Công việc của Trưởng Phòng Cung Ứng là gì?

Để trở thành một Phó/ Trưởng Phòng Cung Ứng giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu nhập và lợi nhuận chính của công ty. Một Phó/ Trưởng Phòng Cung Ứng sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.”

Cụ thể Phó/ Trưởng Phòng Cung Ứng làm các công việc sau đây:

Quản lý chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng thể hiện trong việc nhà quản lý thực hiện các hoạt động, thông tin và các nguồn lực liên quan tới việc chuyển sản phẩm, dịch vụ từ nhà cung ứng tới khách hàng.

Quản lý chuỗi cung ứng được thực hiện thông qua việc tìm kiếm nhân sự cho công tác thực hiện, phân công công việc cho công tác cho toàn bộ chuỗi cung ứng doanh nghiệp. Thực hiện hoạch định và giám sát các hoạt động kinh doanh của toàn bộ chuỗi và báo cáo với giám đốc chuỗi cung ứng.

Giao tiếp khách hàng

Công tác quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả không thể thiếu việc liên lạc với các phòng ban và nhân sự doanh nghiệp. Việc quản lý chuỗi cung ứng cần đảm bảo khả năng giao tiếp với khách hàng, đối tác qua điện thoại, qua trao đổi email, phương tiện Cung ứng,... Họ cần phải có khả năng thương lượng giá vận chuyển và sắp xếp vận chuyển với các nhà cung cấp hợp đồng.

Đồng thời, trưởng phòng cung ứng cần duy trì liên lạc với các nhà cung cấp và liên hệ giao hàng trong suốt quá trình làm việc. Họ cần chủ động trong công tác thu hút các nhà đầu tư, nhà cung ứng trong việc xác định các vấn đề, thực hiện các cơ hội tiềm năng.

Thông qua giao tiếp, họ thực hiện việc giao thương giữa các đơn vị cung ứng với doanh nghiệp. Từ đó, cung cấp các sản phẩm chất lượng, dịch vụ sao cho đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng.

Vận chuyển hàng hóa

Công việc trưởng phòng cung ứng thực hiện công tác thương lượng hợp đồng và mức giá với các đơn vị vận chuyển, hải quan, người quản lý kho hàng,...và các nhà cung cấp dịch vụ logic của bên thứ ba có liên quan. Họ cần đảm bảo những thủ tục xuất-nhập khẩu cho phù hợp được thực hiện bởi nhân sự cấp dưới và các đơn vị cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

Đồng thời, các nhà quản lý thực hiện các chính sách tiêu chuẩn với các ngành nghề liên quan tới chất lượng, an toàn cũng như quy trình. Họ sẽ làm quen với các hoạt động xuất-nhập khẩu, hoạt động hải quan,... Công tác quản lý chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo giao nhận vận chuyển hàng hóa được chỉ định và môi giới hải quan theo quy trình được thiết lập.

Lập kế hoạch và phân tích

Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm việc phát triển và duy trì các kế hoạch, chiến lược chuỗi cung ứng khác nhau. Điều này liên quan tới công tác điều phối, giám sát các hoạt động sản xuất, dự báo đơn hàng đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Họ cần thực hiện tối ưu hóa các tài nguyên hoạt động trong khi thực hiện công tác giảm chi phí, kiểm soát các chương trình quảng cáo.

Công tác tuyển trưởng phòng cung ứng cần lựa chọn các ứng viên có khả năng phân tích năng lực, hiệu suất công việc hàng tháng. Việc này đảm bảo các dự báo, lịch trình được điều chỉnh phù hợp. Các nhà quản lý thực hiện công tác xác minh luồng nhu cầu, tham gia lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn và tiến hành phân tích hàng tồn kho để sử dụng kho và phối hợp sản xuất. Quản lý chuỗi cung ứng cần đáp ứng được việc sử dụng các giải pháp lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và hệ thống quản lý kho (WMS).

Kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là công việc phổ biến không thể thiếu của các trưởng phòng cung ứng vật tư. Công việc này hỗ trợ thực hiện các mục tiêu tăng trưởng doanh nghiệp thông qua các số liệu và chức năng báo cáo. Họ chịu trách nhiệm thực hiện đánh giá các rủi ro về các dụng cụ dễ hư hỏng, xu hướng cung cấp, yếu tố nhu cầu và giảm thiểu tình trạng kém chất lượng của sản phẩm.

Họ giảm thiểu tối đa các sản phẩm lỗi qua việc đánh giá hàng tồn kho và tái cân bằng. Thực hiện xác định các quy trình lỗ thời và truyền đạt giải pháp cho các nhà cung cấp hậu cần bên thứ ba.

Ngoài ra, nhiệm vụ quản lý cung ứng thể hiện ở việc thực hiện báo cáo hàng tuần, hàng ngày, hàng tháng tới các bên liên quan. Thông tin chi tiết về hoạt động cung ứng hiện tại tới giám đốc cung ứng và ban giám đốc doanh nghiệp. 

Tập trung vào khách hàng

Doanh nghiệp và các nhà quản trị chuỗi cung ứng cần phải tập trung và hiểu được nhu cầu của khách hàng. Phân khúc khách hàng giúp các tổ chức hiểu rõ hơn về mong muốn, kỳ vọng để đáp ứng và làm hài lòng họ.

Việc phân khúc này dựa trên khối lượng bán hàng hay khả năng sinh lời, khi nhu cầu khách hàng được dự đoán một cách kỹ lưỡng, chính xác, quản lý chuỗi cung ứng cần phải được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Tối ưu hóa dòng tiền

Chi phí vận chuyển luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do dó để đảm bảo về mặt chất lượng và thời gian cũng đồng nghĩa với việc phát sinh một chi phí rất lớn. Do đó, các doanh nghiệp cần điều chỉnh lại tần suất cung cấp hàng hóa theo tình hình thực tế trên thị trường, đồng thời phải đảm bảo việc cân bằng với dòng tiền của doanh nghiệp hiện có, tức là phải tìm cách để tiền về sớm hơn dự kiến.

Việc quản lý số lượng hàng tồn kho và thời gian lưu kho cũng phải tối ưu nhằm tránh trì trệ, kéo dài làm tăng chi phí và rủi ro lỗ vốn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có các phương án thu hồi công nợ đối với các đối tác, khách hàng để tối ưu tiến trình thanh toán đúng thời hạn.

Tối ưu hoá sản xuất

Nếu không tối ưu hóa sản xuất sẽ dễ dẫn tới nhiều vấn đề trong chuỗi cung ứng như thiếu nguyên liệu, trễ hạn sản xuất, phát sinh chi phí, sản phẩm không đạt chất lượng, tồn kho không cần thiết,...

Do đó, tối ưu hóa sản xuất được xem là một trong những nguyên tắc quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng. Điều này giúp đảm bảo các sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của thị trường và giảm thiểu các chi phí không cần thiết trong quá trình sản xuất.

Đảm bảo chất lượng và cải tiến sản phẩm

Nếu doanh nghiệp mong muốn đưa sản phẩm tiếp cận với nhiều khách hàng nhất có thể, việc đầu tiên là phải đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Điều này bao gồm việc chủ động cải tiến, đổi mới sản phẩm, đảm bảo khâu sản xuất đạt chuẩn và thành phẩm đầu ra phải dựa trên cơ sở đáp ứng nhu cầu khách hàng vào từng thời điểm.

Việc cải tiến hoặc thay đổi sản phẩm mới có thể tốn nhiều chi phí trong việc tồn kho và vận tải. Tuy nhiên, sự thay đổi này là điều cần thiết để đáp ứng nhu cầu thị trường. Doanh nghiệp cần xác định thời điểm cải tiến để giảm chi phí hậu cần hoặc giảm thời gian giao hàng. Ngoài ra, cũng cần quyết định những thay đổi nào nên được thực hiện trong quản lý chuỗi cung ứng để tận dụng tối đa ưu thế của sản phẩm mới.

Quản lý kho bãi hiệu quả

Chiến lược phân phối của doanh nghiệp cần đảm bảo kho bãi có thể luân chuyển hàng hóa tới các cửa hàng một cách tối ưu về cả chi phí và thời gian, đồng thời giữ tồn kho ở mức tối thiểu.

Doanh nghiệp cần có các phương án hoạch định số lượng nhà kho, áp dụng các chiến lược phân phối cổ điển, vận chuyển trực tiếp hay dịch chuyển chéo để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

Trong sự nghiệp của tôi, tôi đã quản lý quá trình cung ứng từ việc lập kế hoạch và dự báo nhu cầu, tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp, tiến hành đàm phán hợp đồng, theo dõi sản xuất và giao hàng, quản lý kho hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Tôi cũng đã thực hiện các biện pháp để tăng cường hiệu suất và giảm chi phí trong chuỗi cung ứng.

Để đảm bảo sự liên tục của hoạt động sản xuất và cung ứng, tôi sẽ xác định các yếu tố rủi ro tiềm tàng, xây dựng kế hoạch dự phòng, thiết lập quan hệ tốt với nhà cung cấp, và đảm bảo rằng quy trình sản xuất và cung ứng được tuân thủ đầy đủ. Tôi cũng sẽ theo dõi các chỉ số hiệu suất, lượng tồn kho, và thực hiện các biện pháp để tăng cường khả năng phục hồi sau sự cố.