Đăng nhập để tiếp tục
Hoặc
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân Viên Phòng Tài Liệu?
Nhân viên phòng tài liệu là bộ phận có hầu hết mọi công ty, doanh nghiệp. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.
Lộ trình thăng tiến của Nhân viên phòng tài liệu
Từ 0 - 2 năm đầu tiên: Trợ lý nhân viên phòng tài liệu
Trong giai đoạn này, bạn sẽ bắt đầu với vị trí trợ lý nhân viên phòng tài liệu. Nhiệm vụ chính của nhân viên phòng tài liệu là quan sát hỗ trợ các hoạt động cho người hướng dẫn chính. Bạn sẽ học cách làm việc trong môi trường doanh nghiệp và xây dựng kỹ năng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của một nhân viên phòng tài liệu.
Từ 2 - 3 năm: Nhân viên phòng tài liệu
Với kinh nghiệm và hiểu biết tích lũy sau 2 - 3 năm làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí nhân viên phòng tài liệu chính. Nó là mức độ cao hơn của trợ lý nhân viên phòng tài liệu, sẽ thực hiện nhiệm vụ trực tiếp thu thập số liệu, dữ liệu và những thông tin bổ sung vào dữ liệu chung của doanh nghiệp, chuyển thông tin dữ liệu đã thu thập được thành dạng đánh máy, thu thập các dữ liệu từ nguồn dữ liệu của khách hàng.
Từ 3 - 5 năm: Quản lý nhân viên phòng tài liệu
Tiếp đó, bạn có thể tiến lên vị trí quản lý nhân viên phòng tài liệu, sau khi tích được 3 - 5 năm kinh nghiệm. Trách nhiệm của bạn sẽ lớn hơn đối với việc quản lý các tệp khách hàng quan trọng, đồng thời có thể đóng vai trò hướng dẫn đối với các nhân viên phòng tài liệu.
Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên phòng tài liệu
Yêu cầu về trình độ
Đây là công việc đòi hỏi ở một nhân viên phòng tài liệu cần hiểu rõ, thông thạo các công cụ đánh giá, phân tích dữ liệu, đánh giá năng lực của các bộ phận chứ không chỉ là cá nhân.Theo sát tình hình kinh doanh của các đối thủ, từ đó vẽ ra chiến lược nâng tầm doanh thu cho doanh nghiệp.
Có xuất thân và được đào tạo bài bản tại các trường đại học có ngành hay chuyên ngành về quản lý thông tin, quản trị văn phòng sẽ được đánh giá cao và ưu tiên hơn
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Như đã mô tả về công việc của nhân viên phòng tài liệu, vị trí này đảm nhiệm rất nhiều công việc. Chính vì thế, đôi khi sẽ gặp phải các vấn đề xảy ra ngoài ý muốn. Do đó, trong vai trò là nhân viên phòng tài liệu, bạn cần phải có kỹ năng linh hoạt và tư duy nhạy bén để có thể đảm bảo các hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Kỹ năng giao tiếp tốt chính là chìa khóa giúp cho mỗi người mở ra nhiều cánh cửa cơ hội. Đặc biệt ở vị trí nhân viên phòng tài liệu, khả năng giao tiếp là rất cần thiết bởi vì họ luôn phải gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, chưa kể đến việc đề xuất ý kiến với cấp trên. Do đó, khi có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ dễ dàng kết nối và tạo được nhiều mối quan hệ thân thiết.
Tinh thần mạnh mẽ
Trong công việc nhân viên phòng tài liệu sẽ không thể tránh khỏi những chuyện làm cho mình bị căng thẳng. Thậm chí có thể chứng kiến nhiều sự việc bất ngờ ta không tin kịp nghĩ đến.
Đặc thù của của nhân viên phòng tài liệu là bạn phải có một tinh thép, không được sợ hãi và chịu được áp lực công việc. Đặc biệt, không được để tìm huống khẩn cấp làm ảnh hưởng đến tinh thần của mình.
Tỉ mỉ, siêng năng
Tỉ mỉ, siêng năng là một trong những tố chất cần có của một nhân viên phòng tài liệu. Khi làm công việc này, bạn phải thường xuyên theo dõi các diễn biến các số liệu, chiến lược từ đó mới dễ dàng phát hiện ra những thay đổi nhỏ và đưa ra cách xử lý kịp thời cho những tình huống đó.
Rèn luyện tính cẩn thận
Tính cẩn thận là một trong những đức tính rất cần thiết mà những người làm nghề kinh doanh nói chung, làm nhân viên phòng tài liệu nói riêng cần phải có
Vì vậy, chỉ một sơ suất nhỏ thôi cũng có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường. Rèn luyện tính cẩn thận sẽ giúp cho điều dưỡng tránh được những sai lầm không đáng có khi làm việc.
Kỹ năng lắng nghe
Nắm vững kỹ năng lắng nghe hiệu quả sẽ giúp bạn biết cách lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc của người nói. Bạn cũng sẽ chủ động hơn khi trò chuyện với người khác, khiến người đối diện cảm thấy được quan tâm, trân trọng.
Là một người giỏi tính toán
Thường xuyên phải làm việc với những con số giúp bạn cảm thấy căng thẳng và mệt mỏi, có khi còn xảy ra nhầm lẫn. Vì vậy bạn cần phải tỉnh táo để đối phó với chúng một cách tốt nhất. Nếu sở hữu khả năng nhạy bén và tính toán tốt bạn sẽ chẳng ngại gì những con số này nữa, dù là trị giá nhỏ hay lớn bạn đều có thể kiểm soát được hết.
Học gì để ra làm Nhân viên phòng tài liệu
Để trở thành một nhân viên phòng tài liệu, bạn cần học những kiến thức và kỹ năng chủ yếu liên quan đến lĩnh vực quản trị văn phongg. Điều quan trọng là nắm vững các nguyên tắc kinh doanh, quản trị rủi ro.
Bên cạnh đó, khả năng giao tiếp mạnh mẽ, tư duy sáng tạo, và kỹ năng phân tích cũng là điều không thể thiếu. Hơn nữa, việc tham gia các khóa học hoặc đào tạo liên quan đến kinh doanh cũng sẽ giúp bạn cập nhật kiến thức và kỹ năng mới nhất trong lĩnh vực này. Tổng cộng, việc học hỏi và áp dụng kiến thức vào thực tế sẽ giúp bạn trở thành một nhân viên phòng tài liệu xuất sắc.
Các trường đào tạo ngành quản trị văn phòng tốt nhất Việt Nam hiện nay?
Một số ngôi trường Đại học hàng đầu về đào tạo ngành quản trị văn phòng trên cả nước là:
- Trường ĐH Kinh tế quốc dân
- Trường ĐH Thương mại
- Trường ĐH Nội vụ
- Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐH Quốc gia Hà Nội
- Trường ĐH Kinh tế tài chính TP.HCM
- Trường ĐH Tôn Đức Thắng
- Trường ĐH Lao động – Xã hội cơ sở phía Nam.
- Trường ĐH Kinh tế – ĐH Đà Nẵng
- Trường ĐH Kinh tế – ĐH Huế
- Trường ĐH Đông Á Đà Nẵng
Mỗi trường đại học, cao đẳng sẽ có những chương trình đào tạo khác nhau, chia thành chuyên ngành nhân viên phòng tài liệu riêng hoặc đào tạo chung. Tùy vào định hướng nghề nghiệp, việc làm sau này mà bạn sẽ lựa chọn cho mình chuyên ngành phù hợp nhất. Tất nhiên, nếu muốn tìm việc làm nhân viên phòng tài liệu thì bạn nên ưu tiên chọn chuyên ngành quản trị văn phòng.
Lộ trình sự nghiệp
Strategic partnership development manager
Chuyên gia phát triển tích hợp thẻ
Nhân viên dịch thuật tiếng Nhật
Nhân viên kế hoạch & phân tích tài chính
Reservation Manager/ Giám sát đặt phòng
Nhân viên chạy quảng cáo Facebook
Chuyên Viên Kinh doanh Trái Phiếu
Truyền thông quan hệ công chúng
Trưởng nhóm quản lý chất lượng (QA/QC Leader)
Nhân Viên Kinh doanh Thị Trường
Chuyên Viên Quan Hệ Khách Hàng Cá Nhân
Nhân Viên Nghiên Cứu Phát Triển
Trưởng Phòng Cung Ứng
Chuyên viên phát triển E Learning
Nhân Viên Quản Lý Chất Lượng (QM)
Chuyên Viên Bán Sản Phẩm Cho Vay
Thực Tập Sinh Sản Xuất Truyền Hình
Thực Tập Sinh Quan Hệ Khách Hàng
Dược sĩ Nghiên Cứu và Phát Triển Sản Phẩm
Nhân viên An toàn lao động và vệ sinh môi trường
Cộng Tác Viên Môi giới Chứng Khoán
Trưởng Nhóm Truyền Thông Nội Bộ
Giám đốc kinh doanh bất động sản
Giám đốc Quan Hệ Khách Hàng Doanh Nghiệp
Chuyên viên Quản lý Thiết kế Hạ tầng
Kỹ thuật viên Phục hồi chức năng
Nhân viên phân tích & nghiên cứu
Chuyên Viên Phát Triển Tài Năng
Điều dưỡng chăm sóc người cao tuổi
Nhân Viên Kiểm Soát Chất Lượng (QC)
Chuyên viên Phân tích Chứng khoán
Nhân viên truyền thông thương hiệu
Thực tập sinh Phòng phát triển sản phẩm
Chuyên viên Quản trị, Vận hành hệ thống CNTT
Chuyên viên phòng chống gian lận
Thực tập sinh tài chính ngân hàng
Việc làm Nhân Viên Phòng Tài Liệu
Nghề nghiệp liên quan
Dưới đây là những nghề nghiệp liên quan với các kỹ năng của Nhân Viên Phòng Tài Liệu. Khám phá một số quá trình chuyển đổi nghề nghiệp của Nhân Viên Phòng Tài Liệu phổ biến nhất, cùng với các kỹ năng tương đương.