Hướng dẫn viết mẫu thư confirm (xác nhận) bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Hướng dẫn viết mẫu thư confirm (xác nhận) bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Ý nghĩa của thư confirm 

Confirm là một thuật ngữ quen thuộc sử dụng trong tiếng Anh văn phòng. Nghĩa của từ ‘’confirm’’ là xác nhận, chứng thực, thừa nhận và phê chuẩn. 

Vậy, thư confirm có thể được sử bằng thư điện tử là ‘’confirm email’ hoặc bằng lá thư thông thường. Thư confirm là việc mà bạn tiến hành trả lời một email để xác nhận thông tin nào đó với bên đối tác hoặc nhà tuyển dụng. Việc xác nhận có thể bằng văn bản đồng ý, không đồng ý hoặc theo một chiều hướng cụ thể.  

Điều cần lưu ý trong thư confirm bằng tiếng Anh là bạn cần viết một cách thuần thục nhất và tránh các lỗi không nên có. Điều này giúp thư confirm trở nên chuyên nghiệp và bên đối tác hay nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được thái độ của bạn qua từng câu từ trong thư confirm.

Các bước để viết một mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

1. Hình thức trình bày mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

Trên phần lời chào đầu tiên của thư, bạn cần chú ý ghi rõ ràng các điểm sau: Tên của người nhận, chức vụ, phòng ban hoặc là tên công ty, địa chỉ công ty nơi người nhận đang công tác. Bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Thư cá nhân gửi cho công ty vẫn phải theo hình thức thương mại.
• Địa chỉ của bạn và ngày tháng ở lề trái hoặc canh dọc lề phải.
• Cách một dòng sẽ đến phần nhận người lệ lề trái. 

2. Lời chào thư phù hợp

Lời chào sẽ phù hợp theo từng đối tượng, ngữ cảnh sẽ đảm bảo được tính trang trọng của bức thư. Mẫu lời chào thông thường sẽ là Dear Mr./Mrs./Ms./Dr. (Kính gửi Ông/Bà/Cô/Giáo sư) cùng với họ của người nhận (nếu là người nước ngoài) và tên (nếu là người Việt Nam).

Một số lưu ý cần biết: 

• Đừng gọi ai đó là Mrs. (Bà – dành cho phụ nữ đã kết hôn) trừ khi bạn biết họ đã kết hôn.
• Nếu viết một lá thư xác nhận mang tính cá nhân thông thường thì bạn có thể chỉ dùng tên của người nhận.
• Dùng tên cho người Việt Nam và dùng họ cho người nước ngoài.

3. Xác nhận lại thông tin

Ở phần này, bạn cần đề cập rõ ràng vấn đề ngay trong thư xác nhận được nói đến trong thư. Bạn cần làm rõ được các vấn đề về thời gian, địa điểm và trình bày sắp xếp các thông tin cụ thể.

Một số mẫu câu thường dùng như:

• I am writing to confirm….- (Tôi viết thư này để xác nhận…)
• I would like to confirm….– (Tôi muốn xác nhận…)
• This letter is to confirm…– (Lá thư này được viết để xác nhận…)
• I am happy to confirm…- (Tôi vui mừng xác nhận…)
• I was pleased to receive…- (Tôi rất vui khi nhận được…)

4. Đề cập đến một số nội dung khác

Bạn có thể đề cập các nội dung liên quan trong cùng một đoạn hoặc viết ngắn gọn trong đoạn văn thứ hai như: thỏa thuận tiền bạc, điều khoản công ty ha một nội dung nào đó có ảnh hưởng. Tuy nhiên cần chú ý như sau:

• Cần nhắc lại điều khoản thỏa thuận giữa hai bên để tránh gây hiểu nhầm.
• Có thể nói rõ yêu cầu xác nhận bằng email hoặc điện thoại hoặc văn bản
• Thư xác nhận còn có thể coi là một loại thư lưu trữ nhằm mục đích bảo vệ khi xảy ra tranh chấp.

5. Yêu cầu trao đổi thêm nếu cần

Cuối thư, bạn có thể ghi thêm dòng để người nhận nếu có các vấn đề như cần xác minh, hiểu nhầm thì họ có thể trao đổi thêm với bạn trong trường hợp cần thiết. Nội dung này thường được bắt đầu bằng một số mẫu câu như sau:

• Please inform me if you need additional information ….
  (Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin…)
• Please respond if you need to add ….
  (Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần bổ sung …)

6. Lời cảm ơn dành cho người nhận

Trước khi vào phần ký tên, bạn có thể sử dụng một số cụm từ cảm ơn trong tiếng Anh như sau:

• Thank you (Cảm ơn)
• Sincerely / Regards / Respectfully (Trân trọng)

Một số lưu ý khi viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh

1. Mở đầu email rõ ràng

Không chỉ với mẫu thư confirm bằng tiếng Anh, hầu hết các dạng thư điện tử đều có cần một mở đầu email rõ ràng, cũng chính là yếu tố đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp của toàn bộ nội dung trong thư. Hãy xác nhận rõ ràng thời gian và địa điểm cụ thể vì các thông tin này là quan trọng nhất trong phần mở đầu của mỗi email.

Ví dụ 1: Xác nhận cuộc hẹn bằng email tiếng Anh

RE: confirmation of appointment with FRANK WALES

Dear Mrs. Allen,

I would like to confirm your appointment with Frank Wales tomorrow, August 25th at 1 pm. Please contact me for any questions and keep me informed if there should be any changes.

Cordially,

Linda Brown,

Secretary, Lester Wester Limited

Ví dụ 2: Xác nhận cuộc hẹn bằng email tiếng Anh

RE: Shawn Williams – Appointment Confirmation

Dear Clinton,

This is a special reminder to confirm your meeting with Shawn Williams tomorrow June 18th by 10 am.

Your meeting is scheduled to be held at Lintel Scraps, Office 12 on the ground floor at Lanceman Street, Mainland China. The place is accessible by cabs.

This is Shawn’s cell phone number, just in case, +98157479837.

Please feel free to contact me if you have any questions. I would be ready to give necessary assistance.

Thank you and have a great meeting.

Best Regards,

Alice Maxwell

Administrative Assistant to Shawn Williams, Lintel Scraps Limited

[email protected]

2. Nội dung thư cần mang tính nhắc nhở

Nội dung thư cần được viết rõ ràng và cụ thể về thời gian và địa điểm. Đây là cách tốt nhất để xác nhận cuộc hẹn bằng email là biến nó thành một lời nhắc nhở. Khi viết email bằng tiếng Anh, bạn cần phải rất chú ý đến những chi tiết này.

3. Ngắn gọn nhưng vẫn thật chi tiết

Một mẫu thư confirm bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cần đưa ra những thông tin chi tiết nhưng cần ngắn gọn. Điều này sẽ khiến email của bạn trở nên súc tích và không có nhiều thông tin dư thừa làm nội dung sẽ lan man mà không có chủ đích. Vì thế, hãy cẩn thận kiểm tra lại trước khi quyết định gửi nhé!

Bạn cũng đừng viết quá dài. Ví dụ bạn muốn viết thư để xác nhận email mời họp tiếng Anh không phải là viết một câu chuyện, một bức thư quá dài sẽ khiến người nhận mất hứng thú và không nắm được nội dung chính. Hãy đi luôn vào nội dung trọng tâm. 

Ví dụ: Xác nhận cuộc hẹn bằng email

Dear Ms. Roberts,

I am glad you will be available for the meeting with our team by 9 am tomorrow January 21st at our Zonal Office.

You can contact me on this cell phone number if you have any question or change of plans.

Thank you and I’m looking forward to meeting you tomorrow.

Cordially,

Evelyn Coker

Productions Director, Micara Productions

4. Viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh theo chuẩn một format

Hãy đảm bảo rằng mẫu thư confirm bằng tiếng Anh cần có đầy đủ ngày giờ, lời chào, thân bài và kết luận. Vì vậy, việc tuân thủ một format chuẩn khi viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn hạn chế những sai sót và sơ suất không đáng có.

Ví dụ: Xác nhận cuộc hẹn bằng email theo format chuẩn 

Date: 23rd September, 2012.

RE: Confirmation of an Appointment

Dear Mr. Robinson,

I am writing to confirm an appointment with you on 24th of September, 2015 at Learned Hall, winter road. I genuinely appreciate a quick response from your side.

Best wishes,

Andrew Paul

Managing Director, Adrepal Photos

Xem thêm các tài liệu Tiếng Anh hay, chi tiết khác: