Khi có một cuộc họp được tiến hành cần phải xác định ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp. Do vậy trước hết hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp.
Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp, người chủ trì chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng kế hoạch cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể. Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì.
Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu. Để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó như tổ chức sự kiện nào đó cho công ty. Thảo luận không phải là mục tiêu hội họp. Ví dụ để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sản phẩm X là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là để thảo luận việc tiếp thị sản phẩm. Lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì đưa ra hành động cụ thể.
Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024
Thời gian tổ chức cuộc họp phải thật hợp lý sao cho khách mời tham dự cuộc họp cảm thấy thoải mái.
Ví dụ những cuộc họp thường xuyên trong công ty thì thường tổ chức vào cuối giờ làm việc. Các cuộc họp có quy mô lớn nhiều người tham gia nên cần những dịch vụ tổ chức sự kiện thường diễn ra vào chủ nhật.
Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và chương trình nghị sự. Một cuộc họp trong công ty thường kéo dài từ 30p đến 2 giờ. Nếu cuộc họp kéo dài từ 2 tiếng trở lên nên có 10 -15p nghỉ giải lao.
Nên chọn đúng người tham gia cuộc họp. Thường dễ xác định ai nên tham dự vào một cuộc họp.
Nên đưa vào thành phần tham dự những người sau đây:
Đọc thêm: Cách viết Meeting Minutes và lưu ý khi viết biên bản cuộc họp
Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho tất cả đều cảm thấy thoải mái,, cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc họp.
Chọn phòng phải đủ lớn cho số người dự họp. Nếu phòng quá lớn hoặc quá trang trọng hoặc quá nhỏ, cũng ảnh hưởng đến sự tập trung của những thành viên tham dự.
Chú ý: Không nên thay đổi thời gian và địa điểm cuộc họp vào giờ phút chót vì làm như vậy có nguy cơ làm hỏng cuộc họp.
Xem xét tất cả các vấn đề liên quan đến buổi họp như điều kiện khách quan, tình hình thực tế của tổ chức, các văn bản liên quan tới buổi họp.
Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết vấn đề, phân tích rõ ưu điểm của từng phương án.
Lấy ý kiến, trao đổi trực tiếp với cá nhân có trách nhiệm hoặc liên quan đến cuộc họp.
Đọc thêm: 12 cách để dễ dàng cải thiện hợp tác nhóm nơi làm việc
Có nhiều điều cần lưu ý trong cách tổ chức cuộc họp Trong cách tổ chức cuộc họp, bạn nên lưu ý những vấn đề sau:
Trên đây 1900 - tin tức việc làm đã tổng hợp những kiến thức cần biết về xây dựng kế hoạch cuộc họp. Hi vọng với những kiến thức hữu ích trên sẽ giúp các bạn trẻ có những cuộc họp chất lượng. Cám ơn bạn đọc đã theo dõi và đừng quên cập nhập các thông tin về nghề nghiệp khác trên 1900 nhé!
Đăng nhập để có thể bình luận
Motion Graphic là một thuật ngữ được xuất hiện chủ yếu trong lĩnh vực làm video hay quảng bá sản phẩm, thương hiệu doanh nghiệp, hay phục vụ cho một dự án thiết kế nào đó. Vậy Motion Graphic là gì? Hãy cùng 1900 tìm hiểu chi tiết Motion Graphic trong bài viết này nhé!
Upsell là một kỹ thuật bán hàng giúp doanh nghiệp nâng cao doanh số hiệu quả và tối ưu trải nghiệm khách hàng. Vậy Upsell là gì? Tips nào giúp xây dựng một chiến lược upsell hiệu quả? Cùng 1900 tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Startup có lẽ là khái niệm khá phổ biến hiện nay nhưng “Startup kỳ lân” lại là khái niệm khá mới mẻ với nhiều người. Vậy Startup kỳ lân là gì? 10 startup kỳ lân nào nổi tiếng trên thế giới? Cùng 1900 đi tìm hiểu nhé!