CƠ KHÍ HỒNG KÝ

GENERAL MISSION

NHIỆM VỤ CHUNG

• To be responsible for the Hotel debtors' function: processing credit applications, invoicing, debt collection, AR cashiering, reconciliations and month end requirements.

Chịu trách nhiêm cho các chức năng công nợ của khách sạn: Xử lý các đơn xin mua nợ, quản lý việc in hóa đơn, thu nợ, thu tiền, cân đối tài khoản phải thu sổ chi tiết và sổ cái, các công việc cuối tháng

RESPONSIBILITIES AND DUTIES

TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ

• To ensure the accuracy of all charges and credits to the various debtor accounts and ensure they are posted on a timely basis.

Đảm báo tính xác của tất cả các khoản tính cho khách hàng và công nợ phải thu của tất cả khách hàng được nhập chính xác và đúng thời hạn

• The preparation and mailing of account statements to customers on a timely basis and to monitor the subsequent collection of all accounts.

Chuẩn bị và gửi thư đòi nợ cho các khách hàng đúng theo lịch trình, theo dõi việc thanh toán của khách hàng

• To conduct all necessary credit checks on all new credit applicants, to make recommendations according to existing credit policies and to maintain details of credit given to customers.

Tiến hành tất cả các biện pháp để kiểm tra khả năng thanh toán của tất cả các công ty mới nộp đơn xin mua nợ, làm đề xuất cho khách mua nợ theo chính sách mua nợ và lưu mức độ mua nợ được duyệt của mỗi khách hàng

• The completion and updating of all individual debtor records.

Chịu trách nhiệm lập và bổ sung các dữ liệu về khách hàng phải thu

ADMINISTRATIVE RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM HÀNH CHÍNH

• To discharge the duties in an effective and efficient manner.

Thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh nhất

TECHNICAL RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM CHUYÊN MÔN

City Ledger:

Tài khoản phải thu khách hàng

• Process all Credit Applications, ensuring that the clients are notified promptly and professionally.

Tiến hành xử lý tất cả đơn xin mua chịu của khách hàng, đảm bảo rằng khách hàng được thông báo một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp

• In the AR module, set up AR accounts for newly approved credits and ensure creditors' details are correct at all times.

Mở tài khoản chi tiết AR cho các khách hàng đã được duyệt mua chịu trên hệ thống, đảm bảo các chi tiết về credit được cập nhật đúng tại mọi thời điểm

• Accountable for the accurate processing of all AR accounts.

Đảm bảo tính chính xác của tất cả các tài khoản công nợ phải thu

• Ensure that all Trade Debtors' invoices are accurate; all services invoiced supported by a valid guarantee of payment and the room rates correct.

Đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn của khách đều chính xác, tất cả dịch vụ lập hóa đơn đều được kèm theo đảm bảo về thanh toán có giá trị và giá phòng là chính xác

• Responsible for the timely transfer of the invoices to the city ledger and prompt mailing (or emailing) of invoices to the debtors.

Bảo đảm chuyển công nợ kịp thời vào đúng chính xác tài khoản của mỗi khách hàng và nhanh chóng gửi hóa đơn cho khách

• Answer debtors' inquiries promptly and effectively.

Trả lời các yêu cầu của khách nhanh chóng và hiệu quả

• Process all cheques and payments received accurately and on a daily basis.

Nhập các khoản thanh toán bằng séc và chuyển khoản hàng ngày một cách chính xác

• Complete a daily summary of all adjustments related to the City Ledger; ensure that it is distributed as necessary and reconciled with a PMS generated report at end of shift.

Hoàn thành báo cáo tóm tắt hàng ngày về tất cả các điều chỉnh trong City Ledger, bảo đảm cân đối với báo cáo in ra tư hệ thống PMS và nộp báo cáo cho đúng người

• Ensure that all debtors trading beyond their normal terms are followed up regularly and that the FC is notified of any accounts that are continually in this situation.

Đảm bảo rằng tất cả các khoản nợ của khách hàng vượt hơn số được cho nợ sẽ được theo dõi thường xuyên và FC được thông báo về các tài khoản này

Credit cards:

Các nghiệp vụ thẻ tín dụng

• Ensure that all credit card transactions are verified for completeness and the accounts formally reconciled on a daily basis.

Đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ credit card được kiểm tra tính hoàn thiện và các tài khoản được cân đối hàng ngày trên báo cáo

• Calculate and accurately post commissions.

Tính chính xác và nhập hoa hồng thẻ vào trương trình

• Promptly investigate all credit card disputes, liaising with the Front Office and the banks.

Nhanh chóng điều tra tất cả các tranh chấp về Credit card, kết hợp với lễ tân và ngân hàng

• Collate all necessary paperwork to justify credit card refunds and obtain sign off from General Manager before refunds can be processed

Kiểm tra đối chiếu tất cả các chứng từ của việc trả lại tiền qua thẻ, nhận được phê duyệt của Tổng quản lý trước khi trả lại bằng Credit card

Month End:

Cuối tháng

• Accurately process all Monthly Statements, ensuring that they are mailed promptly.

Lập chính xác các bảng đối chiếu công nợ khách hàng, đảm bảo là gửi đi đúng địa chỉ

• Ensure that all Month End reports are printed and forwarded to the Financial Controller to prepare the balance sheet reconciliation.

Đảm bảo tất cả các báo cáo cuối tháng được in ra và được gửi cho Giám đốc tài chính để chuẩn bị cân đối các tài khoản bảng cân đối kế toán

• Perform 'month end close' of the debtors system (in the rare cases where the AR Ledger is not interfaced to the Accounting system).

Tiến hành đóng sổ cuối tháng hệ thống phải thu ( trong trường hợp sổ AR không kết nối với hệ thống Sổ cái)

COMMERCIAL RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM VỀ QUAN HỆ THƯƠNG MẠI

• To keep closed contact with hotel debtors i.e. Travel Agents, Airlines, Corporate clients and Individuals.

Giữ mối quan hệ thường xuyên với khách hàng còn nợ tiền, các đại lý du lịch, hàng hàng không, tập đoàn, công ty, cá nhân

HUMAN RESPONSIBILITIES

TRÁCH NHIỆM VỀ MẶT NHÂN SỰ

• To maintain a good relationship with Front Office and the Sales department.

Duy trì mối quan hệ tốt với bộ phận Lễ tân và bộ phận Bán hàng

RELATIONS

BÁO CÁO, QUAN HỆ CÔNG VIỆC

• Directly reports to FC.

Báo cáo trực tiếp cho FC

• Works closely with Sales and Front Office Departments.

Làm việc gần gũi với bộ phận Bán hàng và Lễ tân

OTHER RESPONSIBILITIES

CÁC TRÁCH NHIỆM KHÁC

• To be ready and responsible when assigned to perform any other duties as designated by higher management.

Sẵn sàng nhận và làm tốt các công việc được giao bới các vị trí cáo hơn

Professional and classy working environment.

Opportunities for training & career development at Hotels;

Extremely competitive incomes & incentives;

Fully paid insurance regimes: social insurance, health insurance, unemployment insurance, health insurance

Provided with PVI Health Insurance package

Accommodation support for Land/Remote staff

Allowance for meals and accommodation: 3 million VND/month

Free annual check-up at VinMec International General Hospital

Working time: 44 hours per week

All devices and tools are supported and tools are protected during work

Have the opportunity to rotate job positions according to your wishes

• Education: At least Intermediate/College with a specialization in Hospitality, Management or other related professions.
• Experience from 01 year in an equivalent position in a standard 4-5* restaurant/bar in a hotel environment
• Agility, honesty, effective communication skills, willingness to work in shifts, overtime.
• Ability to communicate in English
• Skilled in handling situations, under high pressure;
• Basic level of informatics.

Mobile: 0942 973 955 (Mr Bảo)