Những thách thức và giải pháp cải thiện hiệu quả khi quản lý nhân viên từ xa

1. 7 thách thức quản lý nhân viên từ xa

Điều chỉnh về lịch trình

Xây dựng lực lượng lao động remote có thể mở rộng đáng kể khả năng tiếp cận nhân tài của bạn, cho phép bạn tương tác với các chuyên gia trong cả nước và trên toàn thế giới. Nhưng rất có thể họ sẽ sống ở các múi giờ khác nhau.Đôi khi, đây có thể là một điều tốt. Khi người lao động ở các múi giờ khác nhau, họ có thể luân phiên phối hợp để làm việc hiệu quả hơn

Tuy nhiên, việc tiến hành các cuộc họp, đào tạo và các hoạt động tập thể khác có thể là một thách thức đối với quản lý các nhân viên remote.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất năm 2024

Thiết lập gắn kết

Mặc dù việc làm remote mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng đôi khi bạn có thể cảm thấy bị cô lập. Bởi vì các nhân viên từ xa không có tương tác trực tiếp và cùng nhau làm việc chung một không gian, bạn sẽ cần cố ý trau dồi cảm giác hòa nhập và cộng tác.

Điều này đặt ra một thách thức dù không to lớn nhưng cũng không dễ thực hiện cho ra kết quả như mong muốn!

Giao tiếp nhất quán

Giao tiếp có thể tạo ra hoặc phá vỡ bất kỳ team nào. Tuy nhiên, đối với lực lượng lao động remote, cách thức, tần suất và phong cách giao tiếp của bạn có thể đặc biệt quan trọng.

Nhiều thách thức liên quan đến các công cụ ảo mà các team từ xa sử dụng. Email có thể bị bỏ sót hoặc đọc sai. Nhắn tin trò chuyện có thể đến vào những thời điểm bận rộn, bị lãng quên. Thông tin sai lệch cũng phát sinh trong các các nhóm làm việc remote.

Vì vậy, bạn cần phải nỗ lực hơn nữa để đảm bảo họ hiểu công việc mỗi người ảnh hưởng thế nào đến mục tiêu công ty hoặc phòng ban và cách họ đóng góp.

Cân bằng giữa lòng tin và trách nhiệm

Đối với một số nhà quản lý, việc làm remote làm dấy lên nỗi sợ hãi liên quan đến trách nhiệm giải trình và năng suất. Nếu các nhân viên ở nhà thay vì ở văn phòng, liệu họ có chống lại được sự mất tập trung và chểnh mảng không?

Trên thực tế, trong Báo cáo xung quanh lực lượng lao động trong tương lai của Upwork, các nhà tuyển dụng đã nhận thấy sự gia tăng năng suất, do giảm các cuộc họp không cần thiết, lịch làm việc linh hoạt.

Song để có được kết quả trên cũng cần một nỗ lực quản lý sao cho hiệu quả thay vì quản lý chẽ!

Điều phối các nhiệm vụ và dự án

Quản lý các lịch trình, múi giờ và khối lượng công việc khác nhau tạo thêm một lớp khó khăn khác trong việc điều phối các nhiệm vụ và dự án. Việc đảm bảo đáp ứng tất cả các nhu cầu của khách hàng có thể là một thách thức nếu bạn chưa phát triển một hệ thống để điều phối các dự án.

Bằng cách điều phối ai phụ trách khía cạnh nào của dự án, mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu chung. Và các nhà quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc này. Nếu không có sự phối hợp, các nguồn lực sẽ bị lãng phí và đôi khi kết quả bị trì hoãn.

Tiến hành các cuộc họp nhóm hiệu quả

Việc tập hợp toàn bộ nhóm từ xa tham gia một cuộc họp có thể là một thách thức khi mọi người có lịch trình khác nhau. Vì vậy, bạn sẽ muốn đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả nhất có thể khi bạn có thể tập hợp đầy đủ nhóm.

Khi nhóm của bạn có các cuộc họp, hãy đảm bảo tuân theo một chương trình làm việc. Giữ cho các cuộc họp tập trung vào những gì quan trọng nhất. Kêu gọi các thành viên chuẩn bị trước các câu hỏi vì họ sẽ biết mục tiêu của cuộc họp trước khi bắt đầu.

Đọc thêm: Remote working là gì? 5 cách nhận biết dấu hiệu lừa đảo khi tìm việc làm Remote

Quản lý năng suất

Khi nhiều đội buộc phải làm việc từ xa, nhiều nhà quản lý lo lắng về năng suất. Tuy nhiên, trong một báo cáo gần đây, 68% nhà tuyển dụng nhận thấy việc làm remote diễn ra suôn sẻ hơn so với nhóm của họ ban đầu chuyển sang làm việc remote.

Là một người quản lý nhân viên từ xa, việc theo dõi thời hạn của dự án và nhân viên xử lý công việc có thể là một thách thức. Hãy lên lịch check-in thường xuyên. Bằng cách này, nhân viên từ xa có thể cung cấp thông tin cập nhật về tiến trình của họ hoặc giải thích nơi họ đang gặp khó khăn.

2. Giải pháp giải quyết những thách thức khi làm việc từ xa

Điều chỉnh về lịch trình

Tạo các nguồn hữu ích và cập nhật thường xuyên. Tạo ra các nguồn tài nguyên phong phú và toàn diện, để tất cả thành viên có thể tìm ra hướng giải quyết các câu hỏi và thách thức phổ biến. Luôn chia sẻ và cập nhật liên tục để hướng dẫn không bao giờ bị sai sót hoặc lỗi thời.

Sử dụng các công cụ cộng tác. Các công cụ này có nhiều hình dạng và thực hiện nhiều chức năng, từ ứng dụng quản lý tác vụ đến các kênh giao tiếp.

Ghi lại và chia sẻ các cuộc họp nhất định. Nếu một số thành viên không thể dự cuộc họp, hãy ghi lại cuộc họp đó để họ xem sau.

Thiết lập gắn kết

Ăn mừng thành công. Cho dù bạn đưa ra lời cảm ơn trong cuộc gọi qua Zoom hàng tuần hay thực hiện các hoạt động ảo đỉnh cao suốt cả tuần trên Slack, thì việc làm nổi bật sự thành công trong sáng tạo thì cũng là cách có thể giúp kết nối các thành viên trong nhóm..

Hãy dành thời gian để trao đổi cùng nhau. Các team ở xa có thể hướng tới các phương pháp giao tiếp phi cá nhân. Khi có câu hỏi hoặc vấn đề, thật dễ dàng gửi email hoặc tin nhắn trò chuyện.

Luôn nhắc về mục tiêu và tiến độ. Không có gì làm xói mòn văn hóa bằng sự nhầm lẫn về hướng đi của công ty. Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về tiến độ của mọi người, mục tiêu của công ty và các thông báo quan trọng khác của nhóm có thể thống nhất các thành viên trong nhóm thông qua ý thức chung về mục đích.

Giao tiếp nhất quán

Thận trọng với văn phong. Hãy cẩn thận với giọng điệu của bạn trong email và tin nhắn để chống lại nguy cơ truyền thông tin sai.

Gặp gỡ riêng lẻ thường xuyên. Trái ngược với các nhóm lớn hơn, các cuộc họp video call mang lại cơ hội đặc biệt để trao đổi và phản hồi minh bạch. Không có cách nào tốt hơn để đảm bảo bạn đang ở trên cùng một trang hoặc giải quyết mối quan tâm của nhân viên.

Chọn một trung tâm giao tiếp. Quản lý nhân viên từ xa yêu cầu một điểm tập trung nơi các cập nhật và giao tiếp giữa các cá nhân có thể xảy ra. Mặc dù các công cụ giao tiếp khác là những bổ sung quan trọng (ví dụ: email và trò chuyện), việc duy trì một nền tảng chính giúp mọi người luôn cập nhật và có trách nhiệm.

Đặt kỳ vọng rõ ràng khi giao tiếp. Đừng để team của bạn đoán xem họ nên giao tiếp với bạn và các đồng nghiệp khác như thế nào. Hãy chỉ định rõ ràng các kỳ vọng giao tiếp, bao gồm cách thức, thời điểm, ai cập nhật và sử dụng công cụ nào.

Đọc thêm: Sự tập trung là gì? 9 cách khiến bạn trở thành người tập trung

Cân bằng giữa lòng tin và trách nhiệm

Xác định thời hạn và việc phân phối rõ ràng. Hãy cực kỳ rõ ràng về những gì bạn mong đợi các nhân viên hoàn thành và thời hạn.

Truyền đạt các mục tiêu tổng thể. Bởi vì các thành viên trong team làm việc từ xa thường chỉ chịu trách nhiệm cho một thành phần của nỗ lực lớn hơn. Hãy cân nhắc việc truyền đạt lại các mục tiêu lớn hơn cho toàn bộ nhóm và thực hiện như vậy một cách nhất quán.

Bồi thường một cách chính xác. Không có gì làm hao mòn tinh thần, lòng trung thành và năng lượng của nhân viên từ xa như thanh toán trễ, thiếu hoặc không đầy đủ.

Điều phối các nhiệm vụ và dự án

Đảm bảo các thành viên tham gia ngay từ đầu. Việc phải giải thích các mục tiêu và phạm vi giữa chừng của dự án sẽ giảm năng suất. Nên tất cả các thành viên trong nhóm phải có mặt trong dự án ngay từ đầu.

Bắt đầu dự án bằng một cuộc họp. Ngay cả khi nhóm được phân phối của bạn ở các múi giờ khác nhau, điều quan trọng là phải sắp xếp một cuộc họp mà mọi người đều có mặt để bắt đầu dự án.

Giữ liên lạc. Giữ liên lạc với team của bạn để thảo luận về dự án và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết. Mặc dù nhắn tin tức thời rất hữu ích để giữ liên lạc về tiến độ dự án, nhưng việc sử dụng các công cụ video call như Google Meet hoặc Zoom có thể giúp loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào.

Tiến hành các cuộc họp nhóm hiệu quả

Lập kế hoạch họp. Điều phối một cuộc họp remote cần nỗ lực, vì vậy hãy đảm bảo bạn bao gồm tất cả các mục cần thiết. Tạo một chương trình làm việc đảm bảo bạn không lãng phí thời gian và những người tham dự biết điều gì sẽ xảy ra.

Sử dụng các công cụ phù hợp. Các cuộc họp năng suất có thể là điều cần thiết để hoàn thành một dự án và phù hợp với mong đợi của khách hàng. Tuy nhiên, không phải tất cả các team sẽ cần các công cụ giống nhau.

Đảm bảo có thiết bị chất lượng. Nếu bạn mong đợi kết quả công việc tuyệt vời, điều quan trọng là đảm bảo nhân viên từ xa có thiết bị phù hợp để làm việc hiệu quả, họ sẽ cần thiết bị đáng tin cậy để không làm họ chậm trễ.

Đọc thêm: Phong cách làm việc hiện đại - Đừng làm việc chăm chỉ hãy làm việc thông minh!

Quản lý năng suất

Đảm bảo nhân viên biết họ được đánh giá cao. Khi các thành viên biết rằng họ quan trọng đối với những người khác, họ có nhiều khả năng sẽ tương tác và có động lực hơn.

Tạo ra một môi trường tích cực. Trong khi nhiều công ty đã đầu tư vào việc tạo ra một văn phòng chào đón, môi trường remote có thể thiếu sự hào hứng này. Thay vào đó hãy khuyến khích nhân viên setup một không gian làm việc đầy đủ..

Chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu để theo dõi hiệu suất. KPI cho phép các nhóm đo lường sự tiến bộ của họ đối với một mục tiêu. Luôn cập nhật tiến độ của mọi người đảm bảo bạn có thể hành động nhanh chóng để đi đúng hướng.

Quản lý nhân viên từ xa mang đến nhiều thách thức như giám sát công việc, duy trì tinh thần đội nhóm và giao tiếp hiệu quả.1900 - tin tức việc làm hy vọng đã cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng, hữu ích.