Thực tập sinh nhân sự là gì? Các yếu tố, kỹ năng cần có của một thực tập sinh nhân sự

1. Thực tập sinh nhân sự là gì?

Thực tập sinh nhân sự (HR Trainee/HR Intern) là người làm việc cho bộ phận, ban nhân sự của các doanh nghiệp dưới sự giám sát, quản lý trực tiếp của quản lý nhân sự. Những người quản lý thường là trưởng phòng nhân sự hoặc chuyên viên tuyển dụng.

Ứng viên của vị trí thực tập sinh nhân sự thường là sinh viên năm cuối hoặc những người chưa có kinh nghiệm. Đôi khi, thực tập sinh nhân sự là những người chuyển từ những ngành nghề khác sang hành chính nhân sự. Quá trình đi làm thực tập sinh sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm để có định hướng rõ ràng hơn về công việc sau này. 

Mức lương của thực tập sinh nhân sự là bao nhiêu? 

Lương của thực tập sinh nhân sự bao nhiêu là vấn đề nhiều thực tập sinh băn khoăn. Thường thì bên cạnh mức lương cứng, các doanh nghiệp sẽ phụ cấp thực tập sinh tiền ăn uống và đi lại, mức thu nhập của vị trí thực tập sinh nhân sự thường từ 3 đến 4 triệu/tháng. Tuy nhiên, một số vị trí thực tập sinh nhân sự sẽ không có lương hoặc chỉ có một khoản phụ cấp rất nhỏ. Thực ra khi đi làm thực tập sinh bạn không nên quá đặt nặng vấn đề lương thưởng vì đây là quãng thời gian để bạn học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và xây dựng các mối quan hệ. 

Đọc thêm:  Thực tập là gì? Làm thế nào để viết đơn xin thực tập đẹp và đầy đủ

Sàng lọc ứng viên qua hồ sơ

Khi công ty có càng nhiều hồ sơ ứng viên, bạn càng có thêm cơ hội để luyện khả năng sàng lọc hồ sơ của mình. Hãy tập đọc nhanh các CV/resume này và chọn ra những hồ sơ sáng giá nhất cho mỗi vị trí công việc. Gồm các bước sau:

• Lựa chọn hồ sơ ứng viên có khả năng đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng cơ bản như kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
•  Xét kỹ năng cùng kinh nghiệm thực tế của ứng viên như: kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý công việc,…
• Trình độ học vấn bao gồm bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ nghiệp vụ liên quan, chứng chỉ kỹ năng tin học, ngoại ngữ.
•  Tiếp đến, nhà tuyển dụng có thể áp dụng tiêu chí về tinh thần nhiệt huyết, sự nghiêm túc của ứng viên đối với công ty hay hình thức CV, thái độ…

Sau đó bạn kiểm tra kết quả với cấp trên của mình; chủ động hỏi bí quyết lọc hồ sơ của các anh chị; hoặc nhờ các anh chị chỉ ra chỗ sai của mình. Nhờ đó, bạn tìm ra cách để đọc nhanh hồ sơ; và cách để xác định được ưu – khuyết điểm của mỗi ứng viên cho từng vị trí công việc khác nhau.

Học quy trình và kỹ năng phỏng vấn

Thông thường, một thực tập sinh sẽ không được phỏng vấn ứng viên, vì bạn chưa đáp ứng về kinh nghiệm; kỹ năng;…Tuy nhiên, hãy xin phép quản lý cho mình tham gia với tư cách ghi chép; hoặc dự thính các buổi phỏng vấn. Nhờ đó bạn học được các kỹ năng phỏng vấn như: đặt câu hỏi; quan sát ứng viên; phản hồi ứng viên;…Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ hiểu rõ một quy trình phỏng vấn chuyên nghiệp sẽ diễn ra như thế nào; từ đó có thể áp dụng cho những công việc sau này của mình.

Thỏa thuận lương và đàm phán các điều khoản lợi ích của công việc

Một trong những thử thách lớn của người làm nghề tuyển dụng là thuyết phục được ứng viên chấp nhận offer với mức lương; lợi ích không như kỳ vọng ban đầu của họ. Điều này vẫn thường xảy ra khi quỹ lương và chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp không dễ thay đổi; nhất là khi doanh nghiệp mới thành lập; hoặc nhỏ nhưng lại muốn thu hút được nhân tài từ những doanh nghiệp lớn hơn.

Hãy chú ý cách thương lượng mức lương, cách đàm phán các điều khoản đãi ngộ và làm thế nào mà các anh chị trong phòng tuyển dụng thuyết phục được các ứng viên của mình. Bạn có thể quan sát những điều này qua email của họ với ứng viên; hoặc ngay trong buổi phỏng vấn. Bằng cách ghi nhớ các kỹ thuật đàm phán; thuyết phục này bạn sẽ hoàn thiện hơn kỹ năng tuyển dụng của mình.

Đọc thêm: Làm sao để biết mình có phù hợp với công việc hay không?

Khả năng giao tiếp

Ngoài cầu tiến, ham học hỏi và không ngại thử thách, bạn nên cố gắng khéo léo trong giao tiếp và tương tác với các tiền bối, các bạn đồng nghiệp trong công ty. Kiên nhẫn kết nối với mọi người sẽ giúp bạn học được nhiều kiến thức và kinh nghiệm mới có lợi cho công việc tương lai.

Thực tế, có những công việc bắt buộc phải giao tiếp, tương tác thường xuyên với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, trong khi những vai trò khác có thể khả năng làm việc độc lập sẽ được đánh giá cao hơn nhưng vẫn sẽ cần giao tiếp. Làm sao để nâng cao kỹ năng giao tiếp, từ đó làm việc nhóm tốt, được đồng nghiệp quý mến, khách hàng tin tưởng,... là một câu hỏi không dễ trả lời.

Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Những công việc được giao khi thực tập dù đa phần là hỗ trợ phòng nhân sự, bạn cũng cần nhanh nhẹn và biết ứng biến khi xảy ra những trường hợp không nằm trong dự định. Ví dụ, cách bạn giải thích chính sách công ty cho nhân viên khi ứng viên có câu hỏi sẽ quyết định bạn có phải một nhà tuyển dụng nhanh nhạy hay không. Kể cả những kỹ năng này của bạn còn yếu, bạn cũng sẽ được học tập và bồi đắp sau thời gian thực tập, miễn là bạn luôn có thái độ cầu tiến.

Đọc thêm: Data Scientist là gì? Công việc, mức lương của Kỹ sư khoa dữ liệu

3. Các công việc của Thực tập sinh nhân sự là gì?

Mô tả công việc chung của thực tập sinh Nhân sự

• Hỗ trợ chuyên viên nhân sự thực hiện các đầu việc như: sắp xếp CV, tìm kiếm ứng viên tiềm năng, lọc hồ sơ ứng viên. đăng tin tuyển dụng, xóa bỏ bài đăng khi tin đăng hết hạn
• Đảm nhận các công việc thuộc hoạt động hành chính nhân sự như: nhập liệu, sắp xếp hồ sơ nhân sự, chuẩn bị phòng họp, tham gia phỏng vấn và ghi chú, Làm các báo cáo tuyển dụng liên quan.....
• Tìm hiểu, cập nhật liên tục các thông tin về thị trường tuyển dụng, mức lương chung của các ngành nghề, viết và đăng tin tuyển dụng trên các trang web, mạng xã hội.....
• Hỗ trợ phòng hành chính tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên: tổ chức các Teambuiding và các hoạt động ngoại khóa, các chương trình liên hoan,...
• Đảm nhận một số công việc của bộ phận lễ tân và hành chính: hoàn tất các giấy tờ hành chính cho việc tuyển dụng, Giải thích chính sách của công ty cho ứng viên, Cập nhật, quản lý danh sách thông tin ứng viên trên hệ thống dữ liệu.

Mô tả công việc thực tập sinh Nhân sự mảng C&B (Compensation And Benefit Executive)

• Thực tập sinh Nhân sự C&B là người làm việc trực tiếp về mảng lương thưởng và chế độ chính sách trong doanh nghiệp.
• Hỗ trợ các hoạt động Hành chính nhân sự (HCNS) theo yêu cầu của quản lý, giám sát trực tiếp. In ấn tài liệu, lưu trữ hồ sơ, nhập dữ liệu nhân viên, chuẩn bị phòng họp. Và ghi chép biên bản cuộc họp…
• Đăng tin thông tin tuyển dụng, cung cấp mô tả về công việc trên các kênh từ website doanh nghiệp. Hay website đối tác, đến mạng xã hội,…
• Hỗ trợ bộ phận tìm kiếm ứng viên, tiếp nhận và quản lý hồ sơ nhận được, gia hạn. Hoặc xóa các thông tin tuyển dụng.
• Thu thập thông tin về mức lương của từng vị trí, ngành nghề trên thị trường lao động. Và cập nhật xu hướng tuyển dụng,…
• Hỗ trợ tổ chức và chuẩn bị nội dung cho các sự kiện kết nối nhân viên tại công ty.
• Hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ khác của hành chính như chấm công, liên hệ ứng viên qua điện thoại, email…

Đọc thêm: Việc làm Thực tập sinh của tất cả ngành nghề mới nhất

Mô tả công việc thực tập sinh Nhân sự mảng đào tạo

• Tham gia hỗ trợ các khóa đào tạo kiến thức, kỹ năng cho nhân viên.
•  Chuẩn bị tài liệu cho các chương trình đào tạo, hội nghị, danh sách nhân viên tham gia.
• Thiết kế các tài liệu đào tạo, thư mời tham gia khóa học.
• Soạn thảo nội dung email/calendar mời tham gia khóa học, workshop, coaching, mentoring ... và nhắc nhở học viên tham gia đúng thời gian.
• Phụ trách quản lý việc kiểm tra trong lộ trình dành cho AM, TBC mới và gửi email thông báo kết quả, hỗ trợ các trường hợp không đạt bài kiểm tra thực hiện lại.
• Hỗ trợ giám sát và ghi nhận thông tin các hoạt động follow up nhằm đảm bảo Học Viên áp dụng nội dung đã học vào thực tế công việc.

Các công việc của Thực tập sinh tuyển dụng hầu như dừng lại ở mức hỗ trợ, nhưng chỉ cần chủ động tìm tòi, dấn thân, bạn sẽ tự tạo cho mình nhiều cơ hội để học hỏi nên đừng ngại rèn luyện kỹ năng và chuyên môn tuyển dụng của mình nhé.Trong bài viết trên, 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về các công việc của thực tập sinh nhân sự. Hy vọng bạn hiểu và áp dụng thành công !