Cách viết thư Xin lỗi bằng tiếng Anh (Apologize letter) | Các mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Cách viết thư Xin lỗi bằng tiếng Anh (Apologize letter) | Các mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Cấu trúc thư xin lỗi bằng tiếng Anh

1. Tiêu đề

Tiêu đề thư thường là phần không thể thiếu, tuy nhiên, tuỳ vào trường hợp mà bạn có thể lựa chọn có tiêu đề thư hay không.

Trong trường hợp bạn viết thư xin lỗi tiếng Anh để gửi cho bạn bè hay người thân, thì không cần phải có tiêu đề thư.

Mặt khác, nếu bạn viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh dưới dạng email thì tiêu đề thư là bắt buộc phải có, vì nó thể hiện sự trang trọng và lịch sự.

Bạn nên viết tiêu đề thư ngắn gọn và bao hàm được nội dung. Ví dụ:

• Apology to customer for late shipment
• Apology to customer for the broken shipment

2. Bắt đầu với một lời chào hỏi lịch sự

Khi viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh, bạn cần bắt đầu bằng một lời chào hỏi lịch sự như "Dear [tên người nhận],". Nếu bạn không biết tên của người nhận thư, bạn có thể dùng lời chào hỏi tổng quát như "To whom it may concern,".

Trong trường hợp bạn gửi hàng loạt và không biết rõ tên người nhận, bạn nên ghi “Dear Mr/Ms”, hoặc nếu bạn biết rõ tên thì có thể ghi “Dear Mr/Mrs [Tên]” để thể hiện sự trang trọng của bức thư.

3. Chân thành xin lỗi

Phần tiếp theo trong bức thư xin lỗi bằng tiếng anh là trình bày lý do. Trong phần này, bạn cần nêu rõ được lý do cũng như thể hiện sự tiếc nuối và hối lỗi của bản thân đối với sự việc đó.

4. Giải thích ngắn gọn lý do xin lỗi

Sau khi chân thành xin lỗi, bạn nên giải thích ngắn gọn lý do xin lỗi. Đây là một phần không thể thiếu trong một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh.

Một điều quan trọng đó là bạn nên tránh dùng quá nhiều chi tiết hay chối bỏ trách nhiệm. Ví dụ, nếu bạn muốn xin lỗi vì đã bị trễ hẹn, bạn có thể viết 

"I am sorry for being late to our meeting earlier today due to [lý do bị trễ hẹn]".

5. Nêu lại sự xin lỗi

Sau khi giải thích lý do xin lỗi, bạn cần nêu lại sự xin lỗi của mình. Bạn có thể dùng các cụm từ như "I sincerely apologize," hoặc "I deeply regret," để thể hiện sự thành ý của mình. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể bày tỏ mong muốn được tha thứ trong thư xin lỗi bằng tiếng Anh và cầu xin người nhận thư hiểu và chấp nhận lời xin lỗi của mình. 

Ví dụ, bạn có thể viết những câu mong muốn được tha thứ bằng tiếng Anh như sau:

• I hope that you can find it in your heart to forgive me for my mistake. (Tôi hy vọng bạn có thể tìm thấy trong trái tim mình để tha thứ cho tôi)
• I am truly sorry and I hope you can accept my sincere apology. (Tôi thực sự xin lỗi và tôi hy vọng bạn có thể cấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi)
• I deeply regret any inconvenience or frustration that I may have caused you and I sincerely hope that you can forgive me. (Tôi rất tiếc về bất kỳ sự bất tiện hoặc sự khó chịu nào mà tôi có thể gây ra cho bạn và tôi chân thành hy vọng rằng bạn có thể tha thứ cho tôi.)
• I promise to do everything in my power to make things right and earn back your trust, and I sincerely hope that you can forgive me. (Tôi hứa sẽ làm mọi thứ trong khả năng của mình để làm cho mọi thứ trở lại bình thường và lấy lại được sự tin tưởng của bạn, và tôi chân thành hy vọng rằng bạn có thể tha thứ cho tôi.)

6. Cung cấp các phương án khắc phục hoặc đền bù

Nếu lý do xin lỗi của bạn liên quan đến một tổn thất cụ thể, thì trong thư xin lỗi bằng tiếng Anh bạn cần cung cấp các phương án khắc phục hoặc đền bù để cho người nhận thấy rằng bạn thật sự muốn giải quyết vấn đề và tái thiết lập mối quan hệ với họ. 

Ví dụ, nếu bạn đã gây ra mất mát tài sản cho người nhận, bạn có thể đề xuất một kế hoạch để bồi thường tài sản hoặc thay thế nó bằng sản phẩm tương đương.

7. Kết thúc với một lời cảm ơn và chúc tốt đẹp

Sau khi đã nêu rõ lý do xin lỗi và các phương án khắc phục hoặc đền bù, trong phần cuối cùng của thư xin lỗi bằng tiếng Anh, bạn nên kết thúc thư bằng một lời cảm ơn và chúc tốt đẹp. 

Bạn có thể dùng các cụm từ như "Thank you for taking the time to read my letter," hoặc "I appreciate your understanding and patience in this matter," để thể hiện lòng biết ơn của mình đối với người nhận thư. Ngoài ra, bạn cũng có thể chúc tốt đẹp đối với người nhận thư trong tương lai.

8. Kiểm tra lại thư trước khi gửi đi

Sau khi đã hoàn thành việc viết thư, bạn cần kiểm tra lại nội dung và đảm bảo rằng không có lỗi chính tả hay ngữ pháp. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng thư của bạn sẽ được người nhận đọc và hiểu rõ.

Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Mẫu 1: Mẫu thư xin lỗi bình thường

Dear [Tên người nhận],

I am writing to apologize for [describe the mistake or offense]. I realize that my actions have caused [describe the negative impact]. I am truly sorry for any inconvenience or discomfort that I have caused you.

I want to explain that [provide a brief explanation for why the mistake or offense occurred, if applicable]. However, I understand that my actions cannot be excused and I take full responsibility for my mistake.

I hope that you can forgive me and give me a chance to make things right. If there is anything that I can do to rectify the situation, please let me know. For example, I would be more than happy to [provide possible solutions to rectify the situation].

Thank you for taking the time to read my letter. I appreciate your patience and understanding in this matter. I hope that we can continue our relationship on good terms.

Sincerely,

[Your name]

Mẫu 2: Mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

Dear [Customer Name],

I am writing this letter to express my sincerest apologies for the inconvenience and bad experience that we have caused you. We understand that we have let you down and we take full responsibility for the mistake that was made.

We have taken steps to rectify the situation and we are committed to ensuring that this does not happen again in the future. We value your business and the trust you have placed in us, and we are working hard to regain your confidence.

Please know that we are deeply sorry for any negative impact that this may have had on your experience with our company. We would like to offer you [compensation, discount, etc.] as a token of our apology and to show our commitment to making things right.

Thank you for taking the time to read this letter. We hope that you can find it in your heart to forgive us and give us the opportunity to earn back your trust.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Title]

[Your Company Name]

Mẫu 3: Mẫu thư xin lỗi sếp bằng tiếng Anh

Dear [Name of Manager],

I am writing to apologize for [briefly describe the situation that led to the need for an apology]. I am truly sorry for any inconvenience or frustration this may have caused you and the team.

I take full responsibility for my actions and understand that my behavior was not in line with the company's standards. I can assure you that this was an isolated incident and that it will not happen again in the future.

I value my position in this company and appreciate the trust that has been placed in me. I will make every effort to ensure that similar situations do not arise in the future. Please let me know if there is anything I can do to make this right.

Thank you for your understanding and for taking the time to read my apology. I am committed to maintaining a positive and productive relationship with you and the rest of the team.

Sincerely,

[Your Name]

Mẫu 4: Mẫu thư xin lỗi vì sự bất tiện nào đó

Dear [Recipient],

I am writing to apologize for the inconvenience caused to you by [briefly describe the situation that led to the need for an apology]. I understand that this has caused you inconvenience and frustration, and I am truly sorry for any negative impact.

Please know that this was not intentional and I take full responsibility for my actions. I want to assure you that I am taking steps to prevent such incidents from happening in the future.

I value our relationship and would like to make things right. If there is anything I can do to rectify the situation, please let me know. I am committed to finding a solution that works for both of us.

Thank you for your understanding and for taking the time to read my apology. I hope we can continue to work together in a positive and productive manner.

Sincerely,

[Your Name]

Mẫu 5: Mẫu thư xin lỗi đồng nghiệp

Dear [Recipient],

I'm really sorry for [briefly describe the situation that led to the need for an apology]. I know that made you feel uncomfortable, so I feel sorry too, and I will take full responsibility for my actions. As a colleague, I value our working relationship, and I hope to find a solution to fix this situation.

I would appreciate the opportunity to speak with you in person to apologize further and discuss how we can move forward. If you are open to it, I would like to meet with you at your convenience to talk things over.

Thank you for your understanding and for giving me the chance to make amends. I hope we can put this behind us and continue to work together in a positive and productive manner.

Sincerely,

[Your Name]

Xem thêm các tài liệu Tiếng Anh hay, chi tiết khác: