Câu hỏi phỏng vấn Thực tập sinh Lễ Tân

Các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm một nhân viên lễ tân duyên dáng, ngăn nắp và chú ý đến từng chi tiết. Họ có thể hỏi câu hỏi này để tìm hiểu xem bạn có bất kỳ phẩm chất và kinh nghiệm liên quan nào không. Khi nghĩ về câu trả lời cho câu hỏi này, hãy nghĩ xem đặc điểm tính cách và kinh nghiệm chuyên môn nào sẽ giúp ích cho bạn trong vai trò của mình. Giải thích tại sao mỗi lý do trong số ba lý do đó khiến bạn nổi bật giữa các ứng viên khác.

Ví dụ: 'Lý do đầu tiên khiến tôi là người có đủ năng lực nhất cho vai trò này là cam kết của tôi về chất lượng dịch vụ khách hàng. Tôi nghĩ điều quan trọng đối với nhân viên lễ tân là làm cho khách hàng cảm thấy được chào đón và sẵn sàng giải đáp bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào của họ. Lý do thứ hai là kinh nghiệm ba năm làm trợ lý hành chính của tôi. Trong suốt vai trò này, tôi đã phát triển nhiều kỹ năng cần thiết cho vị trí lễ tân này, chẳng hạn như chú ý đến chi tiết và tổ chức. Lý do cuối cùng của tôi là tôi thực sự thích làm việc với mọi người và sẽ tạo ấn tượng tốt đầu tiên.”

Nhân viên lễ tân có thể khá bận rộn vào những giờ cao điểm trong ngày. Nhà tuyển dụng hỏi câu hỏi này để xem bạn có kinh nghiệm quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hay không. Hãy nghĩ về thời điểm bạn cần ưu tiên công việc của mình. Giải thích cách bạn có thể hoàn thành mọi việc một cách hiệu quả khi chăm sóc khách hàng.

Ví dụ: 'Ở công việc trước đây của tôi, nhóm điều hành đã nghỉ giải lao để có một cuộc họp ăn trưa đặc biệt. Trong cuộc họp này, tôi đã nhận được rất nhiều cuộc gọi từ họ. Vì họ hướng dẫn tôi nhận tin nhắn nên tôi đã tạo một hệ thống mã hóa màu để sắp xếp tất cả các tin nhắn của họ theo thứ tự. Mặc dù đây là một tình huống áp lực cao nhưng tôi vẫn cố gắng phục vụ tất cả khách hàng của họ mà không cần bước vào cuộc họp của họ.'

Là nhân viên lễ tân, có thể đôi khi bạn phải làm việc với những thông tin nhạy cảm như địa chỉ, số thẻ tín dụng và số an sinh xã hội. Nhà tuyển dụng muốn đảm bảo rằng bạn có ý thức và nền tảng chung để giữ thông tin này an toàn. Trong câu trả lời của bạn, hãy mô tả các bước bạn sẽ thực hiện để giữ thông tin đó ở chế độ riêng tư. Hãy xem xét tất cả các bước bạn cần thực hiện.

Ví dụ: 'Khi làm việc với thông tin nhạy cảm, tôi đảm bảo rằng chỉ có mình tôi nhìn thấy nó. Sau khi ghi lại số điện thoại hoặc số thẻ tín dụng, tôi đảm bảo cắt nhỏ thông tin này. Tương tự như vậy, tôi luôn để ý xem ai ở xung quanh mình khi thực hiện những cuộc điện thoại nhạy cảm. Vì tôi có một số kinh nghiệm về an ninh mạng nên tôi luôn đảm bảo chỉ làm việc trên các máy chủ bảo mật và đặt mật khẩu phức tạp trên tất cả các tài khoản của mình.'

Công việc cuối cùng của tôi là làm việc tại bàn nơi chúng tôi nhận được rất nhiều cuộc gọi. Tôi chịu trách nhiệm sắp xếp tất cả các cuộc gọi đến và đảm bảo rằng chúng được chuyển đến đúng người nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngay cả khi mọi thứ bận rộn, tôi vẫn tự hào về khả năng giữ thái độ thân thiện và bình tĩnh của mình.

Trung bình, tôi nói đúng khoảng 80-95 từ mỗi phút với độ chính xác khoảng 90%. Tôi có thể gõ nhanh hơn, nhưng biết rằng với tốc độ tăng lên, độ chính xác của tôi có thể giảm xuống. Bất chấp điều đó, tôi đảm bảo đọc lại mọi thứ tôi gõ và hiệu đính lỗi ngữ pháp và chính tả trước khi gửi bất cứ thứ gì đi.

Tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm sử dụng Windows và Microsoft Office Suite bao gồm Word, Access, Excel và PowerPoint. Tôi cũng thành thạo Adobe Photoshop và Illustrator cũng như quen thuộc với hầu hết các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn bao gồm máy photocopy, máy fax và hệ thống điện thoại.

Trong công việc gần đây nhất của tôi, không có gì lạ khi chúng tôi bị chỉ trích vào thứ Sáu ngay trước khi kết thúc ngày làm việc, nhưng vào một ngày thứ Sáu cụ thể, chúng tôi không chỉ có mức tăng công việc bình thường trước cuối tuần mà còn ở giữa một tu sửa văn phòng lớn và tiến hành phỏng vấn nhân viên mới. Giữa việc trả lời điện thoại và thực hiện công việc thường ngày của mình, tôi cũng thấy mình phải điều phối các công nhân xây dựng đang di chuyển đồ đạc từ khu vực này sang khu vực khác, đồng thời đảm bảo rằng những người đến phỏng vấn đã được kiểm tra đúng cách. Tôi đảm bảo rằng mình ở lại. bình tĩnh, thu thập và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ của mình một cách hợp lý. Tôi là người lập danh sách, vì vậy cách dễ nhất mà tôi thấy để sắp xếp ngăn nắp khi mọi thứ trở nên điên rồ là viết mọi thứ ra ngay lập tức. Bằng cách đó, mọi thứ sẽ không bị lạc lối trong lúc nóng bức. Bằng cách giữ bình tĩnh và ngăn nắp, tôi có thể giải quyết mọi việc xảy ra vào buổi chiều thứ Sáu điên rồ đó.

Có lần tôi đã có người gọi đến và người này rõ ràng là rất khó chịu. Họ yêu cầu được kết nối trực tiếp với Giám đốc điều hành của chúng tôi. Điều quan trọng nhất bạn phải nhớ khi đối phó với những người như thế này là đừng bao giờ coi sự tức giận của họ là cá nhân hoặc để nó ảnh hưởng đến cách bạn đối xử với họ. Tôi lịch sự và kiên quyết cho họ biết rằng anh ấy không có mặt nhưng tôi rất vui được chuyển lời nhắn cho anh ấy. Bằng cách giữ bình tĩnh và lắng nghe lời phàn nàn của anh ấy, anh ấy hài lòng rằng những lo lắng của mình sẽ được giải quyết và anh ấy đã bình tĩnh lại.

Một mùa đông nọ, chúng tôi gặp một cơn bão đặc biệt tồi tệ khiến nhiều nhân viên không thể đi làm, trong đó có cả trợ lý riêng của CEO. May mắn thay, tôi đã đủ quen thuộc với những gì cô ấy đã làm cho anh ấy nên tôi tương đối dễ dàng đảm nhận vai trò đó khi cô ấy vắng mặt. Nó tăng gấp đôi khối lượng công việc của tôi và cuối cùng tôi phải làm việc nhiều giờ hơn bình thường, nhưng điều đó có nghĩa là Giám đốc điều hành của chúng tôi có thể tiếp tục làm việc với tốc độ bình thường và theo kịp lịch trình của mình. Trợ lý của anh quay lại một tuần sau đó và vui mừng khi thấy không có một núi công việc khổng lồ nào đang chờ đợi cô. Trên hết, Giám đốc điều hành của chúng tôi, biết ơn vì tôi đã làm thêm công việc mà không phàn nàn, đã nhét một thẻ quà tặng vào bàn làm việc của tôi để dùng bữa tại nhà hàng yêu thích của tôi để nói lời cảm ơn.

Câu hỏi phỏng vấn này có thể cung cấp cho người quản lý tuyển dụng ý tưởng về cách bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý lịch trình bận rộn cũng như các nhiệm vụ công việc của mình. Làm nổi bật kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của bạn, cùng với khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả theo tầm quan trọng và tính cấp bách của chúng. Đây là một ví dụ:

Ví dụ: 'Mỗi buổi sáng khi đi làm, tôi bắt đầu bằng cách xem qua lịch và danh sách kiểm tra các công việc chính như trả lời email, câu hỏi của khách hàng và trao đổi với người quản lý về khối lượng công việc trong ngày của tôi. Nếu tôi còn nhiệm vụ từ ngày hôm trước, tôi sẽ hoàn thành chúng trước khi sắp xếp phần còn lại của trách nhiệm hàng ngày của mình.'

Người phỏng vấn có thể hỏi bạn một câu hỏi như thế này để đánh giá cách bạn sẽ chào đón khách đến thăm tổ chức của họ, cả trực tiếp và qua điện thoại. Cho người phỏng vấn thấy rằng việc khiến khách hàng cảm thấy được chào đón và duy trì các giá trị của công ty là vô cùng quan trọng đối với bạn bằng cách đưa ra ví dụ về cách bạn đã làm điều này trong quá khứ.

Ví dụ: 'Tôi rất tin tưởng vào việc chào đón khách hàng và du khách đến với tổ chức. Khi một khách hàng dừng lại ở quầy lễ tân, tôi ngay lập tức chào họ một cách thân thiện và hỏi xem tôi có thể giúp gì cho họ. Khi giao tiếp với khách hàng qua điện thoại, tôi đảm bảo rằng mình nói rõ ràng và hiểu được khách hàng đang tìm kiếm điều gì. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ với khách hàng và cho họ thấy công ty đặt dịch vụ khách hàng lên trên hết.'

Nhân viên lễ tân thường đảm nhận nhiều công việc văn phòng khác nhau và người phỏng vấn có thể hỏi bạn câu hỏi này để hiểu loại vai trò lễ tân mà bạn đã đảm nhiệm cũng như kinh nghiệm mà bạn có. Sử dụng câu trả lời của bạn để đưa ra ví dụ cụ thể về nhiệm vụ công việc chính của bạn và bạn đã thành công như thế nào khi thực hiện chúng.

Ví dụ: 'Tôi chịu trách nhiệm chính trong việc chào đón khách hàng cả trực tiếp và qua điện thoại, sắp xếp hồ sơ văn phòng và duy trì liên lạc giữa các nhóm, người quản lý và khách hàng. Tôi đã thành công khi thực hiện công việc của mình trong một môi trường có nhịp độ nhanh nhờ áp dụng phản hồi từ người quản lý, yêu cầu hỗ trợ khi tôi cần và tham gia khóa đào tạo phát triển chuyên môn để cải thiện kỹ năng kỹ thuật của mình.'

Người phỏng vấn có thể sẽ hỏi bạn câu hỏi này như một cách để đánh giá kỹ năng giải quyết xung đột của bạn cũng như cách bạn giao tiếp và giúp đỡ những khách hàng có trải nghiệm tiêu cực. Hãy đưa ra một ví dụ từ công việc gần đây nhất của bạn hoặc nếu bạn chưa phải giải quyết xung đột với khách hàng trong vai trò của mình, hãy mô tả cách bạn sẽ làm như vậy.

Ví dụ: 'Có lần tôi gặp một khách hàng tức giận qua điện thoại yêu cầu tôi chuyển cuộc gọi của họ thẳng tới sếp của tôi. Tôi nói chuyện với khách hàng bằng giọng thân thiện và đặt câu hỏi để biết thêm thông tin về lý do khiến họ khó chịu. Tôi đã giải thích với khách hàng rằng tôi sẽ yêu cầu người quản lý của tôi liên hệ với họ ngay khi thấy vấn đề thuận tiện và kết thúc cuộc gọi với sự tương tác tích cực và lạc quan.'

Câu hỏi này sẽ cung cấp cho người phỏng vấn cái nhìn sâu sắc về kỹ năng giao tiếp của bạn. Làm nổi bật cách bạn sắp xếp các bản ghi nhớ, email và thậm chí cả các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn cũng như cách bạn phổ biến thông tin. Đây là một ví dụ:

Ví dụ: 'Khi khách hàng gọi điện để hỏi những câu hỏi chung chung, chẳng hạn như thông tin về công ty của tôi và sản phẩm của công ty, tôi thường là đầu mối liên hệ duy nhất vì tôi có thể dễ dàng trả lời những loại câu hỏi này. Tôi đảm bảo rằng tôi luôn nắm rõ các quy trình trong công ty của mình để có thể cung cấp thông tin liên quan cho khách hàng mà tôi giao tiếp. Khi tôi liên lạc với các thành viên trong nhóm và người quản lý, tôi đảm bảo rằng tôi chuyển tất cả tin nhắn và thư từ đến người thích hợp và nếu nó cực kỳ quan trọng, tôi sẽ nhận tin nhắn hoặc chuyển tiếp email ngay khi tôi đọc nó.'