Công việc của Nhân viên lễ tân là gì?

1. Nhân viên lễ tân là gì?

Nhân viên lễ tân là một trong những vai trò quan trọng trong ngành dịch vụ khách hàng. Người làm công việc này thường đóng vai trò như một điểm tiếp xúc đầu tiên giữa khách hàng và tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc của lễ tân không chỉ đơn giản là chào đón và hướng dẫn khách đến đúng nơi, mà còn bao gồm việc cung cấp thông tin hữu ích, trả lời thắc mắc và giải quyết vấn đề nếu có. Họ cũng có thể quản lý cuộc gọi điện thoại đến, đặt phòng hoặc dịch vụ, và thực hiện các tác vụ quản lý lịch trình. Nhân viên lễ tân cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, kiên nhẫn và thân thiện để tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng và góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của tổ chức.

2. Cách tính lương và các công việc của Nhân viên lễ tân

Cách tính lương Nhân viên lễ tân theo trình độ

Mức lương của Nhân viên lễ tân cũng giống như mức lương của các công việc khác nên ở mỗi trình độ bằng cấp khác nhau thì Nhân viên lễ tân lại nhận được những mức lương khác nhau:

Cách tính lương Nhân viên lễ tân theo số năm kinh nghiệm

Hiện nay, có rất nhiều thông tin về việc tuyển dụng Nhân viên lễ tân, trong những thông tin tuyển dụng đó đều có đính kèm theo thông tin về mức lương Nhân viên lễ tân. Điều đó giúp cho các bạn có được những cơ hội để biết được mức lương của mình ra sao. Trong phần này, chúng tôi sẽ giúp các bạn có thể nắm được mức lương cơ bản của Nhân viên lễ tân theo số năm kinh nghiệm:

Mô tả công việc Nhân viên lễ tân

Nhân viên lễ tân trong khách sạn

Trong khách sạn, nhân viên lễ tân là bộ mặt của khách sạn. Họ làm nhiệm vụ đón tiếp khách đến nhận phòng, hỗ trợ khách trong quá trình check-in, cung cấp thông tin về dịch vụ, tiện ích trong khách sạn và giải quyết các yêu cầu, thắc mắc của khách. Các nhiệm vụ này bao gồm:

• Chào đón khách, xác nhận thông tin đặt phòng.

• Hỗ trợ khách trong việc nhận phòng và trả phòng.

• Cung cấp thông tin về dịch vụ và tiện ích của khách sạn.

• Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng (gọi taxi, đặt tour, v.v.).

• Giải quyết khiếu nại và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Nhân viên lễ tân trong văn phòng

Ở các văn phòng công ty, nhân viên lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự chuyên nghiệp và tổ chức. Họ thường là người đầu tiên mà khách hàng hoặc đối tác gặp khi đến công ty. Công việc của họ có thể bao gồm:

• Tiếp đón khách đến công ty và thông báo cho các bộ phận liên quan.

• Nhận và chuyển tiếp các cuộc gọi, thư từ, bưu kiện.

• Hỗ trợ công tác hành chính, lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

• Quản lý lịch trình và các cuộc hẹn của lãnh đạo hoặc bộ phận khác.

Nhân viên lễ tân trong nhà hàng

Trong môi trường nhà hàng, nhân viên lễ tân có nhiệm vụ đón tiếp khách, hướng dẫn khách đến bàn và đảm bảo rằng khách hàng có trải nghiệm tuyệt vời ngay từ khi bước vào cửa. Một số công việc cụ thể bao gồm:

• Chào đón và hướng dẫn khách vào bàn.
• Xử lý đặt chỗ, thông báo với các bộ phận khác.
• Đảm bảo không gian nhà hàng luôn sạch sẽ và thoải mái.
• Giải quyết các yêu cầu của khách, từ món ăn, thức uống đến yêu cầu đặc biệt khác.

3. Lễ tân khách sạn, nhà hàng cần bằng cấp gì?

Để trở thành một lễ tân giỏi bạn sẽ phải trau dồi kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Tuy nhiên, đặc thù của vị trí này chắc chắn sẽ yêu cầu về ngoại hình và khả năng giao tiếp. Vì thế hãy luyện tập khả năng giao tiếp, đặc biệt là ngoại ngữ. Hiện nay chưa có trường lớp nào đào tạo chuyên ngành “lễ tân”. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể theo học các ngành như quản trị nhân lực, du lịch - khách sạn, quản trị nhà hàng... để được trang bị các kiến thức về vị trí này. Một lựa chọn khác là học các khóa học nghiệp vụ lễ tân chuyên nghiệp. Những khóa học nghề như này sẽ có thời gian ngắn hơn và được thực hành nhiều hơn là theo học các chương trình đào tạo chính quy.

Các trường đào tạo ngành nhà hàng khách sạn tốt nhất Việt Nam hiện nay:

• Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
• Trường Đại học Tôn Đức Thắng
• Trường Đại học Kinh tế TPHCM
• Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng
• Trường Đại học Thương mại
• Trường Đại học Công nghệ TPHCM (HUTECH)
• Trường Đại học Mở Hà Nội
• Trường Đại học Thăng Long
• Trường Đại học Tài Chính – Marketing
• Trường Đại học Nguyễn Tất Thành

4. Lễ tân tiếng Anh là gì?

Theo từ điển Việt - Anh, lễ tân dịch sang tiếng Anh là Receptionist; đây là thuật ngữ thông dụng, được dùng nhiều nhất hiện nay tại các khách sạn; ngoài ra, lễ tân tiếng Anh còn có thể được dịch ra front desk clerk, front office clerk… Tùy theo đặc điểm công việc hay địa điểm làm việc sẽ có thêm các từ bổ sung để làm rõ nghĩa. Chẳng hạn:

• Lễ tân khách sạn là Hotel Receptionist
• Lễ tân nhà hàng là Restaurant Receptionist
• Lễ tân Spa là Spa Receptionist
• Trưởng bộ phận lễ tân là Front Office Manager (FOM)
• Giám sát lễ tân là Receptionist Supervisor hay Front Office Supervisor…

Ứng viên sẽ thường xuyên bắt gặp các chức danh/ tên gọi lễ tân tiếng Anh tương ứng như trên qua các tin tuyển dụng lễ tân.

5. Khó khăn thường gặp của công việc Nhân viên lễ tân

Khách cố tình gây khó dễ

Đây là tình huống không hiếm gặp trong ngành khách sạn, khi khách hàng có thể phàn nàn một cách không rõ ràng hoặc đưa ra những yêu cầu vô lý như để thử thách khả năng chịu đựng của nhân viên. Có lẽ không ít lần bộ phận lễ tân gặp phải tình huống một khách hàng phàn nàn về việc phòng không đủ yên tĩnh dù phòng đã được cách âm kỹ càng. Sau đó, họ đòi hỏi phòng miễn phí hoặc các dịch vụ đi kèm.

Khối lượng công việc không hề nhỏ

Theo thống kê, trong 1 ngày bất kỳ, trung bình mỗi nhân viên lễ tân khách sạn thường tiếp xúc với khoảng từ 100 - 300 con người và phải đảm bảo ấn tượng đầu tiên giữa họ với tất cả các vị khách là tích cực và hoàn toàn tốt đẹp; đó là chưa kể những ngày lễ tết hay mùa cao điểm du lịch, con số này sẽ tăng lên gấp 2, thậm chí gấp 3,4 hoặc rất nhiều lần.

Áp lực công việc vô cùng lớn

Lễ tân chịu trách nhiệm là mối liên hệ chính giữa khách hàng với các dịch vụ khách sạn - là người phục vụ và giải đáp toàn bộ thắc mắc lẫn phàn nàn của khách về chất lượng dịch vụ - luôn trong trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hàng, nhanh chóng trả lời điện thoại, tuyệt đối không để khách chờ đợi trong bất kỳ tình huống nào, không được giả vờ không nhìn thấy khách đang cần giúp đỡ - tham khảo cho khách những địa điểm vui chơi trong khu vực, các chuyến xe di chuyển thuận tiện và nhanh chóng, các tour du lịch hấp dẫn, các sản phẩm lưu niệm hay ẩm thực đặc trưng của địa phương…

Ngôn ngữ giao tiếp đa dạng

Ngành du lịch Việt Nam ngày càng trở nên phát triển. Không chỉ thu hút khách trong nước mà ngày nay khách nước cũng rất quan tâm đến nước ta. Để đáp ứng hoàn hảo cho nhu cầu này, đòi hỏi nhân viên lễ tân phải trau dồi khả năng ngôn ngữ. Tốt nhất là thông thạo giao tiếp từ hai ngôn ngữ trở lên, ngoài tiếng mẹ đẻ. Bởi vậy đây được xem là một trong những khó khăn của nghề lễ tân khách sạn.

Làm việc ca đêm

Làm việc ca đêm luôn là một phần công việc không thể thiếu của nhân viên lễ tân khách sạn. Bởi vậy đây là một điểm hạn chế đối với những người đã lập gia đình và có con. Hoặc bạn nên kết hôn muộn. Hoặc bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn khi phải cân bằng giữa gia đình và công việc. Tuy nhiên khi đã kinh nghiệm dày dặn, nhân viên lễ tân sẽ lên chức quản lý. Lúc này, việc quản lý, sắp xếp thời gian sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Xem thêm:

Việc làm Nhân viên lễ tân

Việc làm Nhân viên đặt phòng

Việc làm Giám sát lễ tân