Cách tạo bảng chấm công là gì? 4 hình thức chấm công thông dụng hiện nay

1. Bảng chấm công là gì?

Chấm công là công việc mà mỗi nhân viên bắt buộc phải thực hiện trước khi bắt đầu vào làm việc tại công ty. Việc chấm công như một hình thức điểm danh đầu giờ, là minh chứng cho việc nhân viên đã đi làm – tan ca đúng giờ quy định.

Bảng chấm công được hiểu là biểu mẫu doanh nghiệp dùng để quản lý số ngày công thực tế mà nhân viên đã làm việc trong suốt một tháng. Đây sẽ là căn cứ cho việc tính lương cho từng nhân viên một cách đầy đủ và chính xác nhất. Bảng chấm công thường được thực hiện bằng phần mềm Microsoft Excel trên máy tính. hoặc những phần mềm chấm công chuyên dụng có trả phí. Tùy theo mô hình của doanh nghiệp sẽ biết được nên sử dụng loại bảng chấm công nào.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. Các hình thức chấm công thông dụng

Mỗi công ty sẽ có hình thức chấm công sẽ khác nhau. Hiện nay nhờ thời đại công nghệ phát triển, các hình thức chấm công cũng trở nên đa dạng, phong phú hơn. Dưới đây là một số phương pháp chấm công hiệu quả nhất mà ta thường thấy:

Chấm công bằng vân tay

Hình thức chấm công này yêu cầu doanh nghiệp phải trang bị máy nhận diện vân tay điện tử ngay trước cửa vào phòng làm việc. Nhân viên khi đến công ty muốn vào làm việc phải áp ngón tay vào máy, hệ thống sẽ lấy dấu vân tay đó so sánh với dữ liệu có sẵn, từ đó xác định được danh tính, ngày giờ vào làm của nhân viên.

Chấm công bằng thẻ từ

Điều này cũng yêu cầu doanh nghiệp phải lắp đặt máy chấm công bằng thẻ từ. Bằng việc quẹt thẻ đã được cấp cho mỗi nhân viên vào đầu đọc thẻ, máy sẽ xác định được danh tính nhân viên qua mã số riêng trên mỗi thẻ, từ đó hoàn thành việc chấm công.

Chấm công bằng thẻ giấy

Hình thức này thường dành cho những doanh nghiệp, cơ sở làm việc nhỏ lẻ không có nhu cầu sử dụng các thiết bị công nghệ để chấm công. Mỗi lần vào làm, nhân viên sẽ bỏ thẻ giấy vào máy, sau đó máy sẽ tự động in ra ngày, giờ đi làm lên thẻ. Hình thức này bất tiện ở việc nhân viên phải mang theo thẻ giấy trong suốt tháng, bảo quản cẩn thận không để bẩn hay rách thẻ. Ngoài ra khi sử dụng hình thức này, các nhân viên sẽ có thể chấm công hộ nhau, dẫn đến việc không công bằng, minh bạch trong tiền lương.

Chấm công bằng công nghệ nhận diện khuôn mặt

Cùng với sự bùng nổ của công nghệ ứng dụng sinh trắc học thì công nghệ nhận diện khuôn mặt cũng phát triển theo. Ứng dụng này sẽ dựa vào những đặc điểm trên khuôn mặt của người quét rồi so sánh với dữ liệu khuôn mặt có sẵn trong hệ thống để nhận dạng nhân viên và tiến hành chấm công. Tuy nhiên, đây là hình thức chấm công chưa phổ biến lắm tại các doanh nghiệp do chi phí lắp đặt khá đắt đỏ.

Đọc thêm: Quản lý du lịch là gì? 6 công việc hấp dẫn Ngành du lịch

3. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên Excel:

Xác định rõ mô hình sử dụng bảng chấm công

Phòng nhân sự – hành chính cần xác định cơ bản mô hình chấm công của doanh nghiệp làm theo hướng nào, gồm số lượng các sheet, nội dung của bảng chấm công, cách thức hoạt động của bảng chấm công,…

Từng bước lập bảng chấm công

Đầu tiên bạn cần vẽ đầy đủ mô hình của 13 sheet trong trang tính excel. Tuy nhiên lúc đầu bạn chỉ cần thực hiện với mô hình 2 sheet dưới đây:

• Sheet 1: Danh sách nhân viên trong công ty.Trong sheet này, người lập bảng chấm công cần ghi nhận thông tin đầy đủ gồm họ và tên; mã nhân viên của từng nhân viên; cụ thể hơn có thể cập nhật những thông tin khác như ngày sinh, quê quán, số CMND, ngày bắt đầu làm việc,…
• Sheet 2: Sheet chấm công cháo thng đầu tiên. Sau đó chỉ cần copy bảng chấm công cho sheet này cho các tháng sau và đổi số tháng để giúp tiết kiệm thời gian.

Tiến hành lập khung cho bảng chấm công: trong khung của bảng chấm công, người lập chú ý các nội dung bao gồm tiêu đề (tháng, bộ phận, tổng tổng ngày công trong tháng, …). Bảng chấm công thể hiện rõ số ngày trong tháng, tối thiểu 28 ngày và tối đa 31 ngày tùy theo tháng. Tương ứng với các ngày là các thứ trong tuần. Việc lập bảng chấm công càng chi tiết thì sẽ càng thuận lợi cho người quản lý trong việc theo dõi, đánh giá nhân viên của mình.

Lưu ý: khi tính công thực tế cho nhân viên, nhân sự hành chính của công ty sẽ sử dụng các hàm Countif được dùng để đếm số lần xuất hiện của giá.

Các kí hiệu cụ thể trong bảng chấm công

• SP: Tổng số công làm việc trong tháng của người lao động.
• P: Tổng số ngày người lao động nghỉ phép trong tháng.
• L: Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng theo quy định của Nhà nước (ban gồm ngày nghỉ chính thức và ngày nghỉ bù).
• Ô: Tổng số ngày người lao động nghỉ ốm trong tháng (nếu có).
• CĐ: Tổng số ngày người lao động nghỉ hưởng chế độ trong tháng (du lịch, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ không hưởng lương, lao động nghĩa vụ,…).

Đọc thêm: 5 công việc và mức lương ngành Kiến trúc hiện nay

4. 4 mẫu bảng chấm công mới nhất 2023

Mẫu bảng chấm công Excel mới nhất

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Mẫu bảng chấm công theo ca

Mẫu bảng chấm công theo ngày

Đọc thêm: Kế toán nhà nước là gì? 9 chuyên ngành kế toán hiện nay cho bạn lựa chọn

5. Các phương pháp chấm công hiệu quả nhất

Để tiến hành làm mẫu bảng chấm công, bạn cần có số liệu cụ thể về ngày công làm việc của nhân viên qua các phương pháp sau:

• Chấm công ngày: Khi người lao động làm việc tại đơn vị thì mỗi ngày sẽ dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
• Chấm công theo giờ: Người lao động làm bao nhiêu công việc trong ngày thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện bên cạnh ký hiệu tương ứng.
• Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Do đó, khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.

Bảng chấm công cũng có thể xem là cuốn sổ ghi chép lại nhật ký đi làm của nhân viên trong doanh nghiệp. Trong bài viết trên, 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về bảng chấm công . Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của bảng chấm công và áp dụng hiệu quả !