Phòng kinh doanh gồm những bộ phận nào? Cấu trúc và vai trò của từng bộ phận

1. Phòng kinh doanh là gì? 

Phòng kinh doanh là một trong những bộ phận cốt lõi của mọi doanh nghiệp, chịu trách nhiệm chính trong việc tạo ra doanh thu và duy trì sự tăng trưởng bền vững. Đây là nơi kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng thông qua các hoạt động bán hàng, phát triển thị trường, chăm sóc khách hàng, và đàm phán hợp đồng.

Khác với phòng marketing thiên về định hướng truyền thông – xây dựng thương hiệu, phòng kinh doanh tập trung vào việc chốt đơn hàng và đảm bảo dòng tiền thực tế cho công ty. Việc nắm rõ cơ cấu và vai trò của từng bộ phận trong phòng kinh doanh giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, phân công nhiệm vụ hợp lý và tối đa hóa lợi nhuận.

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt và xu hướng chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc xây dựng phòng kinh doanh chuyên nghiệp, bài bản và linh hoạt là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giữ vững vị thế và phát triển bền vững trong năm 2025 và tương lai.

2. Cấu trúc phòng kinh doanh gồm những bộ phận nào?

Tùy theo quy mô và mô hình hoạt động, một phòng kinh doanh có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, dưới đây là các bộ phận phổ biến và quan trọng nhất thường có trong phòng kinh doanh chuyên nghiệp:

2.1. Bộ phận quản lý – Trưởng phòng kinh doanh

Đây là người đứng đầu phòng kinh doanh, chịu trách nhiệm lập kế hoạch, giám sát và đánh giá hiệu quả kinh doanh toàn bộ phòng. Trưởng phòng kinh doanh là người định hướng chiến lược, thiết lập mục tiêu doanh số, phân công công việc cho các nhóm bên dưới và báo cáo kết quả kinh doanh cho Ban Giám đốc.

Ngoài ra, trưởng phòng còn đóng vai trò huấn luyện và truyền cảm hứng cho đội ngũ, giữ vai trò trung gian quan trọng trong việc kết nối phòng kinh doanh với các phòng ban khác như Marketing, Kế toán, Sản xuất, CSKH.

2.2. Bộ phận bán hàng (Sales team)

Đây là lực lượng trực tiếp mang sản phẩm/dịch vụ đến với khách hàng và đóng vai trò “mũi nhọn” trong việc tăng trưởng doanh thu. Bộ phận này có thể bao gồm nhiều hình thức như:

• Sales B2B: Kinh doanh với doanh nghiệp khác (đàm phán, ký hợp đồng lớn)
• Sales B2C: Bán hàng cho khách hàng cá nhân
• Telesales: Bán hàng qua điện thoại
• Field Sales: Nhân viên đi thị trường

Sales team không chỉ cần có kỹ năng giao tiếp, thuyết phục mà còn phải nắm vững kiến thức sản phẩm, hiểu nhu cầu khách hàng và kiên trì theo đuổi mục tiêu doanh số.

2.3. Bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH)

Sau khi khách hàng mua hàng, bộ phận CSKH sẽ tiếp tục duy trì mối quan hệ, xử lý sự cố và nâng cao sự hài lòng. Vai trò chính của nhóm này bao gồm:

• Hỗ trợ khách hàng sau bán hàng
• Ghi nhận phản hồi và cải tiến dịch vụ
• Giải quyết khiếu nại, sự cố phát sinh
• Tạo cơ hội bán thêm, bán chéo (up-sell, cross-sell)

Trong thời đại khách hàng là trung tâm, dịch vụ chăm sóc tốt có thể tạo ra sự khác biệt lớn, giúp khách hàng quay lại và giới thiệu cho người khác.

2.4. Bộ phận phát triển kinh doanh (Business Development – BD)

Khác với bán hàng, bộ phận phát triển kinh doanh tập trung vào nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội mới và mở rộng mạng lưới đối tác. Đây là bộ phận giúp doanh nghiệp không bị phụ thuộc vào thị trường cũ, đồng thời chủ động tìm cách mở rộng quy mô kinh doanh.

Cụ thể, bộ phận BD sẽ:

• Tìm đối tác chiến lược, đại lý phân phối
• Đề xuất mở rộng sản phẩm, dịch vụ mới
• Khảo sát nhu cầu người dùng tiềm năng
• Lập kế hoạch phát triển vùng miền hoặc thị trường quốc tế

2.5. Bộ phận hỗ trợ kinh doanh (Sales Admin / Sales Operations)

Đây là bộ phận “hậu cần” giúp đội ngũ bán hàng hoạt động trơn tru. Sales Admin chịu trách nhiệm về:

• Hợp đồng, báo giá, hóa đơn, đơn hàng
• Theo dõi tồn kho, phối hợp với kho vận
• Báo cáo doanh số, cập nhật dữ liệu khách hàng
• Hỗ trợ thủ tục, chứng từ cho đội Sales đi thị trường
• Ứng dụng công nghệ để quản lý quy trình bán hàng

Dù ít xuất hiện trước mặt khách hàng, nhưng bộ phận hỗ trợ kinh doanh là mắt xích không thể thiếu để đảm bảo vận hành mượt mà và hiệu quả cao.

3. Vai trò tổng thể của phòng kinh doanh trong doanh nghiệp

Phòng kinh doanh đóng vai trò then chốt quyết định sự sống còn và phát triển của mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Không chỉ đơn thuần là "bộ phận bán hàng", phòng kinh doanh ngày nay mang nhiều vai trò chiến lược và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành cũng như lợi nhuận của công ty.

3.1. Tạo ra doanh thu – duy trì dòng tiền

Chức năng quan trọng nhất của phòng kinh doanh là tạo ra doanh thu thông qua việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là nguồn thu nhập chính để doanh nghiệp có thể:

• Trả lương nhân viên
• Đầu tư phát triển sản phẩm mới
• Mở rộng thị trường và gia tăng giá trị thương hiệu

Một phòng kinh doanh hoạt động hiệu quả sẽ đảm bảo dòng tiền ổn định, từ đó giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

3.2. Nắm bắt nhu cầu thị trường và khách hàng

Phòng kinh doanh thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, vì vậy họ có khả năng thu thập thông tin quý giá về nhu cầu, xu hướng tiêu dùng, phản hồi về sản phẩm/dịch vụ. Những dữ liệu này giúp:

• Cải tiến sản phẩm theo thị hiếu thị trường
• Xây dựng chính sách bán hàng hợp lý
• Ra quyết định chiến lược chính xác, dựa trên dữ liệu thực tế

Đây chính là "tai mắt" quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kịp thời trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.

3.3. Gia tăng khả năng cạnh tranh và chiếm lĩnh thị phần

Một phòng kinh doanh giỏi không chỉ bán hàng tốt mà còn biết tạo sự khác biệt trong cách tiếp cận khách hàng, định vị sản phẩm và xây dựng mối quan hệ bền chặt. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể:

• Giữ chân khách hàng cũ – tăng độ trung thành
• Mở rộng thị phần – tiếp cận nhóm khách hàng mới
• Vượt qua đối thủ cạnh tranh – định vị thương hiệu mạnh hơn

Đặc biệt trong năm 2025, khi thị trường đang dịch chuyển mạnh sang nền tảng số, đội ngũ kinh doanh linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi và bứt phá hiệu quả hơn.

3.4. Kết nối các phòng ban – thúc đẩy hiệu suất toàn công ty

Phòng kinh doanh không thể hoạt động độc lập. Họ cần phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận như marketing, kế toán, vận hành, sản xuất… để:

• Đảm bảo tiến độ giao hàng đúng cam kết
• Cập nhật chính sách giá, khuyến mãi
• Truyền đạt phản hồi từ khách hàng đến bộ phận kỹ thuật/sản phẩm

Nhờ vậy, phòng kinh doanh trở thành trung tâm điều phối, giúp tối ưu toàn bộ chuỗi giá trị trong doanh nghiệp.

4. Các lưu ý khi xây dựng và quản lý phòng kinh doanh hiệu quả

Xây dựng một phòng kinh doanh không đơn thuần chỉ là tuyển người bán hàng. Để phòng ban này vận hành hiệu quả, mang lại doanh thu bền vững, doanh nghiệp cần quan tâm đến nhiều yếu tố chiến lược – từ cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc đến văn hóa nội bộ. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:

4.1. Xác định rõ mục tiêu và KPI cụ thể cho từng bộ phận

Việc đặt mục tiêu rõ ràng giúp phòng kinh doanh hoạt động có định hướng và dễ dàng đo lường hiệu quả. Các KPI nên phù hợp với từng vị trí:

• Nhân viên kinh doanh: số lượng khách hàng mới, doanh số, tỷ lệ chuyển đổi
• Telemarketing: số lượng cuộc gọi, tỷ lệ đặt lịch hẹn
• Trưởng phòng kinh doanh: tăng trưởng doanh thu theo vùng, hiệu suất đội nhóm

KPI nên đo đếm được, thực tế, có giới hạn thời gian và liên quan trực tiếp đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.

4.2. Tuyển dụng đúng người – đặt đúng vị trí

Không phải ai cũng phù hợp làm kinh doanh. Khi xây dựng đội ngũ, cần ưu tiên:

• Ứng viên có kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, và tư duy giải quyết vấn đề
• Kinh nghiệm phù hợp với ngành hoặc sản phẩm
• Tinh thần trách nhiệm và chịu được áp lực doanh số

Ngoài ra, nên phân loại nhóm nhân sự theo khả năng: người giỏi khai thác khách hàng mới – người giỏi chăm sóc khách hàng cũ – người giỏi bán hàng online.

4.3. Xây dựng quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Một quy trình bài bản giúp tăng tỷ lệ chốt đơn và giữ chân khách hàng lâu dài. Quy trình nên bao gồm:

• Tìm kiếm – tiếp cận – tư vấn – chốt đơn – chăm sóc hậu mãi
• Kịch bản xử lý phản đối – chốt sale linh hoạt
• Chính sách giảm giá, quà tặng, hậu mãi rõ ràng

Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu giữ thông tin khách hàng qua CRM để thuận tiện chăm sóc và phân tích dữ liệu hành vi.

4.4. Ứng dụng công nghệ để quản lý và tối ưu hoạt động kinh doanh

Doanh nghiệp nên đầu tư các công cụ quản lý và hỗ trợ bán hàng như:

• CRM (Customer Relationship Management) để lưu trữ thông tin khách hàng
• Phần mềm quản lý đội ngũ bán hàng: Salesforce, Hubspot, Getfly…
• Công cụ phân tích số liệu: Google Sheets, Power BI…
• Công cụ giao tiếp nội bộ: Slack, Zalo Work, Google Chat

Việc ứng dụng công nghệ giúp nhà quản lý theo dõi hiệu suất dễ dàng và ra quyết định kịp thời.

5. Các lỗi thường gặp khi vận hành phòng kinh doanh và cách khắc phục

5.1. Tuyển sai người – đặt nhầm vị trí

Một công ty bán phần mềm doanh nghiệp tuyển nhân viên kinh doanh từng làm ngành FMCG (hàng tiêu dùng nhanh) nhưng không có hiểu biết về công nghệ. Kết quả: nhân viên không hiểu sản phẩm, không tư vấn được, doanh số thấp.

Cách khắc phục:

• Xây dựng bộ tiêu chí tuyển dụng riêng cho từng sản phẩm/ngành nghề
• Đánh giá ứng viên thông qua tình huống mô phỏng bán hàng hoặc test kiến thức
• Đào tạo chuyên sâu trước khi giao KPI chính thức

5.2. Không có quy trình bán hàng rõ ràng

Một startup bán mỹ phẩm để nhân viên tư vấn theo cách cá nhân, không có kịch bản chốt đơn, không theo dõi lịch sử mua hàng. Dẫn đến chốt đơn kém hiệu quả và chăm sóc sau bán cực kỳ rời rạc.

Cách khắc phục:

• Xây dựng quy trình bán hàng chuẩn 5 bước: Tìm kiếm → Tư vấn → Chốt đơn → Giao hàng → Chăm sóc
• Sử dụng CRM miễn phí như Hubspot hoặc Google Sheets để theo dõi lịch sử mua hàng
• Đào tạo đội ngũ theo từng kịch bản tình huống cụ thể

5.3. Không theo dõi – đánh giá hiệu suất định kỳ

Một doanh nghiệp bán nội thất giao KPI doanh số tháng, nhưng không kiểm tra tuần. Đến cuối tháng mới phát hiện 2/5 nhân viên không bán được đơn nào – quá muộn để can thiệp.

Cách khắc phục:

• Chia nhỏ KPI theo tuần/ngày để dễ theo dõi
• Áp dụng báo cáo định kỳ (daily/weekly report)
• Gắn hiệu suất với thưởng – phạt rõ ràng để tạo động lực

5.4. Giao tiếp nội bộ kém – xung đột giữa các bộ phận

Phòng kinh doanh hứa giảm giá “đặc biệt” cho khách, nhưng không báo phòng kế toán và kho vận. Giao hàng trễ, sai giá, khiến khách hàng phàn nàn, ảnh hưởng uy tín.

Cách khắc phục:

• Tổ chức họp liên phòng ban định kỳ (tuần hoặc tháng)
• Dùng tool giao tiếp nội bộ (Zalo nhóm, Slack, Notion) để cập nhật chính sách kịp thời
• Xây dựng quy trình phối hợp liên phòng ban rõ ràng

6. Gợi ý mô hình phòng kinh doanh hiệu quả theo từng loại hình doanh nghiệp

• Startup: Ưu tiên tốc độ – linh hoạt – tinh gọn, nhân sự nên kiêm nhiệm và chịu khó học hỏi.
• SME: Bắt đầu chuyên môn hóa theo nhóm, cần rõ KPI và quy trình để tránh “vỡ trận” khi mở rộng.
• Tập đoàn: Tập trung vào hệ thống hóa – quản trị dữ liệu – nâng cao năng lực lãnh đạo cấp trung.

KẾT LUẬN

Phòng kinh doanh chính là “bộ não thương mại” của mọi doanh nghiệp, giữ vai trò tiên phong trong việc tạo doanh thu, phát triển thị trường và duy trì khách hàng trung thành. Dù là startup nhỏ gọn, doanh nghiệp SME hay tập đoàn lớn, việc xây dựng cơ cấu phòng kinh doanh khoa học – rõ vai trò – phân nhiệm hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu hiệu suất, tiết kiệm chi phí và bứt phá doanh số.

Để thành công, hãy tránh các lỗi vận hành phổ biến như tuyển sai người, thiếu quy trình, hoặc không ứng dụng công nghệ vào quản lý. Đồng thời, chọn mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp sẽ giúp bạn khai thác tốt tiềm năng đội ngũ kinh doanh.