Crowe LLP 4.5 ★

MÔ TẢ CÔNG VIỆC (xem các Lợi ích & Phúc lợi bên dưới)

Vị trí này trực thuộc Bộ phận Nhân sự Hành Chính (HR-Office Admin) và trực tiếp quản lý bởi HR Leader, đảm nhận chức năng hỗ trợ các leader / các vị trí chuyên trách của bộ phận này trong các công việc liệt kê dưới đây, theo sự hướng dẫn / đào tạo / tư vấn của leader / nhân viên chuyên trách này. Đối với các đầu công việc đơn giản, vị trí này sẽ trực tiếp đảm nhiệm (sau giai đoạn đào tạo). Vị trí này sẽ thực hiện chức năng hỗ trợ như vậy trong khoảng 2~3 năm cho đến khi đủ vững vàng để đảm nhận một trong các vị trí chuyên trách của bộ phận này.

Đây là vị trí toàn thời gian (full-time) nhưng có thể làm việc từ xa khi đề xuất và được phê duyệt. Địa điểm làm việc: hai văn phòng của công ty tại quận 1 và quận Bình Thạnh (xen kẽ luân phiên các ngày trong tuần - có thể linh hoạt chứ không cố định). Thời gian làm việc: 8:30 ~ 17:30 từ thứ 2 đến thứ 7 (trong đó, thứ 7 chỉ là ngày làm việc không bắt buộc, chỉ cần làm việc nếu có lịch họp / lịch đào tạo / có công việc còn chưa hoàn thành, và thường đều sẽ làm từ xa chứ không cần đến văn phòng)

(1) Hỗ trợ trong công việc tuyển dụng & quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng:
- Đăng thông báo tuyển dụng (đã được Bộ phận Tuyển dụng chuẩn bị) trên các kênh tuyển dụng theo hướng dẫn
- Hỗ trợ sàng lọc ứng viên theo hướng dẫn bằng các phần mềm chuyên dụng
- Gửi các thông báo đến ứng viên theo mẫu có sẵn
- Liên lạc ứng viên để thông báo & sắp xếp lịch kiểm tra / phỏng vấn
- Sắp xếp lịch phỏng vấn & thực hiện công tác hậu cần cho các cuộc phỏng vấn
- Hỗ trợ HR Leader công tác tổ chức hoặc hậu cần trong các sự kiện / hoạt động giữa công ty với các đối tác tuyển dụng (các trung tâm đào tạo / tổ chức nghề nghiệp)

(2) Hỗ trợ việc đào tạo nhân viên mới:
- Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu đào tạo (ví dụ: file trình chiếu, các bài kiểm tra online dựa trên mẫu và công cụ có sẵn)
- Thực hiện công tác hậu cần cho các buổi đào tạo (xếp lịch, xếp phòng, in ấn tài liệu…)
- Hỗ trợ việc đánh giá kết quả đào tạo & lưu trữ các kết quả này theo hệ thống

(3) Lưu trữ & quản lý các thông tin & dữ liệu nhân sự
- Tiếp nhận các giấy tờ cá nhân của từng nhân viên & lưu trữ các hồ sơ này theo hệ thống
- Quản lý các dữ liệu / thông tin của nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại công ty, ví dụ như Hợp đồng Lao động, các quyết định bổ nhiệm / thăng chức / xử lý vi phạm...

(4) Lưu trữ & quản lý các tài liệu của Công ty về nhân sự
- Hỗ trợ soạn thảo & điều chỉnh các Thông báo / Quyết định về quy định & chính sách nội bộ / bổ nhiệm / thăng chức / điều chuyển / xử lý vi phạm / dừng việc… theo sự hướng dẫn của HR Leader
- Quản lý các tài liệu nêu trên theo hệ thống & phần mềm

(5) Hỗ trợ HR Leader trong việc đảm bảo nhân viên tuân thủ quy định nội bộ
- Hỗ trợ tuyên truyền, phổ biến các quy định / chính sách bằng nhiều hình thức khác nhau
- Hỗ trợ chuẩn bị các bài kiểm tra / các hoạt động tương tự để giúp nhân viên hiểu rõ về quy định, chính sách & tổng hợp / báo cáo về các hoạt động này
- Hỗ trợ trong việc phát hiện hành vi vi phạm & thực hiện các thủ tục xử lý vi phạm (nhắc nhở, trao đổi, xử lý kỷ luật...)

(6) Hỗ trợ HR Leader trong các công việc ""phát huy khả năng của nhân viên trong công việc"", ""giúp nhân viên phát triển & gắn bó cùng bộ phận & công ty"", ""xây dựng & phát triển văn hóa công ty""
- Hỗ trợ tổ chức thực hiện các hình thức khảo sát ý kiến nhân viên về công ty nói chung / các chính sách quan trọng & tổng hợp kết quả / các quyền & lợi ích của nhân viên / thực trạng văn hóa trong môi trường làm việc
- Hỗ trợ xây dựng các kênh / công cụ thu thập ý kiến nhân viên
- Hỗ trợ các công việc về chăm sóc sức khỏe nhân viên (thể chất & tinh thần)
- Hỗ trợ công tác đào tạo tại các bộ phận (ví dụ: sắp xếp lịch - địa điểm - tài liệu đào tạo, tìm kiếm đơn vị đào tạo, nhắc nhở, tổng hợp các báo cáo về đào tạo do bộ phận đào tạo chuẩn bị)

(7) Hỗ trợ HR Leader xử lý các thủ tục về tai nạn lao động, thương tật - đau ốm, nghỉ việc, sa thải
- Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục liên quan
- Hỗ trợ thực hiện thủ tục với nhân viên & với các cơ quan nhà nước có liên quan (nếu cần)

(8) Hỗ trợ trong việc tổ chức các sự kiện lớn của bộ phận / công ty
- Gồm các sự kiện như Tiệc cuối năm, Sinh nhật công ty, Team Building, Company Trip
- Hỗ trợ các công việc phân công bởi các nhân sự cùng tham gia tổ chức từ HR - Office Admin - Marketing

(9) Hỗ trợ Office Admin trong việc tổ chức các sự kiện nhỏ / thường xuyên
- Gồm các sự kiện như các chuyến đi dã ngoại nhỏ, hoạt động khám sức khỏe, các buổi ăn uống nhỏ tại văn phòng, các dịp lễ tết như Tết Nguyên Đán, Tết Trung Thu, 8/3, 20/10...
- Hỗ trợ một phần công tác tổ chức, thông báo, hướng dẫn nhân viên về các hoạt động nói trên"

(10) Hỗ trợ Office Admin trong việc quản lý văn phòng nói chung
- Nhận điện thoại, ghi nhận thông tin, chuyển cuộc gọi, chuyển thông tin khi cần
- Hỗ trợ mua sắm / sửa chữa máy móc, đồ dùng văn phòng
- Hỗ trợ lưu trữ & quản lý máy móc, đồ dùng văn phòng, tài liệu lưu tại văn phòng
- Hỗ trợ chăm sóc / tân trang cảnh quan văn phòng, cơ sở vật chất trong văn phòng


LỢI ÍCH VÀ PHÚC LỢI
- Mức thu nhập cạnh tranh (bao gồm lương, trợ cấp, thưởng thành tích cuối năm, thưởng cho các đóng góp về công sức hoặc ý tưởng hữu ích và hiệu quả, thu nhập làm việc ngoài giờ, thưởng lễ tết,...), hàng năm được điều chỉnh cho phù hợp xu hướng của thị trường.
- Các chính sách về bảo hiểm bắt buộc, trợ cấp, khám sức khỏe, điều kiện làm việc,…và các phúc lợi khác theo yêu cầu của luật lao động
- Có thể làm việc từ xa / tại nhà nếu cần thiết và được phê duyệt
- Thời gian làm việc có thể được điều chỉnh linh hoạt miễn là đạt hiệu quả công việc để giúp nhân viên dễ dàng hơn cân bằng cuộc sống, gia đình và công việc, hạn chế làm thêm ngoài giờ nếu công việc không thực sự khẩn cấp.
- Môi trường làm việc đề cao các giá trị cốt lõi: Tử tế, Cởi mở, Kỷ luật, Chuyên nghiệp
- Cấp trên trực tiếp (sếp) có tính cách hòa đồng, tử tế, dễ chịu, quan tâm, linh hoạt, cởi mở, lắng nghe; đồng nghiệp trong bộ phận / công ty thân thiện, hòa nhã, dễ chịu
- Được cấp trên tạo điều kiện thử nghiệm các ý tưởng và cách làm mới;
- Được khuyến khích và hỗ trợ tham gia các chương trình đào tạo chuyên sâu để nâng cao trình độ (học trực tuyến, đào tạo trực tiếp, hướng dẫn trong công việc thực tế);
- Có cơ hội trải nghiệm các lĩnh vực/ chức năng khác nhau của ngành Quản trị Nhân sự (HRM), được tạo điều kiện thăng tiến trong công việc.
- Hoạt động giải trí: dã ngoại và du lịch cùng Công ty; thể thao & các hoạt động ngoài trời; các hoạt động khác tại văn phòng.