Trợ lý kinh doanh là gì ? Những tố chất và kỹ năng cần có của một Sale Admin

1. Trợ lý kinh doanh là gì?

Trợ lý kinh doanh hay còn gọi là Sale Admin, Sales Assistant là vị trí công việc hỗ trợ các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Sale Admin sẽ phối hợp với các bộ phận khác để hỗ trợ hoạt động bán hàng, nâng cao doanh số trong bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có tồn tại và phát triển phụ thuộc vào bộ phận kinh doanh. Và trợ lý chính là người đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh thu. Họ sẽ thảo luận, làm việc và báo cáo những vấn đề liên quan đến tình hình kinh doanh. Đồng thời trợ lý sẽ làm việc và nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ trưởng bộ phận hoặc giám đốc kinh doanh.

Mức lương của Trợ lý kinh doanh: Mức lương trung bình cơ bản nhất của trợ lý kinh doanh là 9-12 triệu đồng/tháng. Tùy thuộc vào ngành hàng và lĩnh vực kinh doanh, cùng với cơ chế lương thưởng và hoa hồng, mức thu nhập của trợ lý kinh doanh có thể tăng cao đến 15-30 triệu đồng/tháng, thậm chí hơn.

Đọc thêm: 16+ câu hỏi phỏng vấn Trợ lý kinh doanh

2. Những tố chất và kỹ năng cần có của một Trợ lý kinh doanh 

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán

Nhìn vào tính chất và mô tả công việc của Sale Admin thôi chúng ta cũng có thể nhìn ra yêu cầu đầu tiên mà một Sale Admin cần phải có đó là kỹ năng giao tiếp, kết nối và đàm phán. Giao tiếp với phòng kinh doanh, giao tiếp với cấp trên, giao tiếp kết nối với khách hàng, thực hiện giải quyết các vấn đề phát sinh của khách hàng, đàm phán hợp đồng, thuyết phục mua sản phẩm... Bất cứ công việc nào của Sale Admin cũng gắn liền với việc giao tiếp và đàm phán. 

Ngoài ra khả năng ngoại ngữ cũng là một trong  những điểm cộng rất lớn đối với vị trí Sale Admin. Rõ ràng rồi, với vai trò là trợ lý kinh doanh có quyền hạn chỉ sau Trưởng phòng/Giám đốc kinh doanh Sale Admin chính là người trực tiếp đàm phán và thương lượng hợp đồng với khách hàng và đem về những giá trị thực tế nhất cho doanh nghiệp.

Kỹ năng quản lý, sắp xếp khoa học

Với khối lượng công việc của sale lớn như thế, Sale Admin sẽ không thể hoàn thành một cách tốt nhất những công việc đó nếu không biết cách quản lý khoa học thời gian của mình. Do vậy có thể nói đây cũng là yêu cầu dành riêng cho vị trí Sale Admin. Đồng thời Sale Admin cũng đòi hỏi tính chi tiết, tỉ mỉ và rất cẩn thận bởi vị trí này làm việc với các biểu bảng, doanh số, hợp đồng, báo cáo,... chỉ cần lơ đễnh một chút thôi hoàn toàn có thể rơi vào tình cảnh "sai một ly đi một dặm".

Sử dụng phần mềm tin học văn phòng thành thạo

Tin học văn phòng đã trở thành thước đo tiếp cận công nghệ thông tin của một nhân viên văn phòng bình thường, nhưng đối với Sale Admin kỹ năng này phải là thật sự thành thạo các công cụ phần mềm tin học văn phòng. Bởi Tin học văn phòng là trợ thủ vô cùng đắc lực để Sale Admin tối ưu và hoàn thiện tốt nhất công việc của mình và hỗ trợ tốt những phòng ban khác trong doanh nghiệp.

Hiện nay các khóa học sale Admin cũng trú trọng đến việc đào tạo tin học văn phòng bên cạnh các kỹ năng chính. Vì vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm trau dồi kiến thức của mình nếu muốn trở thành một sales Admin chuyên nghiệp trong tương lai. 

Kỹ năng thuyết trình trước đám đông và làm việc theo nhóm

Gắn liền với kỹ năng giao tiếp chính là kỹ năng thuyết trình trước đám đông, cùng với đó là kỹ năng làm việc nhóm kết hợp thuần thục giữa các phòng ban để có thể kết nối và hỗ trợ tốt nhất những bộ phận cần có sự có mặt của Sale Admin.

Khả năng chịu áp lực cao

Hiển nhiên rồi. Đây là một công việc thật sự có áp lực cao đối với vị trí Sale Admin: Áp lực từ cấp trên, áp lực từ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, áp lực đàm phán khách hàng, áp lực hợp đồng ký kết, áp lực giải quyết vấn đề phát sinh, áp lực doanh số KPI riêng,... Do đó Sale Admin phải là người có khả năng chịu áp lực cao mới có thể làm việc tốt được.

Đọc thêm: Trader là gì ? Công việc và những thách thức của trader

3. Mô tả công việc của trợ lý kinh doanh 

Tùy vào quy mô kinh doanh của từng doanh nghiệp mà vị trí trợ lý kinh doanh sẽ có quyền hạn và nhiệm vụ riêng. Cụ thể, dưới đây là một số nhiệm vụ cơ bản của một trợ lý kinh doanh:

Tiếp nhận và giải quyết vấn đề cho khách hàng

Trong suốt quá trình tiếp nhận và giải quyết vấn đề cho khách hàng, trợ lý kinh doanh sẽ làm những công việc:

• Tư vấn, giới thiệu và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ của công ty.
• Theo dõi các chương trình ưu đãi, khuyến mãi tặng quà của doanh nghiệp để giới thiệu cho khách hàng.
• Xử lý toàn bộ việc soạn thảo hợp đồng, ký kết hợp đồng và thanh toán của khách hàng.
• Đôn đốc việc thu hồi công nợ và tiến độ thanh toán của khách hàng để báo cáo số liệu cho bộ phận tài chính kế toán.
• Soạn thảo, quản lý các văn bản hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh như hợp đồng, bảng báo giá, thư chào hàng, v.vv..
• Giải quyết đơn hàng và quản lý hồ sơ khách hàng.
• Trực tiếp giải quyết khiếu nại và phản hồi tiêu cực từ khách hàng hoặc thông qua bộ phận chăm sóc khách hàng.
• Tổng hợp và xử lý những phản hồi của khách hàng tại cửa hàng, trên mạng mã hội, diễn đàn, v.vv.. Báo cáo lên cấp trên để được hỗ trợ giải quyết trong những trường hợp vượt quá khả năng.

Giám sát công việc của cấp dưới

Trợ lý kinh doanh là trợ thủ đắc lực của lãnh đạo doanh nghiệp. Vì thế, trợ lý kinh doanh có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ ban lãnh đạo điều hành, quản lý công việc của cấp dưới:

• Theo dõi, xây dựng, đốc thúc nhắc nhở bộ phận kinh doanh thực hiện theo đúng kế hoạch, chiến lược đã được phê duyệt.
• Báo cáo tình hình hoạt động của bộ phận kinh doanh trưởng bộ phận, giám đốc kinh doanh theo quy định của công ty.
• Báo cáo hiệu quả của hoạt động kinh doanh lên giám đốc kinh doanh hoặc lãnh đạo doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp, công ty sẽ có quy mô, mục đích kinh doanh và những sản phẩm riêng. Trong đó, trợ lý kinh doanh sẽ có những quyền hạn và trách nhiệm riêng tùy vào mỗi cơ quan doanh nghiệp.

Nghiên cứu thị trường và đề xuất chiến lược

Với mục tiêu tăng cường hiệu suất, đưa doanh nghiệp đến những bước tiến mới trong lộ trình kinh doanh, trợ lý kinh doanh cần nghiên cứu thị trường để đưa ra chiến lược kinh doanh mới:

• Vận dụng kỹ năng để phân tích và nghiên cứu thị trường, đưa ra những chiến lược kinh doanh tối ưu nhất trong từng giai đoạn, giúp công ty phát triển bền vững trong thời buổi kinh tế biến động mạnh.
• Theo dõi hoạt động của bộ phận kinh doanh, năng suất làm việc của nhân viên kinh doanh để đối chứng với chiến lược đã đề ra xem chiến lược có đi đúng hướng và hiệu quả không.
• Chủ động điều chỉnh, đề xuất chiến lược mới nhằm kịp thời khắc phục và hạn chế các bất ổn tồn đọng trong hoạt động kinh doanh.
• Thúc đẩy nhân sự thuộc bộ phận kinh doanh phát triển kỹ năng, nhằm tăng hiệu suất làm việc.

Tham mưu cho Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh

Không chỉ xử lý các công việc hành chính, trợ lý kinh doanh còn cần tham mưu cho ban lãnh đạo công ty:

• Xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn và trình lên ban lãnh đạo nhằm nâng cao doanh thu, tăng tiếp cận khách hàng và xây dựng hệ thống khách hàng trung thành cho doanh nghiệp.
• Đề xuất những chính sách và tầm nhìn chiến lược mới giúp công ty đạt được nhiều thành công hơn trong tương lai.
• Luôn theo sát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để kịp thời đưa ra những giải pháp thiết thực, hỗ trợ ban lãnh đạo, giám đốc và phó giám đốc kinh doanh trong việc lèo lái doanh nghiệp.

Đọc thêm: Thiết kế đồ họa là gì? Cơ hội việc làm và mức lương ra sao?

4. Cơ hội khi là một Trợ lý kinh doanh 

Cơ hội thăng tiến

Đối với bất cứ ai cũng vậy, khi đang trên con đường phát triển sự nghiệp thì cơ hôi thăng tiến chính là nguồn động lực để cố gắng làm việc mỗi ngày. Là một vị trí đóng vai trò quan trọng trong công ty nên trợ lý kinh doanh sẽ đem lại nhiều triển vọng lớn trong tương lai nghề nghiệp.

Vị trí công việc này đem đến cơ hội cho bạn hoàn thiện kỹ năng quản lý, bán hàng cũng như khả năng giao tiếp và đàm phán. Khi bạn đã tích lũy được kiến thức và kỹ năng chuyên môn thì chỉ trong khoảng 3 – 5 năm, từ vị trí Sales Admin bạn có thể trở thành chuyên viên giám sát kinh doanh, giám đốc kinh doanh hoặc tự mở doanh nghiệp riêng của mình. Công việc nào cũng tạo cơ hội thăng tiến nếu như bạn nỗ lực học hỏi và tích lũy mỗi ngày.

Mức lương của trợ lý kinh doanh

Mức thu nhập hàng tháng của một Sale Admin sẽ bao gồm mức lương cố định và thưởng dựa vào kết quả công việc. Theo thống kê của JobsGO, Sale Admin có mức lương trung bình dao động từ 8-10 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào khối lượng công việc và năng lực của mỗi người, mỗi công ty khác nhau.

Bên cạnh đó, một số công ty còn tính thêm tiền hoa hồng thưởng theo doanh số cho mỗi trợ lý kinh doanh mang lại lợi nhuận cao. Đối với Sale Admin hay dân làm công việc Sale nói chung thì tiền thưởng hoa hồng đôi lúc lên đến 8 chữ số. Với mức thu nhập hấp dẫn cùng nhiều đãi ngộ như thế, trợ lý kinh doanh đang là nghề được nhiều người lựa chọn.

5. Mô tả công việc cụ thể của Trợ lý kinh doanh tại một số ngành cụ thể 

Bất động sản

Người Sale Admin có trách nhiệm như người giới thiệu, tư vấn và hướng dẫn khách hàng tham quan dự án mà mình đang muốn tiếp thị cho khách hàng. Tiếp đó tiếp thục thực hiện giao dịch và hỗ trợ khách hầng theo dõi tiến độ thanh toán hợp đồng, sau khi đã thực hiện giao dịc xong Sale Admin tiếp tục chăm sóc khách hàng, cung cấp và cập nhật những kiến thức về sản phẩm thị trường cho khách. 

Khách sạn - nhà hàng

Những Sale Admin sẽ hỗ trợ khách hàng đăng ký cách dịch vụ cũng như xử lý những vấn đề liên quan trong hợp đồng của khách sạn. Tiếp đó theo dõi và tiếp nhận những phẩn hồi của doanh nghiệp sau khi đưa lên cấp trên để xin ý kiến xử lý. Đồng thời cũng gửi đến khách hàng những chương trình khuyến mãi, quà tặng... để duy trì mối quan hệ với khách hàng thân thiết.

Logicstics (chuỗi cung ứng)

Sale Admin là những người tiếp nhận những chứng từ có kiên quan tới những thủ tục hải quan, lập chứng từ khai báo hải quan điện tử, thực hiện các hoạt động khai báo ở các phần mền sau đó phối hợp để điều tiết vận chuyển hàng hóa và báo giá thủ tục hải quan...

Sale Admin hay trợ lý kinh doanh à một ngành rất có tiềm lực để phát triển, nếu bạn có thể bắt kịp nó thì cơ hội thăng tiến sẽ ngày càng cao. Trong bài viết trên, 1900 - tin tức việc làm vừa tổng hợp thông tin hữu ích về công việc trợ lý kinh doanh. Hi vọng rằng qua bài viết này bạn hiểu được vai trò của nghề và thực hành hiệu quả.