Câu hỏi phỏng vấn Cộng tác viên Event

Ngành tổ chức sự kiện là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm. Đây là một nghề nghiệp thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều trải nghiệm thực tế, song cũng không ít áp lực. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn cộng tác viên Event  thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí cộng tác viên Event  

Theo bạn, cộng tác viên Event là gì ?

Cộng tác viên Event là người làm những công việc bán thời gian (part-time) hoặc tự do (freelance), thường được tuyển dụng xuyên suốt hoặc một giai đoạn nhất định trong năm. Mỗi cộng tác viên có thể làm việc cùng lúc với nhiều doanh nghiệp khác nhau trong cùng một khoảng thời gian miễn là đảm bảo được KPI theo quy định của bên thuê. Có trách nhiệm lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện các sự kiện, hội thảo hoặc tiệc tùng, đảm bảo mọi chi tiết diễn ra suôn sẻ và đáp ứng sự kỳ vọng của người tham dự.. Công việc này không chỉ giúp nâng cao thu nhập mà còn là một cơ hội quý giá để những người tìm việc, đặc biệt là sinh viên ngành tổ chức sự kiện có thể trải nghiệm môi trường làm việc thực tế và tích lũy được nhiều kinh nghiệm. 

Vì sao bạn muốn trở thành cộng tác viên Event ?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí cộng tác viên Event  là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”

Cộng tác viên Event làm công việc gì?

Để trở thành một cộng tác viên Event giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu nhập và lợi nhuận chính của công ty. Một cộng tác viên Event sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.”

Cụ thể cộng tác viên Event làm các công việc sau đây:

- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc cấp trên và lên ý tưởng tổ chức event.

- Đánh giá, phân tích quy mô của sự kiện để đưa ra các quy trình chuẩn bị cho sự kiện.

- Lập kế hoạch chi tiết, dự kiến đơn vị tổ chức, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và xin duyệt ngân sách.

- Tiến hành kế hoạch, liên hệ với nhà cung cấp, đơn vị đối tác, sắp xếp, trang trí không gian tổ chức sự kiện. Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời; chuẩn bị thiết bị chiếu sáng, âm thanh phục vụ cho sự kiện.

- Đảm nhận vai trò đón tiếp khách mời tới sự trong một số trường hợp.

- Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ đồ uống, đồ ăn và quà tặng cho khách hàng trong sự kiện.

- Kiểm tra, theo dõi và giám sát các hoạt động từ khi sự kiện bắt đầu cho đến khi kết thúc.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một cộng tác viên Event .

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn cộng tác viên Event về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành tổ chức sự kiện  như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Các nguyên tắc cần nhớ trong tổ chức sự kiện gồm những gì ?

Sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào?

Sự kiện sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc hoàn toàn vào tính chất của sự kiện (ví dụ: chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, lễ khánh thành, khai trương, lễ khởi công, động thổ, lễ thông xe cầu đường, lễ cất nóc, lễ công bố các dự án bất động sản…), yêu cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch.

Đối tượng là ai?

Bạn sẽ cần phải xác định rõ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng và đối tượng mục tiêu. Thậm chí, cần phải suy xét đến đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và phương hướng để thu hút họ tham dự. Bởi lẽ điều này sẽ làm cơ sở để bạn vận động tài trợ, nhất là khi nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện là khách hàng mục tiêu của họ.

Sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào?

Sự kiện sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc hoàn toàn vào tính chất của sự kiện (ví dụ: chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, lễ khánh thành, khai trương, lễ khởi công, động thổ, lễ thông xe cầu đường, lễ cất nóc, lễ công bố các dự án bất động sản…), yêu cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch.

Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức quyết định rất lớn tới thành công của sự kiện. Một trong những yếu tố làm nên thành công của sự kiện không thể không nhắc đến là địa điểm tổ chức. Để tạo nên một sự kiện hoàn hảo, đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì cần phải tìm hiểu thật kĩ về hình thức, quy mô cũng như số lượng khách mời tham gia, các hoạt động để lựa chọn nơi tổ chức thật thoải mái, đặc biệt là phải phù hợp với ngân sách đặt ra.

Thời gian tổ chức

Bên cạnh địa điểm tổ chức, việc xem xét chọn ngày và thời gian tiện lợi nhất cho cả đơn vị tổ chức và người tham gia cũng quan trọng không kém. Ví dụ như: không nên tổ chức các sự kiện trong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các lễ hội khác. Bởi vậy, thời gian tốt nhất để tổ chức sự kiện là những ngày cuối tuần như thứ bảy hoặc chủ nhật.

Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn. Đặc biệt, nên lưu ý cả về thời tiết và khí hậu vì sẽ thật là thảm họa nếu tổ chức sự kiện ngoài trời vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến. Tại mục này, bạn có thể nhờ vào kinh nghiệm của chính bản thân nếu đã quen thuộc với các điều kiện khí hậu của khu vực nơi bạn dự định tổ chức các sự kiện hoặc thông qua chương trình dự báo thời tiết.

Mục đích tổ chức sự kiện

Hãy để nó bắt nguồn từ những gì bạn muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chức sự kiện để nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản phẩm/dịch vụ hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng v v… Xác định mục tiêu của tổ chức sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu của bạn. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.

Kế hoạch của sự kiện

Thông tin về sự kiện: Tất cả các thông tin về sự kiện? Ví dụ như “Sự kiện hội nghị khách hàng tiêu biểu của Vietcombank”. Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt là đối tượng khách mời là phương tiện truyền thông, đài truyền hình.

- Chủ đề sự kiện (Theme): Một sự kiện có thể dựa trên một chủ đề cụ thể như: Đất, đại dương, đỏ, trắng,… Chủ đề dựa trên các sự kiện nói chung hoặc đám cưới. Như chúng ta có thể chọn chủ đề hoa cho một đám cưới chẳng hạn. Trong một sự kiện có chủ đề, tất cả mọi thứ từ ăn mặc, trang trí, trò chơi, âm nhạc, quà tặng, thực phẩm và đồ uống đều dựa trên một chủ đề cụ thể.

- Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Danh sách các mặt hàng thực phẩm và đồ uống bạn sẽ phục vụ trong các sự kiện cho khách hàng và đối tượng mục tiêu. Hãy luôn luôn tham khảo ý kiến của phía cung cấp (như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị nơi đặt tiệc) khi quyết định chọn menu cho thức ăn và đồ uống, vì họ sẽ là những người biết rõ về vấn đề này hơn bạn, ví dụ như rượu vang được phục vụ như thế nào cho phù hợp (vang trắng khi ăn với thịt đỏ và vang đỏ dùng với hải sản) vì họ đã qua các khóa đào tạo. Hãy luôn nhớ thực đơn cũng nên đi theo chủ đề của sự kiện cũng như sở thích và tôn giáo của khách hàng khi quyết định chọn.

- Các nhà cung cấp dịch vụ: Quy định đối với khách mời Quà tặng: Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc (Quà tặng pha lê, thủy tinh, quà tặng bằng gỗ đồng, Kỷ niệm chương,…). Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các các nhà tài trợ, đối tác và các sự kiện khách hàng trước, tại sự kiện và sau sự kiện một cách tốt nhất.

Một số rủi ro trong tổ chức sự kiện đó là gì ?

- Rủi ro trong lập kế hoạch: Những sự kiện khác nhau sẽ hướng tới những mục tiêu khác nhau, vì thế cách thiết kế và bài trí không gian cần được lựa chọn phù hợp. Nếu trang trí một buổi sự kiện cần sự trang nghiêm sang hơi hướng hài hước, sôi nổi sẽ đánh mất giá trị cần hướng tới của sự kiện. Cơ cấu nhân lực cũng có thể xảy ra những rủi ro, các bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ nguồn nhân lực phục vụ cho buổi tổ chức sự kiện. Nếu thiếu nhân lực, buổi sự kiện sẽ không thể diễn ra hoàn hảo, nếu quá dư nhân lực sẽ là lãng phí ngân sách chi trả. Chính vì vậy, các bạn cần phải lập kế hoạch chi tiết và kĩ lưỡng để hạn chế những rủi ro.

- Rủi ro trong hoạch định ngân sách: nếu hoạch định ngân sách thấp hơn thực tế thì khi chạy sự kiện sẽ không có ngân sách bù vào, nếu quá cao so với thực tế sẽ làm tăng chi phí, giảm bớt lợi nhuận cho công ty.

- Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng: nhân viên của công ty cần phải gọi điện nhắc nhở, thông báo ngày giờ cụ thể, chính xác cho quý khách hàng và đối tác. Việc khách hàng quên dự buổi sự kiện sẽ phần nào ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.

- Rủi ro trong việc quyết định địa điểm tổ chức sự kiện: trước khi chuẩn bị không gian sự kiện, các bạn cần phải tìm hiểu mục đích, mục tiêu, số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Nếu các bạn lựa chọn không gian quá chật, quá hẹp hoặc lựa chọn tổ chức ngoài trời trong khi điều kiện thời tiết không mấy khả quan sẽ ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện.

- Rủi ro trong việc chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong sự kiện: những tình huống mất điện, thiếu ghế, micro, ánh sáng, âm thanh,…gặp sự cố sẽ làm cho quý khách hàng không hài lòng. Họ sẽ cảm thấy công ty làm việc thiếu chu đáo, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến hình của công ty.

- Rủi ro từ các yếu tố môi trường: môi trường thiên nhiên (mưa, gió, bão…), môi trường văn hóa (đánh nhau, chửi nhau, say xỉn quậy phá…), môi trường chính trị, pháp luật (thiếu giấy tờ, thủ tục liên quan). Đây được coi là một trong những sự cố rất bất ngờ, điều đó đòi hỏi ban tổ chức cần phải chuẩn bị những vật dụng cần thiết như ô dù, màn che, di chuyển khách mời đến vị trí an toàn. Nhìn chung, ban quản trị sự kiện có cách xử lý nhạy bén, thông minh phù hợp với từng hoàn cảnh khác nhau.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí cộng tác viên Event  

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một cộng tác viên Event  như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này? 

Có thể nói, cộng tác viên Event  có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

- Năng động, sáng tạo.

- Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.

- Sức khỏe ổn định.

- Người thích giao tiếp, làm việc với con người.

- Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.

- Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

- Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 

- Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn cộng tác viên Event  sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.

Được mệnh ra là một nghề “siêu hot” và cớ mức lương “khủng”, nhưng thực sự, nghề cộng tác viên Event  như thế nào, có "hào nhoáng" như vẻ bề ngoài hay không?