Công việc của Trợ lý quản lý đơn hàng là gì?

Yêu cầu tuyển dụng của Trợ lý quản lý đơn hàng

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Trợ lý quản lý đơn hàng cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan: 

Kiến thức chuyên môn

• Hiểu biết về quy trình quản lý đơn hàng: Trợ lý quản lý đơn hàng cần có kiến thức về quy trình xử lý đơn hàng, từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng và theo dõi tình trạng đơn hàng.
• Kiến thức về hệ thống quản lý đơn hàng: Trợ lý quản lý đơn hàng cần am hiểu về các hệ thống quản lý đơn hàng, bao gồm phần mềm quản lý đơn hàng và các công cụ liên quan.
• Kỹ năng giao tiếp: Trợ lý quản lý đơn hàng cần có kỹ năng giao tiếp tốt để liên lạc với khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác để xác nhận thông tin và giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng.
• Kiến thức về quy định và quy trình vận chuyển: Trợ lý quản lý đơn hàng cần hiểu về các quy định và quy trình vận chuyển quốc tế và trong nước để đảm bảo đơn hàng được giao đúng thời gian và địa điểm.
• Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc: Trợ lý quản lý đơn hàng cần có khả năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả để đảm bảo xử lý đơn hàng một cách chính xác và đúng hẹn.
• Kiến thức về quy định và quy trình hải quan: Trợ lý quản lý đơn hàng cần hiểu về quy định và quy trình hải quan để đảm bảo đơn hàng được thông quan một cách suôn sẻ.

Ngoại hình giọng nói

Ngoại hình và giọng nói không phải là yếu tố quyết định quan trọng nhất đối với một Trợ lý quản lý đơn hàng. Tuy nhiên, chúng cũng đóng một vai trò nhất định trong việc tạo ấn tượng đầu tiên và giúp Trợ lý quản lý đơn hàng thành công trong công việc

• Vẻ ngoài gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp.
• Gương mặt sáng sủa, ưa nhìn.
• Tóc tai gọn gàng, sạch sẽ.
• Trang phục phù hợp với môi trường làm việc.
• Khả năng diễn đạt ý kiến ​​và chỉ thị một cách rõ ràng và lưu loát. 
• Giọng nói của họ nên dễ nghe, không quá nhanh hoặc quá chậm

Kỹ năng giao tiếp 

• Kỹ năng giao tiếp tổ chức: Trợ lý quản lý đơn hàng cần có khả năng giao tiếp một cách rõ ràng, tổ chức và hiệu quả với khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.
• Kỹ năng lắng nghe: Trợ lý quản lý đơn hàng cần có khả năng lắng nghe và hiểu rõ yêu cầu và thông tin từ khách hàng và các bên liên quan để đảm bảo sự hiệu quả trong xử lý đơn hàng.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trợ lý quản lý đơn hàng cần có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản: Trợ lý quản lý đơn hàng cần có khả năng viết và trình bày thông tin một cách rõ ràng và chính xác trong các tài liệu, email và báo cáo liên quan đến đơn hàng.
• Kỹ năng giao tiếp đa ngôn ngữ: Trợ lý quản lý đơn hàng có thể cần có khả năng giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau để tương tác với khách hàng và nhà cung cấp quốc tế.
• Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại: Trợ lý quản lý đơn hàng cần có khả năng giao tiếp một cách chuyên nghiệp và tự tin qua điện thoại để giải quyết các vấn đề và cung cấp thông tin cho khách hàng và các bên liên quan.

Kinh nghiệm, kỹ năng khác 

• Đã từng có kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý quản lý đơn hàng từ 2 - 3 năm, và thành công trong nhiều dự án 
• Có khả năng làm việc các thiết bị công nghệ các quy trình làm việc trong lĩnh vực quản lý đơn hàng 
• Biết sử dụng công cụ quản lý thời gian công việc, tính toán hợp lý để làm việc một cách hiệu quả để tránh mắc các lỗi khi làm việc 
• Có khả năng quản lý thời gian hiệu quả để đáp ứng được tiến độ công việc.

Lộ trình thăng tiến của Trợ lý quản lý đơn hàng

Mức lương bình quân của Trợ lý quản lý đơn hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.

• Trợ lý vận hành: 9 - 10 triệu đồng/tháng
• Trợ lý dự án: 9 - 13 triệu đồng/tháng

Trợ lý quản lý đơn hàng: Từ 0 - 1 năm kinh nghiệm

Bắt đầu với những người chưa có kinh nghiệm và đã có kinh nghiệm 1 năm, bắt đầu với vị trí Trợ lý quản lý đơn hàng. Trách nhiệm chính là trợ lý cho nhân viên xử lý các đơn hàng 

Nhân viên quản lý đơn hàng: Từ 1 - 3 năm kinh nghiệm

Với kinh nghiệm từ 1 - 3 năm, Nhân viên quản lý đơn hàng đảm nhận trách nhiệm chính trong việc xử lý đơn hàng, giám sát quy trình giao hàng và tương tác với khách hàng.

Nhân viên quản lý đơn hàng cấp cao: Từ 3 - 5 năm kinh nghiệm

Nhân viên quản lý đơn hàng cấp cao được giao trách nhiệm quản lý toàn bộ quy trình đơn hàng, bao gồm lập kế hoạch, đặt hàng, và kiểm soát chất lượng. Họ cũng có thể đảm nhận vai trò đàm phán với các nhà cung cấp và tư vấn chiến lược về quản lý đơn hàng.

Merchandise Manager: Từ 5 - 10 năm kinh nghiệm

Merchandise Manager có trách nhiệm quản lý và phát triển chiến lược merchandise cho tổ chức. Họ đưa ra quyết định về loại hàng hóa, xu hướng sản phẩm, và giá cả, đồng thời lập kế hoạch tiêu thụ và quản lý tồn kho.

Merchandising Director: +10 năm kinh nghiệm

Merchandising Director là vị trí cấp cao nhất trong lĩnh vực quản lý đơn hàng. Họ có trách nhiệm lãnh đạo toàn bộ hoạt động merchandising, xác định chiến lược kinh doanh, định hình hướng phát triển sản phẩm, và xây dựng mối quan hệ với các đối tác chiến lược.

Lưu ý rằng lộ trình thăng tiến của Trợ lý quản lý đơn hàng có thể thay đổi tùy thuộc vào tổ chức và ngành công nghiệp cụ thể, cũng như sự phát triển và thành công cá nhân của từng cá nhân.