Công việc của Thực tập sinh Lễ Tân là gì?

1. Các công việc của thực tập sinh lễ tân là gì?

Thực tập sinh Lễ Tân (Receptionist Intern) là người tham gia vào chương trình thực tập tại bộ phận lễ tân của một tổ chức hay doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ là chào đón và hỗ trợ khách hàng, quản lý cuộc gặp, và điều phối thông tin. Trong thời gian thực tập, họ có cơ hội rèn kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, và làm việc trong môi trường chuyên nghiệp. Receptionist Intern cũng có thể được đào tạo về hệ thống quản lý thông tin và sử dụng công nghệ văn phòng. Đây là bước quan trọng để xây dựng cơ sở kỹ năng cần thiết cho sự phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực lễ tân và quản lý văn phòng.

3 công việc phổ biến của thực tập sinh Lễ tân

Thực tập sinh Lễ Tân đóng vai trò quan trọng trong bảo đảm sự thuận lợi và chuyên nghiệp của môi trường làm việc. Nhiệm vụ chính của họ là đảm bảo sự chào đón và hỗ trợ mọi người khi đến và rời đi từ tổ chức hay doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả chi tiết về công việc của Thực tập sinh Lễ Tân:

Tiếp đón khách hàng

Thực tập sinh lễ tân tại các nhà hàng sẽ là người chịu trách nhiệm chính nhận thông tin đặt bàn của khách. Thông tin có thể qua điện thoại hoặc đặt trực tiếp. Công việc đòi hỏi bạn phải nắm rõ thông tin về lượng khách để không để khách phải chờ lâu. Đồng thời bạn phải báo cáo tình hình cho cấp trên nếu hết ca.

Hỗ trợ hoạt động hành chính văn thư

Hỗ trợ phụ trách các hoạt động hành chính văn thư như tiếp đón khách, giao nhận giấy tờ, tiếp nhận cuộc gọi, v.vv.. Nhìn chung Thực tập sinh lễ tân có các nhiệm vụ thường thấy như bản mô tả công việc của nhân viên lễ tân tổng quát nêu trên. Lễ tân văn phòng là vị trí quan trọng đảm bảo sự hoạt động trơn tru của các phòng ban trong công ty.

Quản lý thông tin khách hàng

Họ đảm bảo rằng thông tin liên quan đến lễ tân như danh bạ, thông tin khách hàng và các yêu cầu đặc biệt được cập nhật và lưu trữ hiệu quả. Sử dụng phần mềm và công nghệ để quản lý thông tin một cách chính xác và linh hoạt. Trong trường hợp xảy ra vấn đề, họ phải làm việc một cách nhanh chóng và chủ động để giải quyết, bảo đảm rằng khách hàng có trải nghiệm tích cực và thoải mái.

Thực tập sinh Lễ Tân đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra ấn tượng đầu tiên tích cực và duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái. Đồng thời, họ cũng có cơ hội rèn luyện nhiều kỹ năng quan trọng trong lĩnh vực quản lý và giao tiếp.

2. Nghiệp vụ lễ tân là gì?

Nghiệp vụ lễ tân là những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc của một lễ tân khách sạn, resort, nhà hàng… Lễ tân thường làm việc theo ca và quy trình làm việc sẽ chia thành các giai đoạn chính sau:

2.1 Trước khi khách đến khách sạn

(Mô tả) 

– Khách đến và làm thủ tục nhận phòng

– Khách đang lưu trú tại khách sạn

– Khách thanh toán và rời khỏi khách sạn

3. Lễ tân và tiếp tân có gì khác nhau?

Lễ tân: Thường chỉ những người làm việc tại quầy tiếp đón của khách sạn, nhà hàng, hoặc các doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ là chào đón khách, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng, xử lý các thủ tục như nhận và trả phòng.

Tiếp tân: Có nghĩa rộng hơn và không chỉ giới hạn trong khách sạn hay nhà hàng. Tiếp tân có thể bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như tiếp đón khách tại các sự kiện, hội nghị, hoặc các lễ hội. Nói cách khác, tiếp tân có thể bao gồm cả công việc của lễ tân nhưng cũng mở rộng ra nhiều lĩnh vực khác.

Tóm lại, lễ tân là một phần của tiếp tân, nhưng tiếp tân có phạm vi rộng hơn và bao gồm nhiều loại hình công việc khác nhau.

4. Kinh nghiệm lựa chọn nơi thực tập lễ tân

Lựa chọn nơi thực tập lễ tân là một bước quan trọng để tích lũy kinh nghiệm và phát triển kỹ năng. Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp bạn chọn được nơi thực tập phù hợp:

- Xác định mục tiêu khi đi thực tập: Hãy xác định rõ mục tiêu của bạn khi thực tập. Bạn muốn học hỏi kỹ năng gì? Bạn muốn làm việc trong môi trường như thế nào? Điều này sẽ giúp bạn chọn được nơi thực tập phù hợp với mong muốn và định hướng nghề nghiệp của mình.

- Tìm hiểu về doanh nghiệp dự định thực tập : Nghiên cứu kỹ về các khách sạn, nhà hàng hoặc doanh nghiệp mà bạn đang cân nhắc. Tìm hiểu về quy mô, uy tín, văn hóa làm việc và cơ hội phát triển tại đó. Bạn có thể tham khảo các đánh giá từ nhân viên cũ hoặc hiện tại để có cái nhìn tổng quan.

- Chương trình đào tạo và hỗ trợ: Hãy chọn những nơi có chương trình đào tạo bài bản và hỗ trợ tốt cho thực tập sinh. Điều này sẽ giúp bạn học hỏi được nhiều hơn và có cơ hội phát triển kỹ năng một cách toàn diện.

- Vị trí địa lý: Xem xét vị trí của nơi thực tập. Nếu bạn phải di chuyển xa, hãy cân nhắc về chi phí và thời gian đi lại. Chọn nơi thực tập gần nơi bạn sống hoặc có điều kiện thuận lợi về giao thông sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

- Mạng lưới kết nối: Chọn nơi thực tập có môi trường làm việc chuyên nghiệp và có cơ hội kết nối với nhiều người trong ngành. Điều này sẽ giúp bạn mở rộng mạng lưới quan hệ và có thêm cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp.

- Phản hồi từ thực tập sinh trước: Hỏi ý kiến từ những người đã từng thực tập tại nơi bạn đang cân nhắc. Họ có thể cung cấp cho bạn những thông tin thực tế và kinh nghiệm quý báu.

Hy vọng những kinh nghiệm này sẽ giúp bạn chọn được nơi thực tập lễ tân phù hợp và đạt được nhiều thành công trong quá trình thực tập.

5. Các vị trí thực tập phổ biến trong khách sạn

- Thực tập sinh lễ tân: Đây là vị trí tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, bao gồm các nhiệm vụ như chào đón khách, làm thủ tục check-in/check-out, và giải quyết các yêu cầu của khách hàng.

- Nhân viên buồng phòng: Thực tập sinh ở bộ phận này sẽ học cách dọn dẹp và chuẩn bị phòng cho khách, đảm bảo phòng luôn sạch sẽ và tiện nghi.

-  Đầu bếp: Bao gồm các công việc như phục vụ khách tại nhà hàng, hỗ trợ trong bếp, chuẩn bị và trình bày món ăn¹.

-  Thực tập sinh F&B (Food and Beverage):Thực tập sinh sẽ hỗ trợ trong việc quản lý nhà hàng, quầy bar, và các dịch vụ ăn uống khác trong khách sạn.

- Thực tập sinh nhân sự: Hỗ trợ các công việc liên quan đến tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự trong khách sạn.

- Kế toán: Thực tập sinh sẽ học cách quản lý tài chính, xử lý hóa đơn và các công việc kế toán khác.

Những vị trí này không chỉ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm thực tế mà còn mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp trong tương lai.

>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên housekeeping mới nhất

>> Xem thêm: Việc làm của Thực tập sinh buồng phòng mới cập nhật

>> Xem thêm: Việc làm Giám sát nhà hàng hiện tại