1. Trưởng phòng quản lý đơn hàng là gì?
Trưởng phòng quản lý đơn hàng là người chịu trách nhiệm tất cả công việc liên quan đến đơn hàng của đơn vị mà họ đang làm việc. Họ đảm bảo hàng hóa, dịch vụ đạt chất lượng tốt nhất từ khâu nguyên liệu đến khi ra thành phẩm và giao cho khách hàng. Người làm ở vị trí này cũng phải cân bằng lợi ích khách hàng, đối tác liên quan và nhà cung ứng thông qua việc thu nhập, xử lý thông tin về xu hướng và nhu cầu của khách hàng “xây chiếc cầu” vững chắc giữa nhà sản xuất, kênh phân phối và tới tận tay khách hàng
2. Mức lương và mô tả công việc của Trưởng phòng quản lý đơn hàng hiện nay
Mức lương của Trưởng phòng quản lý đơn hàng hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều thông tin về việc tuyển dụng Trưởng phòng quản lý đơn hàng, trong những thông tin tuyển dụng đó đều có đính kèm theo thông tin về mức lương Trưởng phòng quản lý đơn hàng. Điều đó giúp cho các bạn có được những cơ hội để biết được mức lương của mình ra sao. Trong phần này, chúng tôi sẽ giúp các bạn có thể nắm được mức lương cơ bản của Trưởng phòng quản lý đơn hàng theo số năm kinh nghiệm và lộ trình thăng tiến.
|
Số năm kinh nghiệm
|
Vị trí
|
Mức lương
|
|
1 – 3 năm
|
Trợ lý quản lý đơn hàng
|
3.000.000 – 5.000.000 đồng/tháng
|
|
3 – 6 năm
|
Nhân viên quản lý đơn hàng
|
7.000.000 – 18.000.000 đồng/tháng
|
|
6 – 9 năm
|
Chuyên viên quản lý đơn hàng
|
15.000.000 – 25.000.000 đồng/tháng
|
|
9 – 12 năm
|
Trưởng phòng quản lý đơn hàng
|
30.000.000 – 40.000.000 đồng/tháng
|
Mô tả công việc của Trưởng phòng quản lý đơn hàng
- Theo dõi và cập nhật thông tin đơn hàng
Trưởng phòng quản lý đơn hàng theo dõi và cập nhật thông tin về đơn hàng, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng và địa điểm giao hàng. Tiếp nhận đơn hàng và hỗ trợ khách hàng trong quá trình lên đơn hàng. Theo dõi tình hình hàng hóa từ khi chuẩn bị, thiết kế mẫu đến lúc xuất lô hàng. Đồng thời, hỗ trợ và đưa ra đề xuất với khách hàng trong quá trình đặt hàng.
Trưởng phòng quản lý đơn hàng liên lạc với khách hàng để xác nhận thông tin đơn hàng, giải đáp các câu hỏi và cung cấp thông tin về tình trạng đơn hàng.
- Điều phối và theo dõi quá trình vận chuyển
Trưởng phòng quản lý đơn hàng làm việc với các bên liên quan như nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và đúng thời gian. Phân tích tất cả khía cạnh của những mặt hàng bán chạy theo thứ tự về mức độ bán chạy, số lượng đơn hàng đã nhận (ví dụ: đặc điểm về giá cả, màu sắc sản phẩm, kiểu dáng bán chạy nhất,...).
- Giải quyết vấn đề phát sinh
Trưởng phòng quản lý đơn hàng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý đơn hàng, bao gồm việc xử lý hủy đơn hàng, thay đổi thông tin và giải quyết khiếu nại từ khách hàng.
- Báo cáo và thống kê doanh số
Trưởng phòng quản lý đơn hàng thường thực hiện việc lập báo cáo và thống kê về tình trạng đơn hàng, thời gian xử lý và các chỉ số hiệu suất liên quan đến quản lý đơn hàng. Dự báo doanh số trong tương lai để tối ưu hóa số lượng đơn hàng. Lập kế hoạch, cân đối ngân sách và trình bày dự báo số liệu bán hàng cho ban quản lý.
- Quản lý, đào tạo nhân viên
Quản lý, đào tạo, huấn luyện, hướng dẫn công việc, giao chỉ tiêu cho nhân viên dưới quyền thực hiện công tác quản lý đơn hàng theo kế hoạch được giao. Hỗ trợ nhân viên khi gặp vấn đề trong việc tiếp xúc, khiếu nại và phản hồi thông tin khách hàng.
3. Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là quy trình kiểm soát, theo dõi tình trạng đơn hàng của doanh nghiệp và xử lý các công đoạn để hoàn thành đơn hàng. Hoạt động này bao gồm các công việc từ khi nhận đơn, lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển và xử lý sau bán hàng.
Quản lý đơn hàng đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý cũng như các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu xảy ra bất kỳ sai sót, nhầm lẫn nào nào trong quá trình quản lý đơn hàng, sẽ gây ra những rủi ro như mất hàng, chậm trễ đơn đặt hàng, nhầm lẫn đơn đặt hàng gây ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp.
Ngoài việc theo dõi tình trạng đơn hàng từ lúc xử lý đến khi vận chuyển, quản lý đơn hàng còn quản lý dữ liệu khách hàng, quản lý quy trình và những quan hệ đối tác cần thiết để thực hiện các đơn đặt hàng đó. Ví dụ, doanh nghiệp sẽ phải thông báo với khách hàng khi sản phẩm hết hàng hoặc không có sẵn trong kho, hay sẽ phải trả lời các thắc mắc khi có sự gián đoạn xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Nhìn chung, mỗi khi khách hàng đặt hàng một sản phẩm/ hàng hóa nào đó doanh nghiệp sẽ phải xử lý và tuân thủ theo một quy trình quản lý đơn hàng. Quá trình này được gọi là quản lý đơn hàng.
4. Các nguyên tắc quan trọng trong quản lý đơn hàng
Để quản lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Nhập dữ liệu cho một đơn hàng
Nhập liệu là công việc đơn giản, mang tính lặp đi lặp lại, không đòi hỏi nhiều “chất xám” từ đội ngũ lao động. Do vậy, hãy hạn chế việc nhập liệu thủ công bằng cách sử dụng hệ thống phần mềm để tự động hóa. Sao chép dữ liệu bằng các ứng dụng công nghệ có liên quan đến nguồn dữ liệu nếu có thể, và tránh nhập lại dữ liệu bằng tay vì dữ liệu này cần chuẩn xác để lưu thông suốt kênh phân phối.
Thông thường, cách hữu ích nhất là doanh nghiệp nên cho nhân viên bán hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống quản lý của công ty ngay tại điểm bán, sau đó hệ thống này sẽ tự động truyền dữ liệu đến các thành viên khác có liên quan trong kênh phân phối như kế toán, giám sát bán hàng, nhân viên kho hàng, …
Nhập dữ liệu chỉ một lần
Đây là nguyên tắc đầu tiên trong quản lý đơn hàng. Thông qua phần mềm quản lý đơn hàng, việc nhập dữ liệu hàng hóa trở lên đơn giản hơn, tránh được nhập thủ công và sai sót trong quá trình nhập liệu. Việc nhập dữ liệu thông qua phần mềm quản lý bán hàng chỉ nên thực hiện 1 lần duy nhất bởi phần mềm sẽ tự động cập nhật sau mỗi lần nhập liệu.
Tự động hóa quản lý đơn hàng
Thực tế cho thấy, quá trình đặt hàng và quản lý đơn hàng diễn ra mỗi ngày tại doanh nghiệp cần được tự động hóa để trở nên tối ưu nhưng vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt để đối phó với các trường hợp xảy ra lỗi đơn hàng, khách hàng có yêu cầu đặc biệt … để tránh chồng chéo chức năng và trách nhiệm giữa các bộ phận có vai trò tiếp thị và bán hàng khi xử lý sự cố bất ngờ.
Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng sẽ tránh được rất nhiều sai sót trong quá trình từ đặt đơn hàng cho đến khi giao hàng. Việc tự động hoá thông qua phần mềm sẽ tránh chồng chéo chức năng trong bán hàng. Đồng thời chức năng này cũng rất linh hoạt trong ứng phó các tình huống như lỗi đơn hàng, sự cố bàn hàng.
Theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng
Quá trình xử lý đơn hàng sẽ trải qua nhiều khâu nhỏ, như check tồn kho, đóng gói hàng, vận chuyển qua nhiều kênh, giao hàng tới tay khách hàng, thanh toán… Do vậy, việc theo dõi trạng thái xử lý chi tiết từng đơn hàng là nhiệm vụ vô cùng quan trọng mà các nhân viên bán hàng cùng các bên liên quan trực tiếp như: kho vận, kế toán, đơn vị vận chuyển… cần thực hiện.
Điều này giúp kế toán phân loại được trạng thái đơn hàng, bộ phận kho nắm được các đơn đã hoàn thành, các đơn hàng thực hiện, nhằm rút ngắn quy trình bán hàng, tránh tình trạng bỏ sót đơn hàng.
Đồng bộ hoá những thông tin liên quan
Đồng bộ hoá những thông tin liên quan là nguyên tắc bạn đặc biệt cần nhớ trong quản lý đơn hàng. Việc đồng bộ hoá sẽ khá khó khăn nếu nhập liệu và làm thủ công. Đây chính là lúc bạn nên ứng dụng những phần mềm quản lý bán hàng. Thông qua những phần mềm này, bạn dễ dạng đồng bộ chính sách bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi trong từng thời điểm khác nhau.
Tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu
Hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng phải có dữ liệu mô tả về sản phẩm, giá cả và các chương trình khuyến mại để hỗ trợ khách hàng ra quyết định mua hàng nhanh chóng. Hệ thống này cần đảm bảo các thông tin trên về sản phẩm được tích hợp và đồng nhất với các hệ thống đặt hàng, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật và kiểm soát được dữ liệu đặt hàng trong hệ thống, doanh thu, thông tin trạng thái tồn kho, kế hoạch phân phối,… Khi khách hàng tiến hành đặt hàng, dữ liệu này phải được tự động cập nhật vào hệ thống kịp thời và chính xác.
5. Trưởng phòng quản lý đơn hàng có cần bằng cấp không?
Trưởng phòng quản lý đơn hàng bắt buộc cần Tốt nghiệp đại học các ngành liên quan như Quản trị Kinh doanh, Logistics, Kinh tế, hoặc các lĩnh vực tương tự. Bằng cấp cao hơn như Thạc sĩ cũng là một lợi thế.
Quản trị Kinh doanh (Business Administration)
Ngành Quản trị Kinh doanh cung cấp cho bạn các kiến thức cơ bản về quản lý và điều hành trong môi trường doanh nghiệp. Bạn sẽ học cách xây dựng chiến lược kinh doanh, tổ chức và quản lý nguồn lực hiệu quả. Kiến thức về tài chính, marketing và quản lý chuỗi cung ứng sẽ là nền tảng giúp bạn hiểu rõ các hoạt động xuất nhập khẩu. Những kỹ năng lãnh đạo và đàm phán cũng rất quan trọng trong nghề xuất nhập khẩu và thường xuyên được rèn luyện trong ngành này.
Kinh tế Quốc tế (International Economics)
Ngành Kinh tế Quốc tế giúp bạn hiểu sâu về các lý thuyết và thực tiễn thương mại toàn cầu, là nền tảng vững chắc cho công việc xuất nhập khẩu. Bạn sẽ học cách phân tích tác động của chính sách thương mại quốc tế và các hiệp định thương mại tự do. Các môn học trong ngành này giúp bạn nắm vững kiến thức về thuế quan, quy định về hàng hóa và dịch vụ quốc tế. Học ngành này cũng sẽ giúp bạn phát triển kỹ năng phân tích và đánh giá môi trường kinh tế quốc tế.
Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng (Logistics and Supply Chain Management)
Ngành Logistics tập trung vào việc quản lý các hoạt động vận chuyển, kho bãi và phân phối hàng hóa từ điểm A đến điểm B. Bạn sẽ học cách tối ưu hóa các quy trình vận chuyển, giảm chi phí và đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng thời gian. Ngoài ra, bạn cũng sẽ được trang bị các kiến thức về cảng biển, giao nhận vận tải quốc tế và các quy trình hải quan. Ngành này giúp bạn trở thành một chuyên gia trong việc giải quyết các vấn đề vận tải và hậu cần trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Thương mại Quốc tế (International Trade)
Ngành Thương mại Quốc tế chuyên sâu vào các quy trình giao dịch quốc tế và các quy định pháp lý liên quan đến xuất nhập khẩu. Bạn sẽ học về các phương thức thanh toán quốc tế, hợp đồng thương mại và các điều kiện xuất nhập khẩu. Kiến thức về các hệ thống thương mại toàn cầu, các quy định hải quan và thuế quan sẽ giúp bạn vận hành công việc xuất nhập khẩu một cách chính xác và hiệu quả. Ngành này cũng rèn luyện kỹ năng đàm phán và giải quyết các vấn đề phát sinh trong giao dịch quốc tế.
Tại Việt Nam, nhiều trường đại học uy tín đào tạo các ngành học liên quan đến xuất nhập khẩu, giúp bạn có nền tảng kiến thức vững chắc để theo đuổi nghề này. Các trường như Đại học Ngoại Thương (FTU) chuyên đào tạo Kinh tế Quốc tế và Thương mại Quốc tế, Đại học Kinh tế Quốc dân (NEU) với các chương trình đào tạo Quản trị Kinh doanh và Kinh tế Quốc tế đều đào tạo chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng. Bên cạnh đó, Đại học Hàng Hải Việt Nam cũng là một địa chỉ đào tạo về ngành Logistics, cung cấp các chương trình học liên quan đến vận tải và giao nhận quốc tế. Những trường này đều có chương trình đào tạo chất lượng, tạo cơ hội việc làm hấp dẫn cho sinh viên tốt nghiệp.
Ngoài những kiến thức chuyên môn từ các ngành học trên, bạn có thể tham gia các khóa học hoặc chứng chỉ để nâng cao kỹ năng và hiểu biết của mình. Một số chứng chỉ phổ biến bao gồm:
- Chứng chỉ xuất nhập khẩu quốc tế (Certified International Trade Professional - CITP)
- Khóa học về Incoterms 2020
- Chứng chỉ logistics quốc tế
- Khóa học về Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management)
