Nhân Viên Văn Thư như thế nào?

Nhân viên văn thư hay còn gọi là nhân viên hành chính văn thư là người chịu trách nhiệm tiếp nhận, quản lý và lưu trữ toàn bộ văn bản nhập và xuất trong đơn vị hành chính. Họ sẽ là người nhận thư từ, hồ sơ để xử lý và báo cáo với cấp trên hay những phòng ban khác liên quan. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.

Nhân viên văn thư mang đến những cơ hội gì? 

Mang lại kỹ năng giao tiếp tốt

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng không chỉ trong lĩnh vực văn phòng mà còn các lĩnh vực chung. Giao tiếp tốt sẽ mang lại sự thuận lợi cho nhân viên hơn trong việc lắng nghe ý kiến của người khác. 

Yêu cầu giao tiếp khi làm công việc văn phòng là biết cách linh động, sáng tạo trong từng sự kiện và trong mọi vấn đề. Do vậy, khi làm công việc văn phòng sẽ rèn cho chúng ta về luyện kỹ năng về giao tiếp.

Kỹ năng nghiệp vụ

Khi làm công việc văn phòng thì chúng ta phải nắm rõ được những kỹ năng trong công việc. Tuy nhiên, cần lưu ý rèn luyện cho mình các kỹ năng như kỹ năng sử dụng máy tính, sử dụng Word, Excel thì khả năng tìm tòi và học hỏi cách sử dụng các công cụ khác nhau trong công việc cũng rất cần thiết.

Ngành nghề căn bản và ổn định

Nhóm nghề này thường ưu ái những nhân viên văn thư có trình độ cao, kinh nghiệm dày để có thể dự đoán và xử lý nhanh những phát sinh trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, do đặc thù liên quan trực tiếp đến con số nên những người theo học thường được đào tạo đặc thù hơn, cung không đủ cầu nên tính cạnh tranh và sự đào thải thấp hơn so với nhiều ngành khác.

Hưởng phúc lợi công ty

Được đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm lao động, bảo hiểm thất nghiệp, ngoài ra có một loại bảo hiểm mới nữa đó chính là một loại bảo hiểm có trong ngân hàng mà các nhân viên có thể được hưởng đó chính là bảo hiểm tai nạn 24/24. Vì thực tế đây là công việc phải di chuyển và đi lại nhiều, không thể tránh được các tình huống rủi ro hay tai nạn có thể xảy ra. Các loại bảo hiểm này sẽ được thực hiện và có hiệu lực kể từ khi hết thời gian thử việc và làm việc chính thức tại công ty, ngân hàng hay cơ sở tại nơi làm việc.

Rèn luyện khả năng phân tích cực nhạy bén

Nhắc đến lợi ích của nghề Quản trị văn phòng thì không thể nào bỏ qua lợi ích này: giúp nâng cao khả năng phân tích sự việc. Kỹ năng phân tích cực kỳ tốt là một trong những đặc điểm quan trọng của người làm công việc kinh doanh thành công.

Kỹ năng phân tích là kỹ năng rất hữu ích để giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định kinh doanh và giúp đưa ra các con số chính xác. Tất cả những điều này đều có thể đạt được từ quá trình đào tạo thực tế về nghề nhân viên văn thư.

Những khó khăn của nghề nhân viên văn thư 

Lương không cao

Nhiều người cho rằng mức lương làm công việc văn phòng khá cao. Tuy lương cứng của công việc văn phòng cao hơn so với những bộ phận khác, nhưng nhân viên văn phòng ít có trợ cấp và thưởng nên mức lương công việc văn phòng thấp hơn các ngành nghề khác.

Tiềm ẩn rủi ro về sức khỏe

nhân viên văn thư thường phải làm việc nhiều giờ liên tục trên bàn làm việc, đồng thời thường phải ngồi ở vị trí cố định trong nhiều giờ mỗi ngày. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề về sức khỏe như đau lưng, đau cổ, đau vai và bệnh lý về mắt như căng thẳng mắt, mỏi mắt, và khô mắt.

Thêm vào đó, việc làm việc nhiều giờ liên tục và áp lực công việc cũng có thể dẫn đến căng thẳng và stress, gây ra các vấn đề về sức khỏe tâm lý như lo âu, trầm cảm và rối loạn giấc ngủ.

Áp lực công việc cao 

Đây là một công việc đòi hỏi có sự chính xác tuyệt đối, nên nhân viên văn thư  luôn cần sự tập trung cao độ. Ngoài ra, họ cũng cần phải nắm rõ và tuân theo những quy chuẩn, luật lệ. Chỉ một lỗi sai nhỏ cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến danh tiếng công ty. Vì thế, áp lực về tinh thần sẽ khá lớn với vị trí này. 

Chương trình học áp lực 

Trong thời gian học tập, bạn sẽ trải qua quá trình đào tạo khá “nặng” từ cơ bản đến nâng cao. Kiến thức liên quan đến nhiều lĩnh vực và có tính chuyên môn cao nên không phải ai cũng có đủ trình độ, khả năng nhận biết để theo đuổi. Hơn nữa, một sinh viên trường Quản trị văn phòng phải trải qua nhiều dự án với lịch trình bận rộn.