Câu hỏi phỏng vấn Nhân Viên Văn Thư

Ngành Quản trị văn phòng là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm. Đây là một nghề nghiệp thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều trải nghiệm thực tế, song cũng không ít áp lực. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn nhân viên văn thư  thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí nhân viên văn thư  

Theo bạn, nhân viên văn thư là gì ?

Nhân viên văn thư hay còn gọi là nhân viên hành chính văn thư là người chịu trách nhiệm tiếp nhận, quản lý và lưu trữ toàn bộ văn bản nhập và xuất trong đơn vị hành chính. Họ sẽ là người nhận thư từ, hồ sơ để xử lý và báo cáo với cấp trên hay những phòng ban khác liên quan. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.

Vì sao bạn muốn trở thành nhân viên văn thư ?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực Quản trị văn phòng. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí nhân viên văn thư  là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”

Nhân viên văn thư làm công việc gì?

Để trở thành một nhân viên văn thư giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu nhập và lợi nhuận chính của công ty. Một nhân viên văn thư sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.”

Cụ thể nhân viên văn thư làm các công việc sau đây:

Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu

Công việc chính của một nhân viên văn thư là quản lý hồ sơ của công ty bằng việc tiếp nhận tất cả văn bản, thư từ và hồ sơ được chuyển đến cơ quan, doanh nghiệp và quản lý  tất cả những giấy tờ văn bản được gửi đi từ cơ quan. Họ được quyền xử lý nhanh những loại giấy tờ cần thiết để mở sổ hoạt động và theo dõi. Bước đầu sau khi tiếp nhận hồ sơ, họ cần lưu thông tin để nhập vào sổ, đóng dấu và gắn thêm những mã số phân biệt thời gian gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Dù là văn bản gửi đến, gửi đi hay văn bản nội bộ thì nhân viên văn thư lưu trữ đều cần quan tâm và tận dụng kỹ năng quản lý hồ sơ. 

Trong khi những tổ chức xử lý các loại báo cáo và hồ sơ thì văn thư sẽ theo dõi và giám sát tới khi nào hoàn tất những văn bản hồ sơ. Nhân viên văn thư sẽ phải có kỹ năng lập kế hoạch để tổ chức lưu trữ văn bản, dữ liệu và thông tin. Họ đảm nhận vai trò nhập dữ liệu bằng máy tính, soạn thảo công văn và quyết định thông báo tới những đơn vị hành chính nội bộ liên quan. 

Nhiều trường hợp, nhân viên văn thư cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết cho cơ quan để gửi đến đối tác hay những doanh nghiệp đồng hành. Văn thư lưu trữ cũng là người bảo quản những con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, lưu trữ bản sao và bản gốc của các loại văn bản để báo cáo cho cấp trên. 

Quản lý tài sản của công ty 

Không chỉ quản lý hồ sơ, nhân viên văn thư còn chịu trách nhiệm bảo quản tài sản của công ty. Họ là người lên danh sách những văn phòng phẩm mà mỗi phòng ban cần để sử dụng và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm cần mua theo tháng. 

Bên cạnh đó, nhân viên văn thư sẽ phải theo dõi, thống kê những vật dụng, lên kế hoạch để bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc thuộc sở hữu của công ty theo quý, hay năm. Hoạt động kiểm tra thường xuyên giúp cho nhân viên văn thư nắm được bao quát tình hình và bổ sung vật dụng khi cần thiết. 

Làm nhiệm vụ lễ tân 

Nhân viên văn thư lưu trữ cũng là người chịu trách nhiệm trả lời điện thoại của khách hàng hay đối tác gọi đến, trao đổi và nói chuyện với khách hàng, đồng thời truyền tải nội dung cần thiết cho lãnh đạo. Ngoài ra, họ sẽ là người chịu trách nhiệm tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn cũng như giới thiệu về tổ chức của công ty. Những cuộc họp nội bộ của doanh nghiệp, những cuộc họp bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng cũng là một phần công việc của văn thư lưu trữ. 

Quản lý hồ sơ nhân sự 

Bên cạnh những công việc trên, tùy vào mô hình doanh nghiệp mà trách nhiệm của nhân viên văn thư có thể là lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho một vài phòng ban trong công ty. Khi có những nhân viên thử việc, họ cũng là người theo sát mức độ làm việc hiệu quả của nhân viên, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký hợp đồng lao động với nhân viên mới. 

Lên bảng lương, thưởng hàng tháng 

Mỗi tháng, nhân viên văn thư lưu trữ cũng chịu trách nhiệm chấm công cho nhân viên và lập bảng chấm công cho nhân sự để phục vụ hoạt động tính lương, thưởng cho lãnh đạo ký duyệt. Sau đó, nhân viên văn thư sẽ phối hợp với nhân viên kế toán để chi trả lương cho nhân viên. Tính chất công việc của nhân viên văn thư tương tự với nhân viên hành chính, nên thường được gộp chung vào bộ phận hành chính nhân sự để hỗ trợ nhau hoàn thành công việc. Vì vậy, với mỗi đơn vị hành chính, nhân viên văn thư còn được gọi với cái tên hành chính văn thư. 

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một nhân viên văn thư .

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn nhân viên văn thư về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành Quản trị văn phòng  như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Các phương pháp để thu thập dữ liệu từ nguồn dữ liệu khách hàng đó là gì?

Phương pháp lắng nghe mạng xã hội 

Lắng nghe mạng xã hội là phương pháp thu thập dữ liệu mang tính hiệu quả cao. Đây là quá trình thu thập thông tin từ các diễn đàn hay nền tảng xã hội về một chủ đề cụ thể. Các dữ liệu được thu thập bởi phương pháp này sẽ được tiến hành phân tích để từ đó tìm ra được xu hướng hiện nay cùng nhiều thông tin hữu ích.

Phương pháp phỏng vấn bằng thư 

Phương pháp thu thập dữ liệu bằng cách phỏng vấn qua thư hiện đang được ứng dụng rất rộng rãi hiện nay. Phương pháp này sẽ được thực hiện thông qua việc gửi các bảng câu hỏi đã được soạn sẵn đến các đối tượng mà doanh nghiệp muốn nghiên cứu và nhận câu trả lời nếu mọi việc đều suôn sẻ.

Đây được xem là phương pháp hữu hiệu khi áp dụng vào các trường hợp các đối tượng nghiên cứu ở quá xa, khó đối mặt, hay các khu dành riêng khó vào. Với phương pháp này, doanh nghiệp có thể điều tra được số lượng đơn vị cực lớn đồng thời tạo ra sự thuận lợi cho người hỏi.

Phương pháp quan sát 

Bằng cách ghi chép lại những sự kiện hay các hành vi ứng xử của con người trong cuộc sống hàng ngày hay trong một hoạt động bất kỳ một cách có kiểm soát, quan sát hiện đang là phương pháp thu thập dữ liệu được ứng dụng khá rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp. Với phương pháp quan sát, doanh nghiệp thu được chính xác những hình ảnh về hành vi tiêu dùng của khách hàng và lý giải cho các hành vi quan sát đó.

Phương pháp quan sát thường sẽ được sử dụng kết hợp với nhiều phương pháp khác để có thể chắc chắn hơn về mức độ chính xác của dữ liệu khi thực hiện các hoạt động kiểm tra chéo. Thu thập dữ liệu bằng phương pháp này có thể chia theo hai cách như sau:

Quan sát trực tiếp và gián tiếp

- Quan sát trực tiếp là việc tiến hành quan sát các sự kiện, hành động đang được diễn ra.

- Quan sát gián tiếp là việc tiến hành quan sát các tác động hay kết quả của một hành vi chứ không phải quan sát trực tiếp hành vi đó.

Quan sát ngụy trang và công khai:

- Quan sát ngụy trang được hiểu là cách quan sát, nghiên cứu các đối tượng mà chính họ cũng không biết mình đang trở thành đối tượng được quan sát.

- Quan sát công khai là cách quan sát, nghiên cứu các đối tượng và họ biết rằng mình đang là đối tượng được quan sát.

Các công cụ quan sát được sử dụng có thể là các thiết bị quan sát hoặc chính con người. Con người sẽ sử dụng các giác quan của mình để thực hiện việc quan sát đối tượng nghiên cứu còn quan sát bằng thiết bị sẽ sử dụng các công cụ như máy đếm, máy đọc quét,... 

Các phương pháp để bảo quản tài liệu bào gồm các cách nào ?

Về phương pháp bảo quản truyền thống:

Tài liệu được giữ gìn trên hàng loạt các kho, giá, kệ, thùng, hộp.  

- Thường xuyên khử axit đối với các tài liệu bằng giấy: có thể dùng nước nóng tinh khiết từ 50-60% để khử axit cho tài liệu, hoặc dùng Clay (một sản phẩm của Kiềm), 

- Dùng hoá chất để tiến hành tẩy khô, phục chế tài liệu hư hỏng bởi không khí ánh sáng, các loại côn trùng

Bảo quản tài liệu bằng các loại giấy chuyên dụng có chức năng bảo quản. 

Về phương pháp bảo quản hiện đại:

Phương pháp lưu trữ hiện đại từng bước loại bỏ các loại giá đỡ, kho kệ, thùng, hộp giấy, các loại hóa chất cũng không còn được sử dụng. Cụ thể: 

- Sử dụng tủ lạnh để bảo quản tài liệu thay vì sử dụng điều hòa, vì ở nhiệt độ lạnh nấm mốc có thể giảm.

- Scan chuyển dạng toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ để các tài liệu được bảo quản lâu dài. Quá trình sắp xếp, tìm kiếm cũng trở nên thuận tiện hơn. 

- Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý, bảo quản tài liệu một cách khoa học, hiệu quả. Trong  đó có thể kể đến phần mềm DocEye. DocEye sẽ giúp thiết lập kho tài liệu điện tử dùng chung phù hợp với nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ lưu trữ tài liệu tập trung trên một hệ thống, lưu trữ mọi lịch sử phiên bản của 1 tài liệu tại cùng 1 vị trí, cho phép truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra các loại tài liệu cũng được phân loại khoa học theo mục đích, nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp. Các tài liệu vật lý  được số hóa với độ chính xác cao và upload trực tiếp từ máy scan lên hệ thống của DocEye. Bảo mật dữ liệu chặt chẽ với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu. Tìm kiếm tài liệu chỉ trong 3 giây với tính năng tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao (theo bộ lọc, mã barcode, …) 

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí nhân viên văn thư  

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một Nhân viên văn thư  như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này? 

Có thể nói, nhân viên văn thư  có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

- Năng động, sáng tạo.

- Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.

- Sức khỏe ổn định.

- Người thích giao tiếp, làm việc với con người.

- Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.

- Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

- Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 

- Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn nhân viên văn thư  sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.

Được mệnh ra là một nghề “siêu hot” và cớ mức lương “khủng”, nhưng thực sự, nghề nhân viên văn thư  như thế nào, có "hào nhoáng" như vẻ bề ngoài hay không?