Câu hỏi phỏng vấn Nhân Viên Phòng Tài Liệu
Quản trị văn phòng là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm. Đây là một nghề nghiệp thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều trải nghiệm thực tế, song cũng không ít áp lực. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn nhân viên phòng tài liệu thường gặp.
Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí Nhân viên phòng tài liệu
Nhân viên phòng tài liệu là gì ?
Nhân viên phòng tài liệu là bộ phận có hầu hết mọi công ty, doanh nghiệp. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.
Vì sao bạn muốn trở thành nhân viên phòng tài liệu?
Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn.
Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây
Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực quản trị văn phòng. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí nhân viên phòng tài liệu là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”
Nhân viên phòng tài liệu làm công việc gì?
Để trở thành một nhân viên phòng tài liệu giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa.
Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như:
“Với trọng trách đảm nhận việc kinh doanh chính của công ty, một nhân viên phòng tài liệu sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.
Lưu trữ tài liệu
Khi nhắc đến nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ ngay đến đây là người sẽ sử dụng, quản lý trực tiếp các hệ thống tủ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ quan trọng của công ty. Điều này là hoàn toàn không sai, bởi một trong những vị trí quan trọng mà nhân viên văn phòng đảm nhận chính là văn thư và lưu trữ tài liệu.
Công việc cụ thể của nhân viên văn thư tại văn phòng có thể hình dung như sau:
- Tiếp nhận văn bản, chứng từ, giấy tờ gửi đến công ty. Sau đó phân loại, gửi đến các phòng ban phụ trách để giải quyết.
- Xử lý văn bản, công văn, thông báo và mọi giấy tờ liên quan đến công ty trước khi gửi ra bên ngoài cho khách hàng, đối tác.
- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ tất cả giấy tờ của công ty trong tủ tài liệu có hệ thống, ngăn nắp, khoa học.
- Quản lý và thực hiện in ấn, photocopy tài liệu, hồ sơ theo phân công khi cần thiết.
Nhân viên lễ tân
Lễ tân là vị trí công việc của rất nhiều văn phòng đang tìm kiếm hiện nay. Đây cũng là công việc được nhiều người biết đến khi nói về nhân viên văn phòng.
Cụ thể công việc của nhân viên lễ tân tại doanh nghiệp, công ty sẽ là:
- Tiếp nhận điện thoại từ khách hàng, đối tác khi liên hệ đến công ty, chuyển cuộc gọi về bộ phận chuyên trách hoặc ghi nhận thông tin trao đổi ban đầu.
- Đón tiếp đối tác, khách hàng khi vừa đến công ty, sảnh đón và mời những vị khách này vào khu vực đón tiếp.
- Giải đáp những thắc mắc, thông tin ban đầu cho khách hàng khi đến tòa nhà, công ty. Hướng dẫn và hỗ trợ họ liên hệ các phòng ban, bộ phận chuyên trách.
- Hỗ trợ tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, hoạt động của công ty theo phân công.
Quản lý tài sản và trang thiết bị văn phòng
Công việc cụ thể của vị trí này sẽ có thể thay đổi theo yêu cầu của từng công ty. Tuy nhiên về cơ bản sẽ đảm nhận các công việc sau:
- Kê khai tài sản, thiết bị hiện có của công ty để kiểm tra, quản lý về chất lượng và số lượng thiết bị.
- Dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, nhân viên quản lý tài sản lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, đồ dùng cho văn phòng. Ví dụ như máy tính, máy in, sổ tay…
- Quản lý các tài sản chung của toàn bộ công ty như bàn ghế, tủ kệ, máy móc, văn phòng phẩm…
Tổ chức hội họp, sự kiện
Các buổi họp hoặc tiếp khách đều sẽ được thông báo tới phòng hành chính và do nhân viên hành chính tổng hợp phụ trách. Nhân sự này sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp phòng họp, giờ họp cùng các công tác hậu cần liên quan.
Ở quy mô lớn hơn như hội nghị, hội thảo, cán bộ sẽ cần đảm nhiệm thêm công tác tổ chức gồm các nhiệm vụ như gửi thư mời, đặt phòng, chuẩn bị nội dung,…
Tổ chức sự kiện nội bộ
Những chương trình chăm sóc đời sống nhân viên như liên hoan, tất niên, sinh nhật, khen thưởng… cũng là nhiệm vụ nhân viên hành chính tổng hợp phải thực hiện. Cán bộ sẽ cần gửi nhân sách và kế hoạch cụ thể để phê duyệt vào đầu tháng, sau khi được duyệt sẽ triển khai và phối hợp với các đơn vị liên quan để bảo đảm sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Một số công việc khác
Ngoài ra nhân viên văn phòng còn làm một vài vị trí công việc khác như:
- Thu thập số liệu, dữ liệu và những thông tin bổ sung vào dữ liệu chung của doanh nghiệp.
- Chuyển thông tin dữ liệu đã thu thập được thành dạng đánh máy.
- Thu thập các dữ liệu từ nguồn dữ liệu của khách hàng.
- Cập nhật liên tục dữ liệu của doanh nghiệp và sao lưu thông tin thường xuyên.
- Chuẩn bị các giấy tờ liên quan trong quá trình làm việc.
- Xây dựng bảng dữ liệu lớn để thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu khi cần thiết.
- Thực hiện công việc thống kê, báo cáo khi được yêu cầu.
- Quản lý nhân sự và chế độ cho nhân sự tại công ty
- Hỗ trợ dự án cho công ty bao gồm việc hoàn thiện các giấy tờ, pháp lý và quản lý kế hoạch theo yêu cầu của ban lãnh đạo
Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân
Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?
Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.
Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một nhân viên phòng tài liệu.
Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?
Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.
Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên phòng tài liệu về chuyên môn
Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành quản trị kinh doanh như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:
Phương pháp lắng nghe mạng xã hội
Lắng nghe mạng xã hội là phương pháp thu thập dữ liệu mang tính hiệu quả cao. Đây là quá trình thu thập thông tin từ các diễn đàn hay nền tảng xã hội về một chủ đề cụ thể. Các dữ liệu được thu thập bởi phương pháp này sẽ được tiến hành phân tích để từ đó tìm ra được xu hướng hiện nay cùng nhiều thông tin hữu ích.
Phương pháp phỏng vấn bằng thư
Phương pháp thu thập dữ liệu bằng cách phỏng vấn qua thư hiện đang được ứng dụng rất rộng rãi hiện nay. Phương pháp này sẽ được thực hiện thông qua việc gửi các bảng câu hỏi đã được soạn sẵn đến các đối tượng mà doanh nghiệp muốn nghiên cứu và nhận câu trả lời nếu mọi việc đều suôn sẻ.
Đây được xem là phương pháp hữu hiệu khi áp dụng vào các trường hợp các đối tượng nghiên cứu ở quá xa, khó đối mặt, hay các khu dành riêng khó vào. Với phương pháp này, doanh nghiệp có thể điều tra được số lượng đơn vị cực lớn đồng thời tạo ra sự thuận lợi cho người hỏi.
Phương pháp quan sát
Bằng cách ghi chép lại những sự kiện hay các hành vi ứng xử của con người trong cuộc sống hàng ngày hay trong một hoạt động bất kỳ một cách có kiểm soát, quan sát hiện đang là phương pháp thu thập dữ liệu được ứng dụng khá rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp. Với phương pháp quan sát, doanh nghiệp thu được chính xác những hình ảnh về hành vi tiêu dùng của khách hàng và lý giải cho các hành vi quan sát đó.
Phương pháp quan sát thường sẽ được sử dụng kết hợp với nhiều phương pháp khác để có thể chắc chắn hơn về mức độ chính xác của dữ liệu khi thực hiện các hoạt động kiểm tra chéo. Thu thập dữ liệu bằng phương pháp này có thể chia theo hai cách như sau:
Quan sát trực tiếp và gián tiếp
- Quan sát trực tiếp là việc tiến hành quan sát các sự kiện, hành động đang được diễn ra.
- Quan sát gián tiếp là việc tiến hành quan sát các tác động hay kết quả của một hành vi chứ không phải quan sát trực tiếp hành vi đó.
Quan sát ngụy trang và công khai
- Quan sát ngụy trang được hiểu là cách quan sát, nghiên cứu các đối tượng mà chính họ cũng không biết mình đang trở thành đối tượng được quan sát.
- Quan sát công khai là cách quan sát, nghiên cứu các đối tượng và họ biết rằng mình đang là đối tượng được quan sát.
Các công cụ quan sát được sử dụng có thể là các thiết bị quan sát hoặc chính con người. Con người sẽ sử dụng các giác quan của mình để thực hiện việc quan sát đối tượng nghiên cứu còn quan sát bằng thiết bị sẽ sử dụng các công cụ như máy đếm, máy đọc quét,...
Các phương pháp để bảo quản tài liệu bào gồm các cách nào ?
Về phương pháp bảo quản truyền thống:
Tài liệu được giữ gìn trên hàng loạt các kho, giá, kệ, thùng, hộp.
- Thường xuyên khử axit đối với các tài liệu bằng giấy: có thể dùng nước nóng tinh khiết từ 50-60% để khử axit cho tài liệu, hoặc dùng Clay (một sản phẩm của Kiềm),
- Dùng hoá chất để tiến hành tẩy khô, phục chế tài liệu hư hỏng bởi không khí ánh sáng, các loại côn trùng
Bảo quản tài liệu bằng các loại giấy chuyên dụng có chức năng bảo quản.
Về phương pháp bảo quản hiện đại
Phương pháp lưu trữ hiện đại từng bước loại bỏ các loại giá đỡ, kho kệ, thùng, hộp giấy, các loại hóa chất cũng không còn được sử dụng. Cụ thể:
- Sử dụng tủ lạnh để bảo quản tài liệu thay vì sử dụng điều hòa, vì ở nhiệt độ lạnh nấm mốc có thể giảm.
- Scan chuyển dạng toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ để các tài liệu được bảo quản lâu dài. Quá trình sắp xếp, tìm kiếm cũng trở nên thuận tiện hơn.
- Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý, bảo quản tài liệu một cách khoa học, hiệu quả. Trong đó có thể kể đến phần mềm DocEye. DocEye sẽ giúp thiết lập kho tài liệu điện tử dùng chung phù hợp với nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ lưu trữ tài liệu tập trung trên một hệ thống, lưu trữ mọi lịch sử phiên bản của 1 tài liệu tại cùng 1 vị trí, cho phép truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra các loại tài liệu cũng được phân loại khoa học theo mục đích, nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp. Các tài liệu vật lý được số hóa với độ chính xác cao và upload trực tiếp từ máy scan lên hệ thống của DocEye. Bảo mật dữ liệu chặt chẽ với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu. Tìm kiếm tài liệu chỉ trong 3 giây với tính năng tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao (theo bộ lọc, mã barcode, …)
Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí Nhân viên phòng tài liệu
Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một nhân viên phòng tài liệu như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này?
Có thể nói, nhân viên phòng tài liệu có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:
- Năng động, sáng tạo.
- Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.
- Sức khỏe ổn định.
- Người thích giao tiếp, làm việc với con người.
- Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.
- Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.
Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:
Về trang phục
Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:
- Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật.
- Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.
Kinh nghiệm về tác phong
Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.
Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc
Định hình rõ câu hỏi và vấn đề
Trong buổi phỏng vấn nhân viên phòng tài liệu sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.
Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.
Được mệnh ra là một nghề “siêu hot” và cớ mức lương “khủng”, nhưng thực sự, nghề nhân viên phòng tài liệu như thế nào, có "hào nhoáng" như vẻ bề ngoài hay không?
Câu hỏi phỏng vấn
Bạn có kinh nghiệm gì trong việc tạo và duy trì tài liệu kỹ thuật?
↳
Các chuyên gia tài liệu có trách nhiệm viết và duy trì tài liệu kỹ thuật chính xác và cập nhật. Câu hỏi này giúp người phỏng vấn hiểu được trình độ chuyên môn của bạn trong lĩnh vực này và liệu bạn có đủ kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc hay không. Nó cũng giúp họ đánh giá khả năng truyền đạt các khái niệm kỹ thuật phức tạp của bạn theo cách dễ hiểu và dễ làm theo.
Cách trả lời:
Cách tốt nhất để trả lời câu hỏi này là cung cấp các ví dụ cụ thể về trải nghiệm của bạn trong việc tạo và duy trì tài liệu kỹ thuật. Nói về bất kỳ dự án nào bạn đã thực hiện có liên quan đến việc viết hoặc cập nhật tài liệu kỹ thuật, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng, tệp trợ giúp trực tuyến, hướng dẫn cài đặt, v.v. Bạn cũng có thể nói về các công cụ và công nghệ mà bạn quen thuộc cũng như cách bạn sử dụng chúng trong công việc của mình. công việc. Cuối cùng, hãy nhấn mạnh khả năng truyền đạt các khái niệm phức tạp một cách rõ ràng và chính xác thông qua bài viết của bạn.
Ví dụ: “Tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc tạo và duy trì tài liệu kỹ thuật. Tôi đã làm việc trên nhiều dự án khác nhau, từ hướng dẫn sử dụng đến hướng dẫn cài đặt các ứng dụng phần mềm. Tác phẩm của tôi được đánh giá là rõ ràng và súc tích, cũng như chính xác và cập nhật. Ngoài ra, tôi còn quen thuộc với nhiều công cụ và công nghệ được sử dụng trong ngành, chẳng hạn như HTML, XML và Adobe Acrobat. Tôi cũng có kinh nghiệm sử dụng hệ thống quản lý nội dung để sắp xếp tài liệu và đảm bảo chúng có thể truy cập dễ dàng.”
Mô tả thời điểm bạn phải giải thích các khái niệm phức tạp bằng những thuật ngữ đơn giản trong sách hướng dẫn sử dụng hoặc tài liệu khác.
Làm thế nào để bạn đảm bảo tính chính xác và nhất quán trên nhiều tài liệu?
Bạn có quen thuộc với các tiêu chuẩn mới nhất về định dạng và cấu trúc tài liệu kỹ thuật không?
Giải thích sự hiểu biết của bạn về tầm quan trọng của việc kiểm soát phiên bản khi nói đến tài liệu.
Bạn sử dụng những chiến lược nào để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều đồng tình với những thay đổi đối với các tài liệu hiện có?
Bạn có kinh nghiệm làm việc với hệ thống quản lý nội dung không?
Bạn xử lý các yêu cầu từ người dùng cần trợ giúp để hiểu cách sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ như thế nào?
Kinh nghiệm của bạn trong việc phát triển tài liệu đào tạo cho nhân viên mới là gì?
Bạn làm thế nào để tiếp cận những hướng dẫn viết dễ làm theo?
Bạn sử dụng kỹ thuật nào để theo dõi các cập nhật và sửa đổi tài liệu?
Bạn làm cách nào để cập nhật các xu hướng trong ngành và các phương pháp hay nhất liên quan đến tài liệu?
Bạn sử dụng công cụ nào để tạo hình ảnh như sơ đồ, biểu đồ và đồ thị?
Bạn xử lý phản hồi từ người dùng về chất lượng tài liệu của mình như thế nào?
Bạn sử dụng những chiến lược nào để đảm bảo rằng người khuyết tật có thể tiếp cận được tài liệu?