Trưởng phòng xử lý đơn hàng thường không yêu cầu một bằng cấp quá cao, nhưng có một số yêu cầu về trình độ học vấn và kỹ năng chuyên môn:
Trình độ học vấn
Hầu hết các công ty chỉ yêu cầu nhân viên quản lý đơn hàng có bằng cấp 3 (tốt nghiệp trung học phổ thông) ít nhất. Tuy nhiên, các ứng viên có bằng cử nhân trong các ngành như Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Logistics, hoặc Quản lý chuỗi cung ứng sẽ được ưu tiên hơn.
Chứng chỉ và khóa học chuyên ngành
Mặc dù bằng cấp không phải là yếu tố bắt buộc, nhưng việc có chứng chỉ hoặc hoàn thành các khóa học về quản lý chuỗi cung ứng, quản lý đơn hàng, hoặc kỹ năng quản lý kho sẽ là một lợi thế. Những chứng chỉ này giúp nhân viên nắm vững quy trình làm việc và nâng cao khả năng quản lý hiệu quả.
Kinh nghiệm và kỹ năng
Ngoài bằng cấp, kinh nghiệm thực tế là yếu tố quan trọng trong công việc này. Trưởng phòng xử lý đơn hàng cần có kỹ năng tổ chức, giao tiếp tốt, và sử dụng thành thạo phần mềm quản lý đơn hàng hoặc các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning). Khả năng làm việc dưới áp lực và giải quyết vấn đề nhanh chóng cũng là kỹ năng cần thiết.
Tóm lại, mặc dù bằng cấp không phải là yếu tố quyết định, nhưng việc có trình độ học vấn phù hợp cùng các chứng chỉ chuyên môn và kỹ năng sẽ giúp nhân viên quản lý đơn hàng có cơ hội thăng tiến và làm việc hiệu quả hơn.
5. Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
Một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả thường được vận hành theo 5 bước sau đây:
Tiếp nhận thông tin đặt hàng
Đơn hàng có thể được tạo từ các kênh bán hàng khác nhau của doanh nghiệp như website, mạng xã hội (Facebook, Instagram), sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki) hoặc thậm chí là gọi trực tiếp Hotline. Nếu số lượng đơn hàng ít, shop có thể ghi nhận và quản lý một cách thủ công. Tuy nhiên, đối với số lượng đơn hàng quá tải, tốt hơn là shop nên ứng dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp để tránh xảy ra tình trạng sót đơn.
Xác nhận đơn hàng
Nhân viên phụ trách cần xác nhận thêm lần nữa thông tin liên quan đến đơn hàng như tên, số điện thoại, số lượng hàng hóa, hình thức thanh toán, địa chỉ - thời gian nhận hàng phù hợp. Sau đó, nhân viên shop kiểm tra tình trạng tồn kho hiện tại để chắc chắn sản phẩm khách hàng muốn mua vẫn còn và tiến hành thiết lập đơn hàng trên hệ thống (App/Website).
Đóng gói hàng hóa
Bước tiếp theo trong quy trình xử lý đơn hàng là doanh nghiệp cần đóng gói sản phẩm đúng quy cách. Điều này nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa trọn vẹn, tránh phát sinh vấn đề hư hỏng và tổn thất đối với đơn của khách hàng.
Vận chuyển hàng đến khách hàng
Có 2 cách vận chuyển đơn hàng đến khách hàng là lựa chọn đơn vị vận chuyển hoặc cửa hàng trực tiếp vận chuyển. Đối với trường hợp lựa chọn đơn vị vận chuyển, bạn nên ưu tiên đơn vị uy tín, có ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình giao nhận để tối ưu hóa thời gian, chi phí lẫn chất lượng dịch vụ.
Nhận tiền thanh toán
Khi đơn hàng được giao đến nơi thành công, khách hàng thanh toán tiền cho nhân viên của shop hoặc thanh toán tiền với shipper của đơn vị vận chuyển (nếu chọn hình thức COD), kết thúc quá trình mua hàng. Tuy nhiên, nếu không hài lòng với sản phẩm, khách hàng có thể yêu cầu trả hàng và hoàn tiền lại. Vì thế, chủ shop cần dự phòng và chuẩn bị trước chính sách phù hợp để xử lý tình huống này một cách hiệu quả.
Xử lý đơn hàng không thành công
Có nhiều nguyên nhân khiến đơn hàng không giao được thành công như khách hàng dời ngày nhận hoặc không có nhu cầu nhận nữa.
- Đối với trường hợp khách hàng dời ngày, chủ shop nên liên hệ với khách hàng một lần nữa để xác nhận chính xác thời gian nhận được và thông báo lại cho đơn vị vận chuyển.
- Đối với trường hợp khách hàng hủy đơn hoàn toàn, lúc này đơn vị vận chuyển hoàn lại đơn hàng cho các shop trong thời gian sớm nhất.
