Công việc của Trợ lý kinh doanh là gì?

Yêu cầu tuyển dụng của Trợ lý kinh doanh

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Trợ lý kinh doanh cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan: 

Kiến thức chuyên môn

• Kiến thức về kinh doanh cơ bản: Trợ lý kinh doanh cần hiểu về các khái niệm và nguyên tắc cơ bản của kinh doanh như quản lý, marketing, tài chính và hành vi người tiêu dùng.
• Kỹ năng sử dụng công cụ và phần mềm văn phòng: Trợ lý kinh doanh cần có kiến thức và kỹ năng sử dụng các công cụ và phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Suite và các công cụ quản lý dự án.
• Kiến thức về quy trình hành chính: Trợ lý kinh doanh cần hiểu về các quy trình hành chính như xử lý hợp đồng, quản lý tài liệu và quy định nội bộ của tổ chức.
• Kiến thức về lĩnh vực hoạt động của tổ chức: Trợ lý kinh doanh cần hiểu về lĩnh vực hoạt động của tổ chức mình làm việc để có thể hỗ trợ và làm việc hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh.

Ngoại hình giọng nói 

Ngoại hình và giọng nói không phải là yếu tố quyết định quan trọng nhất đối với một Trợ lý kinh doanh. Tuy nhiên, chúng cũng đóng một vai trò nhất định trong việc tạo ấn tượng đầu tiên và giúp Trợ lý kinh doanh thành công trong công việc.

• Vẻ ngoài gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp.
• Gương mặt sáng sủa, ưa nhìn.
• Tóc tai gọn gàng, sạch sẽ.
• Trang phục phù hợp với môi trường làm việc.
• Khả năng diễn đạt ý kiến ​​và chỉ thị một cách rõ ràng và lưu loát. 
• Giọng nói của họ nên dễ nghe, không quá nhanh hoặc quá chậm
• Khả năng truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp 

• Kỹ năng giao tiếp nội bộ: Trợ lý kinh doanh cần có khả năng giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong tổ chức, bao gồm quản lý và nhân viên khác. Điều này bao gồm khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiểu rõ yêu cầu và chỉ thị từ các bên liên quan.
• Kỹ năng giao tiếp bên ngoài: Trợ lý kinh doanh cần có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác bên ngoài tổ chức. Điều này bao gồm khả năng giao tiếp một cách lịch sự, tự tin và chuyên nghiệp qua các phương tiện như điện thoại, email, thư từ và gặp gỡ trực tiếp.
• Kỹ năng viết: Trợ lý kinh doanh cần có khả năng viết tốt để chuẩn bị tài liệu, báo cáo và thư từ chuyên nghiệp. Việc sử dụng ngôn ngữ chính xác, cấu trúc câu hợp lý và kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp là quan trọng.
• Kỹ năng giao tiếp đa văn hóa: Trợ lý kinh doanh có thể phải làm việc với đối tác và khách hàng đến từ nhiều quốc gia và văn hóa khác nhau. Do đó, khả năng giao tiếp hiệu quả và tôn trọng các giá trị và thói quen văn hóa khác nhau là rất quan trọng.
• Kỹ năng xử lý xung đột: Trợ lý kinh doanh cần có khả năng xử lý xung đột và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Điều này bao gồm khả năng lắng nghe các bên liên quan, tìm hiểu nguyên nhân của xung đột và tìm ra các giải pháp hợp tác để giải quyết vấn đề.

Kinh nghiệm, kỹ năng khác 

• Đã từng có kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý kinh doanh từ 3 - 4 năm và thực hiện thành công được nhiều dự án lớn 
• Có khả năng làm việc các thiết bị công nghệ các quy trình làm việc của Kinh doanh 
• Biết sử dụng công cụ quản lý thời gian công việc, tính toán kinh doanh để làm việc một cách hiệu quả để tránh mắc các lỗi khi làm việc 
• Có khả năng quản lý thời gian hiệu quả để đáp ứng được tiến độ công việc.

Lộ trình thăng tiến của Trợ lý kinh doanh

Từ 0 - 2 năm: Thực tập sinh sale

Đây là giai đoạn bắt đầu của sự nghiệp trong lĩnh vực sale. Thực tập sinh sale thường có nhiệm vụ hỗ trợ các hoạt động bán hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Trong giai đoạn này, thực tập viên cần phát triển kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xây dựng mối quan hệ khách hàng.

Từ 1 - 3 năm: Nhân viên kinh doanh

Sau khi hoàn thành thực tập, thực tập viên có thể thăng chức lên vị trí Nhân viên kinh doanh. Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ và thực hiện các hoạt động bán hàng. Họ cần phát triển kỹ năng đàm phán, thuyết phục và quản lý mối quan hệ khách hàng.

Từ 3 - 5 năm: Trợ lý kinh doanh

Khi có kinh nghiệm và thành công trong vai trò nhân viên kinh doanh, người ta có thể thăng chức lên vị trí chuyên viên sale. Chuyên viên sale có trách nhiệm quản lý các khách hàng, tư vấn và đề xuất giải pháp bán hàng. Họ cần phát triển kỹ năng phân tích thị trường, đàm phán và xây dựng mối quan hệ khách hàng.

Từ 5 - 7 năm: Trưởng nhóm kinh doanh

Sau khi có kinh nghiệm và thành công trong vai trò chuyên viên sale, người ta có thể thăng chức lên vị trí Trưởng nhóm kinh doanh. Trưởng nhóm kinh doanh có trách nhiệm quản lý và hướng dẫn nhóm sale, đảm bảo đạt được mục tiêu doanh số và phát triển kỹ năng của các thành viên trong nhóm.

Từ 7 - 9 năm: Trưởng phòng sale

Trưởng phòng sale có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng của công ty, định hướng chiến lược và đảm bảo đạt được mục tiêu doanh số và lợi nhuận.

Từ 9 năm trở lên: Giám đốc kinh doanh

Cuối cùng, sau khi có đủ kinh nghiệm và thành công trong vai trò Phó giám đốc kinh doanh, bạn có thể thăng tiến lên vị trí Giám đốc kinh doanh. Ở vị trí này, bạn sẽ đảm nhận trách nhiệm lãnh đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty và có quyền ra quyết định chiến lược và định hướng phát triển.