu ý khi viết. Hi vọng qua bài viết này các bạn hiểu được tầm quan trọng của meeting minutes và thực hành hiệu quả.
Đăng nhập để có thể bình luận
Phỏng vấn chính là buổi trao đổi có mục đích giữa ứng viên và nhà tuyển dụng với mục đích để HR khai thác thông tin từ ứng viên, cũng mang lại cơ hội để ứng viên hiểu rõ hơn về nhà tuyển dụng. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1900 - tin tức việc làm chia sẻ đến bạn những thông tin về kỹ năng phỏng vấn nhé!
Theo thống kê của Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam, có hàng trăm công ty kiểm toán độc lập đang cần tuyển dụng nhân sự cho vị trí kiểm toán viên. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1900 - tin tức việc làm chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết về chứng chỉ CPA rất quan trọng với ngành kiểm toán nhé !
Ngành truyền thông rất rộng lớn và là một ngành học đa dạng, có tính ứng dụng thực tế cao. 1900 - tin tức việc làm tổng hợp bài viết về ngành truyền thông giúp bạn nắm vững kiến thức và cung cấp thông tin hữu ích trong công việc.