TOP 70 câu hỏi ôn tập học phần Quản trị văn phòng ( có đáp án) | Đại học Khoa Học Xã Hội Và Nhân Văn

Chương 1: Công tác tổ chức văn phòng

- Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 

- Tổ chức văn phòng: Cơ cấu tổ chức văn phòng; Bố trí văn phòng; Trang thiết bị văn phòng; Hiện đại hóa công tác văn phòng; Bố trí phòng làm việc của thư ký

- Xây dựng quy chế tổ chức văn phòng

Chương 2: Tổ chức lao động văn phòng 

- Thư ký văn phòng: Chức năng, yêu cầu và quan hệ của người thư ký với thủ trưởng. 

- Các quản trị viên văn phòng khác: Hiểu và vận dụng sâu sắc các chức năng quản trị; Vận dụng các kỹ năng quản trị; Phẩm chất cá nhân

- Hoạt động giao tiếp của quản trị viên văn phòng: Khái niệm và các hình thức giao tiếp; Những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp; Xây dựng tập thể văn phòng vững mạnh

- Công tác tuyển dụng quản trị viên văn phòng: Chính sách tuyển dụng; Xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng

Chương 3: Thông tin trong nghiệp vụ văn phòng 

- Khái niệm, vai trò và phân loại thông tin 

- Tổ chức công tác thông tin trong nghiệp vụ văn phòng: Những yêu cầu khi tổ chức công tác thông tin; Quy trình tổ chức công tác thông tin trong nghiệp vụ văn phòng; Hoàn thiện hệ thốns thông tin trong các cơ quan đơn vị

Chương 4: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng 

- Nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị: Ý nghĩa của hội nghị; Phân loại hội nghị; Phương pháp tổ chức hội nghị

- Nghiệp vụ tổ chức một ngày làm việc: Tự mỗi nhân viên sắp xếp bố trí công việc của mình sao cho làm việc nhiều nhất, có hiệu quả cao nhất trong ngày; Lên lịch làm việc (của cá nhân, văn phòng, thủ trưởng); Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng phải điều hành
ngày làm việc từ bắt đầu đến kết thúc, ngày làm việc sao cho trôi chảy, hiệu quả

- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo: Vai trò của các chuyến đi công tác của lãnh đạo; Lập kế hoạch các chuyến đi công tác; Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi

Chương 5: Tổ chức công tác lễ tân 

- Một số vấn đề chung về hoạt động lễ tân: Lễ tân là gì?; Vai trò của công tác lễ tân; Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân ở các cơ quan

- Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan: Trang bị lễ tân; Phân loại khách; Đón tiếp khách; Ngắt quãng hay kết thúc cuộc nói chuyện; Tổ chức các buổi hẹn gặp; Hủy bỏ các cuộc hẹn; Xử lý phàn nàn của khách

- Tiếp khách cơ quan: Vai trò của điện thoại trong văn phòng; Sử dụng điện thoại để tiếp khách; Các loại danh bạ điện thoại

- Đãi khách: Giải khát trong đãi khách; Đặt tiệc 

- Lễ tân hội nghị và tiệc chiêu đãi: Mời khách; Đón tiếp khách; Ngôi thứ và xếp chỗ khách; Phát biểu; Phục vụ khách trong bữa tiệc chiêu đãi

Chương 6: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 

- Một số vấn đề chung về văn bản quản lý: Khái niệm và phân loại văn bản quản lý; Chức năng của văn bản quản lý

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản: Ý nghĩa của côns tác giải quyết, quản lý văn bản; uyên tắc giải quyết, quản lý văn bản; Tổ chức giải quyết văn bản đến; Tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật; Công tác lập hồ sơ; Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Chương 7: Soạn thảo văn bản quản lý 

- Những quy định chung về thủ tục soạn thảo văn bản Nguyên tắc ra văn bản; ; Thủ tục ban hành văn bản; Thể thức văn bản (cơ cấu hình thức văn bản); Số và ký hiệu văn bản; Tên loại văn bản; Trích yếu văn bản; Các căn cứ ban hành; Nội dung của văn bản; Điều khoản thi hành; Thẩm quyền ký; Con dấu; Nơi nhận; Dấu chỉ mức độ "mật", độ "khẩn"; Tên viết tắt của người đánh máy và số lượng bản đánh máy hoặc sao chụp

- Soạn thảo văn bản pháp quy:  Những yêu cầu của văn bản pháp quy; Quy trình soạn thảo văn bản pháp quy

- Soạn thảo văn bản hành chính: Quy trình soản thảo văn bản hành chính; Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường

Chương 8: Công tác lưu trữ 

- Khái niệm, vị trí, tính chất của công tác lưu trữ 

- Cóng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: Khái niệm, nguyên tắc của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; Nội dung công tác thu thập bổ  tài liệu tại các lưu trữ cơ quan; Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ nhà nước

- Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Khái niệm, mục đích, nguyên tắc của công tác
chỉnh lý tài liệu lưu trữ; Quá trình chỉnh lý tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu: Khái niệm, nauyên tắc của xác định tài liệu; Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu;  Tổ chức  tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Thống kê và kiêm tra tài liệu: Khái niệm, mục đích, nguyên tắc; Các công cụ thốns kê tài liệu lưu trữ;  tác kiểm tra tài liệu

- Bảo quản tài liệu lưu trữ: Những nhân tô phá hoại tài liệu lưu trữ; Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Khái niệm, nguyên tắc; Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu

CÂU HỎI ÔN TẬP 

1. Câu hỏi lý thuyết

2. Câu hỏi vận dụng

Câu 1:

Một quán cà phê vừa được khai trương, quán hiện tại có 10 nhân viên. Trong đó, bao gồm 7 nhân viên phục vụ khách, 1 nhân viên lo công tác thu ngân và phụ trách quan sát chấm công cho các nhân viên phục vụ. Còn lại là 1 lao công, 1 bảo vệ. Hiện quán khá đông khách, rõ ràng 7 nhân viên phục vụ là không đủ nên chủ quán quyết định sẽ ra thông báo tuyển dụng để tuyển thêm người. Chủ quán khá bận rộn, tất bật hằng ngày với các công việc quản lý quán như: liên hệ để thiết kế tờ rơi quảng cáo cho quán, theo dõi các thông tin của nhân viên để lên kế hoạch tập huấn thêm cho họ, liên hệ với các nhà cung ứng (cà phê, nước đá, hoa tươi, bánh ngọt,…), trả lời email cho các bên, lên kế hoạch mua các dụng cụ văn phòng phẩm để phục vụ cho các công việc hằng ngày của quán,…

- Vậy theo bạn, trong tình huống này, nhà quản trị hành chính văn phòng là ai?

- Nhà quản trị hành chính văn phòng trong tình huống này đã thực hiện các chức năng gì liên quan đến công tác hành chính văn phòng?

Câu 2:

Công ty XNK Angood chuyên kinh doanh các dịch vụ xuất nhập khẩu nông sản ở khu vực đồng bằng sông Cửu Long. Nghiệp vụ chính của công ty chính là tìm kiếm các khách hàng tiềm năng ở các thị trường nước ngoài, liên kết họ với các sản phẩm đặc sản ở thị trường nội địa, thực hiện các thủ tục xuất nhập cảnh cho hàng hóa nông sản xuất khẩu để hưởng hoa hồng. Hiện tại công ty có 20 nhân viên: trong đó 9 người phụ trách làm việc với các công ty cung ứng nông sản trong vùng, tìm kiếm và kết nối với các khách hàng ở các thị trường Nhật, Hàn và Trung Quốc. Trưởng nhóm phụ trách 9 nhân viên này là chị Nguyễn Thị Nga. Vì quy mô nhỏ, nên hiện tại công ty chưa đủ kinh phí để lấn sân sang các thị trường khác. Trong đó, 5 nhân viên phụ trách mảng về nhân sự, lên kế hoạch khen thưởng, tổ chức sự kiện, soạn thảo văn bản giấy tờ, liên hệ thực hiện hồ sơ với cục Hải quan và các hoạt động hậu cần khác (lên kế hoạch về cơ sở vật chất, mua sắm và phân phối máy móc làm việc, dụng cụ văn phòng phẩm cho các nhân viên hàng tháng) của công ty. Giám đốc công ty giao cho trợ lý của mình là anh Phan Anh Luân phụ trách trông coi công việc của 5 nhân viên này và kịp thời báo cáo lại với Giám đốc khi cần. Còn lại, 3 nhân viên phụ trách công tác về tài vụ (lên các kế hoạch tài chính, công tác kế toán) cho công ty. Giám đốc dự định tuyển thêm 1 nhân viên lễ tân và giao cho Trợ lý Luân lên kế hoạch thực hiện trong quý tới. Các nhân viên còn lại gồm 1 nhân viên phụ trách các hoạt động bảo hành, bảo trì máy móc của công ty, 1 lao công và 1 bảo vệ.

-  Vậy, nhà quản trị hành chính văn phòng trong tình huống trên là ai?

-   Anh/chị hãy vẽ sơ đồ tổ chức cho công ty Angood?

-  Nêu các nhiệm vụ của văn phòng trong tình huống này, phân chia các nhiệm vụ này theo 3 chức năng của Văn phòng (tham mưu, tổng hợp; trợ giúp điều hành và hậu cần).

Câu 3:

Công ty Glomes kinh doanh các nhãn hành dược phẩm ở thị trường Cần Thơ, An Giang, Kiên Giang và Vĩnh Long. Trụ sở chính của công ty đặt tại TP Cần Thơ và 3 chi nhánh của  công ty đặt tại các tỉnh khác. Công ty được cơ cấu theo các chức năng gồm các bộ phận:

• Bộ phận sản xuất: là một nhà máy sản xuất với quy mô 50 công nhân được đặt tại Khu công nghiệp Trà Nóc – Cần Thơ. Trưởng bộ phận sản xuất là trưởng phòng sản xuất. Dưới trưởng phòng sản xuất là các nhóm trưởng được phân công giám sát các nhóm công nhân. Mỗi nhóm trưởng phụ trách 10 công nhân.
• Bộ phận kinh doanh: phụ trách mảng kinh doanh và phát triển thị trường, phát triển các hệ thống đại lý. Trưởng bộ phận kinh doanh là Trưởng phòng kinh doanh, cũng phụ trách quản lý Bộ phận kinh doanh tại Cần Thơ và 3 chi nhánh tại các tỉnh khác. Đứng đầu bộ phận kinh doanh của các tỉnh là trưởng các chi nhánh.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng và marketing: thực hiện việc liên hệ với đối tác cung ứng nguyên liệu sản xuất, các dịch vụ chăm sóc khách hàng và nắm các thông tin thị trường khác. Trưởng bộ phận này là Trưởng phòng chăm sóc khách hàng.
• Bộ phận nhân sự: Thực hiện các công tác về nhân sự như Đào tạo, tuyển dụng nhân sự cũng như bố trí, điều động, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên. Trưởng bộ phận này là Trưởng phòng nhân sự.
• Bộ phận hành chính tổng hợp: làm việc trực tiếp dưới quyền của Giám đốc công ty. Đây là bộ phận thực hiện nhiệm vụ chăm lo các công việc hành chính cho cả công ty Glomes bao gồm việc tổng hợp và phản hồi các thông tin giữa các phòng ban khác và Giám đốc, chăm lo việc soạn thảo các loại văn bản giấy tờ, quản lý lưu trữ thông tin, tổ chức các cuộc Hội nghị khách hàng, hội họp toàn công ty, tổ chức các chuyến đi công tác của Giám đốc, công tác tiếp khách và quản trị các máy móc, văn phòng phẩm khác.
• Dưới Giám đốc công ty có 2 Phó Giám đốc. Phó Giám đốc 1 phụ trách toàn quyền đối với phòng Sản xuất. Phó Giám đốc 2 phụ trách các bộ phận Kinh doanh, chăm sóc khách hàng. Giám đốc công ty phụ trách trực tiếp 2 bộ phận là Phòng nhân sự và phòng Hành chính. Làm việc trực tiếp dưới quyền Giám đốc còn có Thư ký Giám đốc.

Câu hỏi:

-  Hãy nhận dạng Văn phòng của công ty Glomes. Văn phòng này đã được giao các chức năng và nhiệm vụ gì?

- Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Glomes.

- Những nhân viên hay chức vụ nào của công ty Glomes phải thực hiện công việc hành chính văn phòng? Bạn có thể kể một vài nhiệm vụ liên quan đến hành chính VP mà họ phải thực hiện?

- Trong tình huống trên, nhà quản trị hành chính văn phòng là ai?

Câu 4:

Công ty Cổ phần CP Việt Nam là công ty hàng đầu trong lĩnh vực chăn nuôi và phát triển các sản phẩm nông nghiệp chất lượng cao theo các quy trình hiện đại. Công ty phát triển hệ thống đại lý ở khắp các tỉnh thành trong cả nước. Anh Nguyễn Ngọc T. là Giám đốc bán hàng ở các khu vực phía Nam. Anh phải kiểm soát hàng chục nhân viên làm việc tự do ở khắp các tỉnh thành. Nhưng anh cảm thấy quá khó khăn trong việc kiểm soát được tất cả các công việc của từng nhân viên để đảm bảo các nhân viên này thực hiện việc quản lý thị trường và hoàn thành theo đúng chiến lược phát triển của công ty. Anh không thể nào biết chính xác được nhân viên của mình có thực sự đi làm trong ngày nào đó hay không hay họ chỉ nói dối và bịa chuyện, họ có triển khai các thông tin, các hoạt động khuyến mãi đến khách hàng và các hoạt động khác được giao cho hay không. Hiện tại, công ty không có những quy định về kiểm tra một cách cụ thể. Anh Nguyễn Ngọc T đã trình bày những bân khuân này cho Tổng Giám đốc công ty. Tổng Giám đốc đã giao nhiệm vụ thiết kế quy trình và đề ra cách thức kiểm tra giám sát cho Phòng Hành chính tổng hợp của công ty.

-  Theo bạn, Trường phòng hành chính có thể đưa ra các cách thức kiểm tra như thế nào đối với trường hợp này nhằm hỗ trợ cho anh T.

4.  Khang vừa nhận chức trưởng phòng Hành chính – Nhân sự của công ty thiết kế X – Chi nhánh A. Khang vừa mới được điều về từ tổng công ty nên vẫn còn khá lạ lẫm với các nhân viên của phòng. Trong phòng Hành chính - Nhân sự, một vài nhân viên của Khang xin phép Khang ở lại văn phòng vào giờ nghỉ trưa do nhà ở xa. Khang đã cho phép các nhân viên này ở lại văn phòng. Đến cuối tháng, tiền điện thoại của Văn phòng tăng lên đột ngột. Khang xem nhật ký cuộc gọi thì thấy rằng có các cuộc gọi vào giờ nghỉ trưa, các cuộc gọi này kéo dài rất lâu, có cuộc lên đến cả giờ, làm chi phí điện thoại tăng cao.

-         Bạn nghĩ gì về quyết định của Khang trong trường hợp này? Khang sẽ phải hành xử như thế nào trong trường họp này để ngăn tình trạng tiếp diễn.

-         Theo bạn, Khang có thể đưa ra các biện pháp nào để giám sát tình trạng sử dụng điện thoại do mục đích riêng của nhân viên?

Câu 4:

Minh là một trưởng phòng Hành chính của một chi nhánh A - công ty X. Minh vừa chuyển về làm việc tại chi nhánh nên còn chưa hiểu rõ các nhân viên của phòng. Qua 2 tuần quan sát và làm việc tại chi nhánh, Minh nhận thấy các nhân viên của phòng thường xuyên sử dụng các sản phẩm văn phòng phẩm một cách vô tội vạ: giấy photo và giấy in bị làm hỏng rất nhiều và phải bỏ đi do những lỗi cẩu thả trong khâu photo, in ấn,…; bút, viết và các đồ vật văn phòng phẩm khác bị vươn vải khắp nơi. Các loại văn phòng phẩm được để vào 1 cái tủ trong phòng làm việc và ai cũng tự do lấy được. Minh muốn thay đổi tình trạng này.

- Theo bạn, nếu bạn là Minh, bạn sẽ có hành vi và lời nói như thế nào để giúp văn phòng quản lý văn phòng phẩm tốt hơn và làm việc chuyên nghiệp hơn.

- Bạn hãy thiết kế quy trình quản lý văn phòng phẩm cho Phòng hành chính của chi nhánh A – công ty X.

....

Việc làm dành cho sinh viên:

Việc làm thực tập sinh quản trị hệ thống

Việc làm gia sư các môn cập nhật theo ngày mới nhất

Việc làm thêm nhân viên phục vụ nhà hàng/ quán cafe dành cho sinh viên

Việc làm cộng tác viên quản trị rủi ro

Mức lương của Thực tập sinh quản trị dữ liệu là bao nhiêu?