Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý kinh doanh

Vị trí Trợ lý kinh doanh không chỉ yêu cầu kiến thức, kinh nghiệm mà còn đòi hỏi sự chuyên nghiệp, chỉn chu. Điều này sẽ được thể hiện rõ qua cách bạn thể hiện trong vòng trả lời phỏng vấn. Tuy nhiên để qua được vòng phỏng vấn và trở thành một Trợ lý kinh doanh không phải điều dễ dàng. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn vị trí Trợ lý kinh doanh thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung cho vị trí Trợ lý kinh doanh

Theo bạn, Trợ lý kinh doanh là gì?

Khi đưa ra câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn kiểm tra kiến thức nền tảng nhất của bạn về công việc này, xem bạn đã thực sự hiểu rõ mình sẽ phải làm gì nếu có được vị trí Trợ lý kinh doanh hay chưa. 

Với câu hỏi trên, đừng trả lời dài dòng lan man, mà hãy đi thẳng vào vấn đề họ thắc mắc. Bạn có thể trả lời như sau: 

“ Theo em, Trợ lý kinh doanh là một vị trí hỗ trợ quan trọng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Trợ lý kinh doanh có nhiệm vụ hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hàng ngày, bao gồm quản lý thời gian, lên lịch, giao tiếp với khách hàng và đối tác, chuẩn bị tài liệu và báo cáo, và thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác. Trợ lý kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự suôn sẻ và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh và giúp giảm gánh nặng công việc cho các nhà quản lý và nhân viên khác trong tổ chức.” 

Vì sao sao bạn muốn trở thành Trợ lý kinh doanh?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “vì tôi quan tâm và đam mê với lĩnh vực kinh doanh. Tôi muốn học hỏi và tham gia vào các hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức. ”

Trợ lý kinh doanh làm công việc gì?

Để trở thành một Trợ lý kinh doanh giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: “Trợ lý kinh doanh làm công việc hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc của trợ lý kinh doanh bao gồm quản lý thời gian, lên lịch, giao tiếp với khách hàng và đối tác, chuẩn bị tài liệu và báo cáo, và thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác. Trợ lý kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự suôn sẻ và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh và giúp giảm gánh nặng công việc cho các nhà quản lý và nhân viên khác trong tổ chức.”

Tại sao bạn chọn Công ty của chúng tôi?

Thực chất, đây là câu hỏi phỏng vấn Trợ lý kinh doanh nhằm kiểm tra mức độ hiểu biết của ứng viên về Công ty ứng tuyển. Để trả lời được câu hỏi này bạn cần tìm hiểu trước thông tin về thành tựu của công ty. Một trong số những thông tin này có thể trở thành lý do bạn lựa chọn Công ty này thay vì Công ty khác.

Bạn biết gì về Công ty của chúng tôi?

Hầu như trong cuộc phỏng vấn nào cũng sẽ hỏi câu tương tự. Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý kinh doanh này nhà tuyển dụng muốn xem bạn đã thực sự tìm hiểu kỹ về công ty mình ứng tuyển hay chưa? Công ty của bạn hoạt động ở mảng ngôn ngữ nào? Hướng tới cụ thể ai? Có những gì khác biệt so với những công ty khác?

Ngoài ra còn có chính sách nhân sự, văn hóa làm việc trong công ty,… Với việc cung cấp đầy đủ thông tin trên, bạn đã có thể hoàn thành tốt câu hỏi phỏng vấn Trợ lý kinh doanh. Đặc biệt dễ lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một Trợ lý kinh doanh.

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý kinh doanh về chuyên môn

Bạn có kiến thức về quy trình và nguyên tắc kinh doanh không? 

Câu trả lời: “Có, tôi có kiến thức về quy trình và nguyên tắc kinh doanh. Tôi hiểu về các khía cạnh quản lý, marketing, bán hàng và quản lý tài chính.”

Bạn đã từng làm việc trong lĩnh vực kinh doanh trước đây chưa? 

Câu trả lời: “Có, tôi đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh trong một số công ty. Tôi đã tham gia vào các dự án kinh doanh, xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hàng ngày.”

Bạn có kỹ năng sử dụng các công cụ và phần mềm văn phòng như Microsoft Office, Google Suite không? 

Câu trả lời: “Có, tôi có kỹ năng sử dụng các công cụ và phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Suite (Docs, Sheets, Slides). Tôi có khả năng tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình.”

Bạn có hiểu biết về quản lý thời gian và tổ chức công việc không? 

Câu trả lời: “Có, tôi có hiểu biết về quản lý thời gian và tổ chức công việc. Tôi có khả năng ưu tiên công việc, lập kế hoạch và sắp xếp thời gian một cách hiệu quả để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.”

Kỹ năng trả lời câu hỏi phỏng vấn xử lý tình huống

Bạn đã từng gặp phải tình huống khó khăn trong công việc trước đây?

Câu trả lời: “Trong công việc trước đây, tôi đã gặp một tình huống khó khăn khi khách hàng đòi hỏi một giải pháp khẩn cấp. Tôi đã nhanh chóng đánh giá tình huống, tìm hiểu thông tin cần thiết và làm việc với đội ngũ để đưa ra một giải pháp tốt nhất trong thời gian ngắn nhất.”

Làm thế nào bạn ưu tiên công việc khi gặp nhiều tình huống cần xử lý cùng một lúc? 

Câu trả lời: “Khi gặp nhiều tình huống cần xử lý, tôi ưu tiên công việc bằng cách đánh giá mức độ ưu tiên và sự cấp bách của từng tình huống. Tôi sử dụng các công cụ quản lý thời gian và lập kế hoạch để phân chia công việc một cách hợp lý và đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành đúng hạn.”

Bạn đã từng đối mặt với xung đột giữa các bên liên quan trong công việc? Làm thế nào bạn đã giải quyết xung đột đó? 

Câu trả lời: “Trong quá trình làm việc, tôi đã đối mặt với xung đột giữa các bên liên quan. Để giải quyết xung đột, tôi đã lắng nghe các bên liên quan, hiểu quan điểm và quan tâm của họ, và tìm kiếm giải pháp mà đáp ứng được mục tiêu chung của tất cả mọi người. Tôi đã thể hiện sự linh hoạt và khả năng đàm phán để đạt được sự đồng thuận và giải quyết xung đột một cách xây dựng.”

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí Trợ lý kinh doanh

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường công sở để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

• Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 
• Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.