Virtual assistant là gì? Lợi ích "khủng" nhận được khi trở thành trợ lý từ xa

1. Virtual Assistant là gì?

Virtual Assistant được hiểu là trợ lý cá nhân, trợ lý ảo làm việc trực tuyến từ xa được các doanh nghiệp, cá nhân thuê để thực hiện những nhiệm vụ nhất định. Những công việc của một Virtual Assistant có thể kể đến như: quản lý email, tài liệu, nghiên cứu, trả lời cuộc gọi,... hay thậm chí là những công việc đòi hỏi chuyên môn cao như lập sổ sách kế toán, chiến dịch Marketing, quản lý nội dung mạng xã hội,...

Trợ lý ảo được thiết kế để hướng đến người dùng cuối cùng và được xây dựng để tiếp nhận đầu vào và thực hiện các tác vụ thông qua lệnh thoại (giọng nói). Trợ lý có thể diễn giải giọng nói của con người và được hỗ trợ bởi mạng nơ-ron nhân tạo cho phép dự đoán ý định của người dùng bất kể tính ngẫu nhiên của truy vấn. Vì trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI, nên có thể tìm hiểu sở thích và hành vi của người dùng theo thời gian, phát triển và trở nên khôn ngoan hơn.

Đọc thêm: Việc làm Virtual Assistant (Trợ lý ảo) mới nhất

2. 3 Lợi ích "khủng" khi trở thành trợ lý từ xa

Có một cuộc sống tự do, được làm công việc mình yêu thích, và kiếm được nhiều tiền là mơ ước của rất nhiều người. Nghề trợ lý từ xa có thể giúp bạn linh hoạt thời gian, không gian, thậm chí làm chủ sự nghiệp của chính mình.

Tiết kiệm thời gian

Có bao giờ bạn thử tính xem mình đã dành bao nhiêu thời gian trong ngày để di chuyển? Cứ cho là, mỗi ngày chúng ta mất 1 giờ cho quãng đường đi làm. Mỗi tuần bạn sẽ mất khoảng 5 giờ, một tháng là 20 giờ, và một năm là 240 giờ. Quy đổi lại, thời gian di chuyển của bạn đã mất đến 10 ngày. Bạn có muốn sử dụng 10 ngày này một cách hiệu quả hơn? Trợ lý từ xa là một giải pháp giúp tối ưu thời gian triệt để. Bạn hoàn toàn có thể tận dụng quãng thời gian này để nâng cấp bản thân bằng cách học thêm một điều mới, đọc thêm vài trang sách, tập Yoga để rèn luyện sức khỏe.

Không gian linh hoạt

Trợ lý từ xa giúp bạn làm việc tại nhà, tại quán cafe hay bất cứ đâu bạn thích. Thậm chí, bạn có thể vừa đi du lịch, vừa dành ra 1 giờ trong ngày để xử lý công việc. Điều này đặc biệt thích hợp với những người yêu thích tự do, và cả các bà mẹ bỉm sữa ngồi tại nhà. Khi phải dành thời gian 24/7 cho con, làm trợ lý sẽ giúp các mẹ tận dụng những lúc con ngủ để "mua sữa cho con" và làm việc để không bị "lụt nghề".

Nâng cao kỹ năng 'làm chủ'

Ai cũng thích làm chủ, nhưng không phải ai cũng có thể. Với nhiều người, chuỗi sự kiện đi học, ra trường, đi làm, lập gia đình, sinh con, và chết đi là một vòng lặp hiển nhiên không thể phá vỡ. Trong chuyện công việc, nhiều người mặc định làm ở công ty nào đó, có danh tiếng, có lương bổng cao ngất mới là thành công. Vì thế, những công việc tự do xuất hiện thường được gắn với tính chất "bấp bênh". Nhưng đằng sau đó, công việc tự do có thể nghiễm nhiên trở thành con át chủ bài, là bệ phóng giúp bạn bước vào con đường xây dựng sự nghiệp của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Với trợ lý từ xa, bạn hoàn toàn có thể xem đây là một business của riêng mình, bắt đầu với mức vốn 0 đồng, tích lũy kinh nghiệm, tiền bạc để mở công ty và cung cấp dịch vụ trợ lý. Nếu không muốn đi theo con đường này, bạn có thể làm trợ lý tự do để dành thời gian tập trung cho định hướng sự nghiệp của riêng mình.

Đọc thêm: Có nên làm việc online không? TOP 10 đặc điểm của môi trường làm việc online

3. Mức thu nhập của một trợ lý ảo là bao nhiêu? 

Nhìn chung, một trợ lý ảo phải thực hiện một loạt các công việc được giao thì mức lương cũng sẽ có chút khác biệt. Những thứ khác như kỹ năng, kinh nghiệm, tính chủ động cũng ảnh hưởng đến mức lương. Theo Zip Recruiter, mức lương trung bình cho một trợ lý ảo là 15 triệu đồng. Hơn thế nữa, các chuyên gia trong lĩnh vực này có thể kiếm 6 con số mỗi năm.

Các Virtual assistant thường sẽ làm việc với khách hàng theo giờ hoặc theo tháng, tuỳ theo kinh nghiệm và tính chất công việc. Dao động trong khoảng 5-10 USD với người mới làm lần đầu/việc nhập liệu đơn giản hoặc 30-50 USD với những công việc phức tạp hơn. Như vậy 1 tháng nếu dành 50h (mỗi ngày 2 giờ) với mức charge trung bình 30 USD thì một VA có thể nhận tới 1500USD (khoảng 36 triệu đồng) - không quá tệ cho một công việc làm thêm và với mức sống ở Việt Nam.

4. Virtual assistant có những nhiệm vụ nào?

Trách nhiệm chính của một virtual assistant là xử lý công việc cho một cá nhân hay doanh nghiệp. Vì vậy, hầu hết những công việc của họ đều được xem như các dịch vụ mà trợ lý ảo cung cấp. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ công việc của một virtual assistant là gì. Dưới đây là một số nhiệm vụ mà một trợ lý ảo phải làm: 

Ở cấp độ trung bình, các trợ lý ảo cũng có thể làm các công việc:

• Quản lý tài liệu, email
• Trả lời tin nhắn, cuộc gọi
• Làm nghiên cứu, báo cáo
• Đặt hàng trực tuyến
• Tổng hợp và phân tích dữ liệu
• Sắp xếp, quản lý lịch trình
• Các công việc freelance khác… 

Ở cấp độ cao hơn, các trợ lý ảo cũng có thể làm các công việc phức tạp hơn như:

• Thực hiện chiến dịch Marketing, 
• Quản lý, sản xuất nội dung
• Thiết lập, duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác
• Quản lý sổ sách kế toán… 

Hầu hết các công việc của trợ lý ảo đều không yêu cầu quá khắt khe về kinh nghiệm hay bằng cấp. Bạn chỉ cần có sự linh hoạt, ý thức trách nhiệm cao và kỹ năng máy tính cơ bản là đã có thể đáp ứng công việc được giao. Nhiệm vụ của trợ lý ảo có thể thay đổi tùy theo điều khoản của hợp đồng hoặc các yêu cầu của khách hàng.   

5. Các dịch vụ Virtual Assistant

Trợ lý truyền thông xã hội

Nếu là một người yêu thích công việc quản lý, sáng tạo nội dung trên mạng xã hội thì bạn có thể đảm nhận công việc trợ lý truyền thông mạng xã hội. Nhiệm vụ chính bạn sẽ làm là đăng tải nội dung, quản lý bình luận, tin nhắn,...

Trợ lý nội dung Blog

Nếu bạn đam mê với việc viết lách, muốn kiếm tiền thành công từ các Blog thì hãy cân nhắc đến vị trí trợ lý nội dung cho các Blogger. Bởi đây chính là cách ngắn nhất để bạn học hỏi được cách các Blogger xây dựng và điều hành Blog của họ. Một số công việc bạn sẽ phụ trách như:

•  Viết, chỉnh sửa, đăng bài lên Blog
•  Quản lý, kiểm duyệt bình luận
•  Chia sẻ các bài viết từ Blog sang các mạng xã hội
•  Tìm kiếm, loại bỏ các liên kết bị hỏng, thêm các liên kết mới.

Trợ lý quản trị

Nếu trước đó bạn đã có kinh nghiệm làm trợ lý văn phòng thì đây cũng là sự lựa chọn phù hợp với bạn nếu muốn theo đuổi công việc virtual assistant. Mặc dù đây không phải là vị trí đem lại doanh thu, lợi nhuận cho công ty nhưng việc hỗ trợ đóng vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Một số công việc bạn có thể cung cấp dịch vụ như:

• Đặt lịch hẹn, lên kế hoạch đi lại
• Quản lý lịch, lịch biểu
• Quản lý dữ liệu
• Thiết lập các tài liệu, bảng biểu

Đọc thêm: Sale Promotion là gì? Cách thức triển khai Sale Promotion

Trợ lý tài chính

Bạn có thể thử sức với vị trí trợ lý tài chính nếu trước đây bạn đã có kinh nghiệm về tài chính kế toán, đã phụ trách vị trí kế toán viên, nhân viên ngân hàng,... Một số dịch vụ bạn có thể cung cấp như:

• Xử lý thanh toán
• Tạo hóa đơn
• Chính sách lương bổng cho nhân viên

6. Virtual Assistant cần những kỹ năng gì?

Để trở thành một Virtual Assistant, bạn cần trau dồi những kỹ năng sau:

• Kỹ năng giao tiếp: Với trợ lý ảo, kỹ năng giao tiếp giúp truyền đạt thông tin rõ ràng, chi tiết cho khách hàng và đối tác. Điều này sẽ giúp hạn chế tối đa hiểu lầm, sai sót, giúp công việc được thực hiện hiệu quả hơn.
• Kỹ năng tìm kiếm thông tin, giải quyết vấn đề: Trong quá trình làm việc, bạn sẽ cần tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết những vấn đề, yêu cầu từ phía khách hàng. Bao gồm khả năng sử dụng các công cụ tìm kiếm thông tin trên internet, phân tích thông tin, giải quyết vấn đề phát sinh.
• Sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ: Drive, Trello, Slack,.. Biết cách sử dụng những công cụ này sẽ giúp bạn quản lý công việc, tăng khả năng tương tác với khách hàng, giúp làm việc hiệu quả hơn.
• Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian: Do tính chất là làm việc từ xa, linh hoạt về thời gian và địa điểm làm việc nên đòi hỏi virtual assistant phải chủ động quản lý thời gian, lập kế hoạch để đảm bảo được tiến độ công việc đề ra.
• Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm: Bạn cần có khả năng làm việc độc lập hay phối hợp với những đồng nghiệp cùng nhóm để có thể hoàn thành các mục tiêu công việc hiệu quả nhất..
• Kiến thức về lập trình, xử lý dữ liệu: Với những trợ lý ảo phụ trách những công việc chuyên môn như phân tích, xử lý dữ liệu, thiết kế và cập nhật ứng dụng cho khách hàng thì chắc chắn không thể thiếu những kiến thức về lập trình và xử lý dữ liệu.
• Luôn nâng cấp bản thân: Để “thu hút” được nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của mình, bạn cũng nên trang bị những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm khác nhau. Ví dụ nếu bạn cung cấp dịch vụ chạy quảng cáo Facebook thì cần kỹ năng đọc, phân tích chỉ số, tối ưu ngân sách, những kỹ thuật chạy ads cơ bản,...

Đọc thêm: 10 Kỹ năng "ghi điểm" khi phỏng vấn xin việc

Công nghệ trợ lý ảo - Công cụ giúp doanh nghiệp “chiều lòng” khách hàng, nó tạo ra sự thoài mái cho người sử dụng. Như vậy, 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về chức năng của Virtual Assistant. Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của Virtual Assistant và thực hành hiệu quả.

>> Khám phá thêm các chuyên mục hấp dẫn và hữu ích khác tại 1900.com.vn: 

Review các công ty hàng đầu

Cẩm nang nghề nghiệp chi tiết nhất

Tham khảo mức lương hơn 1000 công việc phổ biến

Tổng hợp TOP công ty hàng đầu đa lĩnh vực