Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý quản lý đơn hàng

Vị trí Trợ lý quản lý đơn hàng không chỉ yêu cầu kiến thức, kinh nghiệm mà còn đòi hỏi sự chuyên nghiệp, chỉn chu. Điều này sẽ được thể hiện rõ qua cách bạn thể hiện trong vòng trả lời phỏng vấn. Tuy nhiên để qua được vòng phỏng vấn và trở thành một Trợ lý quản lý đơn hàng không phải điều dễ dàng. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn vị trí Trợ lý quản lý đơn hàng thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung cho vị trí Trợ lý quản lý đơn hàng

Theo bạn, Trợ lý quản lý đơn hàng là gì?

Khi đưa ra câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn kiểm tra kiến thức nền tảng nhất của bạn về công việc này, xem bạn đã thực sự hiểu rõ mình sẽ phải làm gì nếu có được vị trí Trợ lý quản lý đơn hàng hay chưa. 

Với câu hỏi trên, đừng trả lời dài dòng lan man, mà hãy đi thẳng vào vấn đề họ thắc mắc. Bạn có thể trả lời như sau: 

“ Theo em, Trợ lý quản lý đơn hàng là người giúp đỡ và hỗ trợ quản lý trong việc xử lý và điều phối các đơn hàng. ” 

Vì sao sao bạn muốn trở thành Trợ lý quản lý đơn hàng?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Vì tôi quan tâm đến quá trình chuyển và quản lý đơn hàng vì nó là một phần quan trọng trong ứng dụng chuỗi, tôi muốn học hỏi và tham gia vào quá trình này để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của nó và đóng góp lời khuyên để cải thiện hiệu suất và hiệu quả của quá trình này.”

Trợ lý quản lý đơn hàng làm công việc gì?

Để trở thành một Trợ lý quản lý đơn hàng giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: “Trợ lý quản lý đơn hàng là người hỗ trợ quản lý và xử lý các hoạt động liên quan đến đơn hàng. Công việc của Trợ lý quản lý đơn hàng bao gồm xử lý đơn hàng, theo dõi tình trạng đơn hàng, giải quyết vấn đề, giao tiếp với khách hàng và các bên liên quan, báo cáo tình trạng đơn hàng và quản lý tài liệu. Trợ lý quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình xử lý đơn hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. ”

Tại sao bạn chọn Công ty của chúng tôi?

Thực chất, đây là câu hỏi phỏng vấn Trợ lý quản lý đơn hàng nhằm kiểm tra mức độ hiểu biết của ứng viên về Công ty ứng tuyển. Để trả lời được câu hỏi này bạn cần tìm hiểu trước thông tin về thành tựu của công ty. Một trong số những thông tin này có thể trở thành lý do bạn lựa chọn Công ty này thay vì Công ty khác.

Bạn biết gì về Công ty của chúng tôi?

Hầu như trong cuộc phỏng vấn nào cũng sẽ hỏi câu tương tự. Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý quản lý đơn hàng này nhà tuyển dụng muốn xem bạn đã thực sự tìm hiểu kỹ về công ty mình ứng tuyển hay chưa? Công ty của bạn hoạt động ở mảng ngôn ngữ nào? Hướng tới cụ thể ai? Có những gì khác biệt so với những công ty khác?

Ngoài ra còn có chính sách nhân sự, văn hóa làm việc trong công ty,… Với việc cung cấp đầy đủ thông tin trên, bạn đã có thể hoàn thành tốt câu hỏi phỏng vấn Trợ lý quản lý đơn hàng. Đặc biệt dễ lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một Trợ lý quản lý đơn hàng.

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý quản lý đơn hàng về chuyên môn

Bạn đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý đơn hàng trước đây không? 

Câu trả lời: “Tôi đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý đơn hàng tại một công ty ABC trong 2 năm qua. Tôi đã tham gia vào quá trình cài đặt hàng, theo dõi đơn hàng và quản lý kho hàng.”

Bạn đã từng sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý đơn hàng nào trước đây? 

Câu trả lời: “Trong công việc trước đây, tôi đã sử dụng các công cụ như ERP (Enterprise Resource Planning) và WMS (Warehouse Management System) để quản lý đơn hàng và kho hàng. Tôi cũng đã làm việc với các phần mềm như SAP và Oracle để theo dõi và báo cáo về tình trạng đơn hàng.”

Bạn đã từng xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý đơn hàng chưa? 

Câu trả lời: “Trong quá trình làm việc tại vị trí Trợ lý quản lý đơn hàng, tôi đã gặp phải các vấn đề như chậm giao hàng, hàng hóa bị hỏng hoặc đơn hàng bị lỗi. Tôi đã áp dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề để tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp như tăng cường giao tiếp với nhà cung cấp hoặc điều chỉnh lịch trình chuyển đổi.”

Bạn đã từng làm việc trong môi trường đội nhóm để quản lý đơn hàng chưa? 

Câu trả lời: “Trong công việc trước đây, tôi đã làm việc trong một nhóm quản lý đơn hàng, trong đó chúng tôi phân phối hợp lý và làm việc cùng nhau để đảm bảo quá trình đặt hàng và giao hàng diễn ra một cách minh bạch. Chúng tôi thường tổ chức cuộc họp định kỳ để cập nhật tình trạng đơn hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh.”

Kỹ năng trả lời câu hỏi phỏng vấn xử lý tình huống

Bạn đã từng gặp phải vấn đề khó khăn trong quá trình quản lý đơn hàng? Vui lòng cho chúng tôi biết về vấn đề đó và cách bạn xử lý. 

Câu trả lời: “Trước đây, tôi đã gặp một vấn đề khi một đơn hàng quan trọng chậm chạp giao hàng làm vấn đề vận động. Để giải quyết vấn đề này, tôi đã liên hệ với nhà cung cấp và vận chuyển để tìm hiểu nguyên nhân chậm và đưa ra giải pháp. Tôi đã đề xuất thay thế phương tiện vận chuyển tiện lợi và theo dõi đơn hàng một cách chặt chẽ để đảm bảo giao hàng phù hợp trong thời hạn.”

Bạn xử lý thế nào khi có sự cố xảy ra trong quá trình giao hàng, ví dụ như hàng hóa bị hỏng? 

Câu trả lời: “Khi gặp sự cố như hàng hóa bị hỏng, tôi sẽ liên hệ ngay với nhà cung cấp và yêu cầu họ thay thế hàng hóa bị hỏng. Đồng thời, tôi sẽ thông báo cho khách hàng về vấn đề và đưa ra các giải pháp giải quyết, như gửi lại hàng mới hoặc hoàn tiền. Tôi luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu và làm việc chặt chẽ với các bên liên quan để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.”

Bạn có cách nào đối phó với áp lực và thời hạn trong quá trình quản lý đơn hàng không? 

Câu trả lời: “Khi đối mặt với áp lực và thời hạn, tôi sẽ lập kế hoạch và công việc ưu tiên theo một cách thông minh. Tôi sẽ xác định các công việc quan trọng và ưu tiên xử lý trước đó. Tôi cũng sẽ tạo một lịch trình rõ ràng và theo dõi tiến trình công việc để đảm bảo rằng các đơn hàng được xử lý chính xác trong thời hạn. Ngoài ra, tôi cũng sẽ làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty để đảm bảo sự hỗ trợ và phân phối tốt trong quá trình quản lý đơn hàng.”

Làm thế nào bạn có thể giải quyết xung đột giữa khách hàng và nhà cung cấp trong quá trình quản lý đơn hàng? 

Câu trả lời: “Khi có xung đột giữa khách hàng và nhà cung cấp, tôi sẽ lắng nghe cả hai bên để hiểu vấn đề và quan điểm của mỗi bên. Tôi sẽ cố gắng tìm ra giải pháp để đáp ứng được cả nhu cầu của khách hàng và yêu cầu của nhà cung cấp. Tôi sẽ thảo luận và đàm phán để đạt được sự đồng thuận và giải quyết xung đột một cách công bằng và hài hòa.”

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí Trợ lý quản lý đơn hàng

Để buổi phỏng vấn Trợ lý quản lý đơn hàng diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường công sở để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

• Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 
• Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.