Công việc của Nhân Viên Phòng Tài Liệu là gì?
Nhân viên phòng tài liệu là bộ phận có hầu hết mọi công ty, doanh nghiệp. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.
Mô tả công việc của Nhân viên phòng tài liệu
Lưu trữ tài liệu
Khi nhắc đến nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ ngay đến đây là người sẽ sử dụng, quản lý trực tiếp các hệ thống tủ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ quan trọng của công ty. Điều này là hoàn toàn không sai, bởi một trong những vị trí quan trọng mà nhân viên văn phòng đảm nhận chính là văn thư và lưu trữ tài liệu.
Công việc cụ thể của nhân viên văn thư tại văn phòng có thể hình dung như sau:
- Tiếp nhận văn bản, chứng từ, giấy tờ gửi đến công ty. Sau đó phân loại, gửi đến các phòng ban phụ trách để giải quyết.
- Xử lý văn bản, công văn, thông báo và mọi giấy tờ liên quan đến công ty trước khi gửi ra bên ngoài cho khách hàng, đối tác.
- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ tất cả giấy tờ của công ty trong tủ tài liệu có hệ thống, ngăn nắp, khoa học.
- Quản lý và thực hiện in ấn, photocopy tài liệu, hồ sơ theo phân công khi cần thiết.
Nhân viên lễ tân
Lễ tân là vị trí công việc của rất nhiều văn phòng đang tìm kiếm hiện nay. Đây cũng là công việc được nhiều người biết đến khi nói về nhân viên văn phòng.
Cụ thể công việc của nhân viên lễ tân tại doanh nghiệp, công ty sẽ là:
- Tiếp nhận điện thoại từ khách hàng, đối tác khi liên hệ đến công ty, chuyển cuộc gọi về bộ phận chuyên trách hoặc ghi nhận thông tin trao đổi ban đầu.
- Đón tiếp đối tác, khách hàng khi vừa đến công ty, sảnh đón và mời những vị khách này vào khu vực đón tiếp.
- Giải đáp những thắc mắc, thông tin ban đầu cho khách hàng khi đến tòa nhà, công ty. Hướng dẫn và hỗ trợ họ liên hệ các phòng ban, bộ phận chuyên trách.
- Hỗ trợ tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, hoạt động của công ty theo phân công.
Quản lý tài sản và trang thiết bị văn phòng
Công việc cụ thể của vị trí này sẽ có thể thay đổi theo yêu cầu của từng công ty. Tuy nhiên về cơ bản sẽ đảm nhận các công việc sau:
- Kê khai tài sản, thiết bị hiện có của công ty để kiểm tra, quản lý về chất lượng và số lượng thiết bị.
- Dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, nhân viên quản lý tài sản lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, đồ dùng cho văn phòng. Ví dụ như máy tính, máy in, sổ tay…
- Quản lý các tài sản chung của toàn bộ công ty như bàn ghế, tủ kệ, máy móc, văn phòng phẩm…
Tổ chức hội họp, sự kiện
Các buổi họp hoặc tiếp khách đều sẽ được thông báo tới phòng hành chính và do nhân viên hành chính tổng hợp phụ trách. Nhân sự này sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp phòng họp, giờ họp cùng các công tác hậu cần liên quan.
Ở quy mô lớn hơn như hội nghị, hội thảo, cán bộ sẽ cần đảm nhiệm thêm công tác tổ chức gồm các nhiệm vụ như gửi thư mời, đặt phòng, chuẩn bị nội dung,…
Tổ chức sự kiện nội bộ
Những chương trình chăm sóc đời sống nhân viên như liên hoan, tất niên, sinh nhật, khen thưởng… cũng là nhiệm vụ nhân viên hành chính tổng hợp phải thực hiện. Cán bộ sẽ cần gửi nhân sách và kế hoạch cụ thể để phê duyệt vào đầu tháng, sau khi được duyệt sẽ triển khai và phối hợp với các đơn vị liên quan để bảo đảm sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Một số công việc khác
Ngoài ra nhân viên văn phòng còn làm một vài vị trí công việc khác như:
- Thu thập số liệu, dữ liệu và những thông tin bổ sung vào dữ liệu chung của doanh nghiệp.
- Chuyển thông tin dữ liệu đã thu thập được thành dạng đánh máy.
- Thu thập các dữ liệu từ nguồn dữ liệu của khách hàng.
- Cập nhật liên tục dữ liệu của doanh nghiệp và sao lưu thông tin thường xuyên.
- Chuẩn bị các giấy tờ liên quan trong quá trình làm việc.
- Xây dựng bảng dữ liệu lớn để thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu khi cần thiết.
- Thực hiện công việc thống kê, báo cáo khi được yêu cầu.
- Quản lý nhân sự và chế độ cho nhân sự tại công ty
- Hỗ trợ dự án cho công ty bao gồm việc hoàn thiện các giấy tờ, pháp lý và quản lý kế hoạch theo yêu cầu của ban lãnh đạo
Nhân Viên Phòng Tài Liệu có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
91 - 156 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Nhân Viên Phòng Tài Liệu
Tìm hiểu cách trở thành Nhân Viên Phòng Tài Liệu, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân Viên Phòng Tài Liệu?
Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên phòng tài liệu
Yêu cầu về trình độ
Đây là công việc đòi hỏi ở một nhân viên phòng tài liệu cần hiểu rõ, thông thạo các công cụ đánh giá, phân tích dữ liệu, đánh giá năng lực của các bộ phận chứ không chỉ là cá nhân.Theo sát tình hình kinh doanh của các đối thủ, từ đó vẽ ra chiến lược nâng tầm doanh thu cho doanh nghiệp.
Có xuất thân và được đào tạo bài bản tại các trường đại học có ngành hay chuyên ngành về quản lý thông tin, quản trị văn phòng sẽ được đánh giá cao và ưu tiên hơn
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng giải quyết vấn đề : Như đã mô tả về công việc của nhân viên phòng tài liệu, vị trí này đảm nhiệm rất nhiều công việc. Chính vì thế, đôi khi sẽ gặp phải các vấn đề xảy ra ngoài ý muốn. Do đó, trong vai trò là nhân viên phòng tài liệu, bạn cần phải có kỹ năng linh hoạt và tư duy nhạy bén để có thể đảm bảo các hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng.
- Kỹ năng giao tiếp tốt : Kỹ năng giao tiếp tốt chính là chìa khóa giúp cho mỗi người mở ra nhiều cánh cửa cơ hội. Đặc biệt ở vị trí nhân viên phòng tài liệu, khả năng giao tiếp là rất cần thiết bởi vì họ luôn phải gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, chưa kể đến việc đề xuất ý kiến với cấp trên. Do đó, khi có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ dễ dàng kết nối và tạo được nhiều mối quan hệ thân thiết.
- Tinh thần mạnh mẽ : Trong công việc nhân viên phòng tài liệu sẽ không thể tránh khỏi những chuyện làm cho mình bị căng thẳng. Thậm chí có thể chứng kiến nhiều sự việc bất ngờ ta không tin kịp nghĩ đến.Đặc thù của của nhân viên phòng tài liệu là bạn phải có một tinh thép, không được sợ hãi và chịu được áp lực công việc. Đặc biệt, không được để tìm huống khẩn cấp làm ảnh hưởng đến tinh thần của mình.
- Tỉ mỉ, siêng năng : Tỉ mỉ, siêng năng là một trong những tố chất cần có của một nhân viên phòng tài liệu. Khi làm công việc này, bạn phải thường xuyên theo dõi các diễn biến các số liệu, chiến lược từ đó mới dễ dàng phát hiện ra những thay đổi nhỏ và đưa ra cách xử lý kịp thời cho những tình huống đó.
- Rèn luyện tính cẩn thận : Tính cẩn thận là một trong những đức tính rất cần thiết mà những người làm nghề quản trị văn phòng nói chung, làm nhân viên phòng tài liệu nói riêng cần phải cóVì vậy, chỉ một sơ suất nhỏ thôi cũng có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường. Rèn luyện tính cẩn thận sẽ giúp cho điều dưỡng tránh được những sai lầm không đáng có khi làm việc.
- Kỹ năng lắng nghe : Nắm vững kỹ năng lắng nghe hiệu quả sẽ giúp bạn biết cách lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc của người nói. Bạn cũng sẽ chủ động hơn khi trò chuyện với người khác, khiến người đối diện cảm thấy được quan tâm, trân trọng.
Lộ trình thăng tiến của Nhân viên phòng tài liệu
Mức lương bình quân của Nhân viên phòng tài liệu có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.
- Nhân viên tổng vụ: 8 - 12 triệu/tháng
- Nhân viên hành chính: 7 - 10 triệu/tháng
Từ 0 - 2 năm đầu tiên: Trợ lý nhân viên phòng tài liệu
Trong giai đoạn này, bạn sẽ bắt đầu với vị trí trợ lý nhân viên phòng tài liệu. Nhiệm vụ chính của nhân viên phòng tài liệu là quan sát hỗ trợ các hoạt động cho người hướng dẫn chính. Bạn sẽ học cách làm việc trong môi trường doanh nghiệp và xây dựng kỹ năng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của một nhân viên phòng tài liệu.
Từ 2 - 3 năm: Nhân viên phòng tài liệu
Với kinh nghiệm và hiểu biết tích lũy sau 2 - 3 năm làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí nhân viên phòng tài liệu chính. Nó là mức độ cao hơn của trợ lý nhân viên phòng tài liệu, sẽ thực hiện nhiệm vụ trực tiếp thu thập số liệu, dữ liệu và những thông tin bổ sung vào dữ liệu chung của doanh nghiệp, chuyển thông tin dữ liệu đã thu thập được thành dạng đánh máy, thu thập các dữ liệu từ nguồn dữ liệu của khách hàng.
Từ 3 - 5 năm: Quản lý nhân viên phòng tài liệu
Tiếp đó, bạn có thể tiến lên vị trí quản lý nhân viên phòng tài liệu, sau khi tích được 3 - 5 năm kinh nghiệm. Trách nhiệm của bạn sẽ lớn hơn đối với việc quản lý các tệp khách hàng quan trọng, đồng thời có thể đóng vai trò hướng dẫn đối với các nhân viên phòng tài liệu.
Đánh giá, chia sẻ về Nhân Viên Phòng Tài Liệu
Các Nhân Viên Phòng Tài Liệu chuyên nghiệp nói gì về công việc của họ? Đọc qua các bài đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm làm việc của họ dành cho các công ty.
Đang cập nhật...Phỏng vấn Nhân Viên Phòng Tài Liệu
↳
Các chuyên gia tài liệu có trách nhiệm viết và duy trì tài liệu kỹ thuật chính xác và cập nhật. Câu hỏi này giúp người phỏng vấn hiểu được trình độ chuyên môn của bạn trong lĩnh vực này và liệu bạn có đủ kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc hay không. Nó cũng giúp họ đánh giá khả năng truyền đạt các khái niệm kỹ thuật phức tạp của bạn theo cách dễ hiểu và dễ làm theo.
Cách trả lời:
Cách tốt nhất để trả lời câu hỏi này là cung cấp các ví dụ cụ thể về trải nghiệm của bạn trong việc tạo và duy trì tài liệu kỹ thuật. Nói về bất kỳ dự án nào bạn đã thực hiện có liên quan đến việc viết hoặc cập nhật tài liệu kỹ thuật, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng, tệp trợ giúp trực tuyến, hướng dẫn cài đặt, v.v. Bạn cũng có thể nói về các công cụ và công nghệ mà bạn quen thuộc cũng như cách bạn sử dụng chúng trong công việc của mình. công việc. Cuối cùng, hãy nhấn mạnh khả năng truyền đạt các khái niệm phức tạp một cách rõ ràng và chính xác thông qua bài viết của bạn.
Ví dụ: “Tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc tạo và duy trì tài liệu kỹ thuật. Tôi đã làm việc trên nhiều dự án khác nhau, từ hướng dẫn sử dụng đến hướng dẫn cài đặt các ứng dụng phần mềm. Tác phẩm của tôi được đánh giá là rõ ràng và súc tích, cũng như chính xác và cập nhật. Ngoài ra, tôi còn quen thuộc với nhiều công cụ và công nghệ được sử dụng trong ngành, chẳng hạn như HTML, XML và Adobe Acrobat. Tôi cũng có kinh nghiệm sử dụng hệ thống quản lý nội dung để sắp xếp tài liệu và đảm bảo chúng có thể truy cập dễ dàng.”
↳
Các chuyên gia về tài liệu có trách nhiệm đảm bảo rằng người dùng cuối hiểu được sản phẩm họ đang sử dụng. Để làm được điều này, họ cần có khả năng giải thích các khái niệm phức tạp bằng những thuật ngữ đơn giản. Người phỏng vấn sẽ muốn biết liệu bạn có khả năng làm việc này hay không, vì vậy họ sẽ yêu cầu bạn kể về thời điểm bạn đã thành công trong công việc đó.
Cách trả lời:
Cách tốt nhất để trả lời câu hỏi này là đưa ra một ví dụ cụ thể về thời điểm bạn phải giải thích các khái niệm phức tạp bằng những thuật ngữ đơn giản. Nói về sản phẩm hoặc chủ đề bạn đang giải thích và lý do khiến người dùng khó hiểu. Sau đó, thảo luận về cách bạn tiếp cận, chia nhỏ khái niệm và phương pháp bạn đã sử dụng để đảm bảo rằng người dùng hiểu. Cuối cùng, hãy mô tả kết quả công việc của bạn – người dùng có thấy việc sử dụng sản phẩm dễ dàng hơn không? Họ có ít câu hỏi hơn? Hãy nhớ nhấn mạnh mức độ thành công của bạn trong việc làm cho khái niệm này trở nên dễ hiểu.
Ví dụ: “Tôi hết sức cẩn thận để đảm bảo rằng tài liệu của mình chính xác và nhất quán. Tôi sử dụng các mẫu cho các loại tài liệu phổ biến, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng, để tất cả chúng đều có giao diện giống nhau. Tôi cũng sử dụng phần mềm như tính năng Theo dõi Thay đổi của Microsoft Word để theo dõi các thay đổi giữa các phiên bản. Khi giải thích các khái niệm phức tạp bằng ngôn ngữ đơn giản, tôi luôn xem lại tài liệu nhiều lần để đảm bảo rằng nó rõ ràng và dễ hiểu. Tôi cũng đọc qua tài liệu từ góc nhìn của người đọc để đảm bảo nó trôi chảy một cách hợp lý.”
↳
Việc ghi chép và viết tài liệu thường có thể là một công việc tốn thời gian và tẻ nhạt. Điều quan trọng là phải có một hệ thống sẵn sàng để đảm bảo rằng các tài liệu đó chính xác và nhất quán. Điều quan trọng là phải biết cách sử dụng các công cụ và phần mềm khác nhau giúp hợp lý hóa quy trình. Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng viết kỹ thuật và kiến thức về các phương pháp hay nhất về tài liệu của bạn.
Cách trả lời:
Để trả lời câu hỏi này, bạn nên giải thích các bước bạn thực hiện để đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong tài liệu của mình. Bạn có thể nói về cách bạn sử dụng mẫu cho các loại tài liệu phổ biến hoặc cách bạn sử dụng phần mềm như tính năng Theo dõi Thay đổi của Microsoft Word để theo dõi các thay đổi giữa các phiên bản. Bạn cũng có thể đề cập đến bất kỳ hướng dẫn về văn phong nào mà bạn sử dụng để đảm bảo tất cả tài liệu đều có giao diện nhất quán. Cuối cùng, điều quan trọng cần nhấn mạnh là bạn luôn xem lại tài liệu nhiều lần trước khi gửi chúng đi.
Ví dụ: “Tôi luôn bắt đầu bằng một mẫu cho mọi loại tài liệu phổ biến. Điều này giúp tôi đảm bảo tính nhất quán trong định dạng và cấu trúc cũng như tính chính xác của nội dung. Tôi cũng sử dụng phần mềm như tính năng Track Changes của Microsoft Word để theo dõi những thay đổi giữa các phiên bản. Ngoài ra, tôi tuân thủ hướng dẫn về văn phong theo tiêu chuẩn ngành để đảm bảo tất cả tài liệu đều có giao diện giống nhau. Cuối cùng, tôi xem lại từng tài liệu nhiều lần để kiểm tra lại độ chính xác và lỗi chính tả trước khi gửi chúng đi.”
↳
Ghi lại thông tin phức tạp một cách chính xác và hiệu quả là một phần quan trọng trong công việc của bất kỳ chuyên gia tài liệu nào. Bằng cách đặt câu hỏi này, người phỏng vấn muốn đảm bảo rằng bạn đã quen thuộc với các tiêu chuẩn mới nhất về định dạng và cấu trúc tài liệu, chẳng hạn như XML, HTML và CSS. Họ cũng muốn đảm bảo bạn hiểu cách sử dụng các công cụ tiêu chuẩn ngành như Adobe Acrobat, Microsoft Word và Excel.
Cách trả lời:
Để trả lời câu hỏi này, bạn nên chuẩn bị nói về các tiêu chuẩn mới nhất về định dạng và cấu trúc tài liệu. Bạn cũng nên đề cập đến bất kỳ trải nghiệm nào bạn có với các công cụ tiêu chuẩn ngành như Adobe Acrobat, Microsoft Word và Excel. Ngoài ra, điều quan trọng là phải chứng minh khả năng học hỏi nhanh các công nghệ mới của bạn bằng cách đề cập đến bất kỳ khóa học hoặc chứng chỉ nào bạn có thể đã tham gia. Cuối cùng, hãy nhớ nhấn mạnh kiến thức của bạn về các tiêu chuẩn và công cụ này đã giúp bạn tạo ra tài liệu hiệu quả như thế nào trước đây.
Ví dụ: “Tôi rất quen thuộc với các tiêu chuẩn mới nhất về định dạng và cấu trúc tài liệu kỹ thuật, bao gồm XML, HTML, CSS và các công cụ tiêu chuẩn ngành khác. Tôi có nhiều kinh nghiệm sử dụng Adobe Acrobat, Microsoft Word, Excel và các chương trình khác để tạo tài liệu hiệu quả. Ngoài ra, tôi đã tham gia một số khóa học để cập nhật các công nghệ và xu hướng mới nhất trong việc tạo tài liệu. Kiến thức của tôi về các tiêu chuẩn và công cụ này đã cho phép tôi tạo ra các tài liệu nhất quán, chất lượng cao mà đồng nghiệp và khách hàng của tôi dễ hiểu.”
Câu hỏi thường gặp về Nhân Viên Phòng Tài Liệu
Nhân viên phòng tài liệu là bộ phận có hầu hết mọi công ty, doanh nghiệp. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.
Do công việc quản trị văn phòng không giống như sales (thu nhập tăng theo doanh số) nên đa phần trưởng phòng vận hành sẽ chú trọng đến khoản lương cứng hơn là những khoản thưởng, phúc lợi không thường xuyên.
Theo dữ liệu mức lương được tổng hợp từ 43 mẫu việc làm đã đăng tuyển tại CareerBuilder, lương nhân viên nhập liệu thuộc mức trung bình khá. Cụ thể, thu nhập trung bình của nhân viên nhập liệu dao động ở mức 6.8 triệu đồng/tháng. Tùy theo kinh nghiệm của từng ứng viên mà mức lương nhân viên nhập liệu sẽ có sự chênh lệch, cụ thể:
- Nhân viên phòng tài liệu dưới 1 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình là 6M đồng/tháng.
- Nhân viên phòng tài liệu từ 2 - 4 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình là 9M đồng/tháng.
Một số câu hỏi phỏng vấn công việc nhân viên phòng tài liệu phổ biến:
- Giới thiệu sơ lược về bản thân bạn?
- Bạn đã tìm hiểu gì về công việc, vị trí mà bạn đang ứng tuyển?
- Bạn có thể mô tả sơ lược về những công việc bạn đã làm? Nhiệm vụ chính ở công việc gần đây nhất của bạn là gì?
- Những thành tựu nào đã đạt được trong công việc khiến bạn tự hào nhất?
- Tình huống khó khăn nhất trong công việc bạn từng gặp là gì? Cách bạn giải quyết vấn đề khó khăn đó như thế nào?
- Hãy kể về một trường hợp mà bạn cảm thấy hối tiếc trong cuộc sống/công - việc. Vì sao bạn cảm thấy hối tiếc về điều đó? Nếu có thể làm lại, bạn nghĩ mình sẽ làm điều gì để có kết quả tốt hơn?
- Bạn nghĩ mình có những tố chất/ kỹ năng nào phù hợp với công việc này?
- Nếu người quản lý của bạn yêu cầu bạn làm điều gì đó mà bạn không đồng ý, bạn sẽ làm gì?
- Điểm bạn cần cải thiện trong thời điểm này là gì? Bạn có kế hoạch để cải thiện những điểm này chưa?
- Điều gì ở đồng nghiệp cũ/ người quản lý cũ làm bạn khó chịu?
- Bạn nghĩ mình là người có khả năng làm việc độc lập tốt hay làm việc nhóm tốt? Bạn có thể chia sẻ một trường hợp cụ thể không?
Để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng nhân viên phòng tài liệu các ứng viên phải trải qua một quá trình đào tạo bài bản.
Để trở thành nhân viên phòng tài liệu, bạn cần những điều sau:
- Ứng viên phải tốt nghiệp Đại Học các ngành như: Quản trị văn phòng, quản lý thông tin và các chuyên ngành liên quan.
- Ứng viên phải có từ 2 đến 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị văn phòng.
- Biết Tiếng Anh là lợi thế, sở hữu các kỹ năng như nghe, nói, đọc viết thành thạo.
- Nghiệp vụ tin học văn phòng tốt và biết cách sử dụng cơ bản các phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin và quản lý doanh nghiệp khác.
Đánh giá (review) của công việc Nhân viên phòng tài liệu được cho là có nhiều cơ hội nhưng cũng không ích thách thức đòi hỏi người lao động phải có sự cố gắng và nỗ lực trong công việc.
