Back Office là gì? 7 công việc Back Office quan trọng nhất

1. Back office là gì?

Back office (BO) còn được gọi là hậu cần hay hành chính văn phòng là một phần của văn phòng công ty không phải tiếp xúc với khách hàng. Về cơ bản, back office sẽ hỗ trợ cho các bộ phận khác thông qua các nhiệm vụ khác nhau. Các nhân viên làm việc tại back office không liên hệ trực tiếp với khách hàng, nhưng họ duy trì mối quan hệ thân thiết với các nhân viên ở bộ phận front office (tiếp xúc trực tiếp với khách hàng). Do đó, sự giao tiếp tuyệt vời giữa các nhân viên back office và front office là yếu tố then chốt để vận hành trơn tru.

Mọi công ty đều có các nhiệm vụ hành chính hỏi thời gian và nỗ lực để chăm sóc khách hàng tốt hơn. Đây là lý do tại sao việc hỗ trợ của back office có thể tác động tích cực đến doanh nghiệp theo nhiều cách.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. 7 công việc Back Office quan trọng nhất

Nhân viên kế toán

Kế toán là vị trí thực hiện các công việc như lập chứng từ, nhập dữ liệu, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính,… Họ cũng phải đảm bảo các số dư tài khoản được đối chiếu và xác minh đúng quy trình.

Để đảm đương vị trí nhân viên kế toán, bạn cần có khả năng định hướng chi tiết, tổ chức, sắp xếp công việc tốt và có kỹ năng phân tích thành thạo.

Công việc chính của kế toán sẽ liên quan đến tổ chức cán bộ và nhân viên với nhiệm vụ cụ thể như: 

• Lập chứng từ chứng minh vốn kinh doanh của doanh nghiệp
• Kê khai các chi phí đã phát sinh trong quá trình kinh doanh
• Tính và xác định kết quả kinh doanh
• Lập báo cáo tài chính
• Phân tích sự biến động của tài sản trong các giai đoạn cụ thể.

Nhân viên nhân sự

Trách nhiệm của nhân viên nhân sự là đăng tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp các buổi phỏng vấn và chào đón nhân viên mới. Bên cạnh đó, họ cũng là người lập bảng lương, theo dõi tình hình nhân sự trong công ty và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng nhân sự.

Người làm công việc nhân sự cần có khả năng tổ chức công việc và giao tiếp tốt. Đồng thời, đó còn phải là người đáng tin cậy. Bao gồm các công việc như: 

• Lập các quy chế, quy tắc trong quá trình làm việc của doanh nghiệp. 
• Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. 
• Thực hiện công tác tuyển dụng, bổ sung lao động khi cần thiết. 
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ bảo hiểm, lương thưởng cho nhân viên khi làm việc, v.v.

Nhân viên công nghệ thông tin

Nhân viên công nghệ thông tin có nhiệm vụ quản lý phần mềm, hệ thống cơ sở dữ liệu và các kết nối mạng trong công ty. Họ là người trực tiếp cài đặt phần mềm, quản lý hệ thống công nghệ thông tin của công ty và hỗ trợ vấn đề kỹ thuật cho các đồng nghiệp khác.

Chuyên viên phân tích dữ liệu

Chuyên viên phân tích dữ liệu có nhiệm vụ diễn giải, phân tích dữ liệu và thực hiện việc thu thập dữ liệu. Họ cũng cần lập các báo cáo và hỗ trợ việc lưu trữ dữ liệu của công ty.

Người làm công việc phân tích dữ liệu phải giỏi toán học, có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và có khả năng phân tích dữ liệu thành thạo.

Nhân viên tuân thủ

Nhân viên tuân thủ có nhiệm vụ xử lý tất cả những vấn đề liên quan đến việc tuân thủ quy định trong công ty. Tức là, họ phải đảm bảo tất cả các nhân sự và chính công ty đang tuân thủ đúng các nghĩa vụ trong hợp đồng, luật pháp và các quy định khác.

Các nhân viên tuân thủ thường chịu sự giám sát trực tiếp của Giám đốc điều hành. Đồng thời họ phải am hiểu các tiêu chuẩn, chính sách, quy định liên quan và có kỹ năng giao tiếp tốt.

Đọc thêm: Việc làm dành cho nhân viên hành chính văn phòng mới nhất

Chuyên viên phân tích rủi ro

Các chuyên viên phân tích rủi ro có trách nhiệm giám sát các khoản đầu tư của công ty và xác định những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến danh mục đầu tư. Từ những đánh giá về các khoản đầu tư, chuyên viên phân tích rủi ro có thể đưa ra giải pháp ngăn ngừa, hạn chế phù hợp cho doanh nghiệp.

Để làm công việc của một chuyên viên phân tích rủi ro, bạn cần có kỹ năng phân tích tốt, có khả năng lập chiến lược và đàm phán thành thạo.

Quản lý điều hành

Những người làm công việc quản lý điều hành thường làm việc trong nhóm quản lý của công ty. Nhiệm vụ của họ là giúp công ty phát triển và thực thi các chính sách, thủ tục hoạt động của công ty.

Bên cạnh đó, nhà quản lý điều hành cũng hỗ trợ bộ phận nhân sự trong công tác tuyển dụng và đảm bảo công ty đang hoạt động với hiệu suất tối ưu.

Những nhà lãnh đạo điều hành phải có khả năng lãnh đạo giỏi, am hiểu các chính sách, văn bản pháp lý và các quy định khác.

Đọc thêm: Assistant Manager – Trợ lý giám đốc tiếng Anh. Thu nhập của trợ lý giám đốc

3. Tầm quan trọng của back office đối với sự sống còn của doanh nghiệp

Là nền tảng cho các hoạt động của doanh nghiệp

Cũng giống như động cơ của một chiếc xe, muốn xe hoạt động tốt ở môi trường bên ngoài, bất chấp những cung đường thì các bộ phận bên trong phải kết nối cùng nhau và hoạt động năng suất một cách tốt nhất. Trong công ty cũng như thế, muốn một công ty phát triển, thì cần có sự vận hành thống nhất của cả một tập thể, sự ăn ý của back office và front office.

Back office sẽ tăng năng suất làm việc cho toàn doanh nghiệp

Công việc back office là cung cấp các thông tin cần thiết để quá trình vận hành, kinh doanh sản phẩm dịch vụ được trơn tru. Nhờ đó các nhân viên front office nói riêng, nhân viên doanh nghiệp nói chung có thể chủ động hơn trong nhiệm vụ của mình, cải thiện được hiệu quả công việc.

Back office giúp bảo mật thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp

Có thể nói thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp là một trong những “tài sản” quan trọng bậc nhất với mỗi công ty. Và back office sẽ hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp, bảo mật những yếu tố này, tránh gây thất thoát và thiệt hại.

Đọc thêm: Mức lương dành cho nhân viên hành chính văn phòng là bao nhiêu?

4. Yêu cầu của công việc back office là gì?

• Sự cẩn trọng trong công việc: là yếu tố đầu tiên cần có khi làm bất kỳ công việc nào, vị trí này. Bạn là người nắm giữ thông tin quan trọng và truyền tải nó một cách hiệu quả nhất.
• Tinh thần học hỏi liên tục: bởi bạn cần tiếp thu một lượng kiến thức khổng lồ khi làm việc. Việc học những kiến thức chuyên môn tại trường chỉ là một phần nhỏ, khi thực hành bạn sẽ phải tích lũy thêm rất nhiều kiến thức để giải quyết vấn đề.
• Nắm bắt cơ hội: tạo dựng mối quan hệ xung quanh giúp bạn phát triển tốt, thăng tiến trong công việc, liên kết với mọi người trong công việc.

• Trau dồi các kỹ năng: Bên cạnh các yếu tố trên bạn cũng cần trang bị cho mình những kỹ năng quan trọng trong quá trình làm việc. Mỗi một vị trí công việc sẽ yêu cầu kỹ năng riêng, tuy nhiên nhìn chung các kỹ năng cần có như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý công việc, kỹ năng giải quyết vấn đề, v.v. 

• Cải thiện tốt kĩ năng chuyên môn: Khi làm việc tại các vị trí thuộc bộ phận back office bạn cần trang bị các kiến thức cần thiết và kỹ năng quan trọng để công việc được hoàn thành tốt hơn. Đừng quên việc củng cố và xây dựng các mối quan hệ với các phòng ban trong doanh nghiệp của mình để phối hợp với nhau thật tốt trong công việc. Đồng thời phải có sự quyết tâm, khát vọng và tình yêu với công việc để có thể duy trì công việc hay tiến xa hơn trong công việc. 

5. Những cơ hội phát triển trong Back Office

Back Office bao gồm nhiều bộ phận trong công ty. Hãy xem xét khả năng của bản thân, chọn cho mình bộ phận thích hợp và cố gắng phát triển. Ngày nay Back Office trong các công ty đều có lộ trình thăng tiến rõ ràng. Tuy nhiên, hãy cố gắng tạo ra cho mình nhiều cơ hội hơn bằng cách tích cực, chăm chỉ, hoàn thành công việc đúng thời gian, chất lượng nhé.

Cơ hội khi làm việc tại khối back office

Thực tế, back office gồm rất nhiều bộ phận khác nhau, vậy nên bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn nghề nghiệp, công việc cho bản thân. Thêm vào đó, các công ty hiện nay cũng chú trọng rất nhiều cho khối back office, tạo điều kiện để nhân viên phát triển, đặt ra lộ trình thăng tiến rõ ràng. Điều này mang đến nhiều cơ hội tốt dành cho các bạn. Hãy không ngừng cố gắng, nỗ lực để gặt hái được nhiều thành công nhé.

Thách thức

Bên cạnh những cơ hội thì làm việc tại back office cũng có một số thách thức đó là:

• Áp lực: khối lượng công việc của khối back office khá nhiều, trong khi đó thời gian lại ít, điều này gây ra những áp lực lớn đòi hỏi bạn phải cố gắng để sắp xếp công việc và vượt qua.
• Sức khỏe: vì nhiều việc, đôi khi gặp áp lực nên vấn đề sức khỏe của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng. Thậm chí, sẽ có những lúc bạn ốm đau nhưng công việc thì vẫn chờ đó, không đợi bạn khỏe rồi mới tiếp tục. Đây chính là một trong những khó khăn, thách thức lớn khi làm việc tại khối back office.
• Lương: đối với các bộ phận back office, lương thường sẽ không quá cao và có sự khác nhau giữa các vị trí. Mức lương back office phổ biến sẽ chỉ từ 6 – 12 triệu đồng/tháng.
• Lãnh đạo: vì cần hỗ trợ cho các bộ phận khác cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên bạn sẽ thường xuyên phải chịu sự thúc giục, yêu cầu khá khắt khe từ ban lãnh đạo. Muốn làm việc tại back office, bạn cần phải có tinh thần thép đấy nhé.

Đọc thêm: Director of Operations là gì? – Giám đốc vận hành

Nếu ví công ty như một cỗ máy thì Back office là người vận hành, sửa chữa, bảo trì, nâng cấp để bộ máy ấy luôn hoạt động một cách hoàn hảo và hướng đến chỉ số công suất cao nhất. Trong bài viết trên, 1900 - tin tức việc làm đã chia sẻ đến bạn những thông tin hữu ích về khối Back office. Hy vọng bạn hiểu rõ và áp dụng thành công !